Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Pracovní postupy zahrnuté v SharePointových produktech jsou funkce, které můžete použít k automatizaci firemních procesů, aby byly efektivnější a efektivnější. Pracovní postup shromáždit podpisy můžete použít ke směrování dokumentů vytvořených v Excel, Word nebo InfoPath jednomu nebo více lidem pro jejich podpisy.

Poznámka: Pracovní postupy v SharePointu 2010 byly vyřazeny od 1. srpna 2020 pro nové klienty a odebere se ze stávajících tenanta od 1. listopadu 2020.  Pokud používáte pracovní postupy SharePointu 2010, doporučujeme, abyste migraci na Power automatizovat nebo na jiná podporovaná řešení. Další informace najdete v článku o vyřazení pracovních postupů v sharepointu 2010.

Další informace najdete v tématu Přehled pracovních postupů zahrnutých ve službě SharePoint.

Důležité informace: Ve výchozím nastavení není pracovní postup Shromáždit podpisy aktivovaný a není uvedený v seznamu Vybrat šablonu pracovního postupu ve formuláři přidružení. Aby ho správce webu mohl používat, musí ho aktivovat na úrovni kolekce webů. Pokud máte oprávnění na úrovni kolekce webů, přečtěte si článek Povolení šablon pracovních postupů SharePointu.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy    Stačí přejít na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

Pracovní postupy služby SharePoint:

  • Efektivní a konzistentní    Pracovní postup Shromáždit podpisy automaticky směruje dokument, přiřadí úkoly podpisu a sleduje průběh. Aktivitu v pracovním postupu je možné sledovat a upravovat ze stránky centrálního stavu a historie událostí v pracovním postupu je udržována po dobu 60 dnů po dokončení.

  • Méně práce    Pracovní postup Shromáždit podpisy šetří vaši kolegové i vaše kolegy, a zároveň zjednodušuje a standardizovat proces podpisu.

Tady je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Vývojový diagram procesu pracovního postupu

Tipy k používání tohoto článku

Informace v tomto článku jsou prezentovány v rozšiřitelných segmentech.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy    Stačí přejít na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržovat pracovní postupy    Pokud s těmito úkoly nejste obeznámeni, může být užitečné postupovat podle tohoto článku, segment podle segmentů při prvním návrhu a přidání pracovního postupu. Jakmile se seznámíte s informacemi a rozložením článku, budete moct přejít přímo na segment, který potřebujete u všech vratných návštěv.

Poznámka k obrázku    Obrázky obrazovky a koncepční diagramy v této řadě článků pracovních postupů jsou obvykle založeny na typu pracovního postupu schválení. Kdykoli je to nezbytné pro koncepční nebo instruktážní jasnost, ale obrázky a diagramy v tomto článku byly přizpůsobené pro pracovní postupy shromáždit podpisy.

Slovo o tisku tohoto článku    Toto je dlouhý článek. Pokud chcete vytisknout jenom vybrané segmenty, ujistěte se, že se při tisku rozbalí jenom tyto segmenty. (Pokud chcete zahrnout celou grafiku do tištěné kopie, tiskněte v orientaci na šířku, a ne na výšku.)

A slovo o hledání    Před hledáním textu nebo termínů v tomto článku se ujistěte, že jsou všechny segmenty, které chcete hledat, rozbalené.

Další informace o pracovních postupech shromáždit podpisy

Pracovní postup Shromáždit podpisy je funkce SharePoint Products, která směruje dokument nebo formulář vytvořený v Word, Excel nebo InfoPath jednomu nebo více lidem pro jejich podpis. Pracovní postup automatizuje a zjednodušuje celý proces.

Obrázek směrování pracovního postupu

Základní pracovní postup Shromáždit podpisy, který je součástí SharePoint Products, je šablona. Pomocí této šablony můžete na weby přidat jeden nebo víc pracovních postupů shromáždit podpisy. Každý pracovní postup, který přidáte, je jedinečná verze pracovního postupu pro základní shromáždit podpisy, z nichž každá má samostatný specializovaný způsob práce, a to na základě nastavení, které zadáte, když ho přidáte.

  • Když poprvé přidáte pracovní postup Shromáždit podpisy do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, můžete určit, kolik účastníků se má zahrnout, a označit, jestli se mají jejich úkoly přiřadit jednou za sebou (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Můžete dokonce rozhodnout, zda chcete rozdělit úkoly účastníků na dvě nebo více samostatných fází. A při každém ručním spuštění pracovního postupu na dokumentu můžete změnit některá z těchto nastavení.

  • Pracovní postup přiřadí každému zadanému účastníkovi úkol. Každý účastník zvolí z několika možných odpovědí: Pokud chcete dokument podepsat (nebo se nepodepsat), přeřadit úkol podpisu nebo úkol odstranit.

  • V průběhu pracovního postupu můžete sledovat průběh a provádět úpravy (v případě potřeby) z jedné centrální stránky stavu pracovního postupu.

  • Po 60 dnů od dokončení pracovního postupu je seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo v průběhu tohoto pracovního postupu (nebo instance), stále k dispozici na stránce Stav pracovního postupu, pro neformální referenci.

Pracovní postup Shromáždit podpisy není určen ke shromažďování schválení a odmítnutí pro dokument nebo k řízení publikování webových stránek na webu. Pokud chcete přidat pracovní postup, ve kterém účastníci schválí nebo odmítnou dokument, který přezkoumají, přečtěte si článek o pracovních postupech schválení.

Také pracovní postupy shromáždit podpisy nejsou navržené pro shromažďování názorů. Pokud chcete pomocí pracovního postupu Shromáždit názory na dokument, přečtěte si článek o pracovních postupech shromáždit názory.

K dalšímu přizpůsobení pracovních postupů zahrnutých v produktech SharePoint můžete použít Microsoft SharePoint Designer 2013.

Přidání pracovního postupu   Ve výchozím nastavení musíte mít pro Přidání pracovního postupu oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci nepatří.)

Spuštění pracovního postupu   Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Upravit položky ke spuštění pracovního postupu, který už byl přidaný. (Skupina členové a skupina vlastníci mají ve výchozím nastavení oprávnění upravovat položky; Návštěvníci nepatří.)

Vlastníci můžou nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, aby je mohli spouštět jenom členové skupiny Vlastníci. (Tuto akci provedete zaškrtnutím políčka vyžadovat správu seznamů ke spuštění tohoto pracovního postupu na první stránce formuláře přidružení.)

Více a více obchodních transakcí se provádí elektronicky. V důsledku toho se digitální podpisy častěji používají ke právně vázání předávající strany na jejich transakce. Digitální podpis se používá k ověření identity osoby, která dokument podepsala, a potvrdí, že obsah nebyl po použití digitálního podpisu v dokumentu upraven. Digitální podpisy poskytují zabezpečení založené na šifrovacích technologiích a pomáhají zmírnit riziko spojené s elektronickými obchodními transakcemi. S vylepšením v oblasti digitálního podepisování se Office zaměřuje na zabezpečení potřeb podniků a subjektů veřejného sektoru na celém světě.

Chcete-li vytvořit digitální podpis, musíte mít digitální certifikát, který by měl být závislý na vaší totožnosti pro předávající strany a který by měl být získán od důvěryhodné certifikační autority. Pokud nemáte digitální certifikát, společnost Microsoft má také partnery, kteří poskytují digitální certifikáty a další složitější podpisy.

Základní fáze:

  • Před spuštěním pracovního postupu (plán, přidání, spuštění)   
    Než přidáte pracovní postup, plánujete, kam ho chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů), a podrobnosti, jak bude fungovat. Po přidání a konfiguraci pracovního postupu může každý, kdo má potřebná oprávnění, spustit pracovní postup v určitém dokumentu. Pracovní postup lze také nastavit tak, aby se spouštěl automaticky. Automatické spuštění lze aktivovat na základě jedné nebo obou událostí spouštěných při spuštění: když je nějaký dokument přidaný do seznamu nebo knihovny nebo když se změnínějaký dokument v seznamu nebo knihovně.

  • Během spuštění pracovního postupu (dokončení, sledování, úprava)   
    Během spuštění pracovního postupu dokončí jednotlivé účastníky přiřazené úkoly. Průběžně můžete sledovat průběh pracovního postupu ze stránky centrálního stavu pracovního postupu pro danou konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovního postupu během jeho spuštění je možné provést na stejné stránce. a v případě potřeby může být pracovní postup zrušen nebo ukončen.

  • Po spuštění pracovního postupu (revize, nahlášení, změna)   
    Po dokončení pracovního postupu lze celou historii daného spuštění (nebo instance) zkontrolovat až na 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Pokud už chcete změnit způsob fungování pracovního postupu, můžete otevřít a upravit formulář přidružení, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram ilustruje tyto fáze z pohledu uživatele, který přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

Plánování nového pracovního postupu Shromáždit podpisy

V tomto segmentu určíme rozhodnutí, která potřebujete, a informace, které je potřeba sestavit před přidáním verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Pokud už znáte, jak tento typ pracovního postupu přidat, a potřebujete jenom připomenutí týkající se konkrétních kroků, můžete přejít přímo do příslušného segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pracovní postupy zahrnuté v SharePoint Products fungují jako hlavní šablony , na kterých jsou založené konkrétní jednotlivé pracovní postupy, které přidáte do seznamů, knihoven a kolekce webů.

Při každém přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy, například opravdu přidáte verzi šablony pracovního postupu obecné shromáždit podpisy. Každou verzi poskytnete svým vlastním názvem a vlastním nastavením, které zadáte ve formuláři přidružení, když přidáte příslušnou verzi. Pak můžete přidat několik pracovních postupů, každou z nich, verzi založenou na hlavní šabloně pracovního postupu Shromáždit podpisy, ale každou verzi pojmenovanou a přizpůsobenou konkrétní metodou, kterou budete používat.

Na tomto obrázku byly přidány tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu schválení – jeden pro všechny typy obsahu v jedné knihovně, jeden pro jeden typ obsahu v jedné knihovně a jeden pro jeden typ obsahu v celé kolekci webů.

Tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení

Kdykoli přidáte novou verzi pracovního postupu na základě jedné z šablon zahrnutých pracovních postupů, vyplníte formulář pro přidružení a určete způsob, jakým chcete, aby nová verze fungovala.

V následující části najdete seznam otázek, které vám připraví dokončení formuláře přidružení. Nejdříve si můžete pořídit formulář a jeho pole, a to za chvilku nebo dvě.

První stránka formuláře přidružení

První stránka přidružovacího formuláře

Druhá stránka formuláře přidružení

Druhá stránka přidružovacího formuláře

Pole na druhé stránce se zobrazí taky na inicializačním formuláři, která se zobrazuje pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně a dá se upravovat v tomto čase jenom pro tento jediný běh.

Zodpovězení devíti dotazů

Jakmile budete mít odpovědi na všechny otázky v této části, můžete svůj pracovní postup přidat.

Tento článek se týká šablony pracovního postupu, která se zobrazí v nabídce jako shromáždit podpisy – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, že tento typ pracovního postupu je pro vás nejvhodnější, přečtěte si článek Další informace o tomto článku. Další informace o dalších dostupných šablonách pracovních postupů najdete v článku o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint.

Je důležité vědět, že řádky podpisu typu, který tady děláte, můžete vložit jenom do dokumentů vytvořených v Word, Excel nebo InfoPath.

Co je typ obsahu?

Každý dokument nebo jiná položka uložená v seznamu nebo knihovně SharePointu patří jednomu nebo jinému typu obsahu. Typ obsahu může být základní a obecný jako tabulka dokumentů nebo Excelunebo jako vysoce specializovaný jako právní smlouva nebo specifikace návrhu výrobku. Některé typy obsahu jsou ve výchozím nastavení dostupné v SharePointových produktech, ale můžete je přizpůsobovat i ostatním, které sami vytvoříte.

Novou verzi pracovního postupu Shromáždit podpisy můžete udělat jenom v jednom seznamu nebo knihovně, nebo ho můžete zpřístupnit v celé kolekci webů.

  • Pokud pracovní postup přidáte pro jeden seznam nebo knihovnu, můžete ho nastavit tak, aby běžel buď u všech typů obsahu , nebo u jednoho typu obsahu.

  • Pokud přidáte pracovní postup pro celou kolekci webů, musíte ho nastavit tak, aby běžel jenom pro jeden typ obsahu webu.

  • Ve všech případech musí být každý dokument, ve kterém je spuštěn pracovní postup Shromáždit podpisy, tvořen souborem, který byl vytvořen v Word, Excel nebo InfoPath.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Zadejte název verze pracovního postupu, která:

  • Zřetelně označuje, k čemu se používá.

  • Zřetelně odlišuje ho od ostatních pracovních postupů.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy shromáždit názory:

  • První pracovní postup spustíte pro každý dokument odeslaný členem vaší skupiny. Tento pracovní postup shromažďuje názory jenom od vedoucího skupiny.

  • Druhý pracovní postup spustíte u všech dokumentů odeslaných lidmi mimo vaši skupinu. Tento pracovní postup shromažďuje názoryvšech členů vaší skupiny.

Můžete pojmenovat první pracovní postup, který je součástí názoru na odeslání , a druhý na jeho názoru.

Tip: Obvykle je vhodné vytvořit konzistentní konvence pro vytváření názvů a zajistit, aby všichni účastnící se pracovních postupů obeznámeni s těmito konvencemi.

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie, používat jiné existující seznamy nebo požadovat nové seznamy pro tento pracovní postup.

  • Pokud váš web bude mít spoustu pracovních postupů nebo některé pracovní postupy budou obsahovat mnoho úkolů, zvažte možnost vyžádání nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa v dlouhých seznamech je jedním z toho, co může zpomalovat výkon. V systému je rychlejší a jednodušší udržovat několik kratších seznamů, než je to příliš dlouhé.)

  • Pokud úkoly a historie pro tento pracovní postup obsahují citlivé nebo důvěrné údaje, které chcete mít oddělené od obecných seznamů, měli byste konečně určit, že chcete pro tento pracovní postup použít nové oddělené seznamy. Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že jsou pro nové seznamy nastavená příslušná oprávnění.

Řádky podpisu mohou být do dokumentu vloženy najednou:

  • Před spuštěním pracovního postupu na dokumentu

  • Po spuštění pracovního postupu, ale předtím, než první účastník přidá svůj podpis na řádek podpisu.

Přidání digitálního podpisu do dokumentu je proces se dvěma kroky:

  1. Nejdřív někdo do textudokumentu vloží Signature .
    Vložený řádek podpisu, který ještě není podepsán

  2. Potom někdo přidá podpis na vložený řádek.
    Vložený řádek podpisu s podpisem

Mějte na paměti    Od okamžiku, kdy první účastník přidá do dokumentu svůj podpis, bude dokument uzamčen proti úpravám. Až budete po tomto bodu na dokumentuještě další změny, kromě jiných podepisujících, kteří přidávají jejich podpisy – zruší platnost nebo odstraní všechny podpisy, které jste přidali. A protože vložení řádku podpisu se počítá jako změna v dokumentu, musí být všechny řádky podpisu v dokumentu již, než první účastník přidá jejich skutečný podpis do jednoho z těchto řádků.

Existují tři jednoduché způsoby, jak odpovědět na tuto otázku:

  • Pro oba způsoby spuštění    Dokument je založen na šabloně nebo formuláři, který už má řádky podpisu, takže je nemusíte přidávat pro každý pracovní postup.

  • Pro ruční spuštění    Osoba, která pracovní postup spustí, vloží před zahájením pracovního postupu všechny potřebné řádky podpisu.

  • Automatické spuštění    První účastník, který otevře dokument, vloží všechny potřebné řádky podpisu před přidáním vlastního podpisu.

Tady je rychlý přehled grafiky hlavního bodu.

Dokument bez prvního podpisu, tedy stále otevřený pro změny

Dokument s prvním přidaným podpisem, tedy chráněn před změnami

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně, jenom automaticky nebo oběma způsoby:

  • Když pracovní postup Shromáždit podpisy ručně spustíte v určitém dokumentu, zobrazí se další formulář, formulář pro spuštění. Inicializační formulář obsahuje nastavení z druhé stránky jenom z formuláře přidružení . V případě, že se uživatel, který pracovní postup začne, chce změnit některá z těchto nastavení (jenom pro aktuální instanci), může to provést před kliknutím na Spustit.

  • S automatickým startem samozřejmě není žádná příležitost prezentovat inicializační formulář, takže výchozí nastavení zadaná ve formuláři přidružení se používají bez jakékoli změny.

Na následujícím obrázku vidíte rozdíl mezi ručním spuštěním a automatickým spuštěním.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v inicializačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Chcete-li změnit stálé výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní formulář přidružení , jak je vysvětleno v segmentu Change tohoto článku.

Ruční spuštění

Pokud povolíte ruční spuštění, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění, může spustit pracovní postup na jakémkoli vhodném dokumentu kdykoli.

Výhodou ručního spuštění je to, že vy i vaši kolegové můžou pracovní postup spustit jenom v případě, že se rozhodnete, a jestli ho spustíte při každém spuštění, budete mít možnost změnit některá nastavení pomocí inicializačního formuláře.

Samozřejmě, že při ručním spuštění potřebuje uživatel vědět, kdykoli to bude vhodné.

Automatické spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se spustil automaticky některým z následujících způsobů:

  • V seznamu nebo knihovně se vytvoří nový dokument nebo se do něj nahraje.

  • Dokument uložený v seznamu nebo knihovně se změní.

Výhodou automatického spuštění je, že nikdo nesmí zapomenout na zahájení pracovního postupu. Spustí se při každém výskytu spouštěcí události.

Zvláštní úvahy pro automatické spuštění s pracovními postupy shromáždit podpisy

Na rozdíl od některých dalších zahrnutých pracovních postupů není možnét přidat další úkoly po spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy. Když se pracovní postup spustí automaticky, přiřadí se k němu jenom tyto úkoly podpisu. Každý z těchto úkolů může být během spuštění pracovního postupu skutečně přiřazený , nemůžete ale vytvářet ani přiřazovat Další úkoly. Jinak řečeno: pracovní postup Shromáždit podpisy by měl být spouštěn automaticky pouze v případě, že je totožnost nebo alespoň počet účastníků známé.

Co je možné po automatickém spuštění odstranit nebo zrušit úkoly, které jsou již přiřazeny – ale Poznámka: zrušení úkolu neodebere z dokumentu přidružený řádek podpisu.

Následují tři scénáře, ve kterých se používá automatické spuštění. Všimněte si, že v jednotlivých scénářích:

  • Pracovní postup se spustí v knihovně, do které uživatelé najdou dokumenty, které je potřeba podepsat.

  • Sada úkolů přiřazených k podpisu je v průběhu času stabilní a není nutné ji kontrolovat při každém spuštění pracovního postupu.

Samozřejmě: v každém z těchto scénářích, pokud je nahraná položka dokument nebo formulář, který už obsahuje příslušné řádky podpisu, nemusí účastníci pracovního postupu vkládat během spuštění pracovního postupu řádky podpisu.

Scénář 1: jeden úkol, jedna podepisující osoba

Nové deklarace výdajů musí být podepsány Anna, takže Anna vytvoří knihovnu s názvem nové deklarace výdajů. Kdokoli v organizaci může vytvořit nebo nahrát nárok.

Anna vytvoří pracovní postup a poskytne mu stejný název: nové nároky na výdaje. Pracovní postup se spustí automaticky u každého nového dokumentu, přičemž se přiřadí jenom jeden úkol podpisu – Anna.

Vývojový diagram pracovního postupu

Scénář 2: více úkolů, více podepisujících uživatelů

V tuto chvíli je třeba, aby smlouvy podepsali Anna a svoboda a Frank – všechny tři z nich.

Pracovník Svoboda vytvoří knihovnu s názvem Smlouvy o podpisech. Vytvoří pracovní postup Shromáždit podpisy s názvem Signatures (annaANDseanANDfrank). Pracovní postup se spustí automaticky u každého nového dokumentu, přičemž každému ze tří lidí přiřadíme jeden úkol.

První podepisující osoba, která otevře dokument, vloží řádky podpisu pro všechny tři podepisující osoby před přidáním vlastního podpisu.

Vývojový diagram pracovního postupu

Scénář 3: více úkolů, jedna podepisující osoba

V této verzi je třeba, aby smlouvy podepsali Anna nebo svoboda nebo Frank – jenom jednou ze tří.

Pracovník Svoboda vytvoří knihovnu s názvem Smlouvy o podpisu a pracovním postupem s názvem Signature (annaORseanORfrank). Vytvoří taky seznam adresátů nebo distribuční skupinu s názvem annaORseanORfrank, která obsahuje všechny tři.

Tento pracovní postup se spustí automaticky u každého nového dokumentu v knihovně, ale tentokrát přiřadí jenom jeden úkol podpisu do skupiny annaORseanORfrank .

Tento druh úkolu se nazývá skupinový úkola funguje takto: pracovní postup odešle e-mailové oznámení každému členovi skupiny, ale vytvoří jenom jeden úkol, který může každý člen skupiny uplatnit a vyplnit za celou skupinu.

Vývojový diagram pracovního postupu

Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Když přidáte pracovní postup k typu obsahu pro celou kolekci webů, můžete taky přidat pracovní postup ke všem ostatním typům obsahu v kolekci webů, které dědí z typu obsahu, ke kterému tento pracovní postup přidáváte. (Pokud přidáváte pracovní postup jenom pro jeden seznam nebo knihovnu, nezobrazí se tato možnost.)

Poznámky: 

  • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidat k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na všech těchto webech nebo podřízených webech.

Musíte zadat jméno nebo e-mailovou adresu pro každou osobu, které bude úkol podpisu přiřazen.

Chcete seskupit úkoly nebo jednotlivce?    Pokud přiřadíte úkol skupině nebo distribučnímu seznamu, bude přiřazen úkol skupiny : každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale pouze jeden člen bude muset vyžádat nárok a úkol dokončit. Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Jeden nebo více fází?   Můžete si vybrat, že budete mít jenom jednu fázi úkolů podpisu, nebo máte víc fází. Pokud máte víc fází, budou se fáze postupně provádět za sebou.

Paralelní kontroly nebo sériové kontroly?   U účastníků v jedné fázi můžete zvolit, jestli mají být všechny úkoly podpisu přiřazeny současně (paralelně) nebo zda mají být úkoly přiřazeny jednou za sebou (v sériovém tvaru) v určeném pořadí. Možnost sériový může být užitečná například v případě, že jedním z podepsaných odesílatelů je skutečné rozhodnutí-výrobce týkající se dokumentu a nedává se žádným jiným podepisujícím, aby dokončil své úkoly podpisu, pokud se rozhodne, že se výrobce nechce přihlásit.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje několik výhod použití více fází i přidělování sériových úkolů:

Představte si, že Frank přidává nový pracovní postup Shromáždit podpisy pro knihovnu smluv. Vzhledem k tomu, že Frank je skutečné rozhodnutí – výrobce, chce být první osobou, která bude každou smlouvu podepsat. Pokud se rozhodlo, že se nechce přihlásit, nebude vám přiřazen žádný Anna ani pracovník Svoboda. Josef to může nastavit jedním ze dvou způsobů:

  • Pomocí sériového hodnocení   Jan vytvoří jednu sérii, ve které je první účastník a Anna a kdo je druhým a třetí.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit sériově provedenou kontrolu.
    Položky zobrazené ve formuláři

  • Pomocí dvou fází   Pokud je třeba, aby se Anna a pracovník Svoboda přiřadili svým úkolům ve stejnou dobu, aby mohl pracovník Svoboda ještě čekat, než se Anna, aby ho mohl přidat, může v pracovním postupu nastavit dvě fáze. První dílčí fáze zahrnuje jenom svůj úkol podpisu a druhá je souběžná fáze obsahující Anna a úkoly svobody. Pokud není dokončena první fáze, druhá fáze se nespustí.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit souběžnou paralelní kontrolu.
    Nastavení zobrazená ve formuláři

Tady jsou schémata obou řešení. Pokud ve většině verzí nedokončíte ve formátu Josef úkol, nebudou úkoly přiřazeny k Anna ani Svobodovi.

Vývojové diagramy obou verzí

V poli CC (kopie ) na druhé stránce formuláře přidružení můžete zadat jména a adresy pro kohokoli, kdo by měl být upozorněn při každém spuštění nebo ukončení tohoto pracovního postupu.

  • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu dané osobě.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (pouze pro jeden seznam nebo knihovnu)

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné zkontrolovat předchozí informace a naplánovat segmenty v tomto článku před pokračováním v postupu v tomto segmentu.

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail    Aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení, musí být pro váš SharePointový web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePoint Products vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci tyto možnosti nepoužívají. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu zadejte buď jeden typ obsahu pro spuštění pracovního postupu (pro všechny typy obsahu), a potom klikněte na Přidat pracovní postup.

    Poznámka: Pracovní postupy shromáždit podpisy lze spustit pouze u dokumentů vytvořených v Word, Excel nebo InfoPath.

    Přidání příkazu pracovního postupu pomocí vybraného typu obsahu dokumentu

    1. Dokončení první stránky formuláře přidružení
      (Pokyny následují po ilustraci.)

První stránka přidružovacího formuláře pro jeden seznam nebo knihovnu

Popisek číslo jedna

Typ obsahu

Nechejte výchozí výběr jako všenebo vyberte určitý typ obsahu.

Popisek číslo dvě

Pracovní postup

Vyberte šablonu shromáždit podpisy – SharePoint 2010 .

Poznámka: Pokud se šablona shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazuje, požádejte správce SharePointu, aby vám vykázal jeho aktivaci pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud máte oprávnění kolekce webů, přečtěte si článek Povolení šablon pracovních postupů SharePointu.

Popisek číslo tři

Name (Název)

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům tohoto seznamu nebo knihovny.

Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na úkoly (nový) vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo pět

History List

Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Nový seznam historie vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo šest

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

Informace o různých možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

  1. Až budou všechna nastavení v tomto formuláři podle vašich představ, klikněte na Další.

  2. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    SharePoint Products nabízí všechny možnosti na druhé stránce formuláře přidružení pokaždé, když pracovní postup ručně spustíte, abyste mohli provádět změny těchto možností jenom pro tuto jednu instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Zadejte jména nebo adresy pro lidi, kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (sériově)   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
    Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    Bude přiřazen skupinový úkol: každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale pouze jeden člen bude muset deklarovat a dokončit úkol. Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Určete, zda mají být úkoly přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

ŘÍZENÉ

Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Pokud sem zadáte doesn’jméno, nebudete mítza následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint Products vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení začít a testovat nový pracovní postup, přejděte na segment zahájení tohoto článku.

Pokyny pro vložení řádků podpisu do dokumentu najdete v tomto článku v segmentu vložení .

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (pro celou kolekci webů)

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, můžete se před pokračováním v postupu v tomto segmentu seznámit s jejich přečtením aplánováním segmentů v tomto článku.

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail   Aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení, musí být pro váš web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePoint Products vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci tyto možnosti nepoužívají. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Postupujte takto:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (nikoli na domovské stránce webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na nastavení Ikona nastavení a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint v Microsoftu 365 klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení SharePointu 2016 v záhlaví a potom na obsah webu. V obsahu webu klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části webové galerie návrhůna typy obsahu webu.
    Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka: Pracovní postupy shromáždit podpisy lze spustit pouze u dokumentů vytvořených v Word, Excel nebo InfoPath.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup .
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Dokončení první stránky formuláře přidružení
      (Pokyny následují po ilustraci.)

První stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Pracovní postup

Vyberte šablonu shromáždit podpisy – SharePoint 2010 .

Poznámka: Pokud se šablona shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazuje, požádejte správce SharePointu, aby vám vykázal jeho aktivaci pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud máte oprávnění kolekce webů, přečtěte si článek Povolení šablon pracovních postupů SharePointu.

Popisek číslo dvě

Name (Název)

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům této kolekce webů.

Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na úkoly (nový) vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo čtyři

History List

Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Nový seznam historie vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo pět

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

Informace o různých možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Chcete aktualizovat typy obsahu seznamu a webu?

Určete, jestli se má tento pracovní postup přidat ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů, které dědí z tohoto typu obsahu.

  • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidaný k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na jednotlivých webech nebo podřízených webech.

  1. Až budou všechna nastavení na této stránce podle vašich představ, klikněte na Další.

  2. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    SharePoint Products vám nabídne všechny možnosti na druhé stránce formuláře přidružení pokaždé, když pracovní postup ručně spustíte, abyste mohli provádět změny těchto možností jenom pro tuto jednu instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Zadejte jména nebo adresy pro lidi, kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (sériově)   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
    Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    Bude přiřazen skupinový úkol: každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale pouze jeden člen bude muset deklarovat a dokončit úkol. Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Určete, zda mají být úkoly v této fázi přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

ŘÍZENÉ

Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Pokud sem zadáte doesn’jméno, nebudete mítza následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint Products vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení začít a testovat nový pracovní postup, přejděte na segment zahájení tohoto článku.

Pokyny pro vložení řádků podpisu do dokumentu najdete v tomto článku v segmentu vložení .

Vložení řádků podpisu

Před přidáním podpisu účastníkovi pracovního postupu musí být do dokumentu vložen řádek podpisu. Vložení řádku a Přidání podpisu samotného jsou dvě samostatné akce.

Uvědomte si, že:

  • Po přidání podpisu na řádek podpisu se dokument uzamkne před všemi dalšími změnami, kromě přidání dalších podpisů do již existujících řádků podpisu.

  • Pokud se po přidání prvního podpisu provedená změna, všechny podpisy, které jsou už přidané, jsou zrušené nebo odebrané z dokumentu.

  • Vložený a odstraněný řádek podpisu se v dokumentu považují za změny.

  • Proto, než první účastník přidá svůj podpis, musí již být všechny dodatky a odstranění řádků podpisu kompletní.

Tady je rychlý přehled grafiky všech.

Dokument bez prvního podpisu, tedy stále otevřený pro změny

Dokument s prvním přidaným podpisem, tedy chráněn před změnami

Vložení řádku podpisu do Word nebo Excel:

  1. V dokumentu nebo listu kliknutím na místo, kam chcete vložit řádek podpisu, najděte kurzor.

  2. Na kartě vložení klikněte ve skupině text na řádek podpisu.

  3. V dialogovém okně Nastavení podpisu vyplňte všechna, všechna nebo žádná čtyři pole:

    • Navrhovaná podepisující osoba   
      Celé jméno podepisující osoby
      (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

    • Funkce navrhované podepisující osoby   
      (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

    • E-mailová adresa   
      navrhované podepisující osoby (Nezobrazí se u dokončeného podpisu.)

    • Pokyny pro podepisující osobu   
      Všechny užitečné nebo potřebné informace pro podepisující osobu.
      (Nezobrazí se u dokončeného podpisu.)
      Dialogové okno Nastavení podpisu

  4. Pořád ve stejném dialogovém okně zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí následujících políček:

    • Povolení podpisu přidat komentáře v dialogovém okně podepsat   
      Povolte podepisujícímu psát účel podpisu.
      ( Co se v hotovém podpisu nezobrazí typy podepisující osoby.)

    • Zobrazit datum podpisu v řádku podpisu   
      Datum přidání podpisu.
      (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

  5. Klikněte na OK.

Chcete-li přidat další řádky podpisu, opakujte stejný postup.

Odstranění řádku podpisu v Word nebo Excel:

  1. Kliknutím vyberte řádek podpisu.

  2. Stiskněte klávesu Delete.

Důležité informace: Řádky podpisu lze vložit pouze do formulářů aplikace InfoPath Filler.

Vložení řádku podpisu do InfoPath:

  1. Klikněte ve formuláři na místo, kam chcete vložit řádek podpisu.

  2. Na kartě Domů na pásu karet klikněte ve skupině ovládací prvky na řádek podpisu.

  3. Kliknutím vyberte řádek podpisu, klikněte na něj pravým tlačítkem a v místní nabídce klikněte na vlastnosti řádku podpisu.

  4. V dialogovém okně vlastnosti řádku podpisu zadejte na kartě Obecné některou z těchto čtyř polí, všechna nebo žádná:

    • Zpráva, kterou podepisující osoby uvidí před podepsáním   
      Všechny užitečné nebo potřebné informace pro podepisující osobu.
      (Nezobrazí se u dokončeného podpisu.)

    • Jméno   
      podepisující osoby (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

    • Název   
      podepisující osoby (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

    • E-mailová adresa   
      podepisující osoby (Nezobrazí se u dokončeného podpisu.)
      Dialogové okno Vlastnosti podpisu

  5. Proveďte požadované úpravy na kartě Velikost a Upřesnit .

  6. Klikněte na OK.

Odstranění řádku podpisu v InfoPath:

  • Kliknutím vyberte ovládací prvek a potom stiskněte klávesu DELETE.

Co dál?

Pokud jste připravení testovat nový pracovní postup, přejděte na segment zahájení tohoto článku.

Pokud dokončujete úkol pracovního postupu, přejděte na celý segment tohoto článku (nebo se vraťte).

Spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy

Připomenutí týkající se procesu podpisu: před tím, než první účastník přidá podpis na řádek podpisu, musí být v dokumentu všechny změny, včetně všech vložení a odstranění řádků podpisu . (Další informace najdete v segmentu plánování v tomto článku.)

Také se ujistěte, že lidé, kterým pracovní postup přiřadí úkoly, pomůžou pochopit, jak přidat jejich podpisy a dokončit formuláře úkolů. Může to být užitečné COMPLETE v tomto článku.

Dva způsoby spuštění pracovního postupu    Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně, jenom automaticky nebo oběma způsoby:

  • Ručně kdykoli, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění.

  • Automaticky v případě, že dojde k zadané události aktivace – to znamená, že při každém přidání dokumentu do seznamu nebo knihovny a případně při každém změně dokumentu, který je již v seznamu.
    (Aktivační událost nebo události jsou uvedené na první stránce formuláře přidružení, a to při původním přidávání a konfiguraci pracovního postupu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu plán .)

Pracovní postup nemůžezačít v dokumentu, který je aktuálně rezervován. (Dokument je možné rezervovat i po tom, co byl pracovní postup spuštěný, ale až po jeho rezervaci se na něm nedají začít žádné Další pracovní postupy, dokud nebude znovu vrácen.)

Pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby se spouštěl automaticky, pak se v dokumentu, který aktivoval událost, spustí pracovní postup.

Když začne, pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a pošle jim oznámení o úkolu. Současně pošle oznámení o zahájení (odlišný od oznámení o úkolu) osobě, která původně přidala pracovní postup, a všem uživatelům uvedeným v poli kopie na druhé stránce formuláře přidružení.

Pokud v dokumentu ještě nejsou potřebné řádky podpisu před spuštěním akce aktivace pracovního postupu, musí být vloženy před přidáním prvního podpisu do dokumentu.

Poznámka k oprávněním    K zahájení pracovního postupu musíte mít oprávnění k úpravám položek obvykle. (Ve výchozím nastavení mají toto oprávnění skupiny Členové a vlastníci, ale Návštěvníci nikoli. Vlastník může také nastavit oprávnění spravovat seznamy pro uživatele, kteří tento pracovní postup spustí, a to na základě jednotlivých podmínek pracovního postupu. Po zvolení této možnosti můžou vlastníci v podstatě určit, že konkrétní pracovní postup můžou spustit jenom tito vlastníci. Další podrobnosti najdete v tomto článku v segmentu.

Umístění pro začátek

Pracovní postup můžete zahájit ručně ze dvou míst:

  • Ze seznamu nebo knihovny , kde je dokument uložený.

  • V samotném dokumentuse otevře v aplikaci Microsoft Office, ve které byl vytvořen. (Musí to být úplné, nainstalované programy a webová verze.)

Zbývající dvě části tohoto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

  1. Buď přidejte do dokumentu všechny potřebné řádky podpisu, nebo je uspořádejte účastníkům pracovního postupu, abyste měli jistotu, že všechny řádky podpisu jsou v dokumentu, než ho každý účastník přidá do jednoho z řádků.

  2. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložen dokument, u kterého chcete spustit pracovní postup.

  3. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě soubory na pásu karet ve skupině pracovní postupy klikněte na pracovní postupy.
     

  4. Na stránce pracovní postupy: názevdokumentu klikněte v části Spustit nový pracovnípostup na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  5. V inicializačním formuláři proveďte všechny změny, které chcete použít pro tuto určitou instanci pracovního postupu.

    Poznámka: Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Proveďte změny v seznamu osob, ke kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně   
    Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    Bude přiřazen skupinový úkol: každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale pouze jeden člen bude muset deklarovat a dokončit úkol. Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech (sériově) nebo všech najednou (paralelně) jsou požadované.

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo ty, které jsou aktuálně nakonfigurovány.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

ŘÍZENÉ

Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

  • Pokud sem zadáte doesn’jméno, nebudete mítza následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Až budete mít všechna nastavení inicializačního formuláře v požadovaném formátu, kliknutím na Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

  1. Buď přidejte do dokumentu všechny potřebné řádky podpisu, nebo je uspořádejte účastníkům pracovního postupu, abyste měli jistotu, že všechny řádky podpisu jsou v dokumentu, než ho každý účastník přidá do jednoho z řádků.

  2. Otevřete dokument v nainstalované aplikaci Office na počítači.

    Poznámka: Tuto metodu nelze použít, pokud je dokument otevřen ve verziwebové aplikace Microsoft Office. Musí být otevřený v úplné nainstalované verzi programu na počítači.

  3. V otevřeném dokumentu klikněte na kartu soubor , klikněte na Uložit & odeslata potom klikněte na pracovní postup, který chcete na dokumentu spustit.

  4. Pokud se zobrazí tato zpráva, že pracovní postup vyžaduje vrácení souboru se změnami, klikněte na tlačítko vrátit se změnami.
    (Pokud tuto zprávu nevidíte, přejděte na krok 5.)

  5. Klikněte na velké tlačítko Zahájit pracovní postup .

  6. Na stránce změnit pracovní postup proveďte v inicializačním formuláři všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka: Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Proveďte změny v seznamu osob, ke kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně   
    Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    Bude přiřazen skupinový úkol: každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale pouze jeden člen bude muset deklarovat a dokončit úkol. Pokyny týkající se vynucení a dokončení skupinových úloh najdete v tomto článku v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech (sériově) nebo všech najednou (paralelně) jsou požadované.

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo ty, které jsou aktuálně nakonfigurovány.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

ŘÍZENÉ

Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

  • Pokud sem zadáte doesn’jméno, nebudete mítza následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Po nastavení požadovaného způsobu spuštění pracovního postupu klikněte na tlačítko Spustit .

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

Co dál?

  • Pokud je to poprvé, kdy byl tento pracovní postup spuštěný, budou ostatní účastníci potřebovat informace a pomoc, aby mohli dokončit přiřazené úkoly? (Může se zobrazit celý segment tohoto článku.)

  • Je také vhodné zkontrolovat, jestli účastníci nepoužívají e-mailová oznámení, a to zejména v případě, že nechybná oznámení o jejich filtrech nevyžádané pošty.

  • A samozřejmě můžete mít k dispozici jeden nebo více úkolů pracovního postupu. Podrobnosti najdete v tomto článku v části celý článek.

  • Pokud chcete zjistit, jak můžete sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, přejděte na segment sledování tohoto článku.

Dokončení úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy

Pokud jste v pracovním postupu Shromáždit podpisy poprvé přiřadili úkol, může být užitečné projít tento segment v plném rozsahu před dokončením úkolu. Budete si tedy vědomi všech možností, které mohou být pro vás otevřené.

Poznámka: Pokud víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, ale ve složce Doručená pošta se neobjevila zpráva s oznámením, zkontrolujte, že váš filtr nevyžádané pošty neuložil oznámení. Pokud má, upravte nastavení filtru odpovídajícím způsobem.

Nejdřív se ujistěte, že máte správný článek

Různé typy pracovních postupů vyžadují různé akce úkolů.

Než tak začnete, ujistěte se, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy a nikoli úkol jiného typu pracovního postupu.

Vyhledejte text, který Tento dokument vyžaduje , v některém z následujících umístění:

  • Na řádku předmět Identifikační text v oznámení o úkolu oznámení úkolu

  • Na panelu zpráv v dokumentu, který se má zkontrolovat
    Identifikační text v položce, která má být zkontrolována

  • V názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu
    Identifikační text v názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu

Pokud nevidíte, že Tento dokument vyžaduje text podpisu v těchto umístěních, obraťte se na uživatele, který zahájil nebo původně přidal pracovní postup, abyste zjistili, na které šabloně pracovního postupu je založen – nebo jestli jde o vlastní pracovní postup.

Pokud je váš úkol úkol shromáždit podpisy, mějte právo na jeho čtení.

Pokud jste přiřadili úkol v pracovním postupu, obvykle se o úkolu dozvíte jedním ze tří způsobů:

  • Obdržíte oznámení e-mailem.

  • Otevřete dokument Microsoft Office a zobrazí se panel zpráv, který vám informuje, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Zkontrolujete SharePointový web a zjistíte, že je vám přiřazený jeden nebo víc úkolů.

Když zjistíte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy, obvykle se jedná o dvě věci:

  • Zkontrolovat dokument    Dokument otevřete a zkontrolujete a pak ho podepište (nebo ne).

  • Dokončení úkolu    Dokončili jste a odešlete formulář úkolu.

Za dokončení úkolu často patří následující tři položky:

  • Oznámení (které dostanete jako e-mail)

  • Dokument odeslaný pro váš podpis (který otevřete a pak podepíšete, nebo ne)

  • Formulář úkolu (který otevřete, dokončíte a odešlete)

Tyto tři položky vypadají takto.

Poznámka: Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka: Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

(Pokud vám není přiřazená osobně, ale k celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste před jeho dokončením úkol převzít . Další informace najdete v článku o deklaraci skupinové úlohy před dokončením oddílu v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

  1. Ve zprávě s oznámením úkolů klikněte v části k dokončení tohoto postupu úkolu na odkaz na dokument.

  2. V otevřeném dokumentu klikněte na tlačítko otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka: Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet ve zprávě s oznámením o úkolu (zobrazené na obrázku nahoře v černé šipce) se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne , když se otevře ve webové aplikaci Outlook Web Access.

(Pokud vám není přiřazená osobně, ale k celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste před jeho dokončením úkol převzít . Další informace najdete v článku o deklaraci skupinové úlohy před dokončením oddílu v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

  1. V seznamu nebo knihovně, kde je dokument, který chcete zkontrolovat, uložený, klikněte na odkaz probíhá spojené s dokumentem a pracovním postupem.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte v tomto úkolu pracovního postupu na panel zpráv na odkaz na dokument.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Uvědomte si, že pokud vám není přiřazená osobně, ale k celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste před dokončením úkol převzít . Další informace najdete v článku o deklaraci skupinové úlohy před dokončením oddílu v tomto segmentu.

Uvědomte si také, že pokud je řádek podpisu nastaven pro určitého uživatele a Vy ho přihlašujete jako jiný uživatel, může být v řádku podpisu viditelný. V tomto příkladu byl řádek podpisu nastaven pro Jan Martinez, ale tento podpis přidal někdo přihlášený jako Anna Polášková.

Řádek podpisu zobrazující jinou podepisující osobu

V následujícím příkladu byl dokument vytvořen v Word.

Kontrolovaná položka se třemi panely zpráv

Všimněte si tří žlutých panelů zpráv v horní části dokumentu:

Označen jako konečný   Tento panel zpráv informuje o tom, že na řádku podpisu už někdo přidal podpis.

Důležité informace: Z tohoto místa v jiném dokumentu, než je přidání podpisů do již předexistujících řádků podpisu, bude výsledkem odebrání nebo neplatnost všech již přidaných podpisů. (To znamená, že vložení nebo odstranění řádkůpodpisu není v tomto okamžiku povoleno, pouze přidání podpisů .)

Podpisy    Kliknutím na tlačítko Zobrazit podpisy otevřete podokno podpisy . V části požadované podpisyklikněte na šipku vedle vašeho jména a pak v rozevírací nabídce klikněte na podepsat.

Poznámky: 

  • Pokud se vaše jméno v seznamu požadovaných podpisů zobrazuje víckrát, je pro vás do něj k dispozici více řádků. Pomocí stejného postupu přidejte jednotlivé podpisy.

  • Pokud vaše jméno v seznamu požadovaných podpisů nevidíte, obraťte se na osobu, která pracovní postup spustila – nebo jestli se automaticky spustí, zkontrolujte ji u osoby, která ji původně přidala.

  • Formuláře aplikace InfoPath nemají podokno podpisy ani požadovaný seznam podpisů . Ujistěte se, že jste před uložením dokumentu a dokončením úkolu podepsali všechny řádky podpisu.

Položka s otevřeným podoknem Podpisy

Pokud se zobrazí zpráva s poskytovateli služeb digitálních podpisů od třetích stran, pokračujte kliknutím na OK . (Pokud nechcete zprávu v budoucnu zobrazovat, zaškrtněte políčko.)

Otevře se dialogové okno podepsat .

Dialogové okno Podepsat

Chcete-li podepsat dokument, zadejte své jméno do pole vedle možnosti velké X, klikněte na tlačítko podepsata potom v dialogovém okně potvrzení podpisu klikněte na tlačítko OK .

Mějte na paměti, že pokud se vaše jméno v seznamu požadovaných podpisů vyskytuje více než jednou, pak je k přidání podpisu k dispozici více řádků. Pomocí stejného postupu přidejte jednotlivé podpisy.

Úkol pracovního postupu   Až budete připraveni k dokončení a odeslání formuláře úkolu, klikněte na tlačítko otevřít tento úkol na panelu zpráv úkolu pracovního postupu .

Formulář úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy vypadá nějak takto.

Formulář úkolu s vyznačenými možnostmi

Všimněte si, že první dva ovládací prvky (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název dokumentu) se ve formuláři úkolu nezobrazí, když je otevřete z dokumentu, který chcete podepsat. Zobrazí se pouze v případě, že je formulář úkolu otevřen přímo ze zprávy s oznámením úkolů nebo ze seznamu úkolů na stránce Stav pracovního postupu.

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Pokud chcete odstranit tento úkol z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na tento odkaz.

  • Odstraněním úkolu neodstraníte dokument, který chcete podepsat.

  • Úkol, který byl odstraněn, se už nezobrazuje v oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Odstranění se ale pořád zaznamená v oblasti Historie na stránce.)

Poznámka: Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nezahájili, můžete se podívat na to, kdo ho spustil (nebo, pokud ho automaticky spustil) před odstraněním úkolu.

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název dokumentu

Pokud chcete otevřít dokument, který chcete podepsat, klikněte na tento odkaz.

Popisek číslo tři

Stav, požadovaný, konsolidované komentáře, termín splnění

V těchto čtyřech polích nemůžete upravovat ani měnit položky, ale možná najdete potřebné informace.

Povšimněte si, že pole konsolidované komentáře obsahuje všechny komentáře odeslané ve formuláři účastníkům, kteří již splnili úkoly v této stejné instanci pracovního postupu.

Stejným způsobem, po odeslání vlastního formuláře, se veškerý text, který zahrnete do pole Komentáře (4), zobrazí také v poli konsolidované komentáře pro další účastníky.

Popisek číslo čtyři

Komentáře

Veškerý text, který sem zadáte, se zaznamená do historie pracovního postupu a zobrazí se taky v poli konsolidované komentáře (3) pro následné účastníky.

Popisek číslo pět

Registrace

Až dokument podepíšete a do pole Komentáře zadáte nějaký názor, který chcete přispívat, kliknutím na toto tlačítko odešlete formulář a udělejte svůj úkol.

Popisek číslo šest

Zrušit

Pokud chcete zavřít formulář úkolu bez uložení změn nebo odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neúplný a přiřazený vám je.

Popisek číslo sedm

Přiřadit úkol znovu

Pokud chcete tento úkol přiřadit někomu jinému, klikněte na toto tlačítko.

Pokud chcete zadat podrobnosti o změně přiřazení a další pokyny, přejděte na část 7 v tomto segmentu, přiřaďte úkol někomu jinému.

Poznámka: Tato možnost může být u některých úkolů pracovního postupu vypnutá.

Pokud je k celé skupině, do které patříte, přiřazená jenom jedna úloha, může každý člen skupiny uplatnit a provést tento jediný úkol za celou skupinu.

Před otevřením a podepsáním dokumentu deklarujte úkol. Jakmile úkol naplníte, bude vám přiřazen, a proto ho nemůže dokončit žádný jiný člen skupiny. (Tímto způsobem je potřeba jenom jedna osoba.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu nastavte ukazatel myši na název úkolu přiřazeného ke skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a potom ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko úkol .
    Postup převzetí úkolu skupiny

Když se stránka stav pracovního postupu aktualizuje, uvidíte, že úkol už není přiřazený skupině, ale teď vás to bude mít.

Pokud budete chtít později úkol znovu uvolnit do skupiny, aniž byste ho museli dokončit, vraťte se do formuláře úkolu stejným způsobem, ale nyní klikněte na tlačítko uvolnit úkol .

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Pokud chcete, aby někdo jiný dokončil úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, klikněte na tlačítko přiřadit úkol ve formuláři úkol pracovního postupu.

Zobrazí se tento formulář.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Přiřadit úkol znovu

Zadejte jméno nebo adresu osoby, které chcete tento úkol přiřadit.

Pokud chcete tento úkol přiřadit osobě, která spustila pracovní postup – nebo jestli se pracovní postup spustil automaticky, nechte toto pole prázdné.

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Dejte informaci, že úkol bude muset dokončit osoba, které úkol přiřazujete. (Veškerý text, který sem zadáte, bude přidán do oblasti konsolidované komentáře .)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění   Nechte toto pole prázdné.

  • Úplné odebrání termínu splnění   Zadejte číslo 0.

  • Zadání nového termínu splnění   Do tohoto pole zadejte číslo a pak určete jednotky doby trvání v následujícím poli. Obě dvě položky popřípadě určují období, před jakým je úkol změny splněn.

Ve výchozím nastavení nejsou úkoly shromáždit podpisy přiřazeny termíny splnění nebo doba trvání.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte dobu trvání úkolu, použijte toto pole ve spojení s polem Nová doba trvání k určení období před termínem splnění úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny)

Po dokončení formuláře klikněte na Odeslat. Váš úkol je označený jako dokončený, k osobě, která je nyní odpovědná za úkol, je přiřazen nový úkol a je odesláno oznámení úkolu.

Všechny nové informace, které jste si uvedli, budou součástí delegovaného textu v oznámení nového úkolu (číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Všechny tyto změny jsou průběžně sledovány a jsou viditelné v sekcích úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu, jak vidíte tady.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Sledování, úpravy nebo ukončení pracovního postupu Shromáždit podpisy

Centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravit nebo zastavit běžící pracovní postup, je stránka stav pracovního postupu pro danou instanci pracovního postupu.

Nejdřív vám ukážeme, jak se dostanete k této stránce, a pak vám ukážeme, jak se vám budou s těmito možnostmi a informacemi pracovat. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace o sledování.

V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz probíhá u požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a pracovní postup je schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Otevře se stránka stav pracovního postupu.

  • Pokud seznam nebo knihovna obsahují velký počet položek, můžete pomocí řazení a/nebo filtrování najít hledanou položku rychleji. Pokud zjistíte, že budete opakovaně řadit nebo filtrovat stejným způsobem, může být užitečné vytvořit vlastní zobrazení, které automatizuje toto konkrétní uspořádání.

  • Pokud se chcete dostat na stránku stav pracovního postupu, můžete taky kliknout buď na Zobrazit stav odkazu na pracovní postup v e-mailovém oznámení "byl zahájen" nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení o konkrétní instanci, kterou vás zajímá.

V této části stránky stav pracovního postupu najdete otázky monitorování, které oddíl odpoví.

Oddíl informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Kdo zahájil tuto instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Na které položce je tato instance spouštěná?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Které úkoly již byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly již byly dokončeny a jaký byl výsledek pro každou z těchto úkolů?

  • Jaké je termín splnění každého úkolu, který byl již vytvořen a přiřazen? (Ve výchozím nastavení nejsou úkoly shromáždit podpisy přiřazeny termíny splnění nebo dobou trvání.)

V této části se neobjeví úkoly, které byly odstraněny a úkoly, které se zatím nepřiřadily .

Oddíl historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • K jakým událostem už došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Všimněte si, že v této oblasti se neobjevují zpožděné úkoly a oznámení o zpožděných úkolech.

Existují dva způsoby, jak můžete zastavit instanci pracovního postupu před jeho normálním dokončením:

  • Zrušení pracovního postupu    Všechny úkoly jsou zrušeny, jsou však zachovány na stránce Stav pracovního postupu v oblasti úkoly .

  • Ukončit tento pracovní postup    Všechny úkoly jsou zrušené a odstraněné z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Ale pořád se projeví v oblasti historie pracovního postupu.)

Postupujte podle pokynů pro obě metody.

Zrušit (všechny úkoly jsou zrušené, ale v seznamu úkolů a v historii)

Pokud už není aktuální instance pracovního postupu potřeba, můžete ji zrušit.

Ve výchozím nastavení může tento postup provést osoba, která spustila tuto instanci pracovního postupu nebo s kýmkoli, kdo má oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci nikoli.)

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly shromáždit podpisy .

Všechny aktuální úkoly budou zrušeny a pracovní postup skončí se stavem zrušeno. Zrušené úkoly jsou stále uvedené v oblasti úkoly a v oblasti historie pracovního postupu .

Konec (všechny úkoly odstraněné ze seznamu úkolů, ale zůstává v historii)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a nereaguje, může být ukončen.

Ve výchozím nastavení může tento postup provádět jenom uživatel, který má oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci nikoli.)

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz ukončit tento pracovní postup .

Všechny úkoly vytvořené pracovním postupem jsou zrušeny a jsou odstraněny z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu, i když se pořád projeví v oblasti historie pracovního postupu . Pracovní postup skončí se stavem zrušeno.

Na stránce pracovní postupy pro libovolnou položku najdete seznam pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Přejděte na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a potom v rozevírací nabídce klikněte na pracovní postupy .

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části spuštěné pracovní postupynajdete seznam instancí pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

Poznámka: Upozorňujeme, že na stejnou položku nemůže současně běžet více instancí jedné verze pracovního postupu. Například: byly přidány dva pracovní postupy založené na šabloně shromáždit podpisy. Jeden má pojmenovaný názor na plán a druhý se jmenuje názor na rozpočet. Na jakékoli jedné položce v jednom okamžiku může být na jednom místě, že každý z vašich názorů plánu a rozpočtových připomínek je spuštěný, ale nejde o dvěinstance pracovního postupu .

Správci kolekce webů můžou zobrazit přehledně:

  • Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu v kolekci webů aktuálně existuje.

  • Jestli je Každá šablona pracovního postupu v kolekci webů aktuálně aktivní nebo neaktivní.

  • Kolik instancí verzí pracovního postupu založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu je v kolekci webů aktuálně spuštěných.

Uděláte to takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.
    Na stránce nastavení webu klikněte v části Správa webuna pracovní postupy.
    Odkaz Pracovní postupy v části Správa webu

Otevře se stránka pracovní postupy s informacemi.

Co dál?

Pokud je to poprvé, kdy byla verze tohoto pracovního postupu spuštěna, můžete použít pokyny v tomto článku k zobrazení událostí v instanci a zjištění, jestli pracovní postup funguje podle vašich úkolů.

Kontrola pracovního postupu Shromáždit podpisy a vytváření sestav

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v historii. (K záznamu můžete získat přístup po dobu až 60 dnů po dokončení instance.)

Důležité informace: Historie pracovního postupu se poskytuje jenom pro neformální reference. Nedá se použít pro úřední audity ani pro žádné jiné právní a evidentiary účely.

Můžete taky spouštět sestavy o celkovém výkonu pracovního postupu napříč instancemi.

Dokud zůstane položka ve stejném seznamu nebo knihovně a dokud se stejný pracovní postup nespustí u stejné položky, může se z knihovny zobrazit historie poslední instance.

Zobrazení stránky stav pracovního postupu pro poslední instanci pracovního postupu u libovolné položky:

  • V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz na stav požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a je pracovním postupem schválení dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Na stránce Stav pracovního postupu je oddíl historie pracovního postupu v dolní části.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Co když budete chtít zkontrolovat historii instance po opětovném spuštění stejného pracovního postupu u stejné položky?

Ve skutečnosti to můžete provést až 60 dní, od jedné ze dvou vstupních bodů: seznamu nebo knihovny nebo od oznámení o dokončení pracovního postupu. (60 dnů je, jak dlouho zachovávají SharePointové produkty historii úkolů pracovních postupů.)

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě soubory na pásu karet ve skupině pracovní postupy klikněte na pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části dokončené pracovní postupyklikněte na název nebo stav instance pracovního postupu, který chcete zkontrolovat.
    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky
    Otevře se stránka stav pracovního postupu pro danou instanci.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu pro instanci, kterou chcete zkontrolovat, a klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu .

Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii
Otevře se stránka stav pracovního postupu pro danou instanci.

Chcete-li zachovat všechna oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo, které bude Kopírovat všechny příchozí zprávy, jejichž text v řádku předmětubyl dokončen , do vlastní samostatné složky. (Ujistěte se, že vaše pravidlo Outlooku kopíruje příchozí zprávy a nepřesouvá je ani se neobjeví ve složce Doručená pošta.)

Informace o tom, jak jedna z vašich pracovních postupů obvykle probíhá (v průběhu několika instancí) – můžete vytvořit jednu nebo obě předdefinované sestavy:

  • Sestava doby trvání aktivity    Pomocí této sestavy můžete zjistit, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit pracovního postupu, a jak dlouho trvá dokončení všech dokončených nebo instancí tohoto pracovního postupu.

  • Zpráva o zrušení a chybách    Pomocí této sestavy zjistíte, jestli se pracovní postup často ruší nebo narazí na chyby před dokončením.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci stav daného pracovního postupu na libovolný odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části historie pracovního postupuna Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete sestavu zobrazit, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce přizpůsobit buď zachovejte nebo změňte umístění souboru sestavy, a pak klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následující ilustraci. Jinak kliknutím na OK dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete připraveni sestavu zobrazit, najdete ji v místě uvedeném v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, můžete ho začít používat.

Pokud chcete změnit, jak to funguje, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

Informace o tom, jak jedna z vašich pracovních postupů obvykle probíhá (v průběhu několika instancí) – můžete vytvořit jednu nebo obě předdefinované sestavy:

  • Sestava doby trvání aktivity    Pomocí této sestavy můžete zjistit, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit pracovního postupu, a jak dlouho trvá dokončení všech dokončených nebo instancí tohoto pracovního postupu.

  • Zpráva o zrušení a chybách    Pomocí této sestavy zjistíte, jestli se pracovní postup často ruší nebo narazí na chyby před dokončením.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci stav daného pracovního postupu na libovolný odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části historie pracovního postupuna Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete sestavu zobrazit, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce přizpůsobit buď zachovejte nebo změňte umístění souboru sestavy, a pak klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následující ilustraci. Jinak kliknutím na OK dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete připraveni sestavu zobrazit, najdete ji v místě uvedeném v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, můžete ho začít používat.

Pokud chcete změnit, jak to funguje, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Změna, zakázání nebo odebrání pracovního postupu Shromáždit podpisy

Po spuštění prvního výskytu nového pracovního postupu Shromáždit podpisy a prohlédnutí výsledků můžete chtít provést jednu nebo více změn, jak je pracovní postup nakonfigurovaný.

Také můžete v budoucnu v budoucnosti udělat další změny konfigurace.

Nakonec můžete v nějakém bodě chtít pracovní postup zakázat na kratší nebo delší období, ale nemůžete ho odebrat

Chcete-li provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte formulář přidružení, který byl původně přidán.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

    Poznámka: Pokud se požadovaný pracovní postup Shromáždit podpisy v seznamu nezobrazí, může být přidružen k pouze jednomu typu obsahu. Jaké pracovní postupy se zobrazí v tomto seznamu, se řídí v seznamu Zobrazit přidružení pracovního postupu tohoto ovládacího prvku, který se nachází přímo nad seznamem. (Viz obrázek.) Klikněte v rozevírací nabídce na možnosti typu obsahu a zjistěte, který z nich zobrazuje požadovaný pracovní postup. Když se pracovní postup zobrazí v seznamu, klikněte na jeho název.

  5. Ve stejném formuláři přidružení se dvěma stránkami, který byl původně použit k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

Na stránce nastavení webu klikněte v části Galeriena typy obsahu webu.
Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  1. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  2. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  3. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

  4. Ve stejném formuláři přidružení se dvěma stránkami, který byl původně použit k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu .

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat pracovní postup .

  5. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup ze seznamu nebo knihovny. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. ( Tato akce jenevratná .)

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint v Microsoftu 365 klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online , obsah webua potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhůna typy obsahu webu.
    Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat pracovní postup .

  7. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Co dál?

Pokud jste udělali nějaké změny, spusťte testovací instanci pracovního postupu a poklikejte na následky těchto změn.

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup z kolekce webů. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. (Tato akce jennevratná .)

Pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint Products můžete dále přizpůsobit mnoha různými způsoby.

Můžete dokonce vytvářet vlastní pracovní postupy.

Můžete použít některé nebo všechny následující programy:

  • SharePoint Designer 2013    Přizpůsobení formulářů, akcí a chování pracovního postupu

  • Microsoft Visual Studio    Vytvořte si vlastní akce pracovního postupu.

Další informace najdete v systému nápovědy k Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×