Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Sdělování informací o projektu je často obtížné, ať už zahrnuje získání informací o stavu projektu od týmu nebo informování vedoucích pracovníků o stavu projektu. Zjistěte, kdy a jak komunikovat a hlásit informace o projektu. V opačném případě může efektivní spolupráce trpět a ohrozit úspěch vašeho projektu. Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete . .

• Seznam účastníků Před zahájením projektu si zjistěte, kdo jsou účastníci. Jedním z jistých způsobů, jak projekt zdržet, je zapomenout na klíčového účastníka, který má nebo nemá na váš projekt žádný vliv.
• Vytvořte komunikační plán včas Zapracujte komunikační strategie a procesy do svého projektu ještě před jeho zahájením. Ještě lepší je, když se komunikační procesy objeví jako úkol v prvních řádcích projektu, aby se tato důležitá součást spolupráce stala závazkem všech.
• Často komunikujte Shromažďování informací o stavu úkolu jednou týdně je vhodné k odvrácení problémů dřív, než se vyhrotí. Pokud komunikujete častěji, členové týmu můžou přestat posílat aktualizace, protože mají více času na jejich přípravu.
• Vyhledávání problémů Pokud se zdá, že vše jde dobře, protože jste neslyšeli nic negativního, pravděpodobně směřujete k problémům. I ty nejlépe řízené projekty mají své potíže. Vaším úkolem je najít je dříve, než přerostou ve větší problémy.
• Používejte vhodnou technologii Pochopte komunikační potřeby členů týmu a zúčastněných stran. Třeba členové týmu, kteří mají zprávy o stavu úkolu, můžou chtít použít e-mail nebo Project Online, zatímco vedoucí pracovníci můžou dát přednost dobře prezentovanému grafu nebo kontingenční tabulce. Tady je seznam programů, které vám pomůžou při komunikaci.

Aplikace	Výhody	Nevýhody
Project	mít integrované prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran. Má snadno pochopitelné zobrazení časové osy a zobrazení týmového plánovače. Exportuje data do aplikací Excel a Visio pro komunikaci složitých dat.	Vaše společnost nemusí používat Project. Projekty, na kterých vaše společnost pracuje, můžou být příliš malé na to, aby bylo možné využít výkonný plánovací software.
Microsoft Project Online	Nejvhodnější řešení pro pokročilou komunikaci a generování sestav projektových informací v rámci organizace. Můžete porovnat stav několika projektů nebo portfolia projektů.	Menší společnosti mohou při instalaci a používání Project Online potřebovat pomoc konzultantů.
Excel	Project může exportovat data do Excelu pro účely pokročilé analýzy, jako je ANOVA nebo analýza vytvořené hodnoty. Tato šablona je ideální pro prvotní plánování projektů nebo pro dodávky na vysoké úrovni, které je možné později přidat do Projectu.	V Excelu chybí funkce automatického plánování pro složitější projekty.
Word	Je ideální během úvodní fáze, kdy potřebujete sdílet dokumenty plánování, jako jsou rozpočty a dodávky.	Není ideální pro vizuální prezentace pro účastníky z řad vedoucích pracovníků. Použijte místo toho vlastní funkce sestav aplikací Excel, Visio, PowerPoint nebo Project.
SharePoint	Nabízí funkce synchronizace bez použití Project Serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v druhém seznamu.	Nákladné na nasazení v celé společnosti. Pokud nemáte prostředky společnosti na instalaci SharePointu, můžete používat Microsoft 365 se SharePointem online.
PowerPoint	Je ideální pro působivé prezentace pro účastníky z řad vedoucích pracovníků.	Analytici a inženýři mohou chtít podrobnější grafy pro komplexní analýzu rozpočtu.
Visio	Je ideální v počátečních fázích projektu, kdy potřebujete komunikovat obchodní a výrobní procesy pomocí vývojových diagramů nebo jiných diagramů.	Může prezentovat příliš mnoho informací pro cílové skupiny vedoucích pracovníků. Místo toho použijte vlastní funkce vytváření sestav Projectu.
Microsoft Teams	Ideální pro týmy na různých místech. Informace o projektu můžete sdílet pomocí rychlých zpráv, hlasu, videa nebo během online schůzek.	Může nasazení vyžadovat IT oddělení.

Výměna informací o projektu

Vyhledání aktualizací stavu z aplikace Project Online	Pokud váš tým používá Project Online, stáhněte si aktualizace stavu úkolu ze serveru dříve, než budete komunikovat se svým týmem o postupu projektu.
Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné	Existují jednoduché způsoby sledování pokroku, ale existují složitější způsoby. Najděte způsob, který bude pro váš projekt a váš tým nejlepší.
Sdělení informací o vytvořené hodnotě	Zachycení informací o vytvořené hodnotě je pokročilejším, ale velmi účinným krokem při zjišťování výhod a nevýhod fungování projektu. Důležité informace, které díky tomu získáte, jsou tím, co zúčastněné strany chtějí vidět.
Vytvoření sestavy projektu	V Projectu můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy libovolných projektových dat bez použití jakéhokoli jiného softwaru. Jak budete na projektu pracovat, budou se sestavy měnit, aby odrážely nejnovější informace – nemusíte nic aktualizovat ručně.
Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů	Členové týmu v SharePointu vidí plán, můžou aktualizovat práci a vy uvidíte změny v Projectu. Samozřejmě to funguje i naopak.
Používání Microsoftu 365	Komunikujte informace o projektu pomocí Microsoftu 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích aplikací Word, Excel, PowerPoint nebo OneNote – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.
Publikování změn úkolů na server	Když uděláte změny úkolů, publikujte je do aplikace Project Online, aby měli všichni správné informace pro pokračování v práci.
Komunikace s Microsoft Teams	Pokud se lidé nemohou na schůzku dostat, použijte ke sdílení informací o projektu Teams. Plány projektů můžete sdílet sdílením powerpointových snímků, excelových listů nebo poznámkového bloku OneNotu. People se můžou online schůzek účastnit ve své kanceláři, doma nebo pomocí mobilního zařízení.

Zpátky do Průvodce řízením projektů