Řízení projektů většinou není jednoduché. Následující průvodce vám pomůže pochopit řízení projektů v Projectu. Všechny odkazy vedou na stránky, které vysvětlují některá hlediska řízení projektů formou článků a krátkých kurzů.
Zahájení plánování projektu
Čím je projekt složitější, tím víc ho musíte naplánovat, než začnete používat Project. V úvodní fázi projektu používejte aplikace, jako je Word, Excel a SharePoint, které vám pomůžou při počátečních úvahách.
| Cíl projektu | POPIS |
|---|---|
| Zahájení plánování projektu | Častou příčinou neúspěchu projektu je nedostatečně promyšlená úvodní fáze. Zamyslete se nad účastníky a sponzory, poznamenejte si hlavní cíle, základní údaje a zkuste si sestavit rozpočet. U menších projektů toho většinu uděláte v Microsoft Projectu. U větších projektů použijte Word, Excel, SharePoint nebo svůj telefon, do kterého si můžete dělat poznámky. |
| Projednání plánů se zúčastněnými stranami | Udržování komunikačních kanálů se zúčastněnými stranami není vždy snadné. Je ale rozhodující pro úspěch projektu. |
| Vytvoření a sdílení projektových sestav | Project obsahuje řadu sestav, které vám pomůžou při této časově náročné části komunikace. Můžete je vytisknout jedním kliknutím. Capture počátečních plánů, hlavních milníků projektu, požadavků na rozpočet, personálních potřeb atd. |
Sestavení plánu projektu
Sestavení plánu projektu může trvat dlouho. Tvorba projektu bude plynulejší, pokud jednotlivé kroky rozdělíte do čtyř kategorií:
- přidání úkolů,
- uspořádání úkolů,
- přidání lidí,
- týmová komunikace.
| Cíl projektu | POPIS |
|---|---|
| Vytvoření nového plánu projektu | Když jste si projekt důkladně promysleli, můžete spustit Project a vytvořit nový plán. Můžete začít prázdným projektem nebo použít šablony, které vytvořili jiní manažeři, odborníci na řízení projektů nebo specialisté na podobnou činnost, jako je vaše. |
| Přidání úkolů | Úkoly představují činnosti, které je nutné v rámci projektu udělat. Přečtěte si, jak přidat úkoly, změnit jejich vlastnosti a odhadnout, kolik času zaberou. |
| Uspořádání úkolů | Když prvně přidáváte úkoly, nemusejí mít ideální pořadí, které by usnadňovalo jejich řízení. Přečtěte si, jak je můžete uspořádat pomocí souhrnných a dílčích úkolů a jak je mezi sebou propojit. |
| Přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům | Když jste přidali do projektu úkoly, rozmyslete si, se kterými lidmi na nich chcete pracovat. Pamatujte, že přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům jsou v Projectu dvě různé věci. |
| Sdílení zdrojů prostřednictvím fondů zdrojů a hlavních projektů | Pokud chcete řídit práci lidí na více projektech, dejte všechny pracovníky do jediného souboru projektu. Tento soubor funguje jako fond zdrojů. Ze souboru s fondem zdrojů můžete zdroje sdílet mezi více projekty (bez Project Serveru). |
| Stanovení nákladů na projekt | Řízení projektových nákladů je pro každého projektového manažera velice náročné. S Projectem zjistíte, že to není vůbec těžké. Přečtěte si tipy, které vám pomůžou dodržet stanovený rozpočet. |
Řízení projektu
Sestavením plánu vaše práce zdaleka nekončí. Vlastní řízení projektu je časově náročnější než jeho vytvoření. Můžou se změnit úkoly, je potřeba přidat další lidi, posunout datum ukončení atd. V Projectu máte všechny nástroje, které jsou potřeba ke sledování průběhu a provádění změn, abyste byli úspěšní.
| CÍL | POPIS |
|---|---|
| Výběr správného zobrazení plánu | Pokud se chcete ve složitém plánu vyznat, najděte si správné zobrazení. Z Ganttových diagramů můžete zjistit, jak se projekt vyvíjí. Pokud si chcete zobrazit různé úrovně podrobných informací, použijte zobrazení kalendáře, síťový diagram nebo časovou osu. |
| Sledování průběhu plánu | Po vytvoření počátečního plánu je čas začít sledovat jeho vývoj. Vytvoření směrného plánu a použití správných zobrazení vám pomůže sledovat průběh projektu. |
| Sledování procenta dokončení úkolů | Sledování průběhu se může zdát komplikované, ale tady je rychlý způsob, jak zobrazit procento dokončení pomocí indikátoru průběhu v Ganttově diagramu. |
| Řešení problémů s přidělením zdrojů | Chcete-li dosáhnout nejlepšího výkonu a výsledků ze zdrojů, je nutné řídit pracovní vytížení zdrojů tak, aby nedocházelo k přetížení a nevytížení. |
| Uvedení data dokončení projektu | Noční můrou projektových manažerů je posouvání data dokončení projektu v důsledku změn plánu. Přečtěte si o strategiích, které vám pomůžou dodržet termín dokončení. |
| Hlášení o stavu projektu | Komunikace je často obtížná, a to platí zejména v případě, že přicházíte se špatnými zprávami. Project nabízí atraktivní a profesionální sestavy, které vytvoříte a odešlete několika jednoduchými kroky a které vám pomůžou komunikovat s účastníky i manažery. |
| Řízení projektových nákladů | Překračujete rozpočet? Potřebujete upravit náklady? Zjistěte, jak v plánu vyřešit problémy týkající se nákladů. |
| Zobrazení analytických sestav vytvořené hodnoty | Vytvořená hodnota představuje pokročilý způsob sledování projektu. Takový způsob sledování není jenom pro odborníky. Ke sledování projektu ho můžete použít i vy. |
| Řízení rizik | Každý projekt má celou řadu rizik. Pokud je dokážete včas rozpoznat, můžete na ně reagovat dřív, než způsobí problémy. |
| Práce s více projekty | Project nabízí nástroje, které umožňují spravovat závislosti mezi projekty, a to i úkoly v jednom projektu, které jsou závislé na dokončení jiného projektu. |