"Můžete to mít dobré, rychlé nebo levné. Vyberte si dvě."
Inženýři to projektovým manažerům říkají už desítky let.
Každý projekt představuje trochu jiný "trojúhelník" mezi časem, penězi a rozsahem – nemůžete změnit jeden z nich, aniž byste ovlivnili alespoň jeden další projekt. Úkolem projektového manažera je zachovat soudržnost trojúhelníku.
Jak na to? Když se objeví nějaký problém, umístěte ho nejdřív do projektového trojúhelníku – jde o čas (plán), peníze (rozpočet) nebo rozsah? Za druhé, zjistěte, které strany trojúhelníku můžete změnit a které jsou "pevné" na místě. Za třetí, upravte vše, co je ve vašich silách, abyste problém vyřešili a optimalizovali projekt. Za čtvrté, dokončete projekt a oslavte!
V tomto článku
- Čas + peníze + rozsah = kvalita
- Zjistěte, co nemůžete změnit
- Optimalizace plánu
- Optimalizace rozpočtu
- Optimalizace rozsahu
- Další informace o projektovém řízení
Čas + peníze + rozsah = kvalita
Projektový trojúhelník je také znám jako "železný trojúhelník" a méně poeticky jako "trojitá omezení". Ať už tomu říkáte jakkoli, v podstatě je to totéž: Rozpočet, plán nebo rozsah projektu nemůžete změnit, aniž byste ovlivnili alespoň jednu z těchto dalších dvou částí
Tady je pár příkladů, jak to funguje:
- Pokud chcete datum dokončení (čas) zkrátit, můžete vynaložit víc prostředků na zdroje (peníze) na rychlejší dokončení práce, nebo zredukovat funkce (rozsah), takže před novým termínem bude potřeba udělat méně práce.
- Pokud chcete projekt dokončit v rámci rozpočtu (nákladů), můžete se zbavit přesčasů a dokončit projekt později (čas) nebo omezit prvky (rozsah).
- Pokud chcete k produktu (rozsah) přidat funkce, můžete prodloužit termín, abyste měli na novou práci čas (čas), nebo přidat lidi, aby práci udělali rychleji (náklady). Můžete dělat obojí!
Kvalita je čtvrtou částí projektového trojúhelníku. Sedí uprostřed, kde ho ovlivňuje jakákoli změna kterékoli strany.
Pokud máte třeba před plánem náskok, můžete nahradit střihové prvky nebo povolit stávajícím úkolům víc času. S tímto dodatečným časem a rozsahem může být konečným výsledkem lepší produkt.
Jeden klíčový bod: Neexistuje žádný univerzální standard kvality. Pro každý daný projekt je kvalita definovaná v rámci samotného projektu. Pro některé společnosti je nejdůležitějším měřítkem kvality dodržení rozpočtu projektu. Pro jiné je důležitější dostat to na trh včas. Projektový manažer potřebuje vědět, jak je pro organizaci a konkrétní projekt definována kvalita.
V předchozím příkladu byste mohli jednoduše dokončit produkt brzy s menším počtem funkcí a dostat ho na trh dříve než vaši konkurenti. Tak by asi definoval kvalitu projektu ve vaší společnosti.
Zjistěte, co nemůžete změnit
Ve většině projektů je alespoň jedna strana trojimperativu pevně upevněna. Nemůžete ji změnit.
Možná se o rozpočtu nedá vyjednávat. (Zní vám to povědomě?) Nebo se produkt musí do určitého data bezpodmínečně začít prodávat. Možná je obojí pravda.
Pevné prvky projektu jsou často diktovány vedoucími projektu, ale není to tak vždy. Někdy je to na vašich bedrech, abyste se rozhodli, který prvek je pro úspěch projektu nejdůležitější. A v tom si opravdu musíte být jasní, když se objeví problémy (a ty se objeví vždy).
Když se problém vyskytne na pevné straně, průběh akce je často jasný. Pokud například zjistíte, že dokončení některé softwarové funkce bude trvat déle, než se předpokládalo, a podepsali jste smlouvu, ve které se zavazujete danou funkci (rozsah) dodat, musíte buď posunout datum dokončení, nebo přidat zdroje, abyste ji dokončili včas.
Pokudpevná strana a problémová strana se liší, nevzdávejte to. To je krása projektového trojúhelníku; Vždy je prostor pro změny Pokud například musí být projekt dokončený včas a došlo k přesažení rozsahu, můžete náklady upravit přidáním zdrojů.
Pokud jsou všechny tři strany trojúhelníku zaseknuté, žádný strach. Projekt může mít potíže, ale vy aspoň víte, že je má, a máte dobrý výchozí bod pro přehodnocení jeho cílů nebo standardů kvality.
Optimalizace plánu
Dříve nebo později budete čelit projektu, který překročí nepružný termín.
Spolehlivým způsobem zkrácení plánu je zkrácení kritické cesty, což je řada úkolů, jejichž poslední úkol končí k datu dokončení projektu. Změnou jiných úkolů možná plán nezkrátíte, ale změna úkolů kritické cesty ano. Pokud chcete kritickou cestu zkrátit, můžete:
- Zkrátit dobu trvání úkolů (zmenšit jejich rozsah nebo přidat zdroje)
- "Zrychlení" plánu: Překrytí úkolů, aby na nich lidé mohli pracovat současně (přidání zdrojů) Tato taktika je nejvhodnější použít blíž k začátku projektu.
- "Crash" the schedule: Přidejte zdroje pro rychlejší dokončení úkolů (peníze).
- Odebrat úkoly (zmenšit rozsah)
Stanovení plánu tímto způsobem může mít samozřejmě výrazný vliv na rozpočet, rozsah a kvalitu projektu.
Optimalizace rozpočtu
Největší část rozpočtu ve většině projektů tvoří náklady na zdroje: fixní náklady na zaměstnance, vybavení a materiál založené na sazbách. Dodržení rozpočtu může vyžadovat velmi obtížná rozhodnutí:
- Zmenšete rozsah projektů tak, aby bylo méně kratších úkolů, které vyžadují zdroje.
- Odeberte prostředky.
- Ujistěte se, že sazby, poplatky a přesčasy jsou odpovídající.
- Ověřte, zda jsou zdroje pro danou úlohu nejvhodnější.
- Nákladný zdroj nahraďte levnějším.
Když chcete dostat náklady pod kontrolu, může to znamenat snížení konečného termínu nebo škrty v rozsahu projektu. Pokud například u úkolů nepovolíte přesčasy, můžete zjistit, že datum dokončení je o měsíc později. Nebo pokud zúžíte rozsah, může se datum dokončení posunout jinam.
Optimalizace rozsahu
Uvažovali byste o úspoře peněz tím, že uděláte most o několik stop kratší, než je řeka, přes kterou se klene? Samozřejmě, že ne. Někdy se může stát, že se rozsah projektu nezmění, takže je potřeba udělat něco jiného:
- Přidejte zdroje pro zajištění dokončení všech úkolů (náklady).
- Odstraňte úkoly, které nejsou na kritické cestě, pokud nějaké (náklady) existují.
- Přidejte k úkolům nebo k nim přidejte dobu trvání (náklady).
- Prodlužte konečný termín tak, aby byl čas pro všechny úkoly s aktuální úrovní zdrojů (času).