Když nastavujete SharePoint v Microsoftu 365 v Microsoftu 365, pravděpodobně máte dokumenty a soubory, které chcete přidat na týmový web. Tady je několik způsobů, jak můžete na svůj web přidat různé druhy obsahu.
Poznámka
Článek o tom, jak nastavit OneDrive pro práci nebo školu a týmové weby tak, abyste je mohli používat společně, najdete v článku Nastavení ukládání a sdílení souborů v Office 365.
V tomto článku
- Než začnete:
- Vytváření složek, knihoven a podřízených webů
- Nahrávání dokumentů, obrázků a souborů
- Zvažte vytvoření sharepointových seznamů pro kontakty, kalendáře a tabulky
- Zvažte řešení SharePointu pro běžné obchodní potřeby
- Pomozte uživatelům webu najít váš obsah
Než začnete
Než začnete soubory přesouvat, zkontrolujte, kolik úložiště máte pro SharePoint v Microsoftu 365 v Microsoftu 365. Informace o limitech úložiště SharePointu v Microsoftu 365 najdete v tématu Limity SharePointu.
Tip:
Je důležité si uvědomit, že v Microsoftu 365 se limity úložiště pro SharePoint v Microsoftu 365 (váš týmový web) liší od limitů úložiště pro Exchange Online (pro e-mailové účty). Další informace o limitech úložiště poštovních schránek najdete v tématu Příjemci v tématu Popis služeb Microsoft 365 pro Exchange Online.
Dalším krokem je analýza obsahu, který právě máte. Týká se to dokumentů, obrázků, formulářů atd.
Tip:
V Průzkumník souborů vyhledejte existující soubory podle velikosti a data. To vám pomůže rychle identifikovat soubory, které byly nedávno použity nebo které jsou velmi velké.
Zamyslete se nad tím, jaká část obsahu se pravidelně používá a jestli chcete všechen obsah ukládat v Microsoftu 365. Stejně jako když se stěhujete do menšího domu, cílem je rozhodnout, co se na nové místo hodí. Pokud teď například vaše organizace využívá pro SharePoint v Microsoft 365 větší úložiště, než je limit Microsoft 365, budete muset učinit tato rozhodnutí:
- Které soubory chcete přesunout?
- Chcete dokoupit další úložný prostor?
- Měli byste mít v plánu mít prostor pro růst svého webu? (Určitě bude)
Pokud je vaše organizace velká nebo složitá, zvažte možnost požádat o pomoc odborníka. Renomovanou pomoc najdete na webu Microsoft Pinpoint. Pinpoint představuje rychlý a snadný způsob, jak mohou společnosti po celém světě najít certifikované odborníky a profesionální služby Microsoftu
Vytváření složek, knihoven a podřízených webů
Po určení obsahu, který chcete přesunout, si rozmyslete, jak ho chcete uspořádat. Můžete začít nahráním souborů do knihovny Dokumenty na týmovém webu. Je dobré si obsah uspořádat, hlavně pokud očekáváte, že nakonec budete mít hodně souborů. S rostoucím objemem obsahu můžete vytvářet další knihovny dokumentů, knihoven formulářů a knihoven obrázků pro ukládání tohoto obsahu. Můžete taky vytvořit podřízené weby pro různé druhy dokumentů nebo projektů.
Další informace o plánování struktury pro uspořádání obsahu na webu najdete v tématu Plánování obsahu týmového webu.
Nahrávání dokumentů, obrázků a souborů
Pokud chcete nahrát soubory, jako jsou dokumenty aplikace Word, soubory PDF nebo fotografie JPG, nahrajte je do knihovny nebo složky v knihovně.
Poznámka
Maximální velikost jednoho souboru, který je možné nahrát do SharePointu v knihovně Microsoft 365, je v současné době 2 GB. Kromě toho můžete nahrát maximálně 100 nebo méně souborů najednou.
Nejlepší způsob, jak to udělat, závisí na počtu souborů. Nejdřív přejděte do cílové knihovny a pak použijte tuto tabulku k výběru metody:
| Počet souborů | Způsob nahrání |
|---|---|
| Jeden dokument | Vyberte Nový dokument>UPLOAD EXISTING FILEa vyhledejte soubor v počítači. |
| Mnoho dokumentů a složek | Na pásu karet vyberte tlačítko Otevřít v Průzkumníkovi na kartě Knihovna . Pak soubory přetáhněte pomocí Průzkumník souborů. |
Další informace najdete v tématu Odesílání, vytváření nebo odstraňování souborů v knihovně.
Poznámka
Existují určité typy souborů, které se do knihovny nahrát nedají. Seznam těchto typů najdete v článku Typy souborů, které nejdou přidat do seznamu nebo knihovny.
Zvažte vytvoření sharepointových seznamů pro kontakty, kalendáře a tabulky
Každá firma má data v mnoha podobách, například v kalendářích, úkolech a tabulkách. Tento obsah můžete přesunout nebo převést na seznam na webu. Můžete třeba převést seznam obchodních kontaktů na seznam kontaktů. Kromě toho můžete kalendáře často převést na sharepointový Calendar, což je zvláštní druh seznamu.
- Pokud chcete zjistit, jak vytvořit kalendář skupiny v SharePointu v Microsoftu 365, podívejte se na toto video: Video: Vytvoření vlastního kalendáře.
Pokud teď ke sledování informací používáte tabulky Microsoft Excelu, můžete tyto tabulky nahrát přímo do knihovny dokumentů na SharePointu v Microsoftu 365. Tabulku můžete taky importovat jako sharepointové seznamy. Protože seznam může aktualizovat hodně lidí současně, podporují sharepointové seznamy spolupráci. Můžete vytvořit různá zobrazení seznamů a zobrazit tak přesně ty informace, které chcete.
- Další informace o práci se seznamy najdete v tématu Školení: Vytvoření a nastavení seznamu.
Zvažte řešení SharePointu pro běžné obchodní potřeby
Dalším způsobem, jak přesunout obsah, je použít řešení SharePointu, které lépe spravuje stávající úkol. Většina organizací chce například zaznamenávat a sdílet každodenní znalosti lidí, kteří v nich pracují. Přesně pro tento druh sdílení může být skvělý wikiweb na vašem webu.
Tato tabulka popisuje funkce SharePointu, které vám můžou pomoct spravovat obchodní procesy.
| Obchodní proces | Popis |
|---|---|
| Použití wikiwebu ke sdílení týmových znalostí a spolupráci | Wikiweby jsou speciální weby, kde komunita uživatelů vytváří a spravuje informace. Wikiweby můžou být skvělým nástrojem pro zachycení a sdílení informací o procesu nebo obecných referenčních informací, které jsou důležité pro vaši práci. |
| Přesunutí plánování zdrojů do sharepointových kalendářů skupiny | Kalendář skupiny může být vhodný způsob, jak naplánovat společné zdroje, jako jsou konferenční místnosti, audiovizuální vybavení a podobně. Vzhledem k tomu, že kalendář skupiny je uložený na webu SharePointu v Microsoftu 365, můžou ho všichni členové vašeho týmu snadno zobrazit na SharePointu nebo v Outlooku.
|
| Převod databázových programů na aplikaci pro Access | Pomocí aplikace Microsoft Access 2013 můžete navrhnout a publikovat databázi a potom vytvořit aplikaci pro Access, která bude databázi používat na vašem týmovém webu. |
| Automatizace obchodních procesů pomocí pracovních postupů | Pracovní postupy automatizují a sledují klíčové úkoly v obchodním procesu. Jsou skvělé pro úkoly, jako jsou schvalovací procesy nebo shromažďování názorů. |
Pomozte uživatelům webu najít váš obsah
Po přesunutí dokumentů a souborů na týmový web o tom dejte vědět ostatním uživatelům webu. Můžete jim nabídnout několik různých způsobů, jak můžou najít obsah na webu.
Tato tabulka popisuje různé metody, které můžete použít.
| Metoda | Popis |
|---|---|
| Vyhledání obsahu pomocí hledání | Nejjednodušší způsob, jak najít obsah na sharepointovém webu Microsoft 365, je použít funkci vyhledávání.
|
| Konfigurace zobrazení seznamů a knihoven s cílem zvýšit zjistitelnost obsahu | Můžete vybrat prvky, které se zobrazí v zobrazení. V jednom zobrazení se může třeba zobrazovat název a autor. V jiném zobrazení můžete chtít zobrazit jenom položky přidané po určitém datu. |
| Přizpůsobení navigace na webu | Navigaci pro svůj týmový web můžete přizpůsobit, aby uživatelé webu mohli snadněji vyhledávat obsah. |
| Hledání online obsahu, když jste offline | K vyhledání obsahu, který je na webu SharePointu v Microsoftu 365, můžete použít OneDrive pro práci, školu nebo Outlook |
| Sledování aktualizací obsahu |
Další informace o způsobech, jak můžete uživatelům webu pomoct snadno najít obsah, najdete v článku Průvodce plánováním Plánování obsahu pro týmové weby .
Napište nám komentář
Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím vědět na konci této stránky. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.