Designovervejelser i forbindelse med opdatering af data

En veldesignet database hjælper ikke blot med at sikre dataintegriteten, men er også nemmere at vedligeholde og opdatere. En Access-database er ikke en fil på samme måde som et Microsoft Word-dokument eller et Microsoft PowerPoint-slide-sæt. I stedet er det en samling objekter – tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler osv. – der skal arbejde sammen for at fungere korrekt.

Brugerne indtaster primært data via kontrolelementer. Hvad du skal gøre med et bestemt kontrolelement, afhænger af datatypesættet for det underliggende tabelfelt, eventuelle egenskabssæt for det pågældende felt og de egenskaber, der er angivet for kontrolelementet. Endelig bør du overveje at bruge yderligere databaseteknikker som validering, standardværdier, lister og opslag og overlappende opdateringer. 

Du kan finde flere oplysninger om opdatering af data fra en brugers visning i Måder at tilføje, redigere og slette poster på.

I denne artikel

Sådan påvirker databasedesign dataindtastning

De oplysninger, du opbevarer i en database, gemmes i tabeller,som indeholder data om et bestemt emne, f.eks. aktiver eller kontakter. Hver post i en tabel indeholder oplysninger om ét element, f.eks. en bestemt kontakt. En post består af felter,f.eks. navn, adresse og telefonnummer. En post kaldes ofte en række, og et felt kaldes ofte en kolonne. Disse objekter skal overholde et sæt design principper, eller databasen vil enten fungere dårligt eller mislykkes helt. Disse design principper påvirker desuden den måde, du angiver data på. Overvej følgende:

  • Tabeller    Access gemmer alle data i én eller flere tabeller. Antallet af tabeller, du bruger, afhænger af databasens design og kompleksitet. Selvom du kan få vist data i en formular, en rapport eller i de resultater, der returneres af en forespørgsel, gemmer Access kun dataene i tabeller, og de andre objekter i databasen er bygget oven på disse tabeller. Hver tabel skal være baseret på ét emne. En tabel med firmakontaktoplysninger bør f.eks. ikke indeholde salgsoplysninger. Hvis det sker, kan det blive svært, hvis det ikke er umuligt, at finde og redigere de korrekte oplysninger.

  • Datatyper    Typisk accepterer hvert af felterne i en tabel kun én type data. Du kan f.eks. ikke gemme noter i et felt, der er angivet til at acceptere tal. Hvis du forsøger at skrive tekst i et sådant felt, viser Access en fejlmeddelelse. Men det er ikke en fast og hurtig regel. Du kan f.eks. gemme tal (f.eks. postnumre) i et felt, der er angivet til datatypen Kort tekst, men du kan ikke udføre beregninger på disse data, fordi Access opfatter det som en del af teksten.

    Med nogle undtagelser bør felterne i en post kun acceptere én værdi. Du kan f.eks. ikke angive mere end én adresse i et adressefelt. Dette er i modsætning til Microsoft Excel, hvor du kan angive et vilkårligt antal navne eller adresser eller billeder i en enkelt celle, medmindre du indstiller cellen til at acceptere begrænsede datatyper. 

  • Felter med flere værdier    Access indeholder en funktion, der kaldes feltet med flere værdier til at knytte flere stykker data til en enkelt post, og til at oprette lister, der accepterer flere værdier. Du kan altid identificere en liste med flere værdier, fordi Access viser et afkrydsningsfelt ud for hvert listeelement. Du kan f.eks. vedhæfte et Microsoft PowerPoint-slide-sæt og et hvilket som helst antal billeder til en post i databasen. Du kan også oprette en liste over navne og vælge så mange af disse navne, som det er nødvendigt. Brugen af felter med flere værdier kan synes at bryde reglerne for databasedesign, fordi du kan gemme mere end én post pr. tabelfelt. Men Access gennemtvinger reglerne "bag kulisserne" ved at gemme dataene i særlige, skjulte tabeller.

  • Brug af formularer    Du opretter typisk formularer, når du vil gøre det nemmere at bruge en database og for at sikre, at brugerne indtaster data præcist. Hvordan du bruger en formular til at redigere data, afhænger af formularens design. Formularer kan indeholde et hvilket som helst antal kontrolelementer, f.eks. lister, tekstfelter, knapper og endda dataark. Hvert kontrolelement i formularen kan enten læse data fra eller skrive data til et underliggende tabelfelt.

Få mere at vide under Grundlæggende databasedesign,og opret en tabel, og tilføj felter.

Toppen af siden

Angive en standardværdi for et felt eller et kontrolelement

Hvis et stort antal poster deler den samme værdi for et bestemt felt, f.eks. en by eller et land/område, kan du spare tid ved at angive en standardværdi for det kontrolelement, der er bundet til det pågældende felt eller selve feltet. Når du åbner formularen eller tabellen for at oprette en ny post, vises din standardværdi i det pågældende kontrolelement eller felt.

I en tabel

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. Vælg feltet øverst i visningen.

  3. Vælg fanen Generelt nederst i visningen.

  4. Angiv egenskaben Standardværdi til den ønskede værdi.

I en formular

  1. Åbn formularen i layout- eller designvisning.

  2. Højreklik på det kontrolelement, du vil arbejde med, og klik derefter på Egenskaber.

  3. Angiv egenskaben Standardværdi til den ønskede værdi under fanen Data.

Toppen af siden

Brug af valideringsregler til at begrænse data

Du kan validere data i Access-skrivebordsdatabaser, mens du angiver dem, ved hjælp af valideringsregler. Valideringsregler kan angives i enten tabeldesign- eller tabeldataarkvisning. Der findes tre typer valideringsregler i Access:

  • Feltvalideringsregel    Du kan bruge en feltvalideringsregel til at angive et kriterium, som alle gyldige feltværdier skal opfylde. Det bør ikke være nødvendigt at angive det aktuelle felt som en del af reglen, medmindre du bruger feltet i en funktion. Begrænsninger for typer af tegn i et felt kan være nemmere med en inputmaske. Et datofelt kan f.eks. have en valideringsregel, som ikke tillader værdier i fortiden.

  • Postvalideringsregel     Du kan bruge en postvalideringsregel til at angive en betingelse, som alle gyldige poster skal opfylde. Du kan sammenligne værdier på tværs af forskellige felter ved hjælp af en postvalideringsregel. En post med to datofelter kan f.eks. kræve, at værdierne i et felt altid kommer før værdierne i det andet felt (startdatoen er f.eks. før Slutdato).

  • Validering på en formular    Du kan bruge egenskaben Valideringsregel for et kontrolelement i en formular til at angive et kriterium, som alle værdier i kontrolelementet skal opfylde. Egenskaben Valideringsregel for kontrolelementer fungerer på samme måde som en feltvalideringsregel. Du bruger typisk en formularvalideringsregel i stedet for en feltvalideringsregel, hvis reglen er specifik for kun den pågældende formular og ikke for tabellen, uanset hvor den blev brugt.

Du kan finde flere oplysninger i Begræns datainput ved hjælp af valideringsregler.

Toppen af siden

Arbejde med værdilister og opslagsfelter

Der findes to typer listedata i Access:

  • Værdilister    Disse indeholder et hard-coded sæt af værdier, som du angiver manuelt. Værdierne findes i egenskaben Rækkekilde i feltet.

  • Opslagsfelter    Disse bruger en forespørgsel til at hente værdier fra en anden tabel. Egenskaben Rækkekilde for feltet indeholder en forespørgsel i stedet for en hard-coded liste over værdier. Forespørgslen henter værdier fra en eller flere tabeller i en database. Som standard viser opslagsfeltet disse værdier til dig i form af en liste. Afhængigt af hvordan du indstiller opslagsfeltet, kan du vælge et eller flere elementer fra den pågældende liste.

    Bemærk    Opslagsfelter kan forvirre nye Access-brugere, fordi der vises en liste over elementer på ét sted (den liste, som Access opretter ud fra dataene i opslagsfeltet), men dataene kan findes på en anden placering (den tabel, der indeholder dataene).

Access viser som standard listedata i et kombinationsfeltelement, selvom du kan angive et listefeltelement. Der åbnes et kombinationsfelt for at præsentere listen, og det lukkes derefter, når du foretager et valg. En liste forbliver derimod åben hele tiden.

Hvis du vil redigere lister, kan du også køre kommandoen Rediger listeelementer, eller du kan redigere dataene direkte i egenskaben Rækkekilde for kildetabellen. Når du opdaterer dataene i et opslagsfelt, opdaterer du kildetabellen.

Hvis egenskaben Rækkekildetype for din liste eller dit kombinationsfelt er angivet til Værdiliste, kan du redigere listen over værdier, mens formularen er åben i formularvisning – du behøver ikke at skifte til designvisning eller layoutvisning, åbne egenskabsarket og redigere egenskaben Rækkekilde for kontrolelementet, hver gang du vil foretage en ændring af listen. Hvis du vil redigere listen over værdier, skal egenskaben Tillad redigering af værdiliste for listen eller kombinationsfeltet være indstillet til Ja.

Du kan finde flere oplysninger i Opret en liste over valgmuligheder ved hjælp af en liste eller et kombinationsfelt.

Forhindre redigering af værdilisten i formularvisning

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik på Designvisning eller Layoutvisning.

  2. Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på F4 for at få vist egenskabsarket.

  3. Angiv egenskaben Tillad redigering af værdiliste til Nej under fanen Data i egenskabsarket.

  4. Klik på Filer, og klik derefter påGem, eller tryk på Ctrl+S Knapflade .

Angive en anden formular til redigering af værdilisten

Access har som standard en indbygget formular til redigering af værdilisten. Hvis du har en anden formular, som du foretrækker at bruge til dette formål, kan du skrive navnet på formularen i egenskaben Rediger formular for listeelementer på følgende måde:

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisningeller Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på F4 for at få vist egenskabsarket.

  3. Klik på rullepilen i egenskabsfeltet Rediger formular under fanen Data i egenskabsarket.

  4. Klik på den formular, du vil bruge til at redigere værdilisten.

  5. Klik på filen, og klik derefter på Gem,eller tryk på Ctrl+S Knapflade .

Undersøge et opslagsfelt i en formular

  1. Åbn formularen i layout- eller designvisning.

  2. Højreklik på listen eller kombinationsfeltelementet, og klik på Egenskaber.

  3. Klik på fanen Alle i egenskabsarket, og find egenskaberne Rækkekildetypeog Rækkekilde. Egenskaben Rækkekildetype skal indeholde enten Værdiliste eller Tabel/Forespørgsel,og egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en liste over elementer, der er adskilt med semikolon eller en forespørgsel. Du kan få mere plads ved at højreklikke på egenskaben og vælge Zoom eller trykke på Skift+F2.

    Typisk bruger værdilister denne grundlæggende syntaks: "element";" element";" item"

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikolon.

    Udvælgelsesforespørgsler bruger denne grundlæggende syntaks: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i den pågældende tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til tabellen eller forespørgslen. Her er et vigtigt punkt at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholde navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så du kan altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Sørg for, at du omgiver hvert element med dobbelte anførselstegn, og adskid hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen på opslagslisten henviser til en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel i designvisning (højreklik på forespørgslen i navigationsruden, og klik på Designvisning). Bemærk navnet på den tabel, der vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner, og gå derefter til næste trin.

      Ellers skal du notere navnet på tabellen, hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel og gå til næste trin.

  5. Åbn tabellen i dataarkvisning, ogrediger derefter listeelementerne efter behov.

Undersøge et opslagsfelt i en tabel

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I den øverste del af forespørgselsdesigngitteret skal du i kolonnen Datatype klikke på eller på anden måde flytte fokus til et tekst-, tal- eller ja/nej-felt.

  3. Klik på fanen Opslag i den nederste del af tabeldesigngitteret, og kig derefter på egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde.

    Egenskaben Rækkekildetype skal læse Værdiliste ellerTabel/Forespørgsel. Egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en værdiliste eller en forespørgsel.

    Værdilister bruger denne grundlæggende syntaks: "element";" element";" item"

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikolon.

    Typisk bruger udvælgelsesforespørgsler denne grundlæggende syntaks: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i den pågældende tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til tabellen eller forespørgslen. Her er et vigtigt punkt at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholde navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så du kan altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Sørg for, at du omgiver hvert element med dobbelte anførselstegn, og adskid hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel i designvisning i navigationsruden (højreklik på forespørgslen, og klik på Designvisning). Bemærk navnet på den tabel, der vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner, og gå derefter til næste trin.

      Ellers skal du notere navnet på tabellen, hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel og gå til næste trin.

  5. Åbn tabellen i dataarkvisning, ogrediger derefter listeelementerne efter behov.

Toppen af siden

Sletning af data fra en værdiliste eller et opslagsfelt

Elementer i en værdiliste findes i den samme tabel som de andre værdier i en post. I modsætning hertil findes dataene i et opslagsfelt i en eller flere andre tabeller. Hvis du vil fjerne data fra en værdiliste, skal du åbne tabellen og redigere elementerne.

Det at fjerne data fra en opslagsliste kræver yderligere trin, og disse trin varierer afhængigt af, om opslagslisternes forespørgsel henter data fra en tabel eller fra en anden forespørgsel. Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en tabel, skal du identificere den pågældende tabel, og det felt, der indeholder de data, der vises på listen. Du åbner derefter kildetabellen og redigerer dataene i det pågældende felt. Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel, finde kildetabellen og feltet, hvor den anden forespørgsel henter sine data, og ændre værdierne i den pågældende tabel.

Fjern data fra en værdiliste

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I den øverste del af designgitteret skal du vælge tabelfeltet, der indeholder værdilisten.

  3. I den nederste del af gitteret skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaben Rækkekilde.

    Som standard er der dobbelte anførselstegn omkring elementerne på en liste med værdier, og hvert element er adskilt af semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Du kan fjerne elementer på listen efter behov. Husk at slette de anførselstegn, der omgiver hvert slettet element. Du skal derudover ikke efterlade et foranstillet semikolon eller et par semikoloner sammen (;;), og hvis du fjerner det sidste element på listen, skal du slette det sidste semikolon.

    Vigtigt    Hvis du sletter et element fra en værdiliste, og posterne i tabellen allerede bruger det slettede element, forbliver det slettede element en del af posten, indtil du ændrer det. Antag f.eks., at din virksomhed har et varelager i By A, men derefter sælger den pågældende bygning. Hvis du fjerner "By A" fra listen over varelager, vises "By A" i tabellen, indtil du ændrer disse værdier.

Fjern data fra et opslagsfelt

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I øverste del af designgitteret skal du markere opslagsfeltet.

  3. I den nederste del af designgitteret, skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde.

    Egenskaben Rækkekildetype skal vise Tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde en forespørgsel, der refererer til en tabel eller en anden forespørgsel. Forespørgsler til opslagsfelter starter altid med ordet SELECT.

    Typisk (men ikke altid) bruger en udvælgelsesforespørgsel denne grundlæggende syntaks: SELECT [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].[feltnavn] FROM [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel og et felt i den pågældende tabel, men den anden delsætning henviser kun til tabellen. Det er værd at huske: Delsætningen FROM giver dig altid navnet på kildetabellen eller -forespørgslen. SELECT-delsætninger indeholder muligvis ikke altid navnet på en tabel eller en forespørgsel, selvom de altid indeholder navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en anden forespørgsel, skal du klikke på knappen Byg (på fanen Data i egenskabsarket skal du klikke på Knappen Generator næste) for at åbne forespørgslen i designvisning. Du skal notere navnet på den tabel, der vises i den øverste del af forespørgselsdesigneren, og derefter fortsætte til trin 5.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel, skal du notere navnet på tabellen og derefter fortsætte til trin 5.

  5. Åbn kildetabellen i dataarkvisning.

  6. Find det felt, der indeholder de data, der bruges på opslagslisten, og rediger derefter disse data efter behov.

Toppen af siden

Sådan påvirker datatyper den måde, du angiver data på

Når du designer en databasetabel, vælger du en datatype for hvert felt i den pågældende tabel, en proces, der er med til at sikre en mere nøjagtig dataindtastning.

Få vist datatyper

Gør et af følgende:

Brug af dataarkvisning

  1. Åbn tabellen i Dataarkvisning.

  2. Kig på værdienlisten Datatype i gruppen Formatering under fanen Felter. Værdien ændres, når du placerer markøren i de forskellige felter i tabellen:

    Listen Datatype

Brug af designvisning

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. Kig på designgitteret. Den øverste del af gitteret viser navn og datatype for hvert tabelfelt.

    Felter i designvisning

Sådan påvirker datatyper dataindtastning

Den datatype, du angiver for hvert tabelfelt, giver første grad af kontrol over, hvilken type data der er tilladt i et felt. I nogle tilfælde, f.eks. et felt med lang tekst, kan du angive de ønskede data. I andre tilfælde, f.eks. et felt med automatisk nummerering, forhindrer indstillingen af datatypen dig i overhovedet at angive oplysninger. I følgende tabel vises de datatyper, Access indeholder, og der beskrives, hvordan de påvirker dataindtastning.

Du kan finde flere oplysninger i Datatyper for Access-skrivebordsdatabaserog Redigere eller ændre indstillingen for datatype for et felt.

Datatype

Effekt på indtastning af data

Kort tekst

Bemærk, at fra og med Access 2013 er tekstdatatyper blevet omdøbt til Kort tekst.

Felterne Kort tekst accepterer enten tekst eller numeriske tegn, herunder afgrænsede lister over elementer. Et tekstfelt accepterer et mindre antal tegn end et felt af typerne Lang tekst – fra 0 til 255 tegn. I nogle tilfælde kan du bruge konverteringsfunktioner til at udføre beregninger på dataene i et felt med kort tekst.

Lang tekst

Bemærk, at fra og med Access 2013 er notatdatatyper blevet omdøbt til Lang tekst.

Du kan angive store mængder tekst og numeriske data i denne type felt på op til 64.000 tegn. Du kan også angive feltet til at understøtte RTF-formatering. Du kan anvende de formateringstyper, du normalt finder i tekstbehandlingsprogrammer, f.eks. Word. Du kan f.eks. anvende forskellige skrifttyper og skriftstørrelser på bestemte tegn i teksten og gøre dem fede eller kursiv osv. Du kan også føje HTML (Hypertext Markup Language) (HTML)-koder til dataene. Du kan finde flere oplysninger i Indsætte eller tilføje et RTF-felt.

Desuden har lange tekstfelter en egenskab, der hedder Tilføj kun. Når du aktiverer denne egenskab, kan du føje nye data til et felt med lang tekst, men du kan ikke ændre eksisterende data. Funktionen er beregnet til brug i programmer, f.eks. problemsporingsdatabaser, hvor det kan være nødvendigt at bevare en permanent post, der ikke kan ændres. Når du placerer markøren i feltet Lang tekst med egenskaben Tilføj kun aktiveret, forsvinder teksten i feltet som standard. Du kan ikke anvende formatering eller andre ændringer på teksten.

På samme måde som felter med kort tekst kan du også køre konverteringsfunktioner mod dataene i et felt med lang tekst.

Tal

Du kan kun angive tal i denne type felt, og du kan udføre beregninger på værdierne i et talfelt.

Stort tal

Bemærk, at datatyperne Stort tal kun er tilgængelige Microsoft 365 abonnementsversionen af Access.

Du kan kun angive tal i denne type felt, og du kan udføre beregninger på værdierne i feltet Stort tal.

Få mere at vide under Brug af datatypen Stort tal.

Dato og klokkeslæt

Du kan kun angive datoer og klokkeslæt i denne felttype. 

Du kan angive en inputmaske for feltet (en række konstanter og pladsholdertegn, der vises, når du markerer feltet), skal du angive data i de mellemrum og det format, masken indeholder. Hvis du f.eks. kan se en maske som MMM_DD_YYYY, skal du skrive 11. oktober 2017 i de angivne mellemrum. Du kan ikke angive et helt månedsnavn eller en tocifret årsværdi. Du kan finde flere oplysninger i Kontrollere dataindtastningsformater med inputmasker.

Hvis du ikke opretter en inputmaske, kan du angive værdien ved hjælp af et gyldigt dato- eller klokkeslætsformat. Du kan f.eks. skrive 11. oktober 2017, 11-10-2017, 11. oktober 2017 osv.

Du kan også anvende et visningsformat på feltet. Hvis der ikke findes en inputmaske, kan du angive en værdi i stort set ethvert format, men datoerne vises i overensstemmelse med visningsformatet. Du kan f.eks. skrive 11-10-2017, men visningsformatet kan være indstillet, så det viser værdien som 11-okt-2017.

Du kan finde flere oplysninger i Indsætte dags dato.

Valuta

Du kan kun angive valutaværdier i denne felttype. Du behøver heller ikke at angive et valutasymbol manuelt. Som standard anvender Access det valutasymbol ( ¥, £, £osv.), der er angivet i de internationale indstillinger i Windows. Du kan ændre dette valutasymbol, så det afspejler en anden valuta, hvis det er nødvendigt.

Autonummerering

Du kan når som helst ikke angive eller ændre dataene i denne type felt. Access øger værdierne i et felt af typen Automatisk nummerering, hver gang du føjer en ny post til en tabel.

Beregnet

Du kan når som helst ikke angive eller ændre dataene i denne type felt. Resultaterne af dette felt bestemmes af et udtryk, du definerer. Access opdaterer værdierne i et beregnet felt, når du tilføjer eller redigerer en ny post i en tabel.

Ja/Nej

Når du klikker på et felt, der er angivet til denne datatype, viser Access enten et afkrydsningsfelt eller en rulleliste, afhængigt af hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet til at vise en liste, kan du vælge enten Ja eller Nej,Sand eller Falsk eller Til eller Fra på listen, igen afhængigt af det format, der anvendes på feltet. Du kan ikke indtaste værdier på listen eller ændre værdierne på listen direkte fra en formular eller tabel.

OLE-objekt

Du kan bruge denne type felt, når du vil vise data fra en fil, der er oprettet i et andet program. Du kan f.eks. få vist en tekstfil, et Excel-diagram eller et PowerPoint-slide-sæt i et OLE-objektfelt.

Vedhæftede filer giver en hurtigere, nemmere og mere fleksibel måde at få vist data fra andre programmer på.

Hyperlink

Du kan angive alle data i denne type felt, og Access ombryder dem i en webadresse. Hvis du f.eks. skriver en værdi i feltet, omgiver Access teksten med http://www.your_text.com. Hvis du angiver en gyldig webadresse, fungerer linket. Ellers medfører linket en fejlmeddelelse.

Redigering af eksisterende links kan også være svært, fordi når du klikker på et linkfelt med musen, startes browseren, og du kommer til det websted, der er angivet i linket. Hvis du vil redigere et linkfelt, skal du vælge et tilstødende felt, bruge Tab eller piletasterne til at flytte fokus til linkfeltet og derefter trykke på F2 for at aktivere redigering.

Vedhæftet fil

Du kan vedhæfte data fra andre programmer til denne type felt, men du kan ikke skrive eller på anden måde skrive tekst eller numeriske data.

Du kan få mere at vide under Vedhæft filer og grafik til posterne i databasen.

Guiden Opslag

Guiden Opslag er ikke en datatype. I stedet skal du bruge guiden til at oprette to typer rullelister: værdilister og opslagsfelter. En værdiliste anvender en afgrænset liste over elementer, du angiver manuelt, når du bruger guiden Opslag. Disse værdier kan være uafhængige af alle andre data eller objekter i databasen.

I modsætning hertil anvender et opslagsfelt en forespørgsel til at hente data fra en eller flere af de andre tabeller i en database. Opslagsfeltet viser derefter dataene på en rulleliste. Som standard angiver guiden Opslag tabelfeltet til datatypen Tal.

Du kan arbejde med opslagsfelter direkte i tabeller og også i formularer og rapporter. Som standard vises værdierne i et opslagsfelt i en type listekontrolelement, der kaldes et kombinationsfelt – en liste, der har en rullepil:

Tom opslagsliste

Du kan også bruge en liste, der viser flere elementer med et rullepanel, for at få vist flere elementer:

Grundlæggende listebokskontrolelement i en formular

Afhængigt af hvordan du angiver opslagsfeltet og kombinationsfeltet, kan du redigere elementerne på listen og føje elementer til listen ved at deaktivere egenskaben Grænse til liste for opslagsfeltet.

Hvis du ikke kan redigere værdierne på en liste direkte, skal du tilføje eller ændre dataene på din foruddefinerede liste over værdier eller i den tabel, der fungerer som kilde til opslagsfeltet.

Når du opretter et opslagsfelt, kan du også indstille det til at understøtte flere værdier. Når du gør dette, viser resultatlisten et afkrydsningsfelt ud for hvert listeelement, og du kan markere eller fjerne markeringen i så mange af elementerne, som det er nødvendigt. I denne figur vises en typisk liste med flere værdier:

Liste med afkrydsningsfelter.

Du kan finde oplysninger om oprettelse af opslagsfelter med flere værdier og brug af de resulterende lister i Opret eller slet et felt med flere værdier.

Toppen af siden

Sådan påvirker tabelfeltegenskaber den måde, du angiver data på

Ud over de design principper, der styrer strukturen i en database og de datatyper, der styrer, hvad du kan angive i et bestemt felt, kan flere feltegenskaber også påvirke, hvordan du angiver data i en Access-database.

Vis egenskaber for et tabelfelt

I Access kan du få vist egenskaberne for et tabelfelt på to måder.

I dataarkvisning

  1. Åbn tabellen i Dataarkvisning.

  2. Klik på fanen Felter, og brug kontrolelementerne i gruppen Formatering til at få vist egenskaberne for hvert tabelfelt.

I designvisning

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. Klik på fanen Generelt i den nederste del af gitteret, hvis den ikke allerede er markeret.

  3. Hvis du vil se egenskaberne for et opslagsfelt, skal du klikke på fanen Opslag.

Sådan påvirker egenskaber dataindtastning

I følgende tabel vises de egenskaber, der har størst indvirkning på dataindtastning, og der forklares, hvordan de påvirker indtastning af data.

Egenskab

Placering i tabellens designgitter

Mulige værdier

Funktionsmåde, når du forsøger at angive data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0-255

Tegngrænsen gælder kun for felter, der er angivet til datatypen Tekst. Hvis du forsøger at angive mere end det angivne antal tegn, klipper feltet dem af.

Påkrævet

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når denne egenskab er slået til, tvinger den dig til at angive en værdi i et felt, og du kan ikke gemme nye data, før du har fuldført et obligatorisk felt. Når feltet er deaktiveret, accepteres null-værdier, hvilket betyder, at feltet kan forblive tomt.

En null-værdi er ikke det samme som en nulværdi. Nul er et ciffer, og "null" mangler, er ikke defineret eller ukendt værdi.

Tillad strenge af længden nul

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når den er slået til, kan du angive strenge af længden nul – strenge, der ikke indeholder nogen tegn. Hvis du vil oprette en tom streng, skal du angive et par dobbelte anførselstegn i feltet ("").

Indekseret

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når du indekserer et tabelfelt, forhindrer Access dig i at tilføje dublerede værdier. Du kan også oprette et indeks fra mere end ét felt. Hvis du gør dette, kan du duplikere værdierne i ét felt, men ikke i begge felter.

Inputmaske

Fanen Generelt

Foruddefinerede eller brugerdefinerede sæt af konstante tegn og pladsholdertegn

En inputmaske tvinger dig til at angive data i et foruddefineret format. Maskerne vises, når du vælger et felt i en tabel eller et kontrolelement i en formular. Antag f.eks., at du klikker på et datofelt og ser dette sæt tegn: MMM-DD-YYYY. Det er en inputmaske. Det tvinger dig til at angive månedsværdier som forkortelser på tre bogstaver, f.eks. OKT, og værdien for året som fire cifre – f.eks. OKT-15-2017.

Inputmasker styrer kun, hvordan du angiver data, ikke hvordan Access gemmer eller viser disse data.

Du kan finde flere oplysninger i Kontrolelement for dataindtastningsformater med inputmaskerog Formatér et dato- og klokkeslætsfelt.

Begræns til liste

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer ændringer af elementerne i et opslagsfelt. Brugere forsøger nogle gange at ændre elementerne i et opslagsfelt manuelt. Når Access forhindrer dig i at ændre elementerne i et felt, er denne egenskab indstillet til Ja. Hvis denne egenskab er aktiveret, og du vil ændre elementerne på en liste, skal du åbne listen (hvis du vil redigere en værdiliste) eller den tabel, der indeholder kildedataene for listen (hvis du vil redigere et opslagsfelt) og ændre værdierne der.

Tillad redigeringer af værdilisten

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for værdilister, men ikke for opslagsfelter. Hvis du vil aktivere denne kommando for opslagsfelter, skal du angive et gyldigt formularnavn i egenskaben Rediger formular for listeelementer. Kommandoen Tillad redigering af værdiliste vises i en genvejsmenu, som du åbner ved at højreklikke på en liste eller et kombinationsfeltelement. Når du kører kommandoen, vises dialogboksen Rediger listeelementer. Alternativt kan du, hvis du angiver navnet på en formular i egenskaben Rediger formular for listeelementer, starte denne formular i stedet for at vise dialogboksen.

Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer fra listefelt- og kombinationsfeltkontrolelementer, der er placeret på formularer, og fra kombinationsfeltkontrolelementer, der er placeret i tabeller og forespørgselsresultatsæt. Formularer skal være åbne i enten designvisning eller gennemse visning. Tabeller og forespørgselsresultatsæt skal være åbne i dataarkvisning.

Formular til redigering af listeelementer

Fanen Opslag

Navnet på en dataindtastningsformular

Hvis du angiver navnet på en dataindtastningsformular som værdien i denne tabelegenskab, åbnes den pågældende formular, når en bruger kører kommandoen Rediger listeelementer. Ellers vises dialogboksen Rediger listeelementer, når brugere kører kommandoen.

Toppen af siden

Brug overlappende opdateringer til at ændre værdier for primære og fremmede nøgler

Nogle gange kan det være nødvendigt at opdatere en værdi for en primær nøgle. Hvis du bruger den primære nøgle som en fremmed nøgle, kan du automatisk opdatere dine ændringer gennem alle underordnede forekomster af den fremmede nøgle.

Som en påmindelse er en primær nøgle en værdi, der entydigt identificerer hver række (post) i en databasetabel. En fremmed nøgle er en kolonne, der svarer til den primære nøgle. Fremmede nøgler findes typisk i andre tabeller, og de gør det muligt at oprette en relation (en kæde) mellem dataene i tabellerne.

Antag f.eks., at du bruger et produkt-id som primær nøgle. Et id-nummer identificerer entydigt ét produkt. Du kan også bruge dette id-nummer som en fremmed nøgle i en tabel med ordredata. På den måde kan du finde alle de ordrer, der involverer hvert produkt, fordi id'et bliver en del af ordren, når nogen bestiller det pågældende produkt.

Nogle gange ændres disse id-numre (eller andre typer af primære nøgler). Når de gør det, kan du ændre den primære nøgleværdi og få ændringen til automatisk at gå kaskadevis gennem alle relaterede underordnede poster. Du aktiverer denne funktionsmåde ved at aktivere referentiel integritet og overlappende opdateringer mellem de to tabeller.

Husk disse vigtige regler:

  • Du kan kun aktivere overlappende opdateringer for primær nøgle-felter, der er indstillet til datatyperne Tekst eller Tal. Du kan ikke bruge overlappende opdateringer for felter, der er angivet til datatypen Autonummerering.

  • Du kan kun aktivere overlappende opdateringer mellem tabeller med en en-til-mange-relation.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af relationer. se Vejledning i tabelrelationer ogOpret, rediger eller slet en relation.

Følgende procedurer går hånd i hånd og forklarer, hvordan du først opretter en relation og derefter aktiverer overlappende opdateringer for denne relation.

Opret relationen

  1. Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer.

  2. Klik på Tilføj tabeller (Vis tabel iAccess 2013) i gruppen Relationer under fanen Design.

  3. Vælg fanen Tabeller, markér de tabeller, du vil ændre, klik på Tilføj,og klik derefter på Luk.

    Du kan trykke på Skift for at vælge flere tabeller, eller du kan tilføje hver tabel enkeltvis. Vælg kun tabellerne på relationens én- og "mange"-sider.

  4. Træk den primære nøgle fra tabellen på relationens en-side i vinduet Relationer, og slip den i tabellens fremmed nøgle-felt på relationens mange-side.

    Dialogboksen Rediger relationer åbnes. I følgende figur vises dialogboksen:

    Dialogboksen Rediger relationer med eksisterende relation

  5. Markér afkrydsningsfeltet Gennemtving referentiel integritet, og klik på Opret.

Aktivér overlappende opdateringer i primære nøgler

  1. Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer.

  2. Vinduet Relationer vises og viser joinforbindelserne (vist som forbindelseslinjer) mellem tabellerne i databasen. I følgende figur vises en typisk relation:

  3. Højreklik på joinlinjen mellem de overordnede og underordnede tabeller, og klik på Rediger relation.

    Relation mellem to tabeller

    Dialogboksen Rediger relationer åbnes. I følgende figur vises dialogboksen:

    Dialogboksen Rediger relationer

  4. Vælg Kaskadevis opdatering af relateredefelter, sørg for, at afkrydsningsfeltet Gennemtving referentiel integritet er markeret, og klik derefter på OK.

Toppen af siden

Hvorfor lader id-numre nogle gange til at springe et tal over

Når du opretter et felt, der er angivet til datatypen Automatisk nummerering, genererer Access automatisk en værdi for det pågældende felt i hver ny post. Værdien øges som standard, så hver ny post får det næste tilgængelige fortløbende tal. Formålet med datatypen Autonummerering er at angive en værdi, der er egnet til brug som primær nøgle. Du kan finde flere oplysninger i Tilføje, angive, ændre eller fjerne den primære nøgle.

Når du sletter en række fra en tabel, der indeholder et felt, der er angivet til datatypen Autonummerering, genbruges værdien i feltet Autonummerering for den pågældende række ikke altid automatisk. Derfor er det tal, der genereres af Access, muligvis ikke det tal, du forventer at se, og der kan blive vist mellemrum i rækkefølgen af id-numre – dette er tilsidst. Du bør kun stole på entydigheden af værdierne i et felt af typen Automatisk nummerering og ikke deres rækkefølge.

Toppen af siden

Masseopdatering af data ved hjælp af forespørgsler

Tilføjelses-, opdaterings- og sletningsforespørgsler er effektive måder at tilføje, ændre eller fjerne poster på flere forskellige måder. Desuden er masseopdateringer nemmere og mere effektive at udføre, når du bruger gode principper for databasedesign. Det kan spare tid at bruge en tilføjelses-, opdaterings- eller sletteforespørgsel, fordi du også kan genbruge forespørgslen.

Vigtigt    Sikkerhedskopier dine data, før du bruger disse forespørgsler. Hvis du har en sikkerhedskopi ved hånden, kan det hjælpe dig med hurtigt at rette eventuelle fejl, du utilsigtet laver.

Tilføje forespørgsler    Bruges til at føje mange poster til en eller flere tabeller. En af de mest almindelige anvendelser af en tilføjelsesforespørgsel er at føje en gruppe poster fra en eller flere tabeller i en kildedatabase til en eller flere tabeller i en destinationdatabase. Antag f.eks., at du får nogle nye kunder og en database, der indeholder en tabel med oplysninger om disse kunder. For at undgå at indtaste disse nye data manuelt, kan du føje dem til den eller de relevante tabeller i databasen. Du kan finde flere oplysninger i Føje poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.

Opdateringsforespørgsler    Bruges til at tilføje, ændre eller slette en del (men ikke alle) af mange eksisterende poster. Opdateringsforespørgsler kan betragtes som en effektiv variant af dialogboksen Søg og erstat. Du angiver et udvælgelseskriterium (den grove ækvivalent til en søgestreng) og et opdateringskriterium (den grove ækvivalent til en erstatningsstreng). I modsætning til dialogboksen kan opdateringsforespørgsler acceptere flere kriterier, gøre det muligt at opdatere et stort antal poster på én gang og give dig mulighed for at ændre poster i mere end én tabel. Du kan få mere at vide under Opret og kør en opdateringsforespørgsel.

Slette forespørgsler    Hvis du enten hurtigt vil slette mange data eller slette et datasæt med jævne mellemrum, er en sletning nyttig, fordi forespørgslerne gør det muligt at angive kriterier for hurtigt at finde og slette dataene. Du kan finde flere oplysninger i Måder at tilføje, redigere og slette poster på.

Toppen af siden

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×