Access-Datenbanken können Ihnen dabei helfen, nahezu jede Art von Informationen wie Bestand, Kontakte oder Geschäftsprozesse zu speichern und nachzuverfolgen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Access-Desktopdatenbank erstellen, ihr Daten hinzufügen und dann die nächsten Schritte zum Anpassen und Verwenden Ihrer neuen Datenbank kennenlernen können.
Inhalt dieses Artikels
- Auswählen einer Vorlage
- Erstellen einer neuen Datenbank
- Hinzufügen einer Tabelle
- Kopieren und Einfügen von Daten
- Importieren von oder Verknüpfen zu Daten
- Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten
- Nächste Schritte
Auswählen einer Vorlage
Zugriffsvorlagen verfügen über integrierte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die einsatzbereit sind. Vorlagen sind eines der ersten Elemente, die Beim Starten von Access angezeigt werden, und Sie können online nach weiteren Vorlagen suchen.
- Wählen Sie unter Zugriff die Option Datei>neu aus.
- Wählen Sie eine Desktopdatenbankvorlage aus, und geben Sie dann unter Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein. Wenn keine Vorlage angezeigt wird, die für Sie geeignet ist, verwenden Sie das Feld Onlinevorlagen suchen .
- Sie können den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder das Ordnersymbol auswählen, um eins auszuwählen.
- Wählen Sie Erstellen aus.
Abhängig von der Vorlage müssen Sie möglicherweise eine der folgenden Schritte ausführen, um zu beginnen:
Wenn Access ein Anmeldedialogfeld mit einer leeren Benutzerliste anzeigt:
- Wählen Sie Neuer Benutzer aus.
- Füllen Sie das Formular Benutzerdetails aus.
- Wählen Sie Speichern und schließen aus.
- Wählen Sie den Benutzernamen aus, den Sie gerade eingegeben haben, und wählen Sie dann Anmelden aus.
Wenn Access in der Meldungsleiste eine Sicherheitswarnung anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, wählen Sie Inhalt aktivieren aus. Wenn für die Datenbank eine Anmeldung erforderlich ist, melden Sie sich erneut an.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-Desktopdatenbank aus einer Vorlage.
Erstellen einer neuen Datenbank
Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, können Sie mit einer leeren Desktopdatenbank beginnen.
- Wählen Sie unter Access die Option Neue>leere Desktopdatenbank aus.
- Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.
- Sie können den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder das Ordnersymbol auswählen, um eins auszuwählen.
- Wählen Sie Erstellen aus.
Hinzufügen einer Tabelle
In einer Datenbank werden Ihre Informationen in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert. So erstellen Sie eine Tabelle:
Wenn Sie Ihre Datenbank zum ersten Mal öffnen, wird in der Datenblattansicht eine leere Tabelle angezeigt, in der Sie Daten hinzufügen können. Um eine weitere Tabelle hinzuzufügen, wählen Sie Tabelle erstellen> aus. Sie können mit der Eingabe von Daten in das leere Feld (Zelle) beginnen oder Daten aus einer anderen Quelle wie einer Excel-Arbeitsmappe einfügen.
Um eine Spalte (Feld) umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.
Tipp
Aussagekräftige Namen helfen Ihnen zu wissen, was jedes Feld enthält, ohne dessen Inhalt anzuzeigen.
Wählen Sie Datei>speichern aus.
- Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, geben Sie in die Spalte Click to Add ein.
- Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf ihre Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Position. Sie können auch angrenzende Spalten auswählen und an eine neue Position ziehen.
Weitere Informationen finden Sie unter: Einführung in Tabellen.
Kopieren und Einfügen von Daten
Sie können Daten aus einem anderen Programm wie Excel oder Word in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Dies funktioniert am besten, wenn die Daten in Spalten getrennt werden. Wenn sich die Daten in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word befinden, verwenden Sie Tags, um die Spalten zu trennen, oder konvertieren Sie die Daten in ein Tabellenformat, bevor Sie sie kopieren.
Wenn die Daten bearbeitet werden müssen, z. B. das Trennen von vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen, führen Sie dies zuerst im Quellprogramm aus.
Öffnen Sie die Quelle, und kopieren Sie die Daten, indem Sie STRG+C drücken.
Öffnen Sie die Access-Tabelle, in der Sie die Daten in der Datenblattansicht hinzufügen möchten, und fügen Sie sie dann ein, indem Sie STRG+V drücken.
Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen aussagekräftigen Namen ein.
Wählen Sie Datei>speichern aus, und geben Sie der neuen Tabelle einen Namen.
Hinweis
Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den Informationen fest, die Sie in die erste Zeile jeder Spalte einfügen. Stellen Sie daher sicher, dass die Informationen in den folgenden Zeilen mit der ersten Zeile übereinstimmen.
Importieren von oder Verknüpfen zu Daten
Sie können Daten aus anderen Quellen importieren oder eine Verknüpfung mit Daten aus Access herstellen, ohne die Informationen aus dem Speicherort zu verschieben. Das Verknüpfen kann eine gute Option sein, wenn mehrere Benutzer die Daten aktualisieren und sie sicherstellen möchten, dass die neueste Version angezeigt wird, oder wenn Sie Speicherplatz sparen möchten. Bei den meisten Formaten können Sie auswählen, ob Daten verknüpft oder importiert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank.
Der Prozess unterscheidet sich je nach Datenquelle geringfügig, aber diese Anweisungen helfen Ihnen bei den ersten Schritten:
Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Linkdie Option Neue Datenquelle aus, und wählen Sie dann das Datenformat aus, aus dem Sie importieren oder mit dem Sie aus den aufgelisteten Untermenüoptionen eine Verknüpfung herstellen möchten.
Hinweis
Wenn Sie immer noch nicht das richtige Format finden können, müssen Sie die Daten möglicherweise zuerst in ein von Access unterstütztes Dateiformat exportieren, z. B. in einer durch Trennzeichen getrennten Textdatei.
Befolgen Sie die Anweisungen im Dialogfeld Externe Daten abrufen .
Beim Verknüpfen sind einige Formate schreibgeschützt verfügbar. Dies sind die externen Quellen, aus denen Sie Daten importieren oder eine Verknüpfung herstellen können:
| Quelle | Importieren | Link |
|---|---|---|
| Excel | Ja | Ja (schreibgeschützt) |
| Access | Ja | Ja |
| ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server) | Ja | Ja |
| Text- oder CSV-Dateien | Ja | Ja (nur neue Datensätze hinzufügen) |
| SharePoint-Liste | Ja | Ja |
| XML | Ja | |
| Datendienste | Ja (schreibgeschützt) | |
| HTML-Dokument | Ja | Ja |
| Outlook-Ordner | Ja | Ja |
Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank.
Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten
Sie können den Tabellenanalyse-Assistenten verwenden, um redundante Daten schnell zu identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in separaten Tabellen zu organisieren. Access behält die ursprüngliche Tabelle als Sicherung bei.
- Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Tabelle enthält, die Sie analysieren möchten.
- Wählen Sie Datenbanktools>Tabelle analysieren aus. Die ersten beiden Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Tutorial mit Beispielen. Wenn ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Einführungsseiten anzeigen? angezeigt wird, aktivieren Sie es, und wählen Sie dann zweimal Zurück aus, um die Einführung anzuzeigen. Wenn Sie die Einführungsseiten nicht mehr anzeigen möchten, deaktivieren Sie Einführungsseiten anzeigen?.
Weitere Informationen finden Sie unter Normalisieren Ihrer Daten mithilfe der Tabellenanalyse.
Nächste Schritte
Der rest des Entwurfsprozesses variiert je nachdem, was Sie tun möchten, aber Sie sollten wahrscheinlich das Erstellen von Abfragen, Formularen, Berichten und Makros in Betracht ziehen. Diese Artikel können Folgendes unterstützen: