Microsoft Copilot kann schnell einen soliden ersten Entwurf erstellen, aber ein ausgefeilter Entwurf kann immer noch das Ziel verfehlen. Wenn das Ergebnis ähnlich, aber nicht ganz richtig ist, hilft Ihnen die Iteration, es zu verbessern, ohne von vorne beginnen zu müssen.
In diesem Szenario stärken Sie einen von Copilot generierten Vorschlag, indem Sie die größten Lücken schließen und gezielte Änderungen vornehmen, um die Projektbeteiligten der Geschäftsleitung bei der Bewertung der Empfehlung zu unterstützen.
Szenario: Verbessern des Vorschlagsentwurfs, ohne von vorne zu beginnen
Sie arbeiten mit demselben Vorschlag für Führungskräfte: die Automatisierung der wöchentlichen Statusberichterstattung über mehrere Teams hinweg. Der Vorschlag zielt darauf ab, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Konsistenz der Berichterstattung zu verbessern und den Führungskräften durch ein Pilotprojekt und eine breitere Einführung bei Erfolg einen besseren Einblick in Risiken und Verzögerungen zu geben.
Nach der Diagnose des ersten Entwurfs haben Sie die größten Probleme identifiziert:
- Der Vorschlag erklärt nicht klar, was die Staats- und Regierungschefs genehmigen sollen.
- Risiken und Abhängigkeiten, einschließlich Personalausstattung, Akzeptanz und Datenkonsistenz, werden unterschätzt.
- Kontext zum Meldeproblem, zum Umfang des Pilotprojekts, zu den Besitzern und zu den Zeitplänen fehlt oder ist inkonsistent.
- Einige Behauptungen, insbesondere in Bezug auf Effizienzsteigerungen, sind zu weit gefasst, um glaubwürdig zu sein.
- Einige Details entsprechen möglicherweise nicht dem neuesten Rolloutplan.
Der Draft ist stark genug, um darauf aufzubauen. Anstatt von vorne zu beginnen, konzentrieren Sie sich zuerst auf die größte Lücke, verbessern Sie diesen Abschnitt und bewahren Sie, was bereits funktioniert. Überprüfen Sie nach jeder Überarbeitung, ob der Vorschlag klarer, glaubwürdiger und nützlicher für Führungskräfte ist, die entscheiden, ob das Projekt finanziert werden soll.
Gewusst wie verbessere ich den Vorschlagsentwurf durch Iteration?
Verwenden Sie diese Iterationsprüfungen , um gezielte Änderungen vorzunehmen, die den Entwurf stärken: Ziel, Zielgruppe, Einschränkungen, Beweise und Struktur.
Ziel: Konzentrieren Sie sich beim Entwurf auf die gewünschte Entscheidung
| Vorher: Copilot-Entwurf | Nachher: Überarbeitete Version |
|---|---|
| "Dieser Vorschlag umreißt den Umfang und die Ziele einer Initiative zur Verbesserung der Berichterstattung." | "Dieser Vorschlag empfiehlt eine schrittweise Einführung, um die wöchentliche Berichterstattung über den Status für vier Teams zu automatisieren, damit Führungskräfte Risiken und Verzögerungen früher erkennen und gleichzeitig die manuelle Arbeit für die Vorbereitung von Updates reduzieren können." |
| Was dieser Entwurf unklar lässt: Es bleibt allgemein und sagt nicht klar, welche Entscheidung die Stakeholder der Geschäftsleitung treffen müssen. | Was verbessert wurde: Die Revision benennt die Aktion, definiert den ersten Schritt und erklärt sofort den Geschäftswert. |
Copilot fragen
"Überarbeiten Sie die Eröffnung, damit die Empfehlung, der Umfang der ersten Phase und die Entscheidung der Exekutive in den ersten beiden Sätzen klar sind."
Zielgruppe: Anpassen des Entwurfs für leitende Stakeholder
| Vorher: Copilot-Entwurf | Nachher: Überarbeitete Version |
|---|---|
| "Im Laufe der Zeit haben mehrere Teams unterschiedliche Berichtsansätze verwendet, und es gab anhaltende Diskussionen über Prozesskonsistenz und Aktualisierungsqualität." | "Heutzutage sammeln Teams wöchentliche Updates manuell und verwenden inkonsistente Formate, was es für Führungskräfte schwieriger macht, Risiken und Verzögerungen in allen Programmen zu erkennen." |
| Was dieser Entwurf unklar lässt: Es verbringt Zeit mit allgemeinen Hintergründen, anstatt das Geschäftsproblem schnell zu umreißen. | Was verbessert wurde: Die Überarbeitung gibt den Führungskräften den Kontext, den sie brauchen, ohne den Punkt zu verzögern. |
Copilot fragen
"Schreiben Sie dies für die leitenden Stakeholder um. Behalten Sie nur den Kontext, der das aktuelle Meldeproblem erklärt und warum es jetzt wichtig ist."
Einschränkungen: Auf die richtige Länge, den richtigen Umfang und das richtige Format zuschneiden
| Vorher: Copilot-Entwurf | Nachher: Überarbeitete Version |
|---|---|
| "Dieser Vorschlag enthält Hintergrundinformationen zu früheren Berichterstattungsdiskussionen, Prozessüberlegungen, mehrere Optionen für den zukünftigen Zustand und mehrere Beobachtungen aus Teamgesprächen." | "Dieser Vorschlag konzentriert sich auf vier Punkte: das aktuelle Meldeproblem, das Phase-1-Pilotprojekt, den erwarteten Wert und die jetzt erforderliche Entscheidung." |
| Was dieser Entwurf unklar lässt: Der Abschnitt ist zu breit gefächert und entspricht nicht dem engeren Format, das Führungskräfte benötigen. | Was verbessert wurde: Die Überarbeitung schränkt den Umfang ein und erleichtert die schnelle Überprüfung des Inhalts. |
Copilot fragen
"Straffen Sie diesen Abschnitt für die Überprüfung durch die Geschäftsleitung. Entfernen Sie den Hintergrund von geringem Wert und behalten Sie nur das, was die Empfehlung der ersten Phase unterstützt."
Nachweis: Fügen Sie konkrete Details hinzu, die die Empfehlung unterstützen
| Vorher: Copilot-Entwurf | Nachher: Überarbeitete Version |
|---|---|
| "Diese Initiative wird zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen und die teamübergreifende Transparenz verbessern." | "Diese Initiative würde die wöchentliche Erfassung des Status für die Pilotteams automatisieren, den Zeitaufwand für die Zusammenstellung von Updates reduzieren und den Führungskräften einen konsistenteren Überblick über Risiken, Verzögerungen und Eigentümer über den wöchentlichen Berichtszyklus hinweg geben." |
| Was dieser Entwurf unklar lässt: Sie verspricht Verbesserung, erklärt aber nicht, welche Änderungen sich ergeben oder warum sich die Behauptung glaubwürdig anfühlen sollte. | Was verbessert wurde: Die Überarbeitung verbindet den Nutzen mit dem tatsächlichen Reporting-Problem und erklärt den spezifischen Wert der Automatisierung. |
Copilot fragen
"Konkretisieren Sie diese Behauptung anhand der aktuellen Probleme bei der Berichterstattung, des Pilotenumfangs und der Quellennotizen."
Struktur: Formatieren Sie den Entwurf neu, damit er einfacher zu scannen und zu behandeln ist
| Vorher: Copilot-Entwurf | Nachher: Überarbeitete Version |
|---|---|
| "Dieser Vorschlag empfiehlt, die Automatisierungsbemühungen in Phase eins mit ausgewählten Teams zu beginnen, vorbehaltlich der Personal- und Umsetzungsbereitschaft, und fordert die Führung auf, die Empfehlung und die nächste zu überprüfen." |
Empfehlung: Starten Sie ein Pilotprojekt der ersten Phase für vier Teams. Wichtige Abhängigkeiten: Bestätigen Sie die Personalbesetzung, die Berichtseingaben und die Rolloutbereitschaft. Entscheidung jetzt erforderlich: Genehmigen Sie den Umfang des Pilotprojekts und die Planung der nächsten Schritte. |
| Was dieser Entwurf unklar lässt: Die wichtigsten Punkte sind alle vorhanden, aber sie sind auf eine Weise zusammengefasst, die es schwieriger macht, sie zu scannen und schnell zu bearbeiten. | Was verbessert wurde: Die Überarbeitung trennt die wichtigsten Punkte in ein Format, das Führungskräfte schneller überprüfen können. |
Copilot fragen
"Formatieren Sie dies als kurze Zusammenfassung mit drei Aufzählungspunkten: Empfehlung, wichtige Abhängigkeiten und jetzt erforderliche Entscheidung."
Checkliste für die schnelle Bereitschaft
Bevor Sie fortfahren, überprüfen Sie, ob jede Überarbeitung eines der fünf Objektive verbessert hat:
✔️ Ziel: Der Entwurf unterstützt nun die Entscheidung, die Führungskräfte treffen müssen.
✔️ Zielgruppe: Der Ton und der Detaillierungsgrad passen zu den Stakeholdern der Geschäftsleitung.
✔️ Einschränkungen: Die Länge, der Umfang und das Format werden gesteuert.
✔️ Beweise: Behauptungen sind konkret und im Berichtsszenario begründet.
✔️ Struktur: Der Entwurf des Vorschlags ist leicht zu überfliegen und zu bearbeiten.
Wenn ein Bereich schwach ist, wiederholen Sie den Durchlauf. Eine zweite oder dritte Überarbeitung ist normal. Laden Sie die Kurzanleitung zum Durchlaufen der Copilot-Ausgabe herunter, um bessere Ergebnisse zu erzielen , eine praktische Ressource, die Sie während Ihrer Arbeit erneut aufrufen können.
Warum Iterationen wichtig sind
Ein erster Entwurf muss nicht perfekt sein. Wenn die Richtung stimmt, hilft Ihnen die Iteration, Schwachstellen zu stärken, zu erhalten, was funktioniert, und den Vorschlag zu verbessern, ohne von vorne zu beginnen.
Tipp
Laden Sie die Kurzanleitung zum Durchlaufen der Copilot-Ausgabe herunter, um bessere Ergebnisse zu erzielen, eine praktische Ressource, die Sie während Ihrer Arbeit erneut aufrufen können.