Senden einer E-Mail in einem Workflow

Senden einer E-Mail in einem Workflow

Das Senden einer e-Mail, wenn in einigen Versionen von SharePoint ein Listenelement hinzugefügt wurde, erfordert viele Schritte, deren Details folgen. Wenn Sie jedoch die aktuellste Version von SharePoint verwenden, können Sie einen Flow direkt aus Ihrer Liste hinzufügen. Eine Fluss Vorlage zum Senden einer e-Mail-Nachricht, wenn ein Listenelement hinzugefügt wird , enthält die grundlegenden Schritte, die für einen schnellen Einstieg erforderlich sind.

Hinweis: SharePoint 2010-Workflows wurden seit dem 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus vorhandenen Mandanten entfernt.  Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automation oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2010-Workflow Ruhestand.

Senden von e-Mails aus dem Workflow

Senden einer einfachen e-Mail-Nachricht aus einem Workflow

Neues Element, das den Workflow zum Senden einer E-Mail-Nachricht auslöst

Mithilfe der Aktion e-Mail-Nachricht senden im Workflow-Designer können Sie Ihren benutzerdefinierten Workflow so einrichten, dass e-Mails an Sie oder andere angegebene Benutzer oder Gruppen gesendet werden. Die verfügbaren Felder für eine e-Mail-Nachricht sind to, CC, Subjectund Body. Diese Felder können sowohl statischen Text als auch Text enthalten, der dynamisch aus Workflow-Nachschlagevorgängen generiert wurde.

Sie können die Aktion e-Mail senden verwenden, um viele Arten von e-Mails zu generieren, einschließlich Benachrichtigungen, wenn der Workflow bestimmte Phasen erreicht oder bestimmte Aktionen (einschließlich des gesamten Starts und Beendens des Workflows) und Erinnerungen zu Vorgängen ausführt, die nicht durch das Fälligkeitsdatum abgeschlossen sind.

Hinweis: Einstellungen für ausgehende e-Mail-Nachrichten müssen auf dem Server konfiguriert sein, bevor Ihr Workflow e-Mails senden kann. Wenn Sie sich über die aktuellen e-Mail-Einstellungen des Servers nicht sicher sind, wenden Sie sich an den Server Administrator. Weitere Informationen zu Einstellungen für ausgehende e-Mails finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

In diesem Beispiel richten Sie Ihren Workflow so ein, dass er Ihnen jedesmal eine e-Mail-Benachrichtigung sendet, wenn die Ausführung für ein neues Element gestartet wird. Verwenden Sie die Version von SharePoint Designer, die ihrer SharePoint Server Version entspricht. Verwenden Sie beispielsweise SharePoint Server 2010SharePoint Designer 2010. Und für alle Versionen nach SharePoint Server 2010, einschließlich SharePoint Server 2016 und SharePoint in Microsoft 365, verwenden Sie SharePoint Designer 2013. Laden Sie SharePoint Designer 2013 aus dem Microsoft Download Center herunter.Weitere Informationen finden Sie unter Siehe auch.

Öffnen von SharePoint Designer 2013 und Herstellen einer Verbindung mit einer SharePoint-Website

SharePoint Designer 2013 wird als Office 2013-App installiert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint Designer 2013 zu öffnen und eine Verbindung mit einer SharePoint-Website herzustellen:

  1. Um SharePoint Designer 2013 zu öffnen, wählen Sie ihn im Startmenü aus. Wählen Sie Start Symbol>Alle Programme>Microsoft Office 2013 #d2 SharePoint Designer 2013 aus.

  2. Wählen Sie auf der Startseite von SharePoint Designer 2013 die Option Website öffnenaus.

  3. Geben Sie die SharePoint-Website ein, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten, beispielsweise http://www.contoso.com/Sites/a-SharePoint-Site.

  4. Um die Website zu öffnen, wählen Sie Öffnenaus.

  5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein. (Wenn Sicherheit nicht in den Computer integriert ist, in dem Sie sich angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen einzugeben.) Stellen Sie sicher, dass Sie Anmeldeinformationen verwenden, die Zugriff auf die SharePoint-Website haben.

Erstellen eines Listen Workflows basierend auf der SharePoint-Workflow Plattform

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Knoten Workflowsaus.

  2. Wählen Sie im Abschnitt " neu " auf der Registerkarte " Workflows " die Dropdown Liste Workflow aus. Alternativtext

  3. Wählen Sie die Liste aus, die Sie dem neuen Workflow zuordnen möchten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Listenworkflow erstellen einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein, und stellen Sie dann sicher, dass der Plattformtyp auf SharePoint 2013-Workfloweingestellt ist. Alternativtext

  5. Wenn Sie den Workflow erstellen möchten, wählen Sie OKaus.

Nachdem der Workflow erstellt wurde, können Sie Aktionen, Bedingungen, Stadien, Schritte und Schleifen hinzufügen, um den Workflow zu erstellen. Diese Workflow Komponenten stehen im SharePoint Designer 2013-Menüband zur Verfügung.

Alternativtext

Hinweis: Wenn SharePoint 2013-Workflow nicht als verfügbarer Plattformtyp angezeigt wird, ist Workflow-Manager nicht für die Arbeit mit der SharePoint-Farm konfiguriert. Informationen zum Beheben finden Sie unter Konfigurieren der Workflow-Manager für die Arbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm.

Weitere Informationen zur verfügbaren Liste der Workflowaktionen finden Sie unter Siehe auch.

Erstellen der Aktion zum Senden einer e-Mail-Nachricht

  1. Wählen Sie Aktionenaus, und wählen Sie dann e-Mail senden aus.

  2. Wählen Sie in der Aktion diese Benutzeraus. Alternativtext

  3. Wählen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren die Option Benutzer aus den vorhandenen Benutzern und Gruppen aus, oder geben Sie im Feld an ihre eigene e-Mail-Adresse ein.

    Hinweise: 

    • , Um eine e-Mail an eine externe e-Mail-Adresse zu senden. Sie müssen in der Lage sein, Informationen vom jeweiligen e-Mail-Server abzurufen.

    • Bei der Adresse einer e-Mail kann es sich entweder um eine bestimmte statische Adresse (beispielsweise NORTHWINDTRADERS\junmin oder Junmin@northwindtraders.com) oder um eine Workflow Suche mit Variablen Informationen handeln. Weitere Informationen zum Verwenden von Workflow-Lookups zum dynamischen Adressieren von e-Mails, die aus dem Workflow gesendet wurden, anstatt statische Adressen zu verwenden, finden Sie unter dynamisches auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht.

    • Die Absenderadresse der gerenderten e-Mail ist immer die e-Mail-Adresse des Server Administrators, es sei denn, der Server Administrator ändert die Absenderadresse für die aktuelle Web-App oder alle Web-Apps. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web-App.

  4. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für die e-Mail ein, oder definieren Sie einen Workflow-Lookup für den hier gewünschten Text, und wählen Sie Daten Bindungs Schaltflächensymbol anzeigen aus.

    Hinweis: Damit der Workflow ordnungsgemäß kompiliert werden kann, müssen Sie einen Eintrag im Feld Betreff vornehmen.

  5. Geben Sie in das große Feld unter dem Feld Betreff den Textkörper der e-Mail ein, oder fügen Sie ihn ein.

    Alternativtext

  6. Wählen Sie OK aus.

  7. Wählen Sie Aktion aus ,>zu einer Phase zu wechseln.

  8. Wählen Sie Workflow Endeaus. Alternativtext

  9. Wählen Sie Veröffentlichen aus. Alternativtext

Weitere Erweiterte Optionen zum Ändern des Inhalts der e-Mail finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Seitenanfang

Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht

Wenn Sie statische Adressen in den Feldern " an " und " CC " Ihrer e-Mail angeben, müssen Sie den Workflow zu jedem Zeitpunkt, zu dem Sie die Empfänger ändern müssen, im Workflow-Designer öffnen und die Änderungen manuell vornehmen. Wenn sich die Adressen häufig ändern, ist es ratsam, in den Feldern An und CC Workflow-Nachschlagevorgänge zu verwenden. In Nachschlagevorgängen können Adressen aus einem Feld im aktuellen Element, aus einem Feld in einem Element in einer anderen Liste oder Bibliothek oder aus Workflowvariablen abgerufen werden.

Verwenden einer benutzerdefinierten Liste, um Empfängeradressen zu speichern

Wenn sich die Empfänger in regelmäßigen Abständen ändern, aber nicht oft genug, dass Sie bei jedem Start des Workflows in einem Initiierungsformular angegeben werden müssen, können Sie eine benutzerdefinierte Empfängerliste erstellen, die ein Listenelement für jeden Workflow enthält, auf den Sie verweist, und dann Spalten erstellen, in denen Sie die Adressen speichern können, an die jede e-Mail aus jedem Workflow gesendet werden soll Wenn sich die Empfänger für irgendeine Workflownachricht ändern, müssen Sie lediglich die Adressen im betreffenden Feld im Empfängerlistenelement für diesen Workflow ändern.

Wichtig: In den Spalten, in denen Sie Adressen für Workflow-e-Mails speichern, kann es sich um eine einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen oder Spalten für Personen-oder Gruppentypen handeln. Wenn Sie eine Spalte für eine Person oder eine Gruppe verwenden, kann in jedem Feld nur ein Eintrag erfolgen, auf den der Workflow auf e-Mail-Adressen verweist. Wenn Sie die Spalte erstellen, müssen Sie darauf achten, unter Mehrfachauswahl zulassen die Option Nein auszuwählen. Wenn Sie diese Art von Spalte verwenden möchten, um mehrere Empfänger anzugeben, können Sie eine SharePoint-Gruppe erstellen, die die Personen enthält, denen der Workflow die e-Mail-Adresse senden soll, und dann die Gruppe in dem Feld angeben. Wenn Sie die Spalte erstellen, müssen Sie darauf achten, unter Folgende Auswahl zulassen die Option Personen und Gruppen auszuwählen. Weitere Informationen zum Erstellen von Listen und zum Hinzufügen von Spalten finden Sie unter Siehe auch.

Hinweis: Stellen Sie beim Erstellen von SharePoint-Gruppen sicher, dass für jede Gruppe mindestens Leseberechtigungen für die Website gelten, und wählen Sie im Bereich Gruppeneinstellungen auf der Seite neue Gruppe unter Wer kann die Mitgliedschaft der Gruppe anzeigen dieOption jederaus.

So verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang in eine benutzerdefinierte Empfängerliste

  1. Erstellen Sie im Browser eine benutzerdefinierte Liste namens "Empfänger" mit den folgenden drei Spalten:

    • Ändern Sie den Namen der Standardspalte Titel in Workflowname. Übernehmen Sie alle anderen Optionen unverändert. Weitere Informationen Informationen zum Ändern der Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie unter Siehe auch.

    • Fügen Sie eine "Person oder Gruppe"-Spalte namens An hinzu. Lassen Sie in dieser Spalte die Auswahl von Personen und Gruppen, aber keine Mehrfachauswahl zu. Übernehmen Sie alle anderen Optionen unverändert. Weitere Informationen zum Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie unter Siehe auch.

    • Fügen Sie eine "Eine Textzeile"-Spalte namens CC hinzu. Übernehmen Sie alle anderen Optionen unverändert.

  2. Erstellen Sie in der Liste Empfänger ein neues Element, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Geben Sie im Feld Workflowname die Dokumentüberprüfung ein, die den Namen des hier verwendeten Beispielworkflows bildet.

    • Wählen Sie im Feld an die Option Adressbuch Schaltflächensymbol aus, und wählen Sie dann im Dialogfeld Personen und Gruppen auswählen eine einzelne Person oder Gruppe aus, an die e-Mails adressiert werden sollen.

    • Geben Sie im Feld CC die e-Mail-Adressen der Empfänger ein, an die die Kopien adressiert werden sollen, wobei mehrere Adressen durch Semikolons getrennt werden.

  3. Erstellen Sie einen neuen Workflow.

  4. Wählen Sie Aktionenaus, und wählen Sie dann e-Mail sendenaus.

  5. Wählen Sie in der Aktion diese Benutzeraus.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds an auf Adressbuch Schaltflächensymbol .

  7. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste vorhandene Benutzer und Gruppen auswählen die Option Workflow Suche für einen Benutzeraus, und wählen Sie dann Hinzufügenaus.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Person oder Gruppe die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfängeroder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: anoder das Feld, das die gewünschte Adresse in der Zeile "an" enthält.

    • Rückgabe Feld als: Login-Name. Dadurch wird das "bis"-Feld Format in der e-Mail bestimmt.

    • Feld: Recipients: Workflow Name

    • Wert: Geben Sie die Dokumentüberprüfungoder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Alternativtext

      Dieser Nachschlagevorgang besagt: "wählen Sie in der Liste Empfänger den Wert des Felds" an "aus, in dem der Workflow Name gleich" Dokumentüberprüfung "ist.

      In der oberen Hälfte des Dialogfelds werden die Liste und die Spalte angegeben. in der unteren Hälfte des Dialogfelds wird die Zeile angegeben.

  9. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Person oder Gruppe die Option OKaus.

  10. Wählen Sie in der e-Mail zum Sicherstellen von eindeutigen Lookups die Option OKaus.

  11. Um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen, wählen Sie erneut OK aus.

  12. Wählen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds CC die Option Adressbuch Schaltflächensymbol aus.

  13. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste vorhandene Benutzer und Gruppen auswählen die Option Workflow Suche für einen Benutzeraus, und wählen Sie dann Hinzufügenaus.

  14. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Lookup definieren die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfängeroder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: CCoder dem Feld, das die gewünschte Adresse in der Zeile "CC" enthält.

    • Rückgabe Feld als: Login-Name. Dadurch wird das "bis"-Feld Format in der e-Mail bestimmt.

    • Feld: Recipients: Workflow Name

    • Wert: Geben Sie die Dokumentüberprüfungoder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Alternativtext

      Dieser Nachschlagevorgang besagt: "wählen Sie in der Liste Empfänger den Wert des Felds cc aus, in dem der Workflow Name gleich" Dokumentüberprüfung "ist.

  15. Wählen Sie OKaus, und wählen Sie in der Warnmeldung erneut OK aus.

  16. Um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen, wählen Sie OKaus.

Wenn der Workflow diese e-Mail sendet, wird Sie nun an die Adressen gesendet, die in den Feldern "an" und "CC" des Dokument Überprüfungs Elements in der Liste benutzerdefinierte Empfänger aufgeführt sind. Sollen Empfänger geändert werden, nehmen Sie die gewünschten Änderungen einfach im Listenelement vor.

Ein einzelner Workflow kann mehrere e-Mails senden, und die e-Mails werden möglicherweise nicht an dieselben Empfänger gesendet. Wenn Sie weitere Adressen für weitere von diesem Workflow gesendete e-Mails speichern möchten, können Sie der Liste Spalten hinzufügen, um die anderen Adressen zu speichern. In diesem Fall sollten Sie die Spalten "erste Nachricht an", "zweite Nachricht an" und so weiter benennen.

Sie können die Liste auch so entwerfen, dass Sie für jede e-Mail, die vom Workflow gesendet wird, ein Element erstellen, und nicht für jeden Workflow ein Element. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass der zum Identifizieren der einzelnen e-Mails verwendete Name eindeutig ist, damit die Suchvorgänge, die die Adressen abrufen, den gewünschten eindeutigen Wert zurückgeben.

Verwenden des Workflowinitiierungsformulars, um Empfänger anzugeben

Sollen die Empfänger jedes Mal angegeben werden, wenn ein Workflow manuell gestartet wird, können Sie das Workflowinitiierungsformular so anpassen, dass die Adressen von der Person gesammelt werden, der den Workflow startet. Der Workflow kann dann entweder einfach die eingegebenen Adressen direkt verwenden oder diese in Felder im aktuellen Element kopieren, wo sie zu Referenzzwecken immer noch verfügbar sind, nachdem der Workflow seine aktuelle Instanz beendet hat. Ist der Workflow so eingerichtet, dass er auch automatisch startet, können Sie im Initiierungsformular Standardadressen angeben, die bei jedem automatischen Start verwendet werden.

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Einfügen von Informationen zum aktuellen Element

Bislang ist der Textkörper in der Beispiel-e-Mail statisch: jedes Mal, wenn der Workflow eine Instanz der e-Mail erstellt, ist der Text identisch.

Es kann jedoch nützlich sein, Text einzufügen, der sich in Bezug auf das Element ändert, für das der Workflow derzeit ausgeführt wird. Es kann beispielsweise hilfreich sein, den Titel des Dokuments, das Überprüfung benötigt, in den Textkörper Ihrer e-Mail einzubeziehen. Zum Einbeziehen dieser Art von dynamischen Informationen verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang. In Nachschlagevorgängen werden Daten aus verschiedenen Datenquellen, etwa Listen, Bibliotheken und Workflowdaten, abgerufen.

So fügen Sie den Titel des Dokuments zum e-Mail-Text hinzu:

  1. Geben Sie den statischen Text ein, in dem die Nachschlage Informationen angezeigt werden sollen, oder fügen Sie ihn ein.

    Alternativtext

  2. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der sich der Nachschlagevorgang befinden soll.

    Tipp: Nachdem Sie eine Suche eingefügt haben, können Sie Sie nicht an eine neue Position ziehen. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

  3. Wählen Sie nach schlagen hinzufügen oder ändernaus.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld nach schlagenfür Zeichenfolge im Feld Datenquelle die Option Aktuelles Elementaus, und wählen Sie im Feld aus Quelle den Eintrag Nameaus.

    Alternativtext

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Das eingefügte Nachschlagefeld wird im e-Mail-Text angezeigt. Alternativtext

  7. Wenn Sie den Workflow veröffentlichen möchten, wählen Sie veröffentlichenaus.

Wenn der Workflow ausgeführt wird und die e-Mail-Nachricht generiert wird, wird der Verweis durch den Titel des Dokuments ersetzt.

Einfügen von Titel 5

Das Einfügen des Titels des Dokuments ist nützlich, aber es wäre vielleicht sogar noch nützlicher, einen Link einzufügen, über den Sie direkt zu dem Dokument gelangen könnten. Dazu fügen Sie einen Nachschlagevorgang in den Link ein.

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Einfügen eines statischen Links

Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Formatierungstools im Dialogfeld " e-Mail-Nachricht definieren " die Schaltfläche " Hyperlink bearbeiten " aus, um einen statischen Link einzufügen, der immer mit der gleichen Adresse oder dem gleichen Speicherort verknüpft ist.

  1. Geben Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein.

  2. Markieren Sie den Text, und wählen Sie Link bearbeitenaus.

    Alternativtext
  3. Geben Sie im Dialogfeld Link bearbeiten die Adresse der Website ein. Alternativtext

  4. Wählen Sie OKaus.

    Der eingefügte Hyperlink wird im Textkörper der e-Mail angezeigt. Alternativtext

Hinweis: Text basierte e-Mail-Programme Rendern den Link nicht.

Informationen dazu, wie Sie einen Workflow-Lookup zum Erstellen eines dynamischen Links verwenden können, der je nach Element, auf dem der Workflow derzeit ausgeführt wird, auf unterschiedliche Adressen verweist, finden Sie unter einbeziehen eines Links zum aktuellen Element.

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Einfügen eines Links in das aktuelle Element

Fügen Sie im vorherigen Abschnitt einen statischen Hyperlink hinzu, wobei die Adresse im Beispiel Hyperlink keine Variablen Informationen enthält: jedes Mal, wenn der Workflow die e-Mail sendet, verweist der Link auf dieselbe Seite.

Durch Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs können Sie jedoch einen dynamischen Link erstellen, in dem Informationen über das aktuelle Element verwendet werden, um zu entscheiden, auf welche URL verwiesen werden soll.

Wenn das aktuelle Element ein Dokument in einer Dokumentbibliothek ist

Sie könnten in das Beispiel zur Workflowstartbenachrichtigung einen Link zu dem neuen Dokument einfügen:

  1. Geben Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein.

  2. Markieren Sie den Text, und wählen Sie Link bearbeitenaus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Link bearbeiten die Option Funktion (FX) aus.

    Tipp: Nachdem Sie eine Suche eingefügt haben, können Sie Sie nicht an eine neue Position ziehen. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Elementaus.

  5. Wählen Sie im Feld aus Quelle die Option codierte absolute URLaus, und wählen Sie dann OKaus.

    Einfügen eines Links für das aktuelle Element 1 Einfügen eines Links für das aktuelle Element 2 Einfügen eines Links für das aktuelle Element 3

Wenn der Empfänger der e-Mail den Link auswählt, wird das Dokument zum Anzeigen oder bearbeiten geöffnet.

Wenn das aktuelle Element ein Listenelement ist

Wenn Sie einen Link zu einem Listenelement erstellen, beispielsweise eine Ankündigung oder ein Kalenderereignis, können Sie festlegen, dass der Link entweder das Anzeigeformular (Seite ' DispForm. aspx) oder das Bearbeitungsformular (EditForm. aspx) des Listenelements öffnen soll.

So erstellen Sie einen Link zum Öffnen des Listenelements:

  1. Navigieren Sie im Browser zu der Liste, in der Sie diesen Workflow erstellen möchten.

  2. Öffnen Sie das Listenelement für ein vorhandenes Dokument in der Bibliothek, und verwenden Sie das Elementansicht , wenn der Link das Anzeigeformular öffnen soll, oder Element bearbeiten , wenn der Link das Bearbeitungsformular öffnen soll.

  3. Kopieren Sie die Adresse in der Adressleiste von Anfang http: oder https: durch das erste Gleichheitszeichen (=).

    Einfügen eines Links für Listenelement 1

  4. Der Text ?ID= ist ein Abfragezeichenfolgeparameter, von dem die Seite angewiesen wird, das Formular für das Element in der aktuellen Liste oder Bibliothek anzuzeigen, das die auf das Gleichheitszeichen (=) folgende Listen-ID hat. Dies ist in diesem Beispiel die Listen-ID des aktuellen Elements, das durch den Workflow-Nachschlagevorgang angegeben ist.

    Hinweis: Wenn es sich bei dem aktuellen Element um eine Aufgabe handelt, die von einer der drei Workflowaufgaben Aktionen erstellt wird, und wenn Sie möchten, dass der Link das benutzerdefinierte Aufgabenformular (und nicht das standardmäßige Anzeige-oder Bearbeitungsformular für die Aufgabenliste) öffnet, lesen Sie, ob es sich bei dem aktuellen Element um ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular handelt. Für Aufgaben, die nicht durch eine Aufgabenaktion für Workflows erstellt wurden, und für die Anzeigeformulare für die Aufgaben, die über eine der Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurden, benötigen Sie lediglich die aktuelle Vorgehensweise.

  5. Geben Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein, um beispielsweise das Listenelement anzuzeigen, und klicken Sie hier.

  6. Markieren Sie den Text, und wählen Sie Link bearbeitenaus.

  7. Wählen Sie im Feld Link bearbeiten für das Feld Adresse die Option Zeichenfolgen-Generatoraus.

  8. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator die Adresse ein.

  9. Positionieren Sie die Einfügemarke direkt hinter dem Gleichheitszeichen (=), und wählen Sie dann Add oder Change Lookupaus.

  10. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld Quelle die Option Aktuelles Element aus, und wählen Sie im Feldaus Quelledie OptionIDaus.

    Einfügen eines Links für Listenelement 3

  11. Wählen Sie OK aus.

    Die endgültige Zeichenfolge im Zeichenfolgen-Generator sollte mit http:// oder https:// beginnen und mit [%Current Item:ID%].enden. Einfügen eines Links für Listenelement 4

    Wichtig: Während die aktuelle Element-ID-Suche beim Erstellen von Verknüpfungen mit dem aktuellen Listenelement hilfreich ist, können die folgenden Suchvorgänge Fehler im gerenderten Pfad darstellen, und wir empfehlen diese nicht für die Aufnahme in e-Mail-Links: Pfad, relativer Server-URL, Quell-URL und URL-Pfad.

  12. Wählen Sie zweimal OK aus.

Ihre Links werden in blauem Text mit einer Unterstreichung in der e-Mail angezeigt.

Einfügen eines Links für Listenelement 5

Wenn Sie beabsichtigen, den Link mehrmals zu verwenden, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable

Sie können die URL des Anzeige- oder Bearbeitungsformulars eines Listenelements in einer Workflowvariablen speichern, sodass Sie die URL an mehreren Stellen im selben Workflow verwenden können.

  1. Wählen Sie im Workflow-Designer-Fenster Aktionenaus, und wählen Sie dann Teilzeichenfolge aus Index der Zeichenfolge extrahieren aus.

    Variable 1

  2. Wählen Sie in der Phase die Zeichenfolge aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche Ellipsen [...] aus.

  3. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator den statischen Textteil der URL ein (aber nicht die Suche nach der aktuellen Element-ID).

    Variable 2

  4. Positionieren Sie die Einfügemarke hinter dem Gleichheitszeichen (=), und wählen Sie dann Add oder Change Lookup aus.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Element aus, und wählen Sie im Feld aus Quelle die Option ID aus.

    Variable 3

  6. Wählen Sie OK aus.

    Der Verweis wird dem Text im Dialogfeld hinzugefügt.

    Variable 4

  7. Um das Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator zu schließen, wählen Sie OK aus.

  8. Wählen Sie 0 aus, indem Sie bei 0 beginnen und durch 1ersetzen.

    Hinweis: Beim Start von hat einen Wert größer als 1, die letzte Zeichenfolge hat Zeichen entfernt.

  9. Wählen Sie Variable: SUBSTRING oder Variable: substring1 in Output to Variable: SUBSTRING aus.

  10. Wählen Sie in der Liste eine neue Variable erstellen aus, und geben Sie dann im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein.

  11. Stellen Sie sicher, dass der Typ auf Zeichenfolgefestgesetzt ist, und wählen Sie dann OKaus. Variable 5

  12. Wählen Sie unter der soeben erstellten Aktion aus, und fügen Sie die Aktion e-Mail senden zu den Aktionen hinzu, und wählen Sie dann diese Benutzer in der Aktion aus. Variable 6

  13. Um die neue Variable im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren zu verwenden, geben Sie den Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn in den e-Mail-Text ein. Markieren Sie den Text, und wählen Sie im Menü Formatierung die Option Hyperlink bearbeitenaus. Wählen Sie [FX]-Schaltfläche aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Auslassungszeichen [...], und wählen Sie dann Add oder Change Lookup aus.

  14. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge in der Liste Daten Quelle die Option Workflow Variablen und Parameter aus.

  15. Wählen Sie im Feldaus der Liste Quelle die Option Variable: Name der Variablenaus, und wählen Sie dann OK aus, und wählen Sie dann OKaus.

    Variable 7 Bildschirm "e-Mail-Nachricht definieren" nach dem Einfügen einer Variablen

Sie können diese Variable nun an jeder Stelle im aktuellen Workflow einfügen.

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Einfügen eines Bilds

Sie können eine Grafik in Ihre e-Mail einfügen, indem Sie eine Variable erstellen und mithilfe der HTML-Bildtags- <img/> eine Verknüpfung zu einem Bild herstellen, das als JPEG-Datei (JPG) gespeichert und in eine Bildbibliothek auf Ihrer Website hochgeladen wurde.

  1. Wählen Sie im Workflow-Designer-Fenster Aktionenaus, und wählen Sie dann Workflow Variable festlegenaus.

  2. Wählen Sie Workflowvariable aus, und wählen Sie dann neue Variable erstellenaus.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein, und stellen Sie sicher, dass Typ auf Zeichenfolgefestgesetzt ist, und wählen Sie dann OKaus.

  4. Wählen Sie Wert aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche Auslassungszeichen [...] aus. Geben Sie im Zeichenfolgen -Generator-Fenster die URL für die JPEG-Bilddatei im HTML-Tag-Format ein, oder fügen Sie Sie ein <img src ="URL"/> Zeichenfolgen-Generator für Bild

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Die eingefügte Aktion wird wie folgt angezeigt. Einstellungs Variable zum Einfügen eines Bilds

  7. Wählen Sie unter der soeben erstellten Aktion aus, und fügen Sie der Aktion eine e-Mail-Aktion senden hinzu, und wählen Sie dann in der Aktion tIESE-Benutzer aus. Einfügen einer e-Mail-Aktion

  8. Wählen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren die Option nach schlagen hinzufügen oder ändern aus.

  9. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge in der Liste Datenquelle die Option Workflow Variablen und Parameteraus.

  10. Wählen Sie im Feld aus der Liste Quelle die Option Variable: Name der Variablen aus, und wählen Sie dann OKaus. E-Mail-Zeichenfolge im Bild Workflow Workflow-e-Mail-Mesage Body mit Bild

  11. Um das Fenster e-Mail-Nachricht definieren zu schließen und den Workflow zu veröffentlichen, wählen Sie erneut OK aus.

 Wenn die e-Mail gesendet wird, wird anstelle des Link-Tags das Bild aus der JPEG-Datei angezeigt.

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Optionen, die nicht unterstützt werden

Die folgenden Optionen werden von der aktuellen Version der Aktion e-Mail senden nicht unterstützt:

  • Angeben einer Adresse in der Von-Zeile. (E-Mails, die vom Workflow gesendet werden, zeigen immer die e-Mail-Adresse an, die vom Server Administrator in der Zeile " von " angegeben wird. Dies kann nur vom Server Administrator geändert werden, und er kann nur für alle Benachrichtigungen in der aktuellen Web-App und nicht pro Workflow geändert werden.)

  • Verwenden eines eingebetteten Cascading Stylesheets (CSS), um Nachrichteninhalt zu formatieren. Text kann mithilfe des Formatvorlagen Attributs formatiert werden, aber wir unterstützen die <style> Tag-und CSS-Klassen nicht.

  • Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs im Feld An oder CC, der auf eine "Person oder Gruppe"-Spalte verweist, die mehrere Werte enthält.

  • Angeben eines Bcc-Empfängers für eine e-Mail-Nachricht

  • Einfügen einer anderen Datei mit einer Nachricht als Anlage.

  • Einbetten von Bild-oder Grafikdateien in eine Nachricht Fügen Sie stattdessen ein Bild ein.

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Siehe auch

SharePoint 2013 – Schritt-für-Schritt: Einrichten der Einstellung für ausgehende e-Mail-

Einführung in SharePoint Designer

Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web App

Konfigurieren des Workflow-Managers für die Zusammenarbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm

Schnellreferenzhttps://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/general-development/workflow-actions-quick-reference-sharepoint-workflow-platformfür Workflow Aktionen

Erstellen einer Liste in SharePoint

Erstellen einer Spalte in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek

Ändern einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint Online, SharePoint 2016 und SharePoint 2013

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint 2010

Grundlegende Tipps zur Problembehandlung 

Die folgende Liste von Fragen kann helfen, die Ursache eines Problems beim Erstellen eines Workflows zu ermitteln:

  1. Können Sie einen anderen Workflowtyp in der gleichen Liste erstellen? Versuchen Sie beispielsweise, einen Genehmigungsworkflow zu erstellen.

  2. Können Sie denselben Workflow erstellen?

    • in einer anderen Liste auf der gleichen Website?

    • auf einer anderen Website unter derselben Websitesammlung?

    • in einer anderen Websitesammlung unter derselben Web-Anwendung?

    • in einer anderen Webanwendung?

    • sind Sie mit einem anderen Konto angemeldet?

    • Verwenden Sie einen anderen Computer?

 Erweiterte Tipps zur Problembehandlung

Wenn keiner der grundlegenden Tipps zur Problembehandlung die Ursache eines Workflow Problems ermitteln kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen auf Website-und Workflowebene verfügen. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen>Websiteberechtigungen>überprüfen Sie Berechtigungen/Listeneinstellungen>Berechtigungen für diese Liste, und überprüfen Sie, ob die Ergebnisse der Berechtigungsprüfung den folgenden Kriterien entsprechen:

    1. Minimale Berechtigungen zum Entwerfen eines Workflows (speichern und veröffentlichen):

      1. auf der SharePoint Website: Entwurf

      2. in der SharePoint Liste: Bearbeiten

    2. Minimale Berechtigungen zum Starten eines Workflows:

      1. auf der SharePoint Website: nur anzeigen/lesen

      2. in der SharePoint Liste: Contribute

  2. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für ausgehende e-Mails auf den richtigen Exchange Server eingestellt sind.

    1. Eingabeaufforderung als Administrator öffnen

    2. Führen Sie nslookup <Exchange Serveradresse>aus. Beispiel: nslookup-Exch.contoso.com

    3. In der Ausgabe sollte die aufgelöste IP-Adresse des Exchange Servers angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Ihren Exchange-Administrator und Fragen Sie nach dem korrekten Exchange vollqualifizierten Domänennamen (FDQN).

  3. Senden Sie eine e-Mail an dieselbe Person, indem Sie die SendEmail -Funktion der Utility -Klasse mit SharePoint-Verwaltungsshell verwenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

    1. Öffnen Sie SharePoint Verwaltungsshell als Administrator. (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SharePoint Management->als Administrator ausführen)

    2. Führen Sie das folgende Skript aus. Wenn das Skript mit " true" antwortet und der Benutzer eine e-Mail von SharePoint erhält, wird SMTP in SharePoint ordnungsgemäß konfiguriert.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Wenn Sie die SMTP-Funktionalität verwenden, senden Sie eine e-Mail an denselben Benutzer vom SharePoint-Server. Führen Sie die Schritte unter Verwenden von Telnet zum Testen der SMTP-Kommunikationaus.

Hinweis: Standardmäßig erstellt SharePoint keine Protokolleinträge für ausgehende Nachrichten. SharePoint sendet keine e-Mails direkt. Die e-Mail-Nachrichten werden über den in Zentraladministration konfigurierten SMTP-Server (Exchange ) weitergeleitet. Führen Sie die vorherigen Schritte aus, um diese Art von Workflow zu beheben.

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