Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Durch Filtern wird die Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente auf nur die Daten reduziert, die Sie anzeigen möchten. Über einen Filter werden Elemente ausgewählt, die bestimmten Kriterien (z. B. Standort, Elementtyp oder Preisbereich) entsprechen. Ein Filter kann Daten selbst zurückgeben oder zur besseren Formatierung gruppieren oder sortieren.

Indizes funktionieren mit Filtern; dadurch wird deren Leistungsfähigkeit verbessert. Wenn die Anzahl der Elemente in Ihrer Liste oder Bibliothek den Schwellenwert für die Listenansicht überschreitet, können Sie vorhandenen Spalten Indizes hinzufügen. Anschließend können Sie mithilfe von Filtern dafür sorgen, dass die angezeigten Daten den Schwellenwert für die Listenansicht von 5.000 Elementen nicht überschreiten.

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, sollte die erste indizierte Spalte im Filterausdruck den Datensatz um die größtmögliche Menge reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach dem Feld "Bundesland" oder "Datum" einen Datensatz häufig erheblich reduzieren. Wenn Sie z. B. 15.000 Elemente haben, sollten durch den ersten Index weniger als 5.000 Elemente zurückgegeben werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch, wenn Ihr Datensatz weniger als 5.000 Elemente enthält.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet anschließend die übrigen Spalten für die Auswahl der Daten. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Haben Sie dagegen die Abfrage Größe = Groß ODER Farbe = Rot, muss die Datenbank, obwohl sie möglicherweise alle Rot-Elemente findet, die vollständige Liste auswerten, um alle Groß-Elemente zu finden. Werden mehr als 5000 Elemente zurückgegeben, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

Hinweis: Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, keine Indizes enthalten, sollten Sie mit dem Erstellen von Indizes beginnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie diese beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Zum Sortieren und Filtern können Sie auch Spalten im Datensatz auswählen, die nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie filter aus den Menüoptionen aus.

    Option "Spaltenüberschrift nach Menü filtern" in SharePoint

  2. Wählen Sie im Filterbereich, der auf der rechten Seite der Seite geöffnet wird, die Spaltenwerte aus, nach denen Sie die Liste filtern möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.


    SharePoint Online-Listenfilterbereich
    Sie sollten nun feststellen, dass die Spaltenüberschrift ein Filtersymbol daneben enthält, um anzugeben, dass Ihre Liste nach Werten in dieser Spalte gefiltert wird.


    SharePoint-Spaltenüberschrift mit Filtersymbol
    Wenn Sie mehr über den Filterbereich erfahren möchten und wie Sie nach Werten filtern können, die in verschiedenen Spalten gespeichert sind, lesen Sie Was ist der Listen- und Bibliotheksfilterbereich?

  3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle anderen Spalten, nach die Sie filtern möchten.

  4. Schauen Sie sich das Menü Ansichten oben rechts in Ihrer Liste oder Bibliothek an. Beachten Sie den Namen der aktuellen Ansicht mit einem Sternchen (*) daneben, das angibt, dass die Ansicht nicht gespeichert ist. Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie den Namen der aktuellen Ansicht und dann in den Menüoptionen Die Ansicht speichern unter aus.

    SharePoint Online List View Menu Save As Option

  5. Geben Sie in das angezeigte Feld "Speichern unter" einen neuen Namen für die Ansicht ein. (Wenn alle Benutzer die Ansicht anzeigen können sollen, lassen Sie Diese Ansicht als öffentliche Ansicht ausgewählt. Andernfalls löschen Sie diese Auswahl, um die Ansicht nur für Sie sichtbar zu machen.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um ihre neue Ansicht zu erstellen.


    SharePoint Online List View Save View Dialog
    Nun sollte eine gefilterte Ansicht Ihrer Liste oder Bibliothek mit dem zugewiesenen Namen angezeigt werden.

    Hinweis: Es ist möglich, Ihre Liste oder Bibliothek zu filtern, ohne sie als Ansicht zu speichern. 

Ändern einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Nehmen Sie eine zusätzliche Änderung an Der Ansicht vor, z. B. Sortieren, Gruppieren oder Hinzufügen zusätzlicher Filter.

  2. Folgen Sie den Anweisungen in den Schritten 3 und 4 oben, ändern Sie jedoch diesmal nicht den Namen der Ansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Dadurch wird die vorhandene Ansicht aktualisiert.

Wenn Sie die Ansicht detaillierter steuern möchten, können Sie die Ansicht stattdessen mithilfe des klassischen Ansichts-Editors ändern. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht den Namen der aktuellen Ansicht aus, und wählen Sie in den Menüoptionen aktuelle Ansicht bearbeiten aus, und folgen Sie dann den nachstehenden Anweisungen.

Menüoption 'Aktuelle Ansicht bearbeiten' in SharePoint Online

Ändern einer Ansicht im klassischen Ansichts-Editor

  1. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Filter, und wählen Sie Elemente nur anzeigen aus, wenn Folgendes zutrifft.

  2. Fügen Sie Anweisungen hinzu, um zu definieren, nach welchen Spalten oder Spalten Sie filtern möchten.

    Definieren Sie unter Einstellungen bearbeiten die Filter, die Sie für ihre Ansicht verwenden möchten.

    Wenn Sie über Oder-Anweisungen verfügen, geben Sie sie zuerst an. Fügen Sie dann alle erforderlichen Und-Anweisungen hinzu.

  3. Wenn Sie ihrer Filterdefinition einen weiteren Eintrag hinzufügen müssen, wählen Sie unten rechts Weitere Spalten anzeigen aus. Sie können bis zu 10 Anweisungen in einer Filterdefinition haben.

    Wenn Sie ihrer Filterdefinition einen weiteren Eintrag hinzufügen müssen, wählen Sie Weitere Spalten anzeigen aus.

  4. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie oben oder unten auf der Seite OK aus, um die Ansicht zu speichern.

    Die Seite Ansicht bearbeiten wird geschlossen und durch die von Ihnen definierte Ansicht ersetzt.

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente zurückgibt als der Schwellenwert für die Listenansicht, können Sie einen Filter mit zwei oder mehr Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht definieren, die zwei oder mehr Spalten verwendet, verwenden Sie einen UND-Operator, um die Gesamtanzahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen. Aber auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die höchstwahrscheinlich die geringere Datenmenge zurückgibt. Die Verwendung eines ODER-Filters erhöht fast immer die Anzahl der zurückgegebenen Elemente und ist unter diesen Umständen nicht wirksam.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig: Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig: Wenn Sie eine Liste nach einem indizierten Feld filtern, überprüfen Sie den Papierkorb auf gelöschte Elemente aus der Liste oder Bibliothek. Elemente im Papierkorb werden gegenüber dem Schwellenwert für die Listenansicht gezählt und erst dann aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtanzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb größer als der Grenzwert für listenschwellende Elemente ist, erhalten Sie möglicherweise einen unvollständigen Satz von Ergebnissen oder werden blockiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Es gibt zwei Schlüsselwörter, die Sie zum Filtern nach dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] verwenden können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Hinweis: Es ist nicht möglich, die Filter [Heute] oder [Ich] beim Filtern mithilfe einer Spaltenüberschrift zu verwenden. Sie müssen den klassischen Ansichts-Editor verwenden, um Spalten mithilfe dieser Schlüsselwörter zu filtern.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Ich] wirkt sich auf Spalten mit Personenangaben (z. B. "Erstellt von" oder "Geändert von") aus. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein-Bearbeiter sind und die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Dateien anzeigen möchten, legen sind den Filter "Geändert von =(gleich) [Ich]" fest. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Filtern mithilfe von [Ich]

Das Schlüsselwort [Heute] funktioniert bei Spalten mit Datumswerten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Um den aktuellen Tag zu verlassen, legen Sie einen zweiten Filter für die Datumsspalte "Kleiner als [Heute]" fest und verbinden die beiden Filter mit UND.

Filtern mithilfe von [Heute]

Sie können eine SharePoint-Liste filtern, die über eine Metadatenspalte verfügt. 

Hinzufügen einer Metadatenspalte zu Ihrer Liste

Wechseln Sie zu Ihrer Liste, und wählen Sie +Spalte hinzufügen aus.

Hinzufügen einer Metadatenspalte

Wählen Sie Mehr... Weitere Optionen sie das Optionsfeld Verwaltete Metadaten und dann OK aus.

Erstellen einer Listenspalte

Sobald Sie eine Spalte mit verwalteten Metadaten erstellt und Ihrer Liste Elemente hinzugefügt haben, können Sie Metadatentags anwenden, indem Sie im Elementbereich der Bearbeitungsliste auf das Symbol Tag Symbol "Tag" klicken.

Bereich "Metadatentag"

Anwenden von Metadatentags im Strukturansichtsbereich

Strukturansicht

Filtern nach Tags für verwaltete Metadaten

  1. Wählen Sie das Filtersymbol Filtersymbol , um auf den Filterbereich zu zugreifen.

    Filter (Bereich)

    Hinweis: Sie können die Option Strukturansicht in der Dropdownliste oben im Bereich auswählen, die eine hierarchische Ansicht der Konditionen bietet, die der ausgewählten Spalte zugeordnet sind.

  2. Wählen Sie die Metadatentag(n) aus, nach der Sie filtern möchten.

    Filtern von Metadaten
  3. Wenn in der Spalte Verwaltete Metadaten mindestens fünf Werte definiert sind, wählen Sie alternativ den Link Alle anzeigen aus, um den Filterbereich anzuzeigen.

    Metadatenfilterbereich

  4. Überprüfen Sie die Metadatentag(n), nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie Übernehmen aus.

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach:

Indizieren Sie die Spalte:

Beispiel:

Kürzlich geänderte Elemente

Geändert

Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.

Neue Elemente

Erstellt

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die in der letzten Woche hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt ist größer als [Heute]-7.

Meine Elemente

Erstellt von

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die von Ihnen hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich [Ich].

Heute fällige Elemente

Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.)

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur Elemente mit dem heutigen Datum als Fälligkeitsdatum enthält, verwenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich [Heute].

Diskussionsrundenaktualisierungen

Letzte Aktualisierung

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die im letzten Monat aktualisierten Diskussionen enthält, verwenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als [Heute]-30.

Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Geändert am

Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2016 nicht mehr geändert wurden (und die Sie anschließend archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum kleiner als 31. Dezember 2016.

Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten

Region, Jahr (als zwei einfache Indizes)

Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2015 verwenden Sie den Filter Region =(gleich) "NO" UND Jahr =(gleich) 2015, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.

Metadaten

Spalte "Verwaltete Metadaten"

Wenn Sie eine Ansicht verwalteter Metadaten erstellen möchten, wenden Sie einen Filter basierend auf Metadatentags an, die Sie im Listen- und Bibliotheksfilterbereichdefinieren. Informationen finden Sie unter Was ist der Listen- und Bibliotheksfilterbereich?

Hinweis: Selbst wenn Sie eine gefilterte Ansicht basierend auf Spaltenindizes erstellen, wenn Sie den Schwellenwert für die Listenansicht überschreiten, werden bestimmte zusätzliche Vorgänge möglicherweise weiterhin blockiert, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste oder Bibliothek erfordern. Diese Vorgänge umfassen Folgendes: Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition; Anzeigen einer Spaltensumme; und das Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von berechneten Feldern. Versuchen Sie in diesem Fall, den Vorgang im täglichen Zeitfenster zu ausführen,wenn die Grenzwerte aufgehoben werden.

Unterstützte Spaltentypen

  • Einzelne Textzeile

  • Auswahl (einzelner Wert)

  • Zahl

  • Währung

  • Datum und Uhrzeit

  • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

  • Verwaltete Metadaten

  • Ja/Nein

  • Nachschlagen

Nicht unterstützte Spaltentypen

  • Mehrere Textzeilen

  • Auswahl (mehrere Werte)

  • Berechnet

  • Link oder Bild

  • Benutzerdefinierte Spalten

  • Person oder Gruppe (mehrere Werte)

  • Externe Daten

Wir hören Ihnen zu!

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Siehe auch

Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht

Verwenden der Sortierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Verwenden von Gruppierungen zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Löschen einer Listenansicht

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, sollte die erste indizierte Spalte im Filterausdruck den Datensatz um die größtmögliche Menge reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach dem Feld "Bundesland" oder "Datum" einen Datensatz häufig erheblich reduzieren. Wenn Sie z. B. 15.000 Elemente haben, sollten durch den ersten Index weniger als 5.000 Elemente zurückgegeben werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch, wenn Ihr Datensatz weniger als 5.000 Elemente enthält.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet anschließend die übrigen Spalten für die Auswahl der Daten. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Haben Sie dagegen die Abfrage Größe = Groß ODER Farbe = Rot, muss die Datenbank, obwohl sie möglicherweise alle Rot-Elemente findet, die vollständige Liste auswerten, um alle Groß-Elemente zu finden. Werden mehr als 5000 Elemente zurückgegeben, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

Hinweis: Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, keine Indizes enthalten, sollten Sie mit dem Erstellen von Indizes beginnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie diese beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Zum Sortieren und Filtern können Sie auch Spalten im Datensatz auswählen, die nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek und dann auf Ansicht erstellen.

    Schaltfläche "Ansicht erstellen" im Menüband für eine SharePoint-Bibliothek

  2. Klicken Sie auf der Seite Ansichtstyp auf die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Standardansicht aus.

    Seite "Ansichtstypen"
  3. Geben Sie einen Ansichtsnamen ein.

    Festlegen eines Namens und optional eines Dateinamens für die Ansicht
  4. Bearbeiten Sie die Webadresse für die Ansicht, oder übernehmen Sie den Standardwert. Sie können diese auch später noch ändern.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen.

    Um z. B. eine Ansicht zu erstellen, die nur die heute geänderten Elemente enthält, wählen Sie die Spalte Geändert (Indiziert) und die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie dann [Heute] ein.

    Wählen Sie in SharePoint Online ein indiziertes Feld aus.

    Hinweis: Wenn keine Spalten angezeigt werden, die (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst einen einfachen oder zusammengesetzten Index erstellen.

  6. Wenn Sie die Anzahl von Elementen einschränken möchten, die auf jeder Seite angezeigt werden, scrollen Sie nach unten zu Eintragsgrenze, und legen Sie den Wert von Anzahl der anzuzeigenden Elemente fest. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, ist die Standardanzahl von anzuzeigenden Elementen gleich 30.

    Festlegen der Anzahl der auf der Seite "Ansichtseinstellungen" anzuzeigenden Elemente
  7. Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

    • Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen. Hiermit wird eine seitenweise Ansicht der Daten erstellt, die nützlich ist, wenn Sie die Elemente in nicht interaktiver Weise durchsuchen.

      Gibt es mehr Elemente, als die Grenzwerteinstellung angibt, erfolgt die Anzeige seitennummeriert.

      Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

    • Wenn Sie die Gesamtanzahl der zurückgegebenen Elemente auf den angegebenen Betrag beschränken, wird ein harter Grenzwert erstellt, der möglicherweise die gesamten Ergebnisse des Filtervorgangs zurücksennen kann oder nicht. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Ansicht testen, einen Prototyp erstellen oder nur die obersten Werte in einer Ansicht abrufen möchten.

  8. Unter Formatvorlage können Sie Vorschaufenster auswählen, um alle Informationen von Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzuzeigen. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

    Formatvorlagenoptionen auf der Seite "Ansichtseinstellungen"

    Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.

    Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

  9. Klicken Sie auf OK.

Es gibt weitere Schritte, die Sie mit einer Ansicht ausführen können, aber dies reicht aus, um Daten anzeigen zu können, die den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben, wenn Sie blockiert werden. Sie können auch nach sortieren oder gruppieren, Summen festlegen, Ordner erweitern und die Ansichtsansicht mit einem mobilen Gerät optimieren.

Ändern einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, wählen Sie die Ansicht unter Aktuelle Ansichtaus, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.

    Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener Option "Ansicht ändern"

  2. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf eine Ansicht.

  3. Danach können Sie die Einstellungen so ändern, wie dies weiter oben in den Schritten 5 bis 9 unter Erstellen einer Ansicht skizziert ist.

  4. Klicken Sie auf OK.

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente zurückgibt als der Schwellenwert für die Listenansicht, können Sie einen Filter mit zwei oder mehr Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht definieren, die zwei oder mehr Spalten verwendet, verwenden Sie einen UND-Operator, um die Gesamtanzahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen. Aber auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die höchstwahrscheinlich die geringere Datenmenge zurückgibt. Die Verwendung eines ODER-Filters erhöht fast immer die Anzahl der zurückgegebenen Elemente und ist unter diesen Umständen nicht wirksam.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig: Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig: Wenn Sie eine Liste nach einem indizierten Feld filtern, überprüfen Sie den Papierkorb auf gelöschte Elemente aus der Liste oder Bibliothek. Elemente im Papierkorb werden gegenüber dem Schwellenwert für die Listenansicht gezählt und erst dann aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtanzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb größer als der Grenzwert für listenschwellende Elemente ist, erhalten Sie möglicherweise einen unvollständigen Satz von Ergebnissen oder werden blockiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Es gibt zwei Schlüsselwörter, die Sie zum Filtern nach dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] verwenden können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Hinweis: Es ist nicht möglich, die Filter [Heute] oder [Ich] beim Filtern mithilfe einer Spaltenüberschrift zu verwenden. Sie müssen den klassischen Ansichts-Editor verwenden, um Spalten mithilfe dieser Schlüsselwörter zu filtern.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Ich] wirkt sich auf Spalten mit Personenangaben (z. B. "Erstellt von" oder "Geändert von") aus. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein-Bearbeiter sind und die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Dateien anzeigen möchten, legen sind den Filter "Geändert von =(gleich) [Ich]" fest. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Filtern mithilfe von [Ich]

Das Schlüsselwort [Heute] funktioniert bei Spalten mit Datumswerten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Um den aktuellen Tag zu verlassen, legen Sie einen zweiten Filter für die Datumsspalte "Kleiner als [Heute]" fest und verbinden die beiden Filter mit UND.

Filtern mithilfe von [Heute]

Sie können eine SharePoint-Liste filtern, die über eine Metadatenspalte verfügt. 

Hinzufügen einer Metadatenspalte zu Ihrer Liste

Wechseln Sie zu Ihrer Liste, und wählen Sie +Spalte hinzufügen aus.

Hinzufügen einer Metadatenspalte

Wählen Sie Mehr... Weitere Optionen sie das Optionsfeld Verwaltete Metadaten und dann OK aus.

Erstellen einer Listenspalte

Sobald Sie eine Spalte mit verwalteten Metadaten erstellt und Ihrer Liste Elemente hinzugefügt haben, können Sie Metadatentags anwenden, indem Sie im Elementbereich der Bearbeitungsliste auf das Symbol Tag Symbol "Tag" klicken.

Bereich "Metadatentag"

Anwenden von Metadatentags im Strukturansichtsbereich

Strukturansicht

Filtern nach Tags für verwaltete Metadaten

  1. Wählen Sie das Filtersymbol Filtersymbol , um auf den Filterbereich zu zugreifen.

    Filter (Bereich)

    Hinweis: Sie können die Option Strukturansicht in der Dropdownliste oben im Bereich auswählen, die eine hierarchische Ansicht der Konditionen bietet, die der ausgewählten Spalte zugeordnet sind.

  2. Wählen Sie die Metadatentag(n) aus, nach der Sie filtern möchten.

    Filtern von Metadaten
  3. Wenn in der Spalte Verwaltete Metadaten mindestens fünf Werte definiert sind, wählen Sie alternativ den Link Alle anzeigen aus, um den Filterbereich anzuzeigen.

    Metadatenfilterbereich

  4. Überprüfen Sie die Metadatentag(n), nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie Übernehmen aus.

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach:

Indizieren Sie die Spalte:

Beispiel:

Kürzlich geänderte Elemente

Geändert

Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.

Neue Elemente

Erstellt

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die in der letzten Woche hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt ist größer als [Heute]-7.

Meine Elemente

Erstellt von

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die von Ihnen hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich [Ich].

Heute fällige Elemente

Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.)

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur Elemente mit dem heutigen Datum als Fälligkeitsdatum enthält, verwenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich [Heute].

Diskussionsrundenaktualisierungen

Letzte Aktualisierung

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die im letzten Monat aktualisierten Diskussionen enthält, verwenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als [Heute]-30.

Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Geändert am

Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2016 nicht mehr geändert wurden (und die Sie anschließend archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum kleiner als 31. Dezember 2016.

Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten

Region, Jahr (als zwei einfache Indizes)

Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2015 verwenden Sie den Filter Region =(gleich) "NO" UND Jahr =(gleich) 2015, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.

Metadaten

Spalte "Verwaltete Metadaten"

Wenn Sie eine Ansicht verwalteter Metadaten erstellen möchten, wenden Sie einen Filter basierend auf Metadatentags an, die Sie im Listen- und Bibliotheksfilterbereichdefinieren. Informationen finden Sie unter Was ist der Listen- und Bibliotheksfilterbereich?

Hinweis: Selbst wenn Sie eine gefilterte Ansicht basierend auf Spaltenindizes erstellen, wenn Sie den Schwellenwert für die Listenansicht überschreiten, werden bestimmte zusätzliche Vorgänge möglicherweise weiterhin blockiert, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste oder Bibliothek erfordern. Diese Vorgänge umfassen Folgendes: Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition; Anzeigen einer Spaltensumme; und das Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von berechneten Feldern. Versuchen Sie in diesem Fall, den Vorgang im täglichen Zeitfenster zu ausführen,wenn die Grenzwerte aufgehoben werden.

Unterstützte Spaltentypen

  • Einzelne Textzeile

  • Auswahl (einzelner Wert)

  • Zahl

  • Währung

  • Datum und Uhrzeit

  • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

  • Verwaltete Metadaten

  • Ja/Nein

  • Nachschlagen

Nicht unterstützte Spaltentypen

  • Mehrere Textzeilen

  • Auswahl (mehrere Werte)

  • Berechnet

  • Link oder Bild

  • Benutzerdefinierte Spalten

  • Person oder Gruppe (mehrere Werte)

  • Externe Daten

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Siehe auch

Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht

Verwenden der Sortierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Verwenden von Gruppierungen zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Löschen einer Listenansicht

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