Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Gilt für
SharePoint Server 2019 Microsoft Office SharePoint Online Server 2016 SharePoint Server 2013 Microsoft Office SharePoint Online Server 2013 Enterprise Microsoft Office SharePoint Online Server 2010

Durch Filtern wird die Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente auf die gewünschten Daten reduziert. Über einen Filter werden Elemente ausgewählt, die bestimmten Kriterien (z. B. Standort, Elementtyp oder Preisbereich) entsprechen. Wenn ein Filter aktiviert ist, zeigt die Liste nur die Listenelemente an, die Sie unter den von Ihnen festgelegten Bedingungen anzeigen möchten.

Wenn Sie über eine große Anzahl von Listenelementen verfügen (die den Schwellenwert für die Listenansicht von 5000 Elementen überschreiten), können Sie vorhandene Spalten indizieren , um die Filterleistung zu erhöhen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Index zu einer Liste oder Bibliotheksspalte.

Verwenden gefilterter Ansichten

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Sicht erstellen, sollte Ihre erste indizierte Spalte im Filterausdruck das Dataset am stärksten reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach einem Feld für ein Bundesland oder ein Datum ein Dataset oft erheblich reduzieren. Wenn 15.000 Elemente vorhanden sind, sollte der erste Index weniger als 5.000 Elemente zurückgeben. Auch wenn Ihr Datensatz nicht mehr als 5.000 Elemente enthält, ist dies dennoch eine bewährte Methode.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet anschließend die übrigen Spalten für die Auswahl der Daten. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Wenn Sie jedoch eine Abfrage haben Größe = groß ODER Farbe = rot, obwohl die Datenbank alle roten Elemente finden kann, muss sie die vollständige Liste durchsuchen, um alle großen Elemente zu finden. Wenn mehr als 5.000 zurückgegebene Elemente zurückgegeben werden, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

Hinweis

Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Filter und Ansichten erstellen, ändern oder löschen

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, keine Indizes haben, können Sie zuerst Indizes erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Sie können die Daten in der Liste mithilfe von Spalten filtern. Dadurch wird eine Ansicht erstellt. Anschließend können Sie die Ansicht bearbeiten und Filter löschen. Ausgeblendete Spalten können auch zum Sortieren der Liste verwendet werden, obwohl sie nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie filtern möchten, und wählen Sie in den Menüoptionen die Option Filtern nach aus.
    SharePoint-Spaltenüberschrift

  2. Wählen Sie im Filterbereich, der auf der rechten Seite der Seite geöffnet wird, den/die Spaltenwert(e) aus, nach denen Sie die Liste filtern möchten. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie die Schaltfläche "Übernehmen " aus.

    SharePoint Online-Listenfilterbereich

    Sie sollten nun feststellen, dass neben Ihrer Spaltenüberschrift ein Filtersymbol angezeigt wird, das angibt, dass Ihre Liste nach Werten in dieser Spalte gefiltert wird.

    SharePoint-Spaltenüberschrift mit Filtersymbol

    Weitere Informationen zum Filterbereich und zum Filtern nach Werten, die in verschiedenen Spalten gespeichert sind, finden Sie unter Was ist der Listen- und Bibliothekenfilterbereich?

  3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle anderen Spalten, nach denen Sie filtern möchten.

  4. Sehen Sie sich das Menü "Ansichten" oben rechts in Ihrer Liste oder Bibliothek an. Sie sollten den Namen der aktuellen Ansicht mit einem Sternchen (*) daneben sehen, das angibt, dass die Ansicht nicht gespeichert wurde. Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie den Namen der aktuellen Ansicht aus, und wählen Sie dann in den Menüoptionen die Option Ansicht speichern unter aus.

    SharePoint Online-Menü

  5. Geben Sie in das angezeigte Feld "Speichern unter" einen neuen Namen für Ihre Ansicht ein. (Wenn Sie möchten, dass jeder die Ansicht sehen kann, lassen Sie Dies als öffentliche Ansicht festlegen ausgewählt. Andernfalls deaktivieren Sie diese Auswahl, damit die Ansicht nur für Sie sichtbar ist.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um Ihre neue Ansicht zu erstellen.

    SharePoint Online-Listenansicht Dialogfeld

    Nun sollte eine gefilterte Ansicht Ihrer Liste oder Bibliothek mit dem zugewiesenen Namen angezeigt werden.

    Hinweis

    Es ist möglich, Ihre Liste oder Bibliothek zu filtern, ohne sie als Ansicht zu speichern. 

Löschen eines Filters

Aktuelle Filter werden unter dem Titel der Liste angezeigt. Um einen Filter zu entfernen, wählen Sie einfach den Filter unter dem Titel der Liste aus. Um alle Filter gleichzeitig zu entfernen, wählen Sie rechts Filter löschen aus.  

Screenshot einer sortierten Liste in SharePoint.

Ändern einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Nehmen Sie eine weitere Änderung an Ihrer Ansicht vor, z. B. sortieren, gruppieren oder zusätzliche Filter hinzufügen.
  2. Befolgen Sie die Anweisungen in Schritt 3 und 4 unter Erstellen einer Ansicht, ändern Sie diesmal jedoch nicht den Namen der Ansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Dadurch wird die vorhandene Ansicht aktualisiert.

Wenn Sie eine detailliertere Kontrolle über Ihre Ansicht haben möchten, können Sie Ihre Ansicht stattdessen mit dem klassischen Ansichts-Editor ändern. Wählen Sie dazu im Menü "Ansicht" den Namen Ihrer aktuellen Ansicht aus, und wählen Sie in den Menüoptionen "Aktuelle Ansicht bearbeiten " aus, und folgen Sie dann den nachstehenden Anweisungen.

Menüoption

Ändern einer Ansicht im Editor für klassische Ansicht

  1. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Filter", und wählen Sie "Nur Elemente anzeigen" aus, wenn Folgendes zutrifft.
  2. Fügen Sie Anweisungen hinzu, um zu definieren, nach welcher Spalte oder Spalten Sie filtern möchten.
    Definieren Sie unter
    Wenn Sie über Oder-Anweisungen verfügen, geben Sie diese zuerst an. Fügen Sie dann alle erforderlichen Und-Anweisungen hinzu.
  3. Wenn Sie ihrer Filterdefinition einen weiteren Eintrag hinzufügen müssen, wählen Sie unten rechts die Option Weitere Spalten anzeigen aus. Eine Filterdefinition kann bis zu 10 Anweisungen enthalten.
    Wenn Sie ihrer Filterdefinition einen weiteren Eintrag hinzufügen müssen, wählen Sie Weitere Spalten anzeigen aus.
  4. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie oben oder unten auf der Seite OK aus, um die Ansicht zu speichern.
    Die Seite "Ansicht bearbeiten " wird geschlossen und durch die von Ihnen definierte Ansicht ersetzt.

Einrichten von Filtern

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente als der Schwellenwert für die Listenansicht zurückgibt, können Sie einen Filter mit mindestens zwei Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht definieren, die zwei oder mehr Spalten verwendet, verwenden Sie einen UND-Operator , um die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente zu beschränken. Aber auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die höchstwahrscheinlich die geringere Datenmenge zurückgibt. Die Verwendung eines ODER-Filters erhöht fast immer die Anzahl der zurückgegebenen Elemente und ist unter diesen Umständen nicht effektiv.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig

Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig

Wenn Sie eine Liste nach einem indizierten Feld filtern, überprüfen Sie den Papierkorb auf gelöschte Elemente aus der Liste oder Bibliothek. Elemente im Papierkorb werden auf den Schwellenwert für die Listenansicht angerechnet und erst aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb den Schwellenwert in der Liste überschreitet, erhalten Sie möglicherweise einen unvollständigen Satz von Ergebnissen, oder Sie werden blockiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Filtern nach dynamischem Datum oder aktuellem Benutzer

Es gibt zwei Schlüsselwörter, mit denen Sie basierend auf dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] filtern können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Hinweis

Es ist nicht möglich, die Filter [Heute] oder [Ich] zu verwenden, wenn mithilfe einer Spaltenüberschrift gefiltert wird. Sie müssen den klassischen Ansichts-Editor verwenden, um Spalten mit diesen Schlüsselwörtern zu filtern.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Me] arbeitet mit personenbasierten Spalten wie "Erstellt von" oder "Geändert von". Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein Editor sind und die letzten Dateien sehen möchten, an denen Sie gearbeitet haben, legen Sie einen Filter für die Spalte Geändert von fest, der gleich [Me] ist. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Filter verwenden [Me] Das Schlüsselwort [Today] (Keyword) funktioniert bei datumsbasierten Spalten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Wenn Sie den aktuellen Tag auslassen möchten, legen Sie einen zweiten Filter für die Spalte "Datum" fest, der kleiner als [Heute] ist, und verbinden Sie die Filter mit "And".

Filtern mithilfe von [Heute]

Filtern nach verwalteten Metadaten

Sie können eine SharePoint-Liste filtern, die eine Metadatenspalte enthält. 

Hinzufügen einer Metadatenspalte zu Ihrer Liste

Wechseln Sie zu Ihrer Liste, und wählen Sie +Spalte hinzufügen aus.

Metadatenspalte hinzufügen

Wählen Sie Mehr...Wählen Sie das Optionsfeld Verwaltete Metadaten aus, und wählen Sie dann OK aus.

Erstellen einer Listenspalte

Alternativ können Sie, nachdem Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten erstellt und Ihrer Liste Elemente hinzugefügt haben, Metadatentags anwenden, indem Sie im Bereich "Listenelement bearbeiten" auf das Tagsymbol klicken .

Bereich

Wenden Sie Metadatentags im Strukturansichtsbereich an.

Strukturansicht

Filtern nach verwalteten Metadatentags

  1. Wählen Sie das Filtersymbol Filtersymbol aus , um auf den Filterbereich zuzugreifen.
    Filter (Bereich)

    Hinweis

    Sie können in der Dropdownliste oben im Bereich die Option Strukturansicht auswählen, die eine hierarchische Ansicht der mit der ausgewählten Spalte verbundenen Begriffe bietet.

  2. Wählen Sie die Metadaten-Tags aus, nach denen Sie filtern möchten.

    Metadaten filtern

  3. Wenn Sie mindestens 5 Werte in der Spalte "Verwaltete Metadaten " definiert haben, wählen Sie alternativ den Link Alle anzeigen aus, um den Filterbereich anzuzeigen.
    Bereich

  4. Überprüfen Sie die Metadaten-Tags, nach denen Sie filtern möchten, und wählen Sie Anwenden aus.

Typische gefilterte Ansichten

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach: Indizieren Sie die Spalte: Beispiel:
Kürzlich geänderte Elemente Geändert Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.
Neue Elemente Erstellt Um eine Ansicht nur der Elemente zu erstellen, die in der letzten Woche hinzugefügt wurden, wenden Sie den Filter Erstellt ist größer als[Heute]-7 an.
Meine Elemente Erstellt von Um eine Ansicht nur der hinzugefügten Elemente zu erstellen, wenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich[Ich] an.
Heute fällige Elemente Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.) Um eine Ansicht nur der Elemente mit dem Fälligkeitsdatum von heute zu erstellen, wenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich[Heute] an.
Diskussionsrundenaktualisierungen Letzte Aktualisierung Um eine Ansicht nur der Diskussionen zu erstellen, die im letzten Monat aktualisiert wurden, wenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als[Heute]-30 an.
Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek Geändert am Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2016 nicht mehr geändert wurden (und die Sie anschließend archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum kleiner als 31. Dezember 2016.
Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten Region, Jahr (als zwei einfache Indizes) Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2015 verwenden Sie den Filter Region =(gleich) "NO" UND Jahr =(gleich) 2015, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.
Metadaten Spalte "Verwaltete Metadaten" Um eine Ansicht der verwalteten Metadaten zu erstellen, wenden Sie einen Filter basierend auf Metadatentags an, die Sie im Listen- und Bibliotheksfilterbereich definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Listen- und Bibliotheken-Filterbereich?

Hinweis

Selbst wenn Sie eine gefilterte Ansicht basierend auf Spaltenindizes erstellen und den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben, werden bestimmte zusätzliche Vorgänge möglicherweise immer noch blockiert, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste oder Bibliothek erfordern. Zu diesen Operationen gehören die folgenden: Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition; Anzeigen einer Spaltensumme; und dem Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen berechneter Felder. Versuchen Sie in diesem Fall, den Vorgang während des täglichen Zeitfensters auszuführen, wenn die Beschränkungen aufgehoben werden.

Unterstützte und nicht unterstützte Spalten für das Indizieren und Filtern

Unterstützte Spaltentypen
  • Einzelne Textzeile
  • Auswahl (einzelner Wert)
  • Zahl
  • Währung
  • Datum und Uhrzeit
  • Person oder Gruppe (einzelner Wert)
  • Verwaltete Metadaten
  • Ja/Nein
  • Nachschlagen
Nicht unterstützte Spaltentypen
  • Mehrere Textzeilen
  • Auswahl (mehrere Werte)
  • Berechnet
  • Link oder Bild
  • Benutzerdefinierte Spalten
  • Person oder Gruppe (mehrere Werte)
  • Externe Daten

Wir hören Ihnen zu!

War dieser Artikel hilfreich? Dann lassen Sie uns dies bitte am Ende der Seite wissen. Wenn der Artikel nicht hilfreich war, lassen Sie uns wissen, was nicht Ihren Vorstellungen entsprochen hat oder fehlte. Bitte geben Sie die verwendete Version von SharePoint, das Betriebssystem und den Browser an. Wir nutzen Ihr Feedback, um die Fakten zu überprüfen, Informationen hinzuzufügen und diesen Artikel zu aktualisieren.

Siehe auch

Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht

Verwenden der Sortierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Ändern einer SharePoint-Ansicht durch Gruppieren

Löschen einer Listenansicht

2010 – 2019

Verwenden gefilterter Ansichten

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Sicht erstellen, sollte Ihre erste indizierte Spalte im Filterausdruck das Dataset am stärksten reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach einem Feld für ein Bundesland oder ein Datum ein Dataset oft erheblich reduzieren. Wenn 15.000 Elemente vorhanden sind, sollte der erste Index weniger als 5.000 Elemente zurückgeben. Wenn Ihr Datensatz nicht mehr als 5.000 Elemente enthält, ist dies immer noch eine bewährte Methode.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet dann die restlichen Spalten, um Ihre Daten auszuwählen. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Sicht nicht verwendet, auch wenn das Ergebnis der gefilterten Ansicht kleiner als der Schwellenwert für die Listenansicht ist.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange die Liste weniger als 5.000 "rote" Elemente enthält, ist die Abfrage in einer großen Liste erfolgreich. Wenn Sie jedoch eine Abfrage haben Größe = groß ODER Farbe = rot, obwohl die Datenbank alle roten Elemente finden kann, muss sie die vollständige Liste durchsuchen, um alle großen Elemente zu finden. Wenn mehr als 5.000 zurückgegebene Elemente zurückgegeben werden, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunde und Katzen.

Hinweis

Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Erstellen oder Ändern einer gefilterten Ansicht basierend auf Spaltenindizes

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, keine Indizes haben, sollten Sie zuerst Indizes erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie diese beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Zum Sortieren und Filtern können Sie Spalten auswählen, die sich im Dataset befinden, aber nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Liste " oder "Bibliothek ", und klicken Sie dann auf "Ansicht erstellen".

    Die Schaltfläche

  2. Klicken Sie auf der Seite Ansichtstyp auf die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Standardansicht aus.

    Seite

  3. Geben Sie einen Ansichtsnamen ein.

    Festlegen eines Namens und optional eines Dateinamens für die Ansicht

  4. Bearbeiten Sie die Webadresse für die Ansicht, oder übernehmen Sie die Standardeinstellung. Sie können diese auch später noch ändern.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen.
    Um z. B. eine Ansicht zu erstellen, die nur die heute geänderten Elemente enthält, wählen Sie die Spalte Geändert (Indiziert) und die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie dann [Heute] ein.

    Wählen Sie in SharePoint Online ein indiziertes Feld aus.

    Hinweis

    Wenn keine Spalten angezeigt werden, die (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst einen einfachen oder zusammengesetzten Index erstellen.

  6. Wenn Sie die Anzahl von Elementen einschränken möchten, die auf jeder Seite angezeigt werden, scrollen Sie nach unten zu Eintragsgrenze, und legen Sie den Wert von Anzahl der anzuzeigenden Elemente fest. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, ist die Standardanzahl von anzuzeigenden Elementen gleich 30.

    Festlegen der Anzahl der auf der Seite

  7. Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

    • Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen. Hiermit wird eine seitenweise Ansicht der Daten erstellt, die nützlich ist, wenn Sie die Elemente in nicht interaktiver Weise durchsuchen.
      Gibt es mehr Elemente, als die Grenzwerteinstellung angibt, erfolgt die Anzeige seitennummeriert.
      SharePoint-Liste mit ausgelagerter Anzeige von Elementen mit Zurück- und Weiter-Navigationssteuerelementen, wenn die Anzahl der Elemente den Grenzwert überschreitet
    • Wenn Sie die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente auf die angegebene Menge beschränken , wird ein fester Grenzwert erstellt, der möglicherweise die gesamten Ergebnisse Ihres Filtervorgangs zurückgibt. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Ansicht testen, einen Prototyp erstellen oder wenn Sie nur die höchsten Werte in einer Ansicht abrufen möchten.
  8. Unter Formatvorlage können Sie Vorschaufenster auswählen, um alle Informationen von Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzuzeigen. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

    Formatvorlagenoptionen auf der Seite

    Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.
    SharePoint-Liste im Vorschaubereich-Ansichtsformat mit Elementtiteln auf der linken und allen Spaltenwerten, die vertikal auf der rechten Seite angezeigt werden

  9. Klicken Sie auf OK.

Es gibt weitere Schritte, die Sie mit einer Ansicht ausführen können, aber dies reicht aus, um Daten anzuzeigen, die den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben, wenn Sie blockiert sind. Sie können auch nach Summen sortieren oder gruppieren, Ordner erweitern und die Ansicht mit einem mobilen Gerät optimieren.

Ändern einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek , wählen Sie die Ansicht unter Aktuelle Ansicht aus, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.

    Registerkarte

  2. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf eine Ansicht.

  3. Anschließend können Sie die Einstellungen ändern, wie in den Schritten 5 bis 9 unter Erstellen einer Ansicht beschrieben.

  4. Klicken Sie auf OK.

Einrichten von Filtern

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente als der Schwellenwert für die Listenansicht zurückgibt, können Sie einen Filter mit mindestens zwei Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht definieren, die zwei oder mehr Spalten verwendet, verwenden Sie einen UND-Operator , um die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente zu beschränken. Aber auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die höchstwahrscheinlich die geringere Datenmenge zurückgibt. Die Verwendung eines ODER-Filters erhöht fast immer die Anzahl der zurückgegebenen Elemente und ist unter diesen Umständen nicht effektiv.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig

Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig

Wenn Sie eine Liste nach einem indizierten Feld filtern, überprüfen Sie den Papierkorb auf gelöschte Elemente aus der Liste oder Bibliothek. Elemente im Papierkorb werden auf den Schwellenwert für die Listenansicht angerechnet und erst aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb den Schwellenwert für die Liste überschreitet, erhalten Sie möglicherweise einen unvollständigen Satz von Ergebnissen oder werden blockiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Filtern nach dynamischem Datum oder aktuellem Benutzer

Es gibt zwei Schlüsselwörter, mit denen Sie basierend auf dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] filtern können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Hinweis

Es ist nicht möglich, die Filter [Heute] oder [Ich] zu verwenden, wenn mithilfe einer Spaltenüberschrift gefiltert wird. Sie müssen den klassischen Ansichts-Editor verwenden, um Spalten mit diesen Schlüsselwörtern zu filtern.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Me] arbeitet mit personenbasierten Spalten wie "Erstellt von" oder "Geändert von". Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein Editor sind und die zuletzt bearbeiteten Dateien anzeigen möchten, legen Sie einen Filter für die Spalte Geändert von gleich [Me] fest. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Filter verwenden [Me] Das Schlüsselwort [Today] (Keyword) funktioniert mit datumsbasierten Spalten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Wenn Sie den aktuellen Tag auslassen möchten, legen Sie einen zweiten Filter für die Spalte "Datum" fest, der kleiner als [Heute] ist, und verbinden Sie die Filter mit "And".

Filtern mithilfe von [Heute]

Filtern nach verwalteten Metadaten

Sie können eine SharePoint-Liste filtern, die eine Metadatenspalte enthält. 

Hinzufügen einer Metadatenspalte zu Ihrer Liste

Wechseln Sie zu Ihrer Liste, und wählen Sie +Spalte hinzufügen aus.

Metadatenspalte hinzufügen

Wählen Sie Mehr...Wählen Sie das Optionsfeld Verwaltete Metadaten aus, und wählen Sie dann OK aus.

Erstellen einer Listenspalte

Alternativ können Sie, nachdem Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten erstellt und Ihrer Liste Elemente hinzugefügt haben, Metadatentags anwenden, indem Sie im Bereich "Listenelement bearbeiten" auf das Tagsymbol klicken .

Bereich

Wenden Sie Metadatentags im Strukturansichtsbereich an.

Strukturansicht

Filtern nach verwalteten Metadatentags

  1. Wählen Sie das Filtersymbol Filtersymbol aus , um auf den Filterbereich zuzugreifen.
    Filter (Bereich)

    Hinweis

    Sie können in der Dropdownliste oben im Bereich die Option Strukturansicht auswählen, die eine hierarchische Ansicht der mit der ausgewählten Spalte verbundenen Begriffe bietet.

  2. Wählen Sie die Metadaten-Tags aus, nach denen Sie filtern möchten.

    Metadaten filtern

  3. Wenn Sie mindestens 5 Werte in der Spalte "Verwaltete Metadaten " definiert haben, wählen Sie alternativ den Link Alle anzeigen aus, um den Filterbereich anzuzeigen.
    Bereich

  4. Überprüfen Sie die Metadaten-Tags, nach denen Sie filtern möchten, und wählen Sie Anwenden aus.

Typische gefilterte Ansichten

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach: Indizieren Sie die Spalte: Beispiel:
Kürzlich geänderte Elemente Geändert Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.
Neue Elemente Erstellt Um eine Ansicht nur der Elemente zu erstellen, die in der letzten Woche hinzugefügt wurden, wenden Sie den Filter Erstellt ist größer als[Heute]-7 an.
Meine Elemente Erstellt von Um eine Ansicht nur der hinzugefügten Elemente zu erstellen, wenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich[Ich] an.
Heute fällige Elemente Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.) Um eine Ansicht nur der Elemente mit dem Fälligkeitsdatum von heute zu erstellen, wenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich[Heute] an.
Diskussionsrundenaktualisierungen Letzte Aktualisierung Um eine Ansicht nur der Diskussionen zu erstellen, die im letzten Monat aktualisiert wurden, wenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als[Heute]-30 an.
Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek Geändert am Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2016 nicht mehr geändert wurden (und die Sie anschließend archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum kleiner als 31. Dezember 2016.
Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten Region, Jahr (als zwei einfache Indizes) Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2015 verwenden Sie den Filter Region =(gleich) "NO" UND Jahr =(gleich) 2015, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.
Metadaten Spalte "Verwaltete Metadaten" Um eine Ansicht der verwalteten Metadaten zu erstellen, wenden Sie einen Filter basierend auf Metadatentags an, die Sie im Listen- und Bibliotheksfilterbereich definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Listen- und Bibliotheken-Filterbereich?

Hinweis

Selbst wenn Sie eine gefilterte Ansicht basierend auf Spaltenindizes erstellen und den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben, werden bestimmte zusätzliche Vorgänge möglicherweise immer noch blockiert, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste oder Bibliothek erfordern. Zu diesen Operationen gehören die folgenden: Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition; Anzeigen einer Spaltensumme; und dem Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen berechneter Felder. Versuchen Sie in diesem Fall, den Vorgang während des täglichen Zeitfensters auszuführen, wenn die Beschränkungen aufgehoben werden.

Unterstützte und nicht unterstützte Spalten für das Indizieren und Filtern

Unterstützte Spaltentypen
  • Einzelne Textzeile
  • Auswahl (einzelner Wert)
  • Zahl
  • Währung
  • Datum und Uhrzeit
  • Person oder Gruppe (einzelner Wert)
  • Verwaltete Metadaten
  • Ja/Nein
  • Nachschlagen
Nicht unterstützte Spaltentypen
  • Mehrere Textzeilen
  • Auswahl (mehrere Werte)
  • Berechnet
  • Link oder Bild
  • Benutzerdefinierte Spalten
  • Person oder Gruppe (mehrere Werte)
  • Externe Daten

Wir hören Ihnen zu!

War dieser Artikel hilfreich? Dann lassen Sie uns dies bitte am Ende der Seite wissen. Wenn der Artikel nicht hilfreich war, lassen Sie uns wissen, was nicht Ihren Vorstellungen entsprochen hat oder fehlte. Bitte geben Sie die verwendete Version von SharePoint, das Betriebssystem und den Browser an. Wir nutzen Ihr Feedback, um die Fakten zu überprüfen, Informationen hinzuzufügen und diesen Artikel zu aktualisieren.

Siehe auch

Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht

Verwenden der Sortierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Ändern einer SharePoint-Ansicht durch Gruppieren

Löschen einer Listenansicht