Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

Die Kommunikation von Projektinformationen ist oft schwierig, unabhängig davon, ob es darum geht, Informationen zum Status von Ihrem Team zu erhalten oder den Status an Führungskräfte zu kommunizieren. Erfahren Sie, wann und wie Sie Projektinformationen kommunizieren und melden. Andernfalls leidet die effektive Zusammenarbeit und der Erfolg Ihres Projekts kann gefährdet sein. Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

• Auflisten der Projektbeteiligten Finden Sie vor Beginn eines Projekts heraus, wer Ihre Stakeholder sind. Ein sicherer Weg, ein Projekt zu verzögern, besteht darin, einen kritischen Stakeholder zu vergessen, der einen Go/No-Go-Einfluss auf Ihr Projekt hat.
• Frühzeitig einen Kommunikationsplan erstellen Gestalten Sie Kommunikationsstrategien und -prozesse in Ihr Projekt, bevor das Projekt beginnt. Noch besser ist, wenn Kommunikationsprozesse als Aufgabe in den ersten Zeilen Ihres Projekts erscheinen, damit dieser kritische Teil der Zusammenarbeit zur Verpflichtung aller wird.
• Häufig kommunizieren Das Sammeln von Informationen zum Status von Aufgaben einmal pro Woche ist in etwa richtig, um Probleme abzuwenden, bevor sie eskalieren. Wenn Sie häufiger kommunizieren, können Teammitglieder aufgrund der zusätzlichen Zeit für deren Vorbereitung möglicherweise keine Updates mehr senden.
• Nach Problemen suchen Wenn alles gut zu laufen scheint, weil Sie nichts Negatives gehört haben, steuern Sie wahrscheinlich auf Probleme zu. Selbst die am besten ausgeführten Projekte haben Probleme. Ihre Aufgabe ist es, sie zu finden, bevor sie zu größeren Problemen werden.
• Verwenden geeigneter Technologie Verstehen Sie die Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Teammitglieder und Stakeholder. Beispielsweise möchten Teammitglieder, die über den Status von Aufgaben berichten, möglicherweise E-Mail oder Project Online verwenden, während eine Führungskraft ein gut gestaltetes Diagramm oder eine PivotTable bevorzugen könnte. Hier finden Sie eine Liste von Programmen, die Sie verwenden können, um die Kommunikation zu unterstützen.

Anwendung	Vorteile	Nachteile
Project	Integrierte Präsentationstools für alle Ebenen von Stakeholdern. Verfügt über leicht verständliche Zeitleiste und Teamplaneransichten. Exportiert Daten nach Excel und Visio für die Kommunikation komplexer Daten.	Ihr Unternehmen verwendet Project möglicherweise nicht. Die Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, sind möglicherweise zu klein, um eine leistungsstarke Planungssoftware zu nutzen.
Project Online	Am besten geeignet für erweiterte Kommunikation und Berichterstellung von Projektinformationen in einer Organisation. Kann den Status mehrerer Projekte oder eines Portfolios von Projekten vergleichen.	Kleinere Unternehmen benötigen möglicherweise die Hilfe von Beratern, um Project Online zu installieren und zu verwenden.
Excel	Project kann Daten für erweiterte Analysen, z. B. ANOVA- und Ertragswertanalysen, nach Excel exportieren. Ideal für die frühe Planung von Projekten oder für übergeordnete Ergebnisse, die später zu Project hinzugefügt werden können.	Excel fehlen automatisierte Planungsfunktionen für komplexere Projekte.
Word	Ideal während der Initiierungsphase, wenn Sie Planungsdokumente wie Budgets und Ergebnisse freigeben müssen.	Nicht ideal für visuelle Präsentationen für leitende Stakeholder. Verwenden Sie stattdessen Excel, Visio, PowerPoint oder die eigenen Berichtsfunktionen von Project.
SharePoint	Bietet Synchronisierungsfeatures ohne Project Server. Eine Änderung in einer Aufgabenliste wird in der anderen widergespiegelt.	Teuer in der unternehmensweiten Bereitstellung. Wenn Sie nicht über die Unternehmensressourcen verfügen, um SharePoint zu installieren, können Sie Microsoft 365 mit SharePoint Online verwenden.
PowerPoint	Ideal für wirkungsvolle Präsentationen vor Stakeholdern in der Geschäftsleitung.	Analysten und Ingenieure benötigen möglicherweise detailliertere Diagramme für komplexe Budgetanalysen.
Visio	Ideal für die Anfangsphasen eines Projekts, in denen Sie Geschäfts- und Fertigungsprozesse mit Flussdiagrammen oder anderen Diagrammen kommunizieren müssen.	Könnten zu viele Informationen für ein leitendes Publikum enthalten. Verwenden Sie stattdessen die projekteigenen Berichterstellungsfeatures.
Microsoft Teams	Ideal für Teams an verschiedenen Standorten. Sie können Projektinformationen per Instant Messaging, Sprache, Video oder während Onlinebesprechungen teilen.	Für die Bereitstellung ist möglicherweise eine IT-Abteilung erforderlich.

Kommunizieren von Projektinformationen

Überprüfen der Status-Updates von Project Online	Wenn Ihr Team Project Online verwendet, laden Sie Aufgaben- status Updates vom Server herunter, bevor Sie mit Ihrem Team über den Projektfortschritt kommunizieren.
Überwachen Ihrer Zeitplanung – vom Einsteiger- bis zum Expertenniveau	Es gibt einfache Möglichkeiten, den Fortschritt zu verfolgen, und es gibt komplexere Möglichkeiten. Finden Sie den Weg, der für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.
Kommunizieren von Ertragswertinformationen	Die Erfassung von Ertragswertinformationen ist ein fortgeschrittener, aber sehr wirkungsvoller Schritt, um die guten und schlechten Leistungen des Projekts zu ermitteln. Die wichtigsten Fakten, die Sie daraus gewinnen, sind das, was Ihre Stakeholder sehen wollen.
Erstellen von Projektberichten	Mit Project können Sie eindrucksvolle grafische Berichte mit den gewünschten Projektdaten erstellen und anpassen, ohne eine andere Software zu verwenden. Während der Arbeit am Projekt werden die Berichte automatisch angepasst und enthalten stets die neuesten Informationen – ohne manuelle Aktualisierungen!
Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste	Teammitglieder können den Zeitplan in SharePoint anzeigen und ihre Arbeit aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. Und umgekehrt.
Verwenden von Microsoft 365	Kommunizieren Sie Projektinformationen mithilfe von Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, können Sie mit Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote an Ihren Dokumenten arbeiten – bei Bedarf und überall.
Veröffentlichen von Vorgangsänderungen auf dem Server	Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen, veröffentlichen Sie diese Änderungen in Project Online, damit jeder über die richtigen Informationen verfügt, um seine Arbeit fortzusetzen.
Kommunizieren mit Microsoft Teams	Wenn Personen nicht zu einer Besprechung kommen können, verwenden Sie Teams, um Projektinformationen auszutauschen. Teilen Sie PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder ein OneNote-Notizbuch, um Projektpläne zu teilen. People können an Onlinebesprechungen im Büro, zu Hause oder über ihr mobiles Gerät teilnehmen.

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