Projektmanagement ist selten einfach. Dieser Leitfaden hilft Ihnen jedoch, das Projektmanagement zu verstehen, während Sie Project verwenden. Jeder nachfolgende Link verweist auf eine Seite, die den betreffenden Aspekt des Projektmanagements in Artikeln und kurzen Lernprogrammen vertieft.
Anlegen eines Projektplans
Je komplizierter ein Projekt wird, desto mehr müssen Sie planen, bevor Sie Project verwenden. Während der Einleitungsphase eines Projekts sollten Sie Anwendungen wie Word, Excel und SharePoint einbeziehen, um die Denkprozesse zu unterstützen.
| Projektziel | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Anlegen eines Projektplans | Projekte scheitern häufig, wenn während der Einleitungsphase nicht genügend Denkarbeit investiert wird. Stellen Sie an diesem Punkt die Projektbeteiligten und Sponsoren zusammen, während Sie Projektsatzungen, frühe Spezifikationen und möglicherweise auch ein Budget entwerfen. Bei kleineren Projekten können Sie viel von dieser Arbeit in Microsoft Project erledigen. Bei größeren Projekten sollten Sie Word, Excel, SharePoint oder sogar Ihr Telefon verwenden, um Ihre Gedanken festzuhalten. |
| Vermittlung Ihrer Pläne an die Projektbeteiligten | Die Pflege der Kommunikationskanäle zu den Projektbeteiligten ist nicht immer einfach. Sie ist aber entscheidend für den Erfolg eines Projekts. |
| Erstellen und Freigeben von Projektberichten | Zur Unterstützung der zeitraubenden Kommunikationsaufgaben verfügt Project über eine Vielzahl von Berichten, auf die Sie mit einem Mausklick zugreifen können. Erfassen Sie frühe Planungen, größere Projektmeilensteine, Budgeterfordernisse, Personalbedarf usw. |
Erstellen eines Projektplans
Das Erstellen eines Projektplans nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Die Projekterstellung kann reibungsärmer verlaufen, wenn Sie die Schritte in vier Kategorien gliedern:
- Hinzufügen von Vorgängen
- Organisieren von Vorgängen
- Hinzufügen von Personen
- Kommunikation mit dem Team
| Projektziel | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Erstellen eines neuen Projektplans | Wenn Sie die Denkphase zum Projekteinstieg abgeschlossen haben, ist der Zeitpunkt gekommen, Project zu starten und einen Projektplan zu erstellen. Sie können mit einem leeren Projekt anfangen oder Vorlagen verwenden, die von anderen Projektmanagern erstellt wurden – etwa von Projektmanagementexperten oder von Personen, die in einer ähnlichen Branche arbeiten wie Sie. |
| Hinzufügen von Vorgängen | Vorgänge sind die Aktivitäten, die in einem Projekt erledigt werden. Lernen Sie, wie Sie Vorgänge hinzufügen, ihre Eigenschaften ändern und ihre Dauer abschätzen. |
| Organisieren von Vorgängen | Direkt nach dem Hinzufügen befinden sich die Vorgänge möglicherweise nicht in der optimalen Reihenfolge für das Management. Lernen Sie, wie Sie Vorgänge mithilfe von Sammelvorgängen und Untervorgängen sowie durch Verknüpfen organisieren können. |
| Hinzufügen und Zuordnen von Personen zu Vorgängen | Nachdem Sie Ihrem Projekt Vorgänge hinzugefügt haben, denken Sie an die Personen, die an ihnen arbeiten sollen. Bedenken Sie, dass das Hinzufügen von Personen und ihre Zuordnung zu Vorgängen in Project getrennte und verschiedene Aktivitäten sind. |
| Freigeben von Ressourcen mithilfe von Ressourcenpools und Hauptprojekten | Um die Verwaltung von Personen über die Grenzen mehrerer Projekte hinweg zu erleichtern, platzieren Sie alle an Ihren Projekten mitwirkenden Personen in einer einzelnen Projektdatei. Diese Datei fungiert als Ressourcenpool. Ausgehend von der Ressourcenpooldatei können Sie Ressourcen übergreifend in mehreren Projekten verwenden (ohne Project Server). |
| Einrichten von Kosten für das Projekt | Der Umgang mit Projektkosten kann für jeden Projektmanager furchteinflößend sein. Mit Project stellen Sie aber möglicherweise fest, dass diese Arbeit gar nicht so schwierig ist. Lernen Sie Tipps kennen, die Ihnen beim Einhalten Ihres Budget helfen. |
Verwalten des Projekts
Mit dem Erstellen eines Projektplans ist Ihre Arbeit noch nicht getan. Die Verwaltung Ihres Projekts nimmt mehr Zeit in Anspruch als seine Entwicklung. Beispielsweise ändern sich Vorgänge, Personen kommen hinzu, der Endtermin muss wieder vorgezogen werden usw. Mit Project haben Sie alle Tools an der Hand, um den Fortschritt zu überwachen und Änderungen vorzunehmen, um einen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen.
| ZIEL | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Auswählen der richtigen Ansicht Ihres Zeitplans | Finden Sie die richtige Ansicht, um der Komplexität Ihres Projektplans ein Schnippchen zu schlagen. Mit dem Gantt-Diagramm erhalten Sie eine Ansicht der Richtung, in die sich Ihr Projekt entwickelt. Sie können darüber hinaus eine Kalenderansicht, ein Netzplandiagramm oder die Zeitachse verwenden, um verschiedene Detailstufen sichtbar zu machen. |
| Überwachen Ihrer Zeitplanung | Nachdem Sie Ihren ursprünglichen Zeitplan erstellt haben, ist es an der Zeit, zu sehen, wie die Dinge laufen. Wenn Sie eine Baseline erstellen und die richtigen Ansichten verwenden, können Sie den Fortschritt Ihres Projekts nachverfolgen. |
| Verfolgen des Prozentsatzes der Fertigstellung für Vorgänge | Das Nachverfolgen des Fortschritts kann kompliziert erscheinen, aber hier ist eine schnelle Möglichkeit, den Prozentsatz der Fertigstellung mithilfe der Statusanzeige in einem Gantt-Diagramm anzuzeigen. |
| Beheben von Problemen bei der Ressourcenzuordnung | Um die beste Leistung und optimale Ergebnisse aus Ressourcen zu erzielen, müssen Sie Ressourcenworkloads verwalten, um Über- und Unterbelegungen zu vermeiden. |
| Festlegen des Projektendtermins | Der Albtraum eines Projektmanagers ist eine Verschiebung des Endtermins nach hinten, nachdem Änderungen am Projektplan vorgenommen wurden. Lernen Sie Strategien kennen, mit denen Sie den Endtermin des Projekts unter Kontrolle behalten. |
| Berichten des Projektstatus | Kommunikation gestaltet sich häufig schwierig, insbesondere, wenn Sie schlechte Nachrichten vermelden müssen. Um Sie bei der Kommunikation mit Ihren Projektbeteiligten und Vorgesetzten zu unterstützen, bietet Project ansprechende, professionelle Berichte, die Sie in wenigen Schritten erstellen und senden können. |
| Verwalten von Projektkosten | Überschreiten Sie das Budget? Müssen Sie die Kosten anpassen? Lernen Sie, wie Kostenprobleme im Projektplan gelöst werden können. |
| Anzeigen von Berichten zur Ertragswertanalyse | Der Ertragswert stellt eine fortgeschrittene Methode der Kostenverfolgung dar. Er ist aber nicht nur Experten zugänglich. Auch Sie können ihn einsetzen, um die Überwachung des Projekts zu unterstützen. |
| Risikomanagement | Risiken sind überall in Ihrem Projekt. Identifizieren Sie die kritischen Punkte frühzeitig, und reagieren Sie auf sie, bevor Sie durch sie in Schwierigkeiten geraten. |
| Arbeiten mit mehreren Projekten | Project bietet Tools, mit denen Sie projektübergreifende Abhängigkeiten verwalten können, auch Vorgänge in einem Projekt, die vom Abschluss eines anderen Projekts abhängig sind. |