Benutzerzielsetzung: Planen des Projekts

Es ist sinnvoll, mit der Planung zu beginnen, bevor Sie Microsoft Project öffnen. Verwenden Sie zum Erfassen der frühen Ideen zu den Projektzielen eine Anwendung wie Word, Excel, OneNote oder Outlook. Nachdem alle Ihren Ideen zugestimmt haben, können Sie in das Planen Ihres Projektplans mit Project einsteigen. Weitere Artikel, die Grundlagen zum Projektmanagement vermitteln, finden Sie im Projektwegweiser.

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Projekt verfügen Stellen Sie sicher, dass das, woran Sie denken, ein tatsächliches Projekt ist. Ein Projekt hat drei Merkmale:

  • Es ist temporär und einzigartig Die Planung einer Automobilfabrik ist ein Projekt, da es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Fertigung von Fahrzeugen in der Fabrik ist hingegen eine ständig fortgesetzte Reihung von Aktivitäten und daher kein Projekt.
  • Es hat klar definierte Ergebnisse Ergebnisse geben einem Projekt Fokus und Zweck. Die Projektbeteiligten werden nicht das Gefühl haben, dass ihre Projektinvestitionen rentabel sind, wenn die Projektleistungen nicht klar festgelegt sind.
  • Sie hat einen Anfang und ein Ende Ohne ein Enddatum des Projekts werden Stakeholder und Investoren das Ergebnis des Projekts und die Vorteile, die ihre Investition ermöglicht hat, nicht genießen.
    Die hier aufgeführten Beispiele helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie an einem Projekt arbeiten.

Aktivitäten, die keine Projekte darstellen	Eindeutig definierte Projekte
Herstellen von Kraftfahrzeugen	Projekt für das Upgrade einer Fertigungsanlage zum Steigern der Effizienz. Projekt zum Platzieren einer Wartungseinrichtung näher an den Fertigungsanlagen.
Verringern des durch Mitbewerber induzierten Risikos	Projekt zum Ersetzen von Sicherheitssoftware. Projekt zum Einstellen von Experten zur Risikobewertung aus verwandten Branchen.

• Identifizieren von Projekteinschränkungen Einschränkungen sind Faktoren, die die Möglichkeiten des Projektmanagers bei der Gestaltung und Verwaltung eines Projekts einschränken. Für die meisten Projekte gelten drei Einschränkungen:

  • Begrenzte Zeitspanne Endtermine für größere Ergebnisse legen in der Regel die Gesamtdauer des Projekts fest.
  • Begrenzte Mitarbeiter und andere Ressourcen Projektmanager haben in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Personen für die Arbeit an einem Projekt oder ein begrenztes Budget.
  • Kleiner Bereich Ein Projekt wird in der Regel dadurch eingeschränkt, wie viel das Team erreichen kann. Wenn für das Projekt zu viele Projektleistungen oder Features festgelegt sind, steht möglicherweise nicht genügend Zeit im Projektplan zur Verfügung, um alle abzuschließen.

Eine Änderung an einer Einschränkung wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben. Beispielsweise zwingt das Herabsetzen der Projektdauer die Projektmanager, Entscheidungen zur Anzahl der für das Fertigstellen der Projektleistungen erforderlichen Anzahl von Arbeitern zu treffen. Wenn nicht genügend Arbeitskräfte verfügbar sind, kann ein Verkürzen des Projekts andere Kompromisse erforderlich machen, wie etwa ein Verringern des Projektumfangs.

• Identifizieren Sie die Projektbeteiligten frühzeitig Nichts schadet einem Projekt mehr, als nicht zu erkennen, wer die kritischen Stakeholder sind und wie man am besten mit ihnen kommuniziert. Wenn Sie es versäumen, einen kritischen Projektbeteiligten nach dem Beginn eines Projekts zu identifizieren, kann das Projekt mit kreischenden Bremsen zum Halten kommen oder das Budget überschreiten, weil unerwartet neue Projektzielsetzungen und Verfahren vorgeschlagen werden.

Schritt 1: Erfassen früher Ideen

Frühe Gedanken in OneNote mitschreiben	Skizzieren Sie Notizen in OneNote, während Sie über Ihr Projekt und seine Ziele nachdenken. Ihre Notizen können E-Mails, Verknüpfungen mit anderen Websites, Videos oder frühe Spezifikationen enthalten.
Importieren von Excel-Daten in Project	Projekte beginnen manchmal einfach als Listen in Excel. Wenn sie jedoch wachsen, importieren Sie sie in Project, wo Sie Vorgänge viel effizienter strukturieren und planen können.
Verwenden Sie Microsoft 365 auf jedem PC, um Projektnotizen überall zu erfassen	Arbeiten Sie mit frühen Projektspezifikationen unter Verwendung von Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.
Verwenden von Office Online in einem Webbrowser	Arbeiten mit Office für das Web ohne Microsoft 365. Sofern Sie über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote verwenden, um ihre frühen Projektideen festzuhalten.

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Schritt 2: Setzen Sie sich mit den wichtigsten Projektbeteiligten in Verbindung

Berichterstellung zu frühen Fortschritten	Ganz gleich, an welchem Punkt der Projektplanung Sie sich befinden – ein gut präsentierter Bericht hilft Ihnen, die Akzeptanz der Projektleistungen durch die Projektbeteiligten zu gewinnen.
Teilnehmen an einer Onlinebesprechung	Wenn die Projektbeteiligten nicht anwesend sein können, verwenden Sie Onlinebesprechungen, um sich mit ihnen in Verbindung zu setzen. Betrachten Sie gemeinsam PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen, um die frühen Projektpläne zu erörtern. People können an Microsoft Teams-Onlinebesprechungen im Büro, unterwegs oder auf ihrem mobilen Gerät teilnehmen.
Chatten mit einem Projektteammitglied	Wenn Fragen auftauchen, während Sie an einem Projektzeitplan arbeiten, chatten Sie online über Teams mit ihnen.

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Schritt 3: Beginnen eines Projekts

Kopieren und Einfügen aus Word, Outlook oder PowerPoint in Project	Kopieren Sie eine Liste von Aufgaben in Word, Outlook oder PowerPoint, und fügen Sie sie in Project ein, um schnell einen Zeitplan zu starten. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.
Erstellen eines neuen Projekts aus einem anderen Projekt oder einer Vorlage	Erstellen Sie ein neues Projekt auf der Grundlage einer Vorlage, die bereits mit Vorgängen aus Projekten, die Ihrem ähnlich sind, gefüllt ist. Branchenexperten haben viele solcher Projekte erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Importieren von Excel-Daten in Project	Verschieben Sie eine Vorgangsliste, die in Excel begonnen wurde, nach Project. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.
Importieren einer SharePoint-Vorgangsliste als frühes Projekt	Projekte beginnen manchmal als Aufgabenlisten in SharePoint, die für Personen ohne Project freigegeben werden. Sobald diese Aufgabenliste eine bestimmte Größe erreicht hat, übernehmen Sie sie als Vorgangsliste in Project, um die Arbeit dort fortzusetzen.
Projektmanagement-Zielsetzung: Erstellen eines neuen Projektplans	Nachdem Sie Ihr Projekt in Project gestartet haben, können Sie damit beginnen, Vorgänge hinzuzufügen, sie zu organisieren, miteinander zu verknüpfen, Personen hinzuzufügen und so weiter.

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