Organisieren eines Engage Ereignisses

Veranstaltungen ermöglichen es Führungskräften, ihre Strategie zu teilen und die Kultur zu fördern und gleichzeitig Mitarbeitern dabei zu helfen, sich zu vernetzen, sich zu vernetzen und Ideen auszutauschen. Unterhaltungen helfen dabei, teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung zu engagieren. Teilnehmer können über ihren Computer oder ihr mobiles Gerät teilnehmen.

Jeder Benutzer kann Engage Ereignisse in seiner Storyline erstellen, und Communityadministratoren können Engage Ereignisse für ihre Community erstellen. Engage Ereignisse unterstützen drei Ereignistypen: Übertragungen, Besprechungen und asynchrone Ereignisse. Mit diesen Szenarien kombinieren wir die Superkräfte von Teams und Engage zu einer einheitlichen Ereigniserfahrung.

Die Rollen von Organisatoren und Referenten

Der Organisator ist der Ersteller eines Ereignisses. Organisatoren haben die volle Kontrolle über die Funktionen zum Bearbeiten und Löschen von Ereignissen.

Screenshot, der zeigt, wie Organisatoren die Personen auswählen, die Rollen für ein Ereignis ausfüllen.

Engage Events unterstützt bis zu 10 Mitorganisatoren. Mitorganisatoren können Ereignisse moderieren, Engagementoptionen wie Ereignisfeedmoderation und anonyme Interaktion ändern und Ereignisaufzeichnungen nach dem Ereignis aktualisieren.

Organisatoren können Personen als Gesicht der Veranstaltung verwenden. Ausgewählte Benutzer werden auf der Startseite des Ereignisses angezeigt. Das Ereignis wird in der Storyline der ausgewählten Benutzer angezeigt, die Zugriff auf das Ereignis haben.

Organisatoren und Mitorganisatoren sind für Teilnehmer auf der Ereignisseite nicht sichtbar und werden nicht auf Ereigniskarten angezeigt.

Organisatoren bestimmen Referenten , um Inhalte zu teilen und auf der Veranstaltung zu sprechen. Dies ist mit den Teams-Referenteneinstellungen synchronisiert.

Referenten können jeder in Ihrem organization sein. Sie können ihren Bildschirm präsentieren und während der Veranstaltung Sprach- und Videoinhalte freigeben.

Wichtig: Die Microsoft Teams-Weboberfläche unterstützt keine Ereignisproduktion von Rathaus. Verwenden Sie immer die Teams-Desktop-App, um auf dieses Feature für Engage-Übertragungen zuzugreifen.

Wo finden Veranstaltungen statt?

Engage Ereignisse finden an zwei Orten statt: der Geschichte eines Leiters oder in einer Community in Engage oder Microsoft Teams.

Öffentliche und private Storylineereignisse

Storylineereignisse ermöglichen die Kontrolle darüber, wann Ihr Ereignis öffentlich oder privat ist. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung dieser beiden Sichtbarkeitsoptionen:

Öffentliche Storyline-Ereignisse	Jeder organization kann auf das Ereignis zugreifen und daran teilnehmen.
Private Storyline-Ereignisse	Organisatoren, Mitorganisatoren, Referenten und eingeladene Teilnehmer (Communitys, M365-Gruppen, Verteilerlisten, Sicherheitsgruppen oder Einzelpersonen) können auf die Veranstaltung zugreifen und daran teilnehmen.

Community-Ereignisse

Communityereignisse beachten die Standard-Datenschutzeinstellungen für die Hostingcommunity.

Engage Ereignisse in öffentlichen Communitys sind für jeden in der organization sichtbar.
Engage Ereignisse in privaten Communitys sind nur für Communitymitglieder sichtbar.

Community-Veranstaltungen folgen dem Datenschutz der Community zum Zeitpunkt der Erstellung. In der folgenden Tabelle wird das Verhalten von Ereignissen (bereits erstellt – vergangene und bevorstehende Ereignisse) deutlich dargestellt, wenn ein Communityadministrator Änderungen an den Datenschutzeinstellungen der Community vornimmt:

Ereignistyp	Änderung des Community-Datenschutzes	Benutzermitgliedschaft	Zugriff auf Ereignisseiten	Feedbindung	Liveansichtszugriff	VoD-Zugriff
Asynchrone	Public > Private	Nicht-Mitglied	Nein	Nein	Nein	Nein
Besprechung	Public > Private	Nicht-Mitglied	Nein	Nein	Ja	Nein
Übertragung	Public > Private	Nicht-Mitglied	Nein	Nein	Ja (einschließlich der Anzeige auf Engage)	Nein
Asynchrone	Private > Public	Nicht-Mitglied	Ja	Ja	Nein	Ja
Besprechung	Private > Public	Nicht-Mitglied	Ja	Ja	Nein	Ja
Übertragung	Private > Public	Nicht-Mitglied	Ja	Ja	Nein (einschließlich Anzeige auf Engage)	Ja

Erstellen eines neuen Engage-Ereignisses

Um ein Ereignis in einer Storyline oder Community zu erstellen, wechseln Sie zu Ihrer Storyline oder Community. Wählen Sie die Registerkarte Ereignisse > Ereignis erstellen aus.

Sie können ein neues Ereignis auch auf der obersten Ebene der Engage starten:

Wählen Sie im linken Navigationsbereich Neu erstellen und dann Ereignis aus.

Die Engage linken Navigationsleiste stellt das Menü Neu erstellen bereit.

Füllen Sie den Titel, Datums- und Uhrzeitangaben und andere Abschnitte dieses Formulars aus. Das Start- und Enddatum definieren das Zeitfenster für das Ereignis.
Wählen Sie aus, ob dieses Ereignis in einer Storyline oder in einer Community gehostet werden soll.

Auf diese Weise wird bestimmt, wer an der Veranstaltung teilnehmen kann und wo Inhalte gespeichert werden.
1. Um Communityereignisse zu erstellen, müssen Sie ein Communityadministrator sein.
2. Um Storyline-Ereignisse zu erstellen, muss es Ihre eigene Storyline sein, oder Sie können ein Stellvertreter für eine Führungskraft sein und Zugriff auf die Geschichte der Führer haben.
Wählen Sie aus den drei Ereignistypen Async, Meeting oder Broadcast aus. Async ist die Standardeinstellung.
1. Lassen Sie die Option Übertragung oder Besprechung aktivieren aus, um ein asynchrones Ereignis ohne Videofunktionen zu erstellen. Die nächsten Schritte finden Sie unter Async Engage-Ereignisse.
2. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Übertragung oder Besprechung aktivieren, um die Auswahl einer Übertragung oder Besprechung auszuwählen. Die nächsten Schritte finden Sie unter Besprechungen in Engage Ereignissen oder zum Konfigurieren einer Übertragung unter Übertragungen in Engage Ereignissen.

Nachdem Sie eine Veranstaltung erstellt haben, erhalten die angegebenen Organisatoren, Mitorganisatoren und Referenten eine Kalender-Einladung.

Wichtig: Nehmen Sie keine Änderungen am Ereignis in Outlook oder im Teams-Kalender vor. Alle Ereignisbearbeitungen müssen auf Viva Engage erfolgen.

Moderieren eines Engage Ereignisses

Ereignisorganisatoren und Mitorganisierer können Diskussionen und Antworten während eines Ereignisses verwalten.

Wenn die Moderation aktiviert ist, können Organisatoren Frage- und Diskussionsbeiträge überprüfen, bevor sie für alle Benutzer veröffentlicht werden. Antworten können nicht moderiert werden. Organisatoren können auch privat auf nicht veröffentlichte Fragen von Teilnehmern antworten. Der Organisator kann kommentieren, warum eine Frage abgelehnt wird, oder vor der Veröffentlichung um weitere Klärung bitten. Diese Antworten sind für andere Teilnehmer nicht sichtbar, und wenn die Unterhaltung veröffentlicht wird, sind die Antworten für niemanden mehr sichtbar.

Anonyme Beiträge und Kommentare sind wirklich anonym, d. h., sie werden nicht vollständig durch Compliance mit dem Benutzer verknüpft und werden nicht auf der Registerkarte Meine Beiträge des veröffentlichenden Benutzers angezeigt.

Fragen verschieben oder deaktivieren

Um eine Veranstaltung ohne Fragen und Diskussionen zu starten, deaktivieren Sie Fragen und Diskussionen für Teilnehmer, wenn Sie Ihre Veranstaltung planen. Teilnehmer verfügen nicht über eine Herausgebererfahrung, aber Organisatoren und Referenten können weiterhin Beiträge veröffentlichen. Diese Optionen für die Teilnehmerbindung können jederzeit geändert werden.
Wenn Sie die Optionen für die Teilnehmerbindung vor, während oder nach dem Ereignis ändern möchten, wechseln Sie zur Schaltfläche Details bearbeiten , ändern Sie die Einstellungen für das Engagement, und speichern Sie das Ereignis.

Überwachen von Fragen

Filtern Sie Unterhaltungen nach nicht beantworteten Fragen, um Fragen ohne beste Antwort zu finden.
Markieren Sie die beste Antwort (wählen Sie das Häkchensymbol unterhalb der Antwort aus).
Überschreiben Sie eine beste Antwort, indem Sie eine neue beste Antwort auswählen oder die aktuelle beste Antwort als falsch markieren (das X-Symbol).
Bitten Sie bestimmte Personen, eine Frage zu beantworten, indem Sie sie in Ihrer Antwort @mentioning.
Verweisen Sie für jede optimale Antwort auf den Videospeicherort oder die Unterhaltung (in Engage oder Teams), an dem die Frage beantwortet wurde.

Calendar Einladungen

Wenn Sie ein neu erstelltes Ereignis speichern, erhalten Organisatoren, Mitorganisatoren und Referenten automatisch Kalender-Einladungen. Alle Ereignisaktualisierungen zu Engage durch den Organisator werden in dieser Einladung wider. Zu den Vorgangsdetails gehören:

Eine empfangene Einladung kann nicht bearbeitet oder weitergeleitet werden.
Wenn Sie Änderungen am Ereignis vornehmen müssen, nehmen Sie diese auf der Seite Engage Ereignis vor. Änderungen, die an der Einladung vorgenommen wurden, spiegeln das Ereignis in Engage nicht wider.

Ändern Sie die Informationen für diese Einladung auf der Seite Engage Ereigniserstellung.

Teilnehmer können kalenderbasierte Einladungen für jede Veranstaltung schnell hinzufügen oder empfangen:

Neue Einladung erstellen: Der Organisator erstellt eine neue Einladung mit den Details und sendet sie zu einem ausgewählten Zeitpunkt an die Teilnehmer.
Zum Kalender hinzufügen: Potenzielle Teilnehmer können auf der Ereignisseite Hinzufügen zu Kalender auswählen, um ihrem Kalender ein Ereignis hinzuzufügen.

Wichtig: Die Aktion Zum Kalender hinzufügen des Empfängers fügt dem Kalender des Teilnehmers eine statische .ics-Datei hinzu. Zukünftige Aktualisierungen, die vom Organisator an der Veranstaltung vorgenommen werden (z. B. Datum/Uhrzeit/Beschreibung), werden die Einladungen der Teilnehmer nicht automatisch aktualisiert.

Hinweis: Teilnehmer für private Storylinebesprechungen erhalten automatisch eine Kalender-Einladung.

Wichtig: Für alle Besprechungen erhalten Communitygruppen keine Kalender-Einladungen. Fügen Sie sie einzeln oder als Verteilerliste hinzu, um Einladungen zu empfangen.

An der Veranstaltung teilnehmen

Auf der Startseite des Ereignisses finden Ereignisorganisatoren bewährte Methoden für die Event-Promotion und können mit dem Sammeln von Fragen der Ereignisteilnehmer beginnen, bevor der Liveteil des Ereignisses stattfindet.

Wenn das Ereignis am Tag des Ereignisses "live" ist, wählen eingeladene Personen auf der Startseite des Ereignisses oder in ihrer Veranstaltungskalendereinladung die Option An Besprechung teilnehmen oder An Übertragung teilnehmen' aus, wenn der Organisator Einladungen separat gesendet hat.

Neben dem Anzeigen und Beitreten zu Ereignissen über Engage Web und Mobilgeräte können Sie Ereignisse direkt in Communitys in Teams anzeigen. Unabhängig davon, ob der Benutzer über Engage Web, Microsoft Teams, die Engage mobile App oder die mobile Teams-App verfügt, können Benutzer Engage Ereignisse anzeigen und daran teilnehmen.

Hinweis: Wenn Sie einen Link aus einem Ereignis in Communitys in Teams kopieren, leitet der Link Die Benutzer direkt zu Teams weiter.

Verwalten von Video-on-Demand-Ereignisaufzeichnungen (VoD)

Screenshot eines Videos bei Bedarf, das für eine Livebesprechung vorhanden ist Nachdem der Teil der Livevideobesprechung des Ereignisses beendet ist und das Ereignis aufgezeichnet wurde, wird die Aufzeichnung (Video on Demand) oben auf der Startseite des Ereignisses angezeigt, um den Zugriff zu erleichtern.

Wichtig: Um sicherzustellen, dass die Ereignisaufzeichnung auf der Ereignisseite angezeigt wird, müssen Sie das Ereignis aufzeichnen. Standardmäßig ist die Aufzeichnung für Broadcast- und Besprechungsanwendungsfälle auf ON festgelegt. Organisatoren sollten die Videoaufzeichnungseinstellung für jedes Ereignis im Voraus über die Microsoft Teams-Besprechungsoptionen bestätigen.

Communitybesprechungen und Videoaufzeichnungen werden automatisch auf dem SharePoint-Laufwerk der Hostcommunity gespeichert. Sie erbt die Zugriffsberechtigungen der Community.
- Bei öffentlichen Community-Besprechungen kann jeder im Netzwerk die VoD automatisch sehen.
- Bei privaten Communitybesprechungen können alle eingeladenen Teilnehmer den VoD automatisch sehen.
Storyline-Besprechungs - und Broadcastaufzeichnungen werden auf dem OneDrive des Organisators gespeichert und folgen den Zugriffsberechtigungen von Microsoft Teams, die von der Chatliste festgelegt werden. Der Organisator muss Aufzeichnung aktualisieren auswählen, um sicherzustellen, dass alle eingeladenen Teilnehmer die VoD für private Besprechungen und alle im Netzwerk den VoD für öffentliche Besprechungen sehen können.

Um eine Besprechungsaufzeichnung mit einer neuen Version zu aktualisieren, wählen Sie im Überlaufheader auf der Ereignisseite Aufzeichnung aktualisieren aus, ersetzen Sie den Link, und wählen Sie Aktualisieren aus. Die Aufzeichnung aktualisiert und ermöglicht den Zugriff basierend auf den Aufzeichnungslinkeinstellungen.

Überprüfen Sie nach Dem Ende Ihres Ereignisses, ob Ihre Aufzeichnung von Teams in mehrere Videos aufgeteilt ist. Dies geschieht, wenn Videos lang sind und das Speicherlimit für Teams-Aufzeichnungen überschreiten. Alle Aufzeichnungen werden an den richtigen Engage Speicherort hochgeladen. Für Communityereignisse im SharePoint-Laufwerk der Hostingcommunity & für Storyline-Ereignisse im One Drive des Organisators müssen Sie möglicherweise nur diese zusammenführen und den Aufzeichnungslink aktualisieren.

Bewährte Methoden für das Hosten von Ereignissen

Verwenden Sie die folgenden bewährten Planungsmethoden, um die bestmögliche Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten.

Bewerben Sie das Ereignis mindestens 24 Stunden im Voraus. Geben Sie den Ereignislink über Beiträge, Ankündigungen oder Kalender-Einladungen von Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook oder SharePoint in Microsoft 365 frei.
Erinnern Sie in Ihrer Einladung die Personen daran, dass sie von jedem Gerät beitreten oder die Aufzeichnung später ansehen können.
Wählen Sie eine Zeit aus, die für die meisten Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen geeignet ist.
Erinnerungen am Vortag und direkt vor der Veranstaltung versenden - es funktioniert!
Sorgen Sie dafür, dass teilnehmer in der Woche vor der Veranstaltung Fragen stellen.
Motivieren Sie Mitwirkende, indem Sie sie dazu ermutigen, Fragen zu beantworten:
- Filtern und Beantworten von nicht beantworteten Fragen
- Markieren Sie die besten Antworten, indem Sie die Häkchensymbole unterhalb der Antworten auswählen.
- @Mention bestimmte Personen, um eine Frage zu beantworten.
Setzen Sie nach Abschluss der Veranstaltung die Unterhaltungen mit Follow-ups zu unbeantworteten Fragen fort.