Aktualisieren importierter Daten

Mit Visio können Sie die in ein Visio-Diagramm importierten Daten aktualisieren, indem Sie die Features "Benutzerdefinierter Import", "Schnellimport" und "Aus Daten erstellen " verwenden. Sie können auch Datenkonflikte lösen, die in der Regel durch Zeilen verursacht werden, die in der Datenquelle nach der Erstellung des Diagramms hinzugefügt oder gelöscht wurden. Sie können die Datenaktualisierung auch so planen, dass sie in festen Intervallen erfolgt.

Inhalt dieses Artikels

• Aktualisieren der Daten in einer Zeichnung
• Festlegen von Visio zum automatischen Aktualisieren der Daten in einer Zeichnung
• Konflikte zwischen alten und neuen Daten auflösen

Aktualisieren der Daten in einer Zeichnung

1. Öffnen Sie die Zeichnung, die die Daten enthält, die Sie aktualisieren möchten.

2. Klicken Sie im Menü "Daten " auf "Daten aktualisieren".

3. Wenn Sie eine Visio-Sicherheitshinweismeldung erhalten und der Datenquelle vertrauen, klicken Sie auf OK.

4. Führen Sie im Dialogfeld "Daten aktualisieren " einen der folgenden Schritte aus:

   • Um eine einzelne Datenquelle zu aktualisieren, wählen Sie sie in der Liste "Datenquelle " aus, und klicken Sie dann auf "Aktualisieren".

   • Um mehrere Datenquellen zu aktualisieren, halten Sie STRG gedrückt, während Sie die Datenquellen in der Datenquellenliste auswählen, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

   • Um alle Datenquellen zu aktualisieren, klicken Sie auf Alle aktualisieren.

     Tipp

     Um die Reihenfolge auszuwählen, in der die Datenquellen aktualisiert werden, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift "Datenquelle ".

Festlegen von Visio zum automatischen Aktualisieren der Daten in einer Zeichnung

1. Öffnen Sie die Zeichnung, die die Daten enthält, die Sie aktualisieren möchten.
2. Klicken Sie im Menü "Daten " auf "Daten aktualisieren".
3. Wählen Sie im Dialogfeld Daten aktualisieren eine oder mehrere Datenquellen aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Dialogfeld beim Öffnen der Datei anzeigen .
5. Klicken Sie auf Konfigurieren.
6. Aktivieren Sie im Dialogfeld Aktualisieren konfigurieren unter Automatische Aktualisierung das Kontrollkästchen Aktualisieren alle , und klicken Sie dann auf die Pfeile, um ein Intervall auszuwählen.

Gewusst wie wähle ich den richtigen eindeutigen Bezeichner aus?

Sie müssen für jede Tabelle einen eindeutigen Bezeichner auswählen, um die Zeichnung zu aktualisieren, wenn sich die Daten in der Datenquelle ändern. Ein eindeutiger Bezeichner (oder eine Schlüsselspalte) sollte eine Spalte sein, die sich nicht ändert. Dieser Schlüssel ermöglicht den genauen Abgleich jeder Zeile in den aktualisierten Daten mit einer Zeile in der Datenquelle, aus der Sie aktualisieren.

Im folgenden Beispiel eines Excel-Arbeitsblatts ist die Spalte "Mitarbeiter-ID" der eindeutige Bezeichner oder Schlüssel.

Weitere Informationen finden Sie unter Datenauswahl-Assistent (Aktualisieren des eindeutigen Bezeichners konfigurieren).

Konflikte zwischen alten und neuen Daten auflösen

Möglicherweise müssen Sie Konflikte zwischen den neuen Daten aus der Datenquelle und den alten Daten in der Zeichnung lösen. Konflikte können beispielsweise entstehen, wenn Sie eine Zeile aus Ihren Daten löschen oder eine neue Zeile mit demselben eindeutigen Bezeichner wie eine andere Zeile in der Datenquelle erstellen. In beiden Fällen kann der Befehl Daten aktualisieren nicht die Daten in allen Shapes aktualisieren, da er nicht mehr jedes Shape einer Zeile in der aktualisierten Datenquelle zuordnen kann. Wenn solche Konflikte auftreten, wird der Bereich Aktualisierungskonflikte angezeigt. Der Bereich bietet Optionen, die Ihnen helfen, die Konflikte zu lösen.

Lösen von Konflikten, die durch gelöschte Datenzeilen verursacht werden

Wenn Sie ein Diagramm aktualisieren, nachdem eine Zeile aus der Datenquelle entfernt wurde, können Sie entweder das Shape entfernen, mit dem es verknüpft ist – damit das Diagramm weiterhin mit den Daten übereinstimmt – oder Sie können das Shape auch dann beibehalten, wenn die Datenquelle keine Zeile mehr enthält, die mit diesem Shape verknüpft ist.

Wenn nach dem Aktualisieren von Daten Konflikte auftreten, wird der Bereich "Aktualisierungskonflikte " automatisch geöffnet, wie im folgenden Beispiel dargestellt.

1. Wählen Sie im Bereich Aktualisierungskonflikte in der Liste der Shapes die Shapes aus, auf die Sie einen der folgenden Befehle anwenden möchten.

2. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:

   • "Form löschen ", um nur die ausgewählten Formen zu löschen

   • Löschen Sie alle aufgelisteten Shapes , um alle Shapes mit fehlenden Zeilen zu löschen

   • "Form beibehalten ", um nur die ausgewählten Shapes beizubehalten

   • Alle aufgelisteten Shapes beibehalten , um alle Shapes mit fehlenden Zeilen beizubehalten

     Hinweis

     Die Befehle "Form löschen " und "Form beibehalten " sind nicht verfügbar (werden abgeblendet angezeigt), wenn kein Shape in der Liste ausgewählt ist.

Lösen von Konflikten, die durch Daten verursacht werden, die nicht eindeutig identifiziert werden können

Wenn Ihre Daten keinen eindeutigen Bezeichner aufweisen oder wenn sich der eindeutige Bezeichner in der Datenquelle ändert, bevor Sie die Zeichnung aktualisieren, kann der Befehl Daten aktualisieren möglicherweise nicht in der Lage sein, die richtige Zeile der entsprechenden Form zuzuordnen.

Wenn nach dem Aktualisieren von Daten Konflikte auftreten, wird der Bereich "Aktualisierungskonflikte " automatisch geöffnet, wie im folgenden Beispiel dargestellt.

1. Wählen Sie im Bereich Aktualisierungskonflikte in der Liste der Shapes die Shapes aus, auf die Sie einen der folgenden Befehle anwenden möchten.

2. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:

   • Übereinstimmende Zeile auswählen , um das Dialogfeld Übereinstimmende Zeile auswählen zu öffnen, in dem Sie festlegen können, welche Zeile dem betreffenden Shape zugeordnet werden soll.

   • Ignorieren Sie alle Konflikte , um die doppelten Zeilen im Fenster "Externe Daten" beizubehalten. Vorhandene Verknüpfungen zu diesen Zeilen werden gelöscht.

     Hinweis

     Wenn Sie auf Alle Konflikte ignorieren klicken, bleiben die Zeilen mit doppelten eindeutigen Bezeichnern im Fenster erhalten, die ursprünglichen Daten werden weiterhin im Dialogfeld Shape-Daten gespeichert, und es bestehen keine Verknüpfungen zwischen dem Shape und den Daten.

Seitenanfang

Wenn Sie ein Diagramm in Visio für das Web anzeigen, können Sie die darin enthaltenen Daten aktualisieren, um alle Aktualisierungen anzuzeigen, die an der verknüpften Datenquelle vorgenommen wurden. Mit der Möglichkeit, Daten zu aktualisieren, fungiert das Diagramm wie ein Echtzeitdashboard, auf das Sie und Ihr Team ständig zurückgreifen können.

Erstellen einer Datenverbindung

1. Vorbemerkung:

   • Wählen Sie eine Datenquelle (eine in SharePoint Online hochgeladene Excel-Arbeitsmappe oder eine SharePoint-Liste) aus.
   • Speichern Sie die URL der Datenquelle.

2. Öffnen Sie das Diagramm in Visio, und verknüpfen Sie die Shapes mit der Datenquelle mithilfe der in Schritt 1 gespeicherten URL. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten in Shapes in einer Zeichnung.

3. Nachdem Sie die Datenquelle erfolgreich verknüpft haben, laden Sie das Diagramm in SharePoint Online hoch. Stellen Sie sicher, dass die Datenquelle und das Diagramm auf derselben SharePoint-Website gespeichert sind. Weitere Informationen zum Hochladen finden Sie unter Hochladen von Dateien und Ordnern in eine Dokumentbibliothek.

4. Geben Sie den Link des hochgeladenen Diagramms für Ihre Kollegen frei, denen nun die aktuellen Daten im Dashboard angezeigt werden. Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie unter Zusammenarbeiten an Visio-Zeichnungen.

Aktualisieren der Daten im Diagramm

1. Öffnen Sie das Diagramm, um es anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten eines Diagramms in Visio für das Web.
   Die folgende Warnmeldung wird angezeigt, die besagt, dass der Befehl Aktualisieren deaktiviert ist:

   

2. Um Aktualisierungen wieder zu aktivieren, wählen Sie Aktualisieren zulassen aus.

3. Weitere Informationen zur Datenverbindung erhalten Sie, wenn Sie Details auswählen.

4. Wählen Sie Daten aktualisieren aus, um alle Datenquellen im Diagramm zu aktualisieren.

   

   Wenn der Befehl Daten aktualisieren nicht verfügbar ist (er wird abgeblendet angezeigt), gibt es keine Datenverbindungen zu verknüpften Shapes auf der aktuellen oder einer anderen Seite, oder es handelt sich bei dem Diagramm um ein Diagramm in der Datenschnellansicht.

Datenkonflikte

Konflikte können auftreten, wenn Sie eine Änderung an der Datenquelle vornehmen (z. B. verknüpfte Zeilen löschen oder eine neue Zeile mit demselben eindeutigen Bezeichner wie eine andere Zeile erstellen). In beiden Fällen kann der Befehl Daten aktualisieren beim Anzeigen eines Diagramms nicht die Daten in allen Shapes aktualisieren, da er nicht mehr jedes Shape einer Zeile zuordnen kann. Wenn solche Konflikte auftreten, wird das Fenster Aktualisierungskonflikte angezeigt. Wenn diese Warnung angezeigt wird, öffnen Sie die Datei in Visio, und korrigieren Sie das Problem.

Aktualisieren eines Diagramms in der Datenschnellansicht

Wenn Sie ein Diagramm in der Datenschnellansicht anzeigen, können Sie es nicht mit dem Befehl Aktualisieren aktualisieren. Um die neuesten Excel-Daten im Diagramm anzuzeigen, öffnen Sie das Diagramm in Visio 2016 oder höher, wählen Sie den Diagrammcontainer und dann"Datenaktualisierung>" aus.