Verwenden Sie Regeln, um den Seriendruck basierend auf den Informationen in der Datenquelle anzupassen. Sie können beispielsweise eine Regel verwenden, um "Überfällig " hinzuzufügen, wenn das Fälligkeitsdatum eines Empfängers in der Vergangenheit liegt.
Richten Sie Regeln ein, nachdem Sie die Empfänger für den Seriendruck ausgewählt und die Seriendruckfelder in das Dokument eingefügt haben.
Wechseln Sie zu Sendungsregeln> und wählen Sie eine Regel basierend auf den Beschreibungen unten aus.
Frage stellen
Verwenden Sie die Regel "Fragen", wenn Sie Informationen einmal eingeben und an mehreren Stellen im Seriendruckdokument anzeigen möchten. Wenn sich beispielsweise ein Besprechungsdatum nicht in der Datenquelle befindet, können Sie das Datum einmal eingeben und an der Stelle anzeigen, an der Sie die entsprechende Textmarke hinzugefügt haben.
- Drücken Sie im Seriendruckdokument STRG+F9, und geben Sie dann einen Namen ein, um eine Textmarke zu erstellen. Wiederholen Sie diesen Vorgang unter demselben Namen an jeder Stelle, an der die Antwort auf das Feld "Fragen" im Dokument angezeigt werden soll.
- Platzieren Sie den Cursor irgendwo im Dokument, vor dem ersten Lesezeichen, das Sie gerade erstellt haben.
- Wechseln Sie zu Mailingsregeln>>Fragen Sie.
- Wählen Sie die soeben erstellte Textmarke aus (oder geben Sie ihren Namen ein), und geben Sie eine Eingabeaufforderung wie "Ereignisdatum?" in das Eingabeaufforderungsfeld ein.
- Wählen Sie "OK" und dann erneut "OK " aus.
- Wählen Sie am Ende des Prozesses, wenn Sie Fertig stellen & Zusammenführen auswählen, die Option Einzelne Dokumente bearbeiten aus. Sie werden aufgefordert, für jeden Empfänger eine Antwort einzugeben. Diese Antwort wird in die von Ihnen angegebenen Lesezeichen in die Dokumente eingefügt, die aus dem Seriendruck hervorgehen.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld fragen
Eingeben
Beispielsweise senden Sie dieselbe Einladung zu einer vierteljährlichen Besprechung. Ihre Datenquelle speichert die Besprechungstermine nicht, und das Besprechungsdatum erscheint nur einmal in der Einladung.
Wenn Sie ein Feld zum Ausfüllen in das Dokument einfügen, können Sie denselben Seriendruck für jede Besprechung durchführen. Sie müssen lediglich das Besprechungsdatum eingeben.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der sich der Fülltext befinden soll.
Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zuRegelausfülle>.
Geben Sie im Eingabeaufforderungsfeld eine Eingabeaufforderung ein, z. B. "Ereignisdatum?".
Wählen Sie "OK" und dann erneut "OK " aus.
Wählen Sie "Fertig stellen" & "Einzelne >Dokumente bearbeiten" aus.
Geben Sie bei entsprechender Aufforderung eine Antwort für jeden Empfänger ein. Diese Antwort wird in das Feld "Ausfüllen" eingefügt und an den Lesezeichen im Seriendruckdokument angezeigt.
Wenn... Dann... Sonstiges
Verwenden Sie ein IF... Dann... andernfalls Regel einen anderen Text basierend auf Informationen in der Datenquelle anzuzeigen. Sie können z. B. eine Eingangsnachricht anzeigen, wenn das Feld "Land/Region" leer ist, und eine andere, wenn dies nicht der Fall ist.
Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der bedingte Text eingefügt werden soll.
Wechseln Sie zuMailings-Regeln>>, wenn... Dann... Else.
Wählen Sie den Feldnamen und den Vergleich aus.
Geben Sie im Feld "Vergleichen mit " den Wert ein, den Sie vergleichen möchten. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie "Ist leer" oder "Nicht leer" ausgewählt haben.
Geben Sie im FeldDiesen Text einfügen den Text ein, der angezeigt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist.
Geben Sie im Feld Andernfalls diesen Text einfügen den Text ein, der angezeigt werden soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt wird.
Wählen Sie OK aus.
Mehr Infos: Feldfunktionen: IF-Feld
Datensatz zusammenführen
Verwenden Sie "Datensatz zusammenführen", um jedem Empfänger seine Position auf einer Warteliste anzuzeigen. Sie können die Empfängerliste beispielsweise nach chronologischer Reihenfolge der Anmeldungen sortieren und dann eine Datensatz-Zusammenführungsregel # verwenden, um die nummerierte Position des Empfängers in der Liste anzuzeigen.
Die Datensatznummer spiegelt alle Sortierungen oder Filterungen wider, die Sie vor dem Seriendruck angewendet haben.
Tipp
Verwenden Sie eine Seriendruck-rec #-Regel neben einem Feld "Druckdatum", um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Datensatz zusammenführen #.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: MergeRec-Feld
Sequenz zusammenführen
Verwenden Sie Seriendrucksequenz #, um die Nummer der einzelnen Datensätze im zusammengeführten Dokument anzuzeigen. Beispielsweise können Sie jeden Empfänger in der Reihenfolge nummerieren, in der er zusammengeführt wird.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Seriendrucksequenz #.
Mehr Infos: Feldfunktionen: MergeSeq Feld
Nächster Datensatz
Verwenden Sie die Regel "Nächster Datensatz", um Word anzuweisen, mit dem nächsten Datensatz fortzufahren, ohne eine neue Seite zu beginnen. Mithilfe der Seriendruckfunktion drucken Sie z. B. Ihre Kontaktliste auf einem Blatt Papier.
Hinweis
Ein Blatt mit Adressetiketten ist in Word als Tabelle angeordnet. Um die nächste Adresse in der Bezeichnung zu platzieren, verwendet Word die Regel "Nächster Datensatz" in jeder Tabellenzelle.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Nächster Datensatz.
- Einfügen eines Seriendruckfelds für die nächsten Daten
Eine Liste von Firmennamen könnte wie folgt aussehen:
«Company_Name»
«Nächste Platte»«Company_Name»
«Nächste Platte»«Company_Name»
Mehr Infos: Feldfunktionen: Nächstes Feld
Nächster Datensatz wenn
Verwenden Sie "Nächster Datensatz wenn", um zu steuern, wann Word basierend auf einer Bedingung zum nächsten Datensatz wechselt. Sie können beispielsweise das Feld Land/Region verwenden, um Teilnehmer im In- und Ausland zu trennen.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Nächster Datensatz, wenn.
- Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Seriendruckfelds aus, z. B. Ort.
- Wählen Sie in der Vergleichsliste eine Methode zum Vergleichen des Datenwerts aus. Wählen Sie z. B. Gleich aus, um Empfänger in einer bestimmten Stadt auszusortieren.
- Geben Sie im Feld "Vergleichen mit " den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Um beispielsweise Empfänger in Tokio herauszufiltern, geben Sie "Japano" ein (überspringen Sie dies, wenn Sie als Vergleich "ist leer " oder "Nicht leer " ausgewählt haben).
Mehr Infos: Feldfunktionen: NextIf-Feld
Textmarke festlegen
Verwenden Sie Lesezeichen festlegen, um Informationen einmal einzugeben und an mehreren Stellen in Ihrem Dokument zu verwenden. Sie können beispielsweise den Namen eines Sprechers einmal eingeben und ihn überall dort verwenden, wo Sie ein entsprechendes Ref-Feld hinzugefügt haben.
- Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument.
- Wechseln Sie zu "Sendungsregeln>>", "Lesezeichen setzen", geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie dann "OK" aus.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Textmarker angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zuSchnellbausteinefeld> einfügen>, und wählen Sie Ref.
- Wählen Sie den Namen des soeben erstellten Lesezeichens aus, und klicken Sie auf "OK".
- Fügen Sie das Ref-Feld überall dort ein, wo der Textmarker angezeigt werden soll.
- Klicken Sie vor dem Ausführen des Seriendrucks mit der rechten Maustaste auf Feld festlegen, wählen Sie Feld bearbeiten aus, und geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein .
- Wählen Sie OK aus.
Mehr Infos: Feldfunktionen: Feld setzen
Datensatz überspringen wenn
Verwenden Sie "Datensatz überspringen wenn", um Empfänger basierend auf Informationen in der Datenquelle vom Seriendruck auszuschließen. Sie können beispielsweise Kunden ausschließen, deren Feld "Größe" einer bestimmten Größe entspricht.
- Wechseln Sie zuSendungsregeln>>Datensatz überspringen, wenn.
- Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Seriendruckfelds aus, z. B. Größe.
- Wählen Sie in der Vergleichsliste eine Methode zum Vergleichen des Datenwerts aus. Um beispielsweise Kunden hervorzuheben, die eine bestimmte Größe tragen, wählen Sie Gleich aus.
- Geben Sie im Feld "Vergleichen mit " den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Um beispielsweise Kunden hervorzuheben, die Größe extra klein tragen, wählen Sie XS (überspringen Sie dies, wenn Sie als Vergleich ist leer oder nicht leer ausgewählt haben ).
Weitere Informationen: Feldfunktionen: SkipIf-Feld