Μια λίστα επαφών ή λίστα διανομής είναι μια συλλογή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείται για την ταυτόχρονη αποστολή μηνυμάτων ή προσκλήσεων σε συσκέψεις σε πολλά άτομα. Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια λίστα επαφών στο Outlook.
Μια Ομάδα Microsoft 365 στο Outlook πληροί αυτές τις απλές ανάγκες και παρέχει μια σειρά κοινόχρηστων πόρων στους οποίους εκχωρούνται αυτόματα τα μέλη της ομάδας κατά τη δημιουργία της ομάδας.
Εργαλεία κοινής χρήσης και επικοινωνίας που συνοδεύουν Ομάδες Microsoft 365
Όταν ρυθμίζετε μια ομάδα Microsoft 365 στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύνολο ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε και να ρυθμίσετε εύκολα μια συλλογή πόρων για κοινή χρήση από αυτά τα άτομα. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας.
Ακολουθούν μερικές από τις δυνατότητες που κάνουν τις ομάδες μια πιο ισχυρή λύση από τις λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Κοινόχρηστα εισερχόμενα - Πού πραγματοποιούνται οι συνομιλίες που έχετε παραδοσιακά στις λίστες διανομής σας. Υπάρχει πλήρης δυνατότητα αναζήτησης σε αυτά τα κοινόχρηστα εισερχόμενα, ώστε να δημιουργείται μια ζωντανή αρχειοθήκη των μηνυμάτων της ομάδας. Οι νεοεισερχόμενοι στην ομάδα μπορούν να αναζητήσουν ή να περιηγηθούν στο ιστορικό για να ενημερωθούν γρήγορα σχετικά με ό,τι έχει δημοσιευτεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο θέμα: Κάντε μια ομαδική συνομιλία στο Outlook.
Συμβουλή
Εάν οι χρήστες εξακολουθούν να θέλουν τα μηνύματα της ομάδας να εμφανίζονται στα προσωπικά τους εισερχόμενα, όπως έκαναν και με τη λίστα διανομής, το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να εγγραφούν στην ομάδα, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Συμμετοχή " στην κορδέλα του Outlook.
Βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων - Η ομάδα σας διαθέτει μια βιβλιοθήκη αρχείων του SharePoint όπου οι χρήστες σας μπορούν να αποθηκεύουν, να μοιράζονται και να συνεργάζονται σε έγγραφα, βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου χρειάζονται για να εργαστούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Κοινή χρήση αρχείων με μια ομάδα στο Outlook.
Κοινόχρηστο ημερολόγιο - Η ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για τη δημοσίευση συμβάντων που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα προσκαλείται αυτόματα σε εκδηλώσεις που έχουν καταχωρηθεί στο ημερολόγιο, έτσι ώστε αυτές οι εκδηλώσεις να μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα προσωπικά τους ημερολόγια, εάν το επιθυμούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση ενός ημερολογίου ομάδας στο Outlook για τον προγραμματισμό και την επεξεργασία συμβάντων.
Κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote - Η ομάδα έχει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέγουν και να συνεργάζονται σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν το σημειωματάριο για να δημιουργήσουν ένα ζωντανό wiki με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους. Ανατρέξτε στο θέμα: OneNote: Γρήγορα αποτελέσματα.
Πρόσβαση επισκέπτη - Μπορούσατε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής πριν, αλλά το μόνο που λάμβαναν ήταν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τις ομάδες, μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες, αρχεία, ακόμα και στο κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Ανατρέξτε στο θέμα: Προσθήκη επισκεπτών σε ομάδες στο Outlook.
Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμο : Οι ομάδες στο Outlook είναι δημόσιες από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στον οργανισμό σας να ανακαλύψουν και να συμμετάσχουν ή να αναθεωρήσουν το υλικό στην ομάδα. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητο, μπορείτε να αλλάξετε την ομάδα σε ιδιωτική, αποκρύπτοντας έτσι το περιεχόμενο από τα μη μέλη και απαιτώντας από τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνει τυχόν αιτήσεις συμμετοχής.
Δημιουργία αυτοεξυπηρέτησης - Το τμήμα IT δεν χρειάζεται να κολλάει σε αιτήματα των χρηστών για να δημιουργήσει ομάδες. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στην εταιρεία σας μπορούν να δημιουργούν ομάδες, ανατρέξτε στο θέμα: Διαχείριση των χρηστών που μπορούν να δημιουργήσουν Ομάδες Microsoft 365.
Διαχείριση των ομάδων σας
Το Microsoft 365 προσφέρει μια σειρά χρήσιμων εργαλείων και δυνατοτήτων για πιο εύκολη διαχείριση και διαχείριση των ομάδων σας. Μάθετε περισσότερα στον Οδηγό διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook.
Δείτε επίσης
Η νέα εμπειρία Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook
Οδηγός διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook
Προσθήκη, επεξεργασία ή κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook
Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες Microsoft 365
Συμμετοχή, αποχώρηση ή παρακολούθηση ομάδων στο Outlook
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα στο Outlook
Προγραμματισμός συμβάντος σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook
Χρήση κοινόχρηστων αρχείων με την ομάδα Microsoft 365 στο Outlook
Επεξεργασία ή διαγραφή ομάδας στο Outlook
Χρήση Ομάδες Microsoft 365 ως επισκέπτη
Οι επισκέπτες δεν λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας Microsoft 365