Τα προσαρμοσμένα πρότυπα στο Microsoft Planner σάς επιτρέπουν να μετατρέψετε ένα υπάρχον σχέδιο σε ένα επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο για την ομάδα σας. Τα πρότυπα συμβάλλουν στην τυποποίηση της εργασίας, επιταχύνουν τη δημιουργία σχεδίων και διευκολύνουν την κοινή χρήση ροών εργασιών βέλτιστης πρακτικής.
Με τα προσαρμοσμένα πρότυπα, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
- Δημιουργήστε ένα πρότυπο με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης από ένα υπάρχον σχέδιο του Planner.
- Επιλέξτε ποια πεδία θα αντιγραφούν στα νέα σχέδια.
- Μοιραστείτε πρότυπα με μια ομάδα Microsoft 365, ώστε άλλοι χρήστες να μπορούν να τα χρησιμοποιήσουν ξανά. Τα προσαρμοσμένα πρότυπα είναι τα πλέον κατάλληλα για επαναλαμβανόμενη εργασία, όπως έναρξη έργου, ροές εργασιών προσθήκης λογαριασμών, σχεδιασμός εκστρατείας ή λειτουργικές λίστες ελέγχου.
Πριν ξεκινήσετε
Πριν χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα, ελέγξτε τα εξής:
- Έχετε πρόσβαση σε Microsoft Planner.
- Το σχέδιο που θέλετε να μετατρέψετε σε πρότυπο υποστηρίζεται για ομάδα.
- Είστε μέλος μιας ομάδας Microsoft 365 με την οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του προγράμματος. Τα πρότυπα αποθηκεύονται με την ομάδα με την οποία τα μοιράζεστε και η πρόσβαση συνδέεται με την ιδιότητα μέλους της ομάδας.
Δημιουργία προσαρμοσμένου προτύπου από υπάρχον σχέδιο
Ξεκινήστε χρησιμοποιώντας ένα σχέδιο που έχετε ήδη ρυθμίσει ή δημιουργήστε ένα νέο βασικό πρόγραμμα για να το μετατρέψετε σε προσαρμοσμένο πρότυπο.
Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο:
- Ανοίξτε το σχέδιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά στο Planner.
- Στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Κοινή χρήση.
- Επιλέξτε Δημοσίευση ως προτύπου.
- Εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή προτύπου.
- Επιλέξτε την ομάδα του Microsoft 365 με την οποία θέλετε να μοιραστείτε το πρότυπο.
- Επιλέξτε ποια πεδία του σχεδίου θέλετε να συμπεριλάβετε. Από προεπιλογή, περιλαμβάνονται όλες οι εργασίες.
- Επιλέξτε Δημοσίευση. Μετά τη δημοσίευση, το πρότυπο είναι διαθέσιμο στα μέλη της επιλεγμένης ομάδας.
Επιλογή των στοιχείων που θα αντιγραφούν
Κατά τη δημοσίευση ενός προτύπου, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αντιγραφούν στα νέα σχέδια που δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο. Οι διαθέσιμες επιλογές μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Στόχοι
- Κάδοι
- Εργασίες
- Ετικέτες εργασιών
- Σημειώσεις εργασίας
- Λίστες ελέγχου εργασιών
- Συνημμένα εργασίας
Μόνο τα στοιχεία που επιλέγετε αντιγράφονται όταν ένα μέλος δημιουργεί ένα νέο σχέδιο από το πρότυπο. Γίνεται επαναφορά της κατάστασης και της προόδου της εργασίας στο νέο σχέδιο.
Σημείωση: Τα συνημμένα εργασιών αντιγράφονται ως συνδέσεις.
Δημιουργία νέου σχεδίου από ένα προσαρμοσμένο πρότυπο
Μετά τη δημοσίευση ενός προτύπου, οποιοσδήποτε στην κοινόχρηστη ομάδα μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να δημιουργήσει ένα νέο σχέδιο.
Για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο χρησιμοποιώντας ένα προσαρμοσμένο πρότυπο:
- Ανοίξτε το Planner.
- Ξεκινήστε τη δημιουργία ενός νέου σχεδίου.
- Στην κατηγορία "Επιλογή προτύπου", μεταβείτε στο Κοινόχρηστο ή Δημιουργημένο από εμένα, το οποίο παραθέτει πρότυπα που είτε κοινοποιούνται σε εσάς είτε έχουν δημιουργηθεί από εσάς.
- Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Επιβεβαιώστε και διαμορφώστε τις λεπτομέρειες του προγράμματος. Το Planner δημιουργεί ένα νέο σχέδιο χρησιμοποιώντας τη δομή που ορίζεται στο πρότυπο.
Κοινή χρήση και διαχείριση προτύπων
Τα προσαρμοσμένα πρότυπα χρησιμοποιούνται από κοινού σε επίπεδο ομάδας:
- Όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν και να χρησιμοποιήσουν το πρότυπο.
- Τα πρότυπα παραμένουν διαθέσιμα όσο υπάρχει η ομάδα. Εάν ένα πρότυπο πρέπει να αλλάξει, ενημερώστε το υποκείμενο σχέδιο και δημοσιεύστε μια νέα έκδοση προτύπου. Τα υπάρχοντα σχέδια που έχουν δημιουργηθεί από ένα πρότυπο δεν επηρεάζονται από μελλοντικές αλλαγές στο πρότυπο.
Διαγραφή προσαρμοσμένου προτύπου
Μετά τη δημοσίευση ενός προτύπου, οποιοσδήποτε στην κοινόχρηστη ομάδα μπορεί να το διαγράψει.
Για να διαγράψετε ένα πρότυπο:
- Ανοίξτε το Planner.
- Περιηγηθείτε για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο.
- Στην κατηγορία "Επιλογή προτύπου", μεταβείτε στο Κοινόχρηστο ή **Δημιουργήθηκε από εμένα **και προσδιορίστε ποιο πρότυπο θέλετε να διαγράψετε.
- Κάντε κλικ στο ... για να ανοίξετε την επιλογή **Διαγραφή προτύπου **.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή του προτύπου. Το ενημερωμένο πρότυπο είναι διαθέσιμο στα μέλη της ομάδας. Τα σχέδια που έχουν ήδη δημιουργηθεί από το πρότυπο δεν αλλάζουν.
Συνηθισμένα σενάρια
Τα προσαρμοσμένα πρότυπα είναι χρήσιμα όταν θέλετε να κάνετε τα εξής:
- Εξασφαλίστε συνεπή ρύθμιση για επαναλαμβανόμενη εργασία.
- Μειώστε τον χρόνο που αφιερώνεται στη δημιουργία σχεδίων από την αρχή.
- Μοιραστείτε δοκιμασμένες ροές εργασιών με την ομάδα σας. Παραδείγματα περιλαμβάνουν λανσαρίσματα μάρκετινγκ, προγραμματισμό σπριντ, σχέδια ενσωμάτωσης και επιχειρησιακά εγχειρίδια.