Καλώς ορίσατε στο Shifts, την εφαρμογή προγραμματισμού και παρακολούθησης χρόνου υπαλλήλων που περιλαμβάνεται στο Microsoft Teams. Με τις Βάρδιες και το Teams, εσείς και η ομάδα σας έχετε ένα σημείο για τον προγραμματισμό, την επικοινωνία και τη συνεργασία σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή.
Είτε είστε προϊστάμενος πρώτης γραμμής που θέλει να καλύψει ανοιχτές βάρδιες είτε εργαζόμενος πρώτης γραμμής που θέλει να δει ή να ζητήσει αλλαγές στο χρονοδιάγραμμά σας, σας προσφέρουμε την κατάλληλη λύση.
Σε αυτό το άρθρο
Πώς γίνεται λάβετε την εφαρμογή Βάρδιες;
Πώς γίνεται πρόσβαση στις Βάρδιες;
Πώς γίνεται αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις Βάρδιες;
Τι μπορώ να κάνω στις Βάρδιες;
Πώς γίνεται λάβετε την εφαρμογή Βάρδιες;
Η εφαρμογή Βάρδιες περιλαμβάνεται στο Teams. Εάν έχετε το Teams, έχετε και τις Βάρδιες!
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Βάρδιες στο Teams για υπολογιστή, Web και κινητές συσκευές.
- Το Shifts στον επιτραπέζιο υπολογιστή και το web έχει βελτιστοποιηθεί για τη δημιουργία και τη διαχείριση χρονοδιαγράμματος. Οι προϊστάμενοι έχουν πολλά περιθώρια για να προγραμματίσουν για την επόμενη ημέρα, εβδομάδα ή μήνα και να ανταποκριθούν στις μεταβαλλόμενες ανάγκες τους, καθώς προκύπτουν.
- Οι βάρδιες σε κινητές συσκευές απευθύνονται στους εργαζόμενους. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να βλέπουν τις επερχόμενες βάρδιές τους με ένα γρήγορο πάτημα, να ορίσουν τη διαθεσιμότητα και να υποβάλλουν αιτήματα για βάρδιες και άδειες, ανάλογα με τις ανάγκες.
Πώς γίνεται πρόσβαση στις Βάρδιες;
-
Σε υπολογιστή και web: Στη γραμμή εφαρμογών στην αριστερή πλευρά του Teams, επιλέξτε Βάρδιες. Εάν δεν το βλέπετε εκεί, επιλέξτε Προβολή περισσότερων εφαρμογών
και βρείτε τις Βάρδιες στη λίστα εφαρμογών. - Σε κινητή συσκευή: Στο Teams, πατήστε "Βάρδιες " στη γραμμή εφαρμογής. Αν δεν το βλέπετε εκεί, σαρώστε προς τα επάνω από τη γραμμή εφαρμογής.
Καρφιτσώστε τη εφαρμογή Βάρδιες για γρήγορη πρόσβαση
Εάν έχετε άδεια χρήσης Microsoft 365 F3 ή F1, οι Βάρδιες καρφιτσώνονται αυτόματα στο Teams για εύκολη πρόσβαση. Διαφορετικά, για να το καρφιτσώσετε:
-
Σε υπολογιστή και web: Στη γραμμή εφαρμογών στην αριστερή πλευρά του Teams, επιλέξτε Προβολή περισσότερων εφαρμογών , κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο Βάρδιες και επιλέξτε Καρφίτσωμα.
- Σε κινητές συσκευές: Σαρώστε προς τα επάνω στη γραμμή εφαρμογών, πατήστε "Επεξεργασία" και, στη συνέχεια, σύρετε τις Βάρδιες από την ενότητα "Περισσότερες εφαρμογές " στην επάνω ενότητα.
Πώς γίνεται αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις Βάρδιες;
Διευθυντές πρώτης γραμμής
Για να ξεκινήσετε αμέσως, δείτε μια επισκόπηση του τρόπου δημιουργίας και δημοσίευσης ενός χρονοδιαγράμματος ομάδας για πρώτη φορά.
- Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας. Δημιουργήστε το χρονοδιάγραμμά σας, προσθέστε ομάδες χρονοδιαγράμματος και προσθέστε μέλη της ομάδας σε κάθε ομάδα.
- Ρυθμίστε τις παραμέτρους χρονοδιαγράμματος για την ομάδα σας. Καθορίστε τις επιλογές χρονοδιαγράμματος και τις δυνατότητες Βαρδιών που θέλετε να είναι διαθέσιμες στην ομάδα σας.
- Προσθέστε βάρδιες στο χρονοδιάγραμμα. Εκχωρήστε βάρδιες στα μέλη της ομάδας και προσθέστε ανοιχτές βάρδιες σε ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες.
- Δημοσίευση (κοινή χρήση) του χρονοδιαγράμματος. Αφού τεθεί σε κοινή χρήση, τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν τις δικές τους βάρδιες και τις βάρδιες της ομάδας στο χρονοδιάγραμμα.
Συμβουλή
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel για να εισαγάγετε το χρονοδιάγραμμά σας στις Βάρδιες. Μια εισαγωγή από το Excel μπορεί να σας βοηθήσει
Η ρύθμιση γίνεται ταχύτερα από τη μη αυτόματη συμπλήρωση του χρονοδιαγράμματος, ειδικά εάν διαχειρίζεστε μια μεγάλη ομάδα.
Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή χρονοδιαγράμματος από το Excel στις Βάρδιες
Υπάλληλοι εξυπηρέτησης πελατών
Αφού ο προϊστάμενός σας δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας και το δημοσιεύσει, μπορείτε να δείτε όλες τις δικές σας βάρδιες και τις βάρδιες της ομάδας σας στο χρονοδιάγραμμα.
Μέσα από τις Βάρδιες, ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είναι ενεργοποιημένες για την ομάδα σας, μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως η προσέλευση και η απενεργοποίηση των βαρδιών σας, να ζητήσετε άδεια, να αλλάξετε ή να προσφέρετε μια βάρδια σε ένα μέλος της ομάδας σας και να ζητήσετε να εργαστείτε μια ανοιχτή βάρδια.
Τι μπορώ να κάνω στις Βάρδιες;
Ακολουθεί μια επισκόπηση των δυνατοτήτων που μπορούν να κάνουν οι διαχειριστές και τα μέλη ομάδων στο Shifts σε υπολογιστή, web και κινητές συσκευές.
Διευθυντές πρώτης γραμμής (κάτοχοι ομάδας)
| Ικανότητα¹ | Υπολογιστής | Web | Κινητές συσκευές |
|---|---|---|---|
| Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα και μοιραστείτε το με την ομάδα. |
|
|
|
| Εισαγάγετε ένα χρονοδιάγραμμα από το Excel στις Βάρδιες. |
|
|
|
| Αντιγράψτε ένα χρονοδιάγραμμα. |
|
|
|
| Προσθέστε, ενημερώστε και διαγράψτε ομάδες προγραμματισμού για να οργανώσετε τα μέλη της ομάδας με βάση κοινά χαρακτηριστικά μέσα σε μια ομάδα. Για παράδειγμα, τύπος τμήματος ή εργασίας. |
|
|
|
| Προσθέστε, ενημερώστε και διαγράψτε βάρδιες. |
|
|
|
| Προσθέστε, ενημερώστε και διαγράψτε ανοιχτές βάρδιες για να τις ζητήσουν οι εργαζόμενοι της δικής τους ομάδας. |
|
|
|
| Προσθέστε, ενημερώστε και διαγράψτε ανοιχτές βάρδιες για να ζητήσουν οι εργαζόμενοι σε άλλες ομάδες (τοποθεσίες). |
|
|
|
| Διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις προγράμματος για την ομάδα. |
|
|
|
| Διαχειριστείτε (εγκρίνετε και απορρίψτε) αιτήσεις ωραρίου και βαρδιών από εργαζομένους. |
|
|
|
| Εξαγάγετε και προβάλλετε αναφορές φύλλου χρόνου. |
|
|
|
| Εξαγάγετε το χρονοδιάγραμμα στο Excel. |
|
|
|
| Ανακαλέστε βάρδιες στο χρονοδιάγραμμα. |
|
|
|
| Εκτυπώστε το χρονοδιάγραμμα. |
|
|
¹Αυτός ο πίνακας συνοψίζει τις δυνατότητες όταν χρησιμοποιούνται οι Βάρδιες ως μεμονωμένη εφαρμογή. Αν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Βάρδιες με σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού (WFM) για συγχρονισμό δεδομένων χρονοδιαγράμματος μέσω μιας εφαρμογής σύνδεσης, μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε τα χρονοδιαγράμματά σας στο σύστημα WFM μέσα από τις Βάρδιες. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στους διαχειριστές όταν χρησιμοποιούν το Shifts με ένα σύστημα WFM .
Εργαζόμενοι πρώτης γραμμής (μέλη ομάδας)
| Ικανότητα¹ | Υπολογιστής | Web | Κινητές συσκευές |
|---|---|---|---|
| Προβάλετε τις δικές σας βάρδιες. |
|
|
|
| Προβάλετε το χρονοδιάγραμμα ομάδας. |
|
|
|
| Προβάλετε τις ανοιχτές βάρδιες που είναι διαθέσιμες στις ομάδες χρονοδιαγράμματος. |
|
|
|
| Ζητήστε να παραλάβετε ανοιχτές βάρδιες στην τοποθεσία σας. |
|
|
|
| Ζητήστε να παραλάβετε ανοιχτές βάρδιες σε άλλες τοποθεσίες. |
|
|
|
| Ζητήστε άδειας. |
|
|
|
| Ανταλλάξτε μια βάρδια με έναν συνάδελφο στην ίδια ομάδα. |
|
|
|
| Προσφέρετε μια βάρδια σε έναν συνάδελφο στην ίδια ομάδα. |
|
|
|
| Προσέλθετε και αποχωρήστε από βάρδιες και διαλείμματα. |
|
|
|
| Επεξεργαστείτε τις καταχωρίσεις του φύλλου ώρας για ρολόι μέσα/έξω και διαλείμματα. |
|
||
| Ορίστε διαθεσιμότητα. |
|
||
| Ορίστε υπενθυμίσεις βάρδιας. |
|
¹Αυτός ο πίνακας συνοψίζει τις δυνατότητες όταν χρησιμοποιούνται οι Βάρδιες ως μεμονωμένη εφαρμογή. Αν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Βάρδιες με σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού (WFM) για συγχρονισμό δεδομένων χρονοδιαγράμματος μέσω μιας εφαρμογής σύνδεσης, μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε τα χρονοδιαγράμματά σας στο σύστημα WFM μέσα από τις Βάρδιες. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στα μέλη της ομάδας όταν χρησιμοποιούν το Shifts με ένα σύστημα WFM.