Βίντεο: Γρήγορα αποτελέσματα με τις σχέσεις πινάκων

Δοκιμάστε το!

Η ισχύς μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων έγκειται στο συνδυασμό δεδομένων από πίνακες. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να συνδυάσετε δεδομένα σε ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις.

Για να δείτε όλες τις υπάρχουσες σχέσεις που έχουν οριστεί για μια βάση δεδομένων, ανοίξτε ένα πρότυπο της Access, μεταβείτε στην καρτέλα "Εργαλεία βάσης δεδομένων " και επιλέξτε "Σχέσεις".

Κατανόηση της προβολής "Σχέσεις"

Οι γραμμές στην προβολή "Σχέσεις" υποδεικνύουν συνδέσεις μεταξύ των πινάκων. Στην παρακάτω εικόνα, ο πίνακας στα αριστερά είναι ο γονικός πίνακας. Ο πίνακας στα δεξιά είναι ο εξαρτημένος πίνακας. Η γραμμή ανάμεσά τους συνδέει τα πεδία (σε αυτή την περίπτωση, "Αναγνωριστικό παραγγελίας" και "Αναγνωριστικό προϊόντος") που χρησιμοποιούνται για την αντιστοίχιση δεδομένων.

Οι γραμμές και τα σύμβολα δείχνουν πώς σχετίζονται οι πίνακές σας:

• Μια παχιά συνδετική γραμμή σημαίνει ότι επιβάλλετε ακεραιότητα δεδομένων αναφοράς. Αυτό είναι καλό. Διατηρεί τα δεδομένα σας συγχρονισμένα.
• Στην αφήγησή μας, ο αριθμός 1 υποδεικνύει ότι μπορεί να υπάρχει μόνο μία εγγραφή που ταιριάζει σε αυτόν τον πίνακα. Στον πίνακα "Παραγγελίες" που εμφανίζεται εδώ, μόνο μία εγγραφή αντιστοιχεί σε κάθε παραγγελία.
• Το σύμβολο ∞ υποδεικνύει ότι πολλές εγγραφές μπορούν να περιλαμβάνουν το ίδιο αναγνωριστικό. Στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας" που εμφανίζεται εδώ, μια παραγγελία (που υποδεικνύεται από το αναγνωριστικό παραγγελίας της) μπορεί να εμφανιστεί περισσότερες από μία φορές, επειδή η ίδια παραγγελία μπορεί να περιλαμβάνει πολλά προϊόντα.

Τύποι σχέσεων μεταξύ πινάκων

Υπάρχουν τρεις τύποι σχέσεων μεταξύ των πινάκων:

• Ένα προς ένα. Κάθε στοιχείο σε κάθε πίνακα εμφανίζεται μόνο μία φορά. Για παράδειγμα, κάθε εργαζόμενος μπορεί να έχει μόνο ένα εταιρικό αυτοκίνητο για χρήση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία σχέσεων "ένα-προς-ένα".
• Ένα-προς-πολλά. Όταν ένα στοιχείο ενός πίνακα μπορεί να έχει μια σχέση με πολλά στοιχεία σε έναν άλλο πίνακα. Για παράδειγμα, κάθε παραγγελία αγοράς μπορεί να περιλαμβάνει πολλά προϊόντα.
• Πολλά-προς-πολλά. Όταν ένα ή περισσότερα στοιχεία ενός πίνακα μπορούν να έχουν μια σχέση με ένα ή περισσότερα στοιχεία σε έναν άλλο πίνακα. Για παράδειγμα, κάθε παραγγελία μπορεί να έχει πολλά προϊόντα και κάθε προϊόν μπορεί να εμφανίζεται σε πολλές παραγγελίες. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία σχέσεων πολλά-προς-πολλά.

Σχέσεις "ένα-προς-πολλά"

Μία από τις πιο κοινές σχέσεις μεταξύ πινάκων σε καλά σχεδιασμένες βάσεις δεδομένων είναι η σχέση ένα-προς-πολλά.

Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων συνήθως βασίζονται στο πρωτεύον κλειδί σε έναν από τους πίνακες. Θυμηθείτε ότι το πρωτεύον κλειδί είναι ένα μοναδικό αναγνωριστικό (συχνά αριθμητικό) για κάθε εγγραφή. Για να δείξετε ότι οι πληροφορίες σε δύο διαφορετικούς πίνακες σχετίζονται, συνήθως δημιουργείτε μια σχέση χρησιμοποιώντας το πρωτεύον κλειδί από έναν από τους πίνακες.

Στη σχέση που εμφανίζεται εδώ, για παράδειγμα, κάθε άτομο του πίνακα "Επαφές" διαθέτει ένα αναγνωριστικό, το οποίο είναι το πρωτεύον κλειδί (υποδεικνύεται από το σύμβολο κλειδιού δίπλα του). Το αναγνωριστικό αυτό εμφανίζεται επίσης στο πεδίο "Κάτοχος" στον πίνακα "Πάγια". Για να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο που σχετίζεται με ένα στοιχείο, λάβετε την τιμή από το πεδίο Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, αναζητήστε την τιμή στο πεδίο "Κάτοχος" του πίνακα "Πόρος" και, στη συνέχεια, αναζητήστε αυτό το αναγνωριστικό στον πίνακα "Επαφές". Ο αριθμός 1 στο ένα άκρο της συνδετικής γραμμής και το σύμβολο ∞ στο άλλο άκρο υποδεικνύουν ότι πρόκειται για σχέση ένα-προς-πολλά, επομένως μία επαφή μπορεί να σχετίζεται με πολλά στοιχεία.

Επεξεργασία σχέσης

Εάν τροποποιείτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή εάν δημιουργήσατε τη βάση δεδομένων σας από πρότυπο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις υπάρχουσες σχέσεις ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας.

1. Επιλέξτε"Σχέσειςεργαλείων> βάσης δεδομένων".

2. Επιλέξτε τη γραμμή που συνδέει δύο σχετιζόμενους πίνακες.

   Συμβουλή

   Εάν δεν βλέπετε τη σχέση που θέλετε, στην καρτέλα " Σχεδίαση ", στην ομάδα " Σχέσεις ", επιλέξτε "Όλες οι σχέσεις".

3. Στην καρτέλα " Σχεδίαση ", επιλέξτε "Επεξεργασία σχέσεων".

   

   Ο πίνακας/ερώτημα είναι ο γονικός πίνακας στα αριστερά (σε αυτό το παράδειγμα, "Πελάτες").
   Ο σχετικός πίνακας/ερώτημα είναι ο εξαρτημένος πίνακας (σε αυτό το παράδειγμα, "Παραγγελίες").
   Ακόμα και αν οι πίνακες δεν εμφανίζονται με αυτή τη σειρά στην προβολή "Σχέσεις", η τοποθέτησή τους στο παράθυρο διαλόγου υποδεικνύει την κατεύθυνση της γραμμής που τους συνδέει και τη σχέση. Αυτό είναι σημαντικό εάν, για παράδειγμα, πρόκειται για σχέση ένα-προς-πολλά, επειδή υποδεικνύει ότι ο πίνακας στα αριστερά είναι αυτό (ο γονικός πίνακας) και ο πίνακας στα δεξιά είναι τα πολλά (ο εξαρτημένος πίνακας).

4. Για να αλλάξετε τα πεδία που συνδέουν τους πίνακες, επιλέξτε ένα διαφορετικό πεδίο κάτω από κάθε πίνακα που εμφανίζεται. Σε αυτό το παράδειγμα, το πεδίο "Αναγνωριστικό" στον πίνακα "Πελάτες" συνδέεται με το πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" στον πίνακα "Παραγγελίες".

5. Αλλάξτε τον τρόπο με τον οποίο η Access συγχρονίζει τα δεδομένα σας μεταξύ των πινάκων.

   Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών	Για να αποτρέψετε τα μη έγκυρα δεδομένα και να διατηρήσετε τις αναφορές συγχρονισμένες σε σχέσεις πινάκων, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μια σχέση ένα-προς-ένα μεταξύ των πινάκων "Εργαζόμενοι" και "Παροχές σε εργαζομένους". Εάν ένας υπάλληλος αποχωρήσει από την εταιρεία και τον καταργήσετε από τον πίνακα "Υπάλληλοι", καταργείται και η σχετική εγγραφή υπαλλήλου στον πίνακα "Παροχές σε εργαζομένους". Ορισμένες φορές η επιβολή ακεραιότητας αναφορών δεν έχει νόημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ των πινάκων "Αποστολείς" και "Παραγγελίες". Διαγράφετε έναν αποστολέα και αυτός ο αποστολέας αντιστοιχίζεται με τις παραγγελίες στον πίνακα "Παραγγελίες". Αυτές οι παραγγελίες καθίστανται ορφανές, πράγμα που σημαίνει ότι εξακολουθούν να περιέχουν έναν κωδικό αποστολέα, αλλά ο κωδικός δεν είναι πλέον έγκυρος επειδή η εγγραφή στην οποία αναφέρεται δεν υπάρχει πλέον.
   Διαδοχική ενημέρωση σχετικών πεδίων	Για να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα στα σχετικά πεδία ενημερώνονται σε όλους τους σχετικούς πίνακες, επιλέξτε αυτό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε απλώς να αλλάξετε το αναγνωριστικό ενός αποστολέα. Ο ορισμός αυτής της επιλογής εξασφαλίζει ότι ενημερώνεται ο κωδικός αποστολέα—όχι μόνο στον πίνακα αποστολέα αλλά και σε άλλους πίνακες που συνδέονται με αυτόν και περιλαμβάνουν επίσης τον αναγνωριστικό αποστολέα, όπως ο πίνακας "Παραγγελίες".
   Διαδοχική διαγραφή συσχετισμένων εγγραφών	Η απόφαση για να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή εξαρτάται από το εάν χρειάζεται να διατηρήσετε τις εγγραφές σε ορισμένους πίνακες, ακόμη και αν έχουν διαγραφεί από άλλους πίνακες. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι διαγράφετε έναν αποστολέα. Εάν ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή, η Access διαγράφει όλες τις εγγραφές σε όλους τους πίνακες που αναφέρονται στον συγκεκριμένο αναγνωριστικό αποστολέα, συμπεριλαμβανομένων όλων των παραγγελιών (στον πίνακα "Παραγγελίες") που έχουν αποσταλεί από τον συγκεκριμένο αποστολέα. Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγραφεί το ιστορικό παραγγελιών σας.

6. Για να αλλάξετε τη σχέση μεταξύ των πινάκων από εσωτερικό σύνδεσμο σε εξωτερικό σύνδεσμο, επιλέξτε το κουμπί " Τύπος συνδέσμου ". Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία ερωτημάτων με εξωτερικούς συνδέσμους.

Διαγραφή σχέσης πινάκων

Για να καταργήσετε μια σχέση πινάκων:

1. Επιλέξτε"Σχέσειςεργαλείων> βάσης δεδομένων".

2. Επιλέξτε τη γραμμή που συνδέει τους δύο σχετικούς πίνακες.

   Συμβουλή

   Εάν δεν βλέπετε τη σχέση που θέλετε, στην καρτέλα " Σχεδίαση ", στην ομάδα " Σχέσεις ", επιλέξτε "Όλες οι σχέσεις".

3. Επιλέξτε το πλήκτρο Delete. Εάν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε τη σχέση, επιλέξτε "Ναι".

Θέλετε περισσότερα;

Δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης