Ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ χρηστών του Excel είναι να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC). Έχουν σχεδιαστεί για να είναι φορητά και εύκολα στην ενημέρωση. Συνιστάται η ακόλουθη προσέγγιση για την κοινή χρήση εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων με δεδομένα που έχουν διαμορφωθεί από Power Query.
Σε αυτό το παράδειγμα, κάνουμε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με δεδομένα που έχουν εισαχθεί από ένα βιβλίο εργασίας δεδομένων. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες σχεδόν τις εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που μπορεί να εισαγάγει και να συνδέσει το Excel. Η μοναδική εξαίρεση είναι ότι δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες σύνδεσης σε αρχείο ODC για έναν πίνακα του Excel ή μια καθορισμένη περιοχή στο ίδιο βιβλίο εργασίας από το οποίο τα έχετε εισαγάγει (χρησιμοποιώντας δεδομένα>από πίνακα/περιοχή).
Σημαντικό Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον έλεγχο ταυτότητας ή την προστασία προσωπικών δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ρυθμίσεων και δικαιωμάτων προέλευσης δεδομένων και Ορισμός επιπέδων προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων και αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης και ερωτήματος στο ODC
Για να διευκολύνει την κοινή χρήση των δεδομένων, ένα άτομο κάνει τα εξής:
- Επιλέξτε "Λήψη δεδομένων>>"από αρχείο>από βιβλίο εργασίας.
- Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων , εντοπίστε και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα.
- Στο παράθυρο διαλόγου " Περιήγηση", επιλέξτε έναν πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Μετασχηματισμός δεδομένων".
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, διαμορφώστε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κεντρική>"& "Φόρτωση".
- Στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα του ερωτήματος, επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα, επιλέξτε Δεδομένα, επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων, επιλέξτε Ιδιότητες σύνδεσης, επιλέξτε την καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης.
- Στο παράθυρο διαλόγου " Αποθήκευση αρχείου ", πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου, επιλέξτε " Αποθήκευση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
- Βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύσατε το αρχείο σε μια αξιόπιστη προέλευση δεδομένων σε μια θέση στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση κάποιο άλλο άτομο, όπως ένας φάκελος δικτύου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αξιόπιστες προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στα θέματα Αξιόπιστα έγγραφα,Προβολήτων επιλογών προστασίας προσωπικών δεδομένων στο Κέντρο αξιοπιστίας και Προσθήκη, κατάργηση ή αλλαγή αξιόπιστης θέσης.
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.
Αποτέλεσμα
Το αρχείο ODC περιέχει όλες τις πληροφορίες σύνδεσης σχετικά με την εξωτερική προέλευση δεδομένων, καθώς και τα βήματα και τους τύπους των λειτουργιών Power Query. Εάν θέλετε, ανοίξτε το αρχείο ODC στο Σημειωματάριο (Notepad) για να εξετάσετε τη μορφή XML που χρησιμοποιείται.
Βήμα 2: Άνοιγμα και χρήση του αποθηκευμένου αρχείου ODC
Για να αποκτήσει πρόσβαση στα κοινόχρηστα δεδομένα, ένα άλλο άτομο κάνει τα εξής:
Χρησιμοποιώντας το Εξερεύνηση αρχείων, εντοπίστε το αρχείο ODC που δημιουργήθηκε στην προηγούμενη ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε αυτό.
Το Excel ανοίγει το αρχείο ODC σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel.
Εάν λάβετε ένα μήνυμα σχετικά με την αξιοπιστία της προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε Ενεργοποίηση.
Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων , αποφασίστε τον τρόπο εισαγωγής των δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτού του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε το αγγλικό ερωτηματικό (?).
Για να επιβεβαιώσετε ότι όλα λειτουργούν σωστά, ενημερώστε την πηγή δεδομένων του βιβλίου εργασίας και, στη συνέχεια, ανανεώστε όλα τα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας πατώντας Ctrl + Alt + F5.
Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.
Αποτέλεσμα
Το άλλο άτομο μπορεί τώρα να κάνει κοινή χρήση μιας εξωτερικής προέλευσης δεδομένων, με τα δεδομένα της να έχουν διαμορφωθεί από Power Query.
Δείτε επίσης
Βοήθεια για το Power Query για Excel