Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση συνδέσεων εξωτερικών δεδομένων μεταξύ χρηστών του Excel, χρησιμοποιώντας ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC). Τα αρχεία ODC έχουν σχεδιαστεί για να είναι φορητά και εύκολα στην ενημέρωση. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη προσέγγιση για να κάνετε κοινή χρήση εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων με δεδομένα που έχουν διαμορφωθεί από Power Query.
Σημείωση
Παρόλο που τα αρχεία ODC εξακολουθούν να υποστηρίζονται, πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν ροές δεδομένων SharePoint, OneDrive, Power BI ή άλλες κεντρικές προελεύσεις δεδομένων για την κοινή χρήση Power Query λύσεων.
Σε αυτό το παράδειγμα, κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με δεδομένα που έχουν εισαχθεί από ένα βιβλίο εργασίας δεδομένων. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες σχεδόν τις εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που μπορεί να εισαγάγει και να συνδεθεί το Excel. Η μοναδική εξαίρεση είναι ότι δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες σύνδεσης σε αρχείο ODC για έναν πίνακα του Excel ή μια καθορισμένη περιοχή στο ίδιο βιβλίο εργασίας από το οποίο τα εισαγάγατε (χρησιμοποιώντας δεδομένα>από πίνακα/περιοχή).
Σημαντικό
Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον έλεγχο ταυτότητας ή την προστασία προσωπικών δεδομένων, ανατρέξτε στα θέματα Διαχείριση ρυθμίσεων και δικαιωμάτων προέλευσης δεδομένων (Power Query) και Ορισμός επιπέδων προστασίας προσωπικών δεδομένων (Power Query).
Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων και αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης και ερωτήματος στο αρχείο ODC
Για να διευκολύνει την κοινή χρήση των δεδομένων, ένα άτομο ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε δεδομένα>Λήψη δεδομένων>από αρχείο>από βιβλίο εργασίας Excel.
- Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων , εντοπίστε και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή.
- Στο παράθυρο διαλόγου " Περιήγηση", επιλέξτε έναν πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Μετασχηματισμός δεδομένων".
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, διαμορφώστε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κεντρική>"& "Φόρτωση".
- Στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα του ερωτήματος, επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα, επιλέξτε Δεδομένα, επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων, επιλέξτε Ιδιότητες σύνδεσης, επιλέξτε την καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης.
- Στο παράθυρο διαλόγου " Αποθήκευση αρχείου ", πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου, επιλέξτε " Αποθήκευση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
- Βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε το αρχείο σε μια αξιόπιστη θέση στην οποία έχουν πρόσβαση άλλοι χρήστες, όπως σε ένα φάκελο δικτύου, μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή ένα φάκελο του OneDrive. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αξιόπιστες προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στα θέματα Αξιόπιστα έγγραφα, Προβολή των επιλογών προστασίας προσωπικών δεδομένων στο Κέντρο αξιοπιστίας του Microsoft Office και Προσθήκη, κατάργηση ή αλλαγή αξιόπιστης θέσης.
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.
Αποτέλεσμα
Το αρχείο ODC περιέχει όλες τις πληροφορίες σύνδεσης σχετικά με την εξωτερική προέλευση δεδομένων, καθώς και τα βήματα και τους τύπους των λειτουργιών Power Query. Εάν θέλετε, ανοίξτε το αρχείο ODC στο Σημειωματάριο (Notepad), για να εξετάσετε τη μορφή XML που χρησιμοποιείται.
Βήμα 2: Άνοιγμα και χρήση του αποθηκευμένου αρχείου ODC
Για να αποκτήσει πρόσβαση στα κοινόχρηστα δεδομένα, ένα άλλο άτομο πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
Εντοπίστε το αρχείο ODC και, στη συνέχεια, ανοίξτε το.
Το Excel ανοίγει το αρχείο ODC σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel.
Εάν λάβετε ένα μήνυμα σχετικά με την αξιοπιστία της προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε Ενεργοποίηση.
Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων , αποφασίστε τον τρόπο εισαγωγής των δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτού του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε το αγγλικό ερωτηματικό (?).
Για να επιβεβαιώσετε ότι όλα λειτουργούν σωστά, ενημερώστε την πηγή δεδομένων του βιβλίου εργασίας και, στη συνέχεια, ανανεώστε όλα τα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας πατώντας Ctrl + Alt + F5.
Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.
Αποτέλεσμα
Το άλλο άτομο μπορεί τώρα να κάνει κοινή χρήση μιας εξωτερικής προέλευσης δεδομένων, με τα δεδομένα της να έχουν διαμορφωθεί από Power Query.
Δείτε επίσης
Βοήθεια για το Power Query για Excel