Ciclo de vida de una plantilla de formulario

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Este artículo es para los diseñadores de plantillas de formulario que desean comprender el proceso de diseño de formularios en Microsoft Office InfoPath. Se describen las distintas fases de creación e implementación de una plantilla de formulario, y se proporcionan vínculos a más información sobre las tareas clave. Si bien puede experimentar y trabajar de la manera que más le convenga, seguir este proceso de diseño recomendado puede ayudarle a ahorrar tiempo y esfuerzo a largo plazo.

En este artículo

Fase 1: planear

Fase 2: diseño

Fase 3: implementar

Fase 4: mantener

Fase 5: archivar

Fase 1: planear

La cantidad de tiempo que se dedique depende de la complejidad de la plantilla de formulario, de la función de la organización y de los procesos y requisitos de la organización.

Si la plantilla de formulario solo la usarán los miembros de su equipo inmediato, la fase de planeación puede ser muy informal. Si la plantilla de formulario es más compleja, la fase de planeación será probablemente un proceso más formal e implicado, y es posible que tenga que consultar con muchos participantes. Por ejemplo, si la plantilla de formulario va a formar parte de un sistema empresarial mayor de toda la empresa, como un sistema de planeación de recursos empresariales o una empresa, probablemente necesite crear documentos de planeación formales, como especificaciones funcionales.

En cualquiera de los casos, antes de empezar a diseñar la plantilla de formulario, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Objetivos del usuario    ¿Qué necesitan hacer los usuarios con la plantilla de formulario? ¿Qué escenarios necesita para admitir? ¿Cómo medirá el éxito para satisfacer los objetivos de los usuarios?

  • Consideraciones de compatibilidad    ¿Es necesario que la plantilla de formulario sea accesible para los usuarios ajenos a la organización, ya sea ahora o en el futuro? Por ejemplo, ¿desea que la plantilla de formulario esté disponible en el sitio web externo de su organización para los clientes que no tienen InfoPath instalado en sus equipos? Si es así, puede diseñar un plantilla de formulario compatible con el explorador en lugar de una plantilla de formulario estándar solo para InfoPath. ¿Es necesario que algunos usuarios de la organización puedan rellenar el formulario en InfoPath 2003? Si es así, es posible que desee diseñar una plantilla de formulario compatible con versiones anteriores. ¿Desea que los usuarios puedan rellenar formularios cuando estén lejos de la oficina o desconectado de otra forma? Si es así, puede agregar características a la plantilla de formulario que le permitan funcionar eficazmente en modo sin conexión.

  • Formularios de usuario existentes    ¿Usa actualmente documentos de Microsoft Office Word o libros de Microsoft Office Excel para recopilar datos de los usuarios? Si es así, puede convertir fácilmente esos archivos en plantillas de formulario de InfoPath. 

  • Requisitos de integración    ¿Con qué otros productos o tecnologías funcionará la plantilla de formulario? Por ejemplo, es posible que tenga que almacenar los datos en la plantilla de formulario en una base de datos de Microsoft SQL Server, o bien, puede decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio web para poder enviar datos a una base de datos que no sea directamente compatible con InfoPath.

  • Requisitos de la interfaz de usuario    ¿Necesita cumplir con las pautas de las marcas corporativas? ¿Qué aspecto desea que tenga la plantilla de formulario? ¿Qué tipo de controles va a usar y cómo los organizará?

  • Requisitos del proceso    ¿La plantilla de formulario formará parte de un proceso empresarial más amplio, como el proceso de aprobación de un informe de gastos? En ese caso, ¿qué tipo de vistas necesita y cómo implementará las reglas que rigen cómo los datos se mueven por la organización y se procesan por diferentes personas y sistemas empresariales? ¿Aprovechará las características de flujo de trabajo de otros programas, como Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? ¿Requerirá la plantilla de formulario código administrado o script? Si es así, ¿usará programadores internos o se subscribirá este trabajo?

  • Requisitos de almacenamiento de datos    ¿Qué desea hacer con los datos en formularios de usuario? Por ejemplo, si los usuarios necesitan poder enviar rápidamente los datos de un formulario y no necesita reutilizar los datos, es posible que desee usar mensajes de correo electrónico para almacenar los datos. Si los usuarios necesitan poder acceder a los datos del formulario y compartirlos, es posible que desee almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios necesitan acceder a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como aplicaciones de contabilidad o informes de gastos, es posible que desee almacenar los datos en bases de datos corporativas. Esto se suele lograr conectando la plantilla de formulario a un servicio Web, que sirve como intermediario entre la plantilla de formulario y la base de datos o el sistema empresarial.

  • Requisitos de seguridad    ¿Qué tipo de problemas de seguridad y vulnerabilidades se enfrenta? ¿Debe instalarse la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios o puede que los usuarios tengan acceso a ella desde un recurso de red? ¿Desea que los usuarios firmen digitalmente sus formularios o determinados conjuntos de datos en sus formularios? ¿Conectará la plantilla de formulario directamente a una base de datos o usará los archivos de conexión de datos de las bibliotecas de conexiones de datos, que normalmente administra un administrador?

  • Requisitos de pruebas    ¿Qué proceso va a usar para probar la apariencia y el comportamiento de la plantilla de formulario? ¿Necesita crear un plan de pruebas formal?

  • Requisitos de implementación    ¿Cómo se puede planear el uso compartido de la plantilla de formulario con otras personas? ¿Dónde va a publicar la plantilla de formulario? Si planea publicarlo en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, ¿desea publicarlo en una biblioteca o como un sitio tipo de contenido ? ¿Cómo notificará a los usuarios de la disponibilidad de la plantilla de formulario? ¿Cuál es su plan para publicar nuevas versiones de plantillas de formulario?

  • Requisitos de mantenimiento    ¿Desea archivar plantillas de formulario, formularios de usuario o ambos? ¿Durante cuánto tiempo necesita conservar los datos? ¿Qué tipo de directivas de archivado y retención de datos requiere su organización?

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Fase 2: diseño

Una vez completada la fase de planeación, puede comenzar el proceso de diseño. Le recomendamos que siga el orden de las tareas que se muestran a continuación al diseñar la plantilla de formulario. Sin embargo, puede desviarse de la orden si es necesario. Por ejemplo, es posible que prefiera definir la validación de datos, el formato condicional y las reglas para los controles a medida que agrega esos controles a la plantilla de formulario, en lugar de hacerlo más tarde en el proceso de diseño.

Paso 1: crear la plantilla de formulario

Paso 2: crear o especificar el origen de datos principal

Paso 3: definir el diseño

Paso 4: agregar controles

Paso 5: agregar conexiones de datos

Paso 6: agregar la validación de datos, las reglas y otras características de lógica empresarial

Paso 7: crear vistas personalizadas

Paso 8: habilitar el comportamiento de envío

Paso 9: habilitar las características de seguridad

Paso 10: Pruebe el aspecto y el comportamiento

Paso 1: crear la plantilla de formulario

Al crear la plantilla de formulario, es posible que tenga que importar un formulario existente, como un documento de Word o un libro de Excel, en InfoPath o especificar la configuración de compatibilidad de la plantilla de formulario para que se puedan rellenar los formularios resultantes en InfoPath 2003 o en un explorador Web. La mayoría de estas opciones están disponibles en el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario . Por ejemplo, si desea diseñar una plantilla de formulario que se pueda abrir y rellenar en Microsoft Office InfoPath o en un explorador, puede activar la casilla de verificación Habilitar solo características compatibles con el explorador en el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario .

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre el proceso de creación de una plantilla de formulario.

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Introducción a InfoPath Forms Services

Obtenga más información sobre la tecnología de servidor que le permite crear una plantilla de formulario que se puede abrir y rellenar en un explorador.

Introducción a las plantillas de formulario compatibles con el explorador

Obtenga información sobre las plantillas de formulario compatibles con el explorador, que se pueden abrir o rellenar en InfoPath, en un explorador o en un dispositivo móvil. Es posible habilitar una plantilla de formulario compatible con el explorador para usarla en un explorador cuando se publica en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, ya sea por el usuario o el administrador del conjunto de servidores del servidor.

Especificar la configuración de compatibilidad de una plantilla de formulario

Elija una configuración de compatibilidad para una plantilla de formulario o cambie la configuración de compatibilidad existente. Esta configuración determina qué características y controles de InfoPath están disponibles al diseñar la plantilla de formulario. Por ejemplo, si activa la casilla Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el panel de tareas diseñar una plantilla de formulario , InfoPath oculta o deshabilita los controles y las características que no funcionan en las plantillas de formulario habilitadas para el explorador.

Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario a partir de un libro existente de Microsoft Office Excel.

Convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario a partir de un documento de Microsoft Office Word existente.

Paso 2: crear o especificar el origen de datos principal

Todas las plantillas de formulario se basan en un origen de datos, que almacena los datos recopilados en un formulario. Este origen de datos puede ser una base de datos corporativa, un servicio web o un archivo XML existente que se usa en toda la organización para normalizar los datos, como un archivo esquema XML (. xsd). Si no tiene un origen de datos existente, puede dejar que InfoPath cree uno a medida que agrega controles a la plantilla de formulario.

Puede ver una representación del origen de datos para la plantilla de formulario en el panel de tareas origen de datos :

Elemento del panel de tareas Origen de datos

La primera vez que crea la plantilla de formulario, debe decidir cuáles de los siguientes enfoques quiere usar:

  • Dejar que InfoPath cree el origen de datos    Si crea una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos al agregar controles a la plantilla de formulario. Esto puede ser útil si está diseñando una plantilla de formulario que los miembros de un equipo pequeño usarán de manera informada, cuando no tenga acceso a un origen de datos existente de su organización o cuando no necesite almacenar los datos que ha recopilado fuera del formulario. Esto también puede ser útil al compartir formularios en una biblioteca de SharePoint o en un mensaje de correo electrónico y desea mostrar la información del formulario en columnas en la biblioteca o en una carpeta de formularios de InfoPath en lugar de almacenarla en una base de datos u otra ubicación externa.

  • Usar un origen de datos existente    Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o un servicio Web, InfoPath establece un conexión de datos principal para ese origen de datos. Solo puede haber una conexión de datos principal en una plantilla de formulario. Más adelante, en el proceso de diseño, puede crear conexiones de datos con orígenes de datos secundarios para rellenar los cuadros de lista con datos externos o enviar datos del formulario a más de un origen de datos. Para obtener más información sobre los orígenes de datos secundarios, consulte "paso 5: agregar conexiones de datos" más adelante en este artículo.

Los recursos siguientes proporcionan información adicional que puede ayudarle a determinar qué tipo de origen de datos usar y cuándo debe agregar conexiones de datos adicionales a la plantilla de formulario.

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Introducción a los orígenes de datos

Obtenga más información sobre los orígenes de datos con los que puede trabajar InfoPath y cómo están representados en el panel de tareas origen de datos .

Introducción a las conexiones de datos

Obtenga información sobre las conexiones de datos, que son vínculos dinámicos entre un formulario y un origen de datos que almacena o proporciona datos para ese formulario.

Diseñar una plantilla de formulario usando la configuración de una biblioteca de conexiones de datos

Base el diseño de la plantilla de formulario en un archivo de conexión de datos común almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre una conexión a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Paso 3: definir el diseño

La mayoría de las plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño, que es un marco para organizar y organizar el contenido del formulario, incluidos los controles, las secciones de un formulario, los logotipos y otros tipos de imágenes.

Puede encontrar tablas de diseño prediseñadas en el panel de tareas diseño :

Parte del panel de tareas Diseño

Los recursos siguientes proporcionan información adicional sobre las opciones de diseño visual de la plantilla de formulario.

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Introducción a la disposición de una plantilla de formulario

Obtenga información sobre las tablas de diseño, que le ayudan a alinear los elementos en una plantilla de formulario y sobre los controles que se usan con fines de diseño.

Aplicar una combinación de colores

Obtenga información sobre cómo aplicar automáticamente colores coordinados a determinados elementos de la plantilla de formulario.

Insertar y colocar una imagen

Obtenga información sobre cómo insertar una imagen, como un logotipo corporativo o una cabecera, en una plantilla de formulario.

Paso 4: agregar controles

Los controles permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden usar para Mostrar datos de orígenes de datos existentes, como bases de datos o servicios Web. Después de crear el diseño de la plantilla de formulario, puede insertar cualquier control que necesite en la plantilla de formulario. El panel de tareas controles proporciona acceso a todos los controles que están disponibles en InfoPath, incluidos los controles personalizados que se hayan agregado al panel de tareas, como los controles ActiveX o los elementos de plantilla.

Elemento del panel de tareas Controles

Puede Agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista insertar controles o arrastrándolo del panel de tareas al área de trabajo de la plantilla de formulario. Según el tipo de control que agregue a la plantilla de formulario, los usuarios que lo rellenen podrán escribir texto en campos de texto, ver datos en controles de repetición, realizar selecciones de botones de opción y casillas de verificación, elegir entradas de listas y hacer clic en comando botones para ejecutar comandos. Los datos que los usuarios escriben en un control se almacenan en el origen de datos del formulario.

Los recursos siguientes proporcionan información adicional sobre cómo usar los controles en InfoPath.

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Introducción a los controles

Obtenga más información sobre los diferentes tipos de controles disponibles en InfoPath.

Diseñar un elemento de plantilla para volverlo a utilizar en varias plantillas de formulario

Obtenga información sobre cómo insertar y actualizar elementos de plantilla. Los elementos de plantilla pueden ayudarle a lograr un diseño coherente para una colección de plantillas de formulario. Por ejemplo, puede crear elementos de plantilla para las secciones de firma. Además de volver a usar los controles y el diseño, puede reutilizar reglas, formato condicional y validación de datos.

Paso 5: agregar conexiones de datos

Todas las plantillas de formulario tienen un origen de datos principal, que se conoce como el origen de datos principal. Si diseña una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, como una base de datos o un servicio Web, InfoPath crea el origen de datos principal basado en ese origen de datos externo. Como alternativa, si diseña una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos principal para usted a medida que agrega controles a la plantilla de formulario.

Al diseñar la plantilla de formulario, también puede agregar conexiones de datos a uno o varios orígenes de datos secundarios. Un origen de datos secundario es un archivo de datos XML, una base de datos o un servicio Web que se usa en un formulario para las entradas de un cuadro de lista o para acciones de script. Esto le permite rellenar cuadros de lista y otros controles con datos externos a la plantilla de formulario, como datos que residen en una base de datos de SQL Server o en una lista de SharePoint. También puede agregar conexiones de datos a orígenes de datos secundarios cuando necesite que los usuarios envíen datos a más de un origen de datos externo.

Los siguientes recursos proporcionan información adicional sobre las conexiones de datos secundarias y su uso en InfoPath.

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Introducción a las conexiones de datos

Aprenda qué es una conexión de datos y cómo usa una para recuperar y enviar datos desde una base de datos, servicio Web u otro origen de datos. Por ejemplo, si los proyectos de equipo se muestran en un sitio de SharePoint, puede crear una conexión de datos a esa lista para que los nombres de los proyectos aparezcan dentro de un control de cuadro de lista en el formulario.

Agregar una conexión de datos a una biblioteca de documentos o lista de SharePoint

Agregue una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que pueda consultar datos de una biblioteca o lista, o bien enviar datos a una biblioteca en un servidor que ejecute Windows SharePoint Services.

Agregar una conexión de datos a una base de datos de Microsoft SQL Server

Agregue una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulta una base de datos de SQL Server.

Agregar una conexión de datos a un servicio Web

Agregue una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que pueda consultar o enviar datos a un servicio Web.

Agregar una conexión de datos usando la configuración de una biblioteca de conexiones

Agregue una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario con un archivo de conexión de datos almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre una conexión a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Usar valores de un servicio web para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado

ReLlenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos secundaria a un servicio Web.

Usar valores de una base de datos de SQL Server para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado

ReLlenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos de consulta a una base de datos de Microsoft SQL Server.

Configurar una conexión de datos secundaria para su uso sin conexión

Configure la plantilla de formulario para que los formularios basados en la plantilla de formulario caché n los datos de una conexión de datos secundaria cuando los usuarios rellenan el formulario. Esto es útil cuando los usuarios no tienen conectividad de red o cuando el origen de datos externo para el formulario no está disponible. En estos escenarios, InfoPath muestra los datos en caché en el formulario, y el formulario continúa funcionando según lo esperado para el usuario.

Paso 6: agregar la validación de datos, las reglas y otras características de lógica empresarial

Es importante reducir los costes y aumentar la eficacia de tu empresa, dondequiera que sea posible. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para evitar errores de entrada de datos costosos y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Al usar características de InfoPath, como validación de datos, formato condicional, y las reglas, puede definir condiciones y acciones que realizan automáticamente tareas basadas en eventos, como la apertura o el cierre de un formulario, o en valores que se escriben en el formulario. templa.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que ilustran la variedad de características de lógica empresarial de InfoPath.

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Agregar, cambiar o quitar validación de datos

Detectar errores automáticamente a medida que el usuario rellene un formulario. Al agregar validación de datos a los controles de la plantilla de formulario, puede ayudar a garantizar que los datos recopilados sean precisos y coherentes, y que cumplan con todos los estándares que ya se usan en su empresa.

Aplicar formato condicional a una plantilla de formulario

Oculte o aplique formato a un control, en función de las condiciones que se produzcan en el formulario. Puede usar el formato condicional para aplicar automáticamente negrita, subrayado, cursiva, tachado, color de fuente y color de fondo a los controles. También puede usar el formato condicional para determinar si un control está visible en el formulario cuando los usuarios lo rellenan, si el control está deshabilitado o si desea permitir que los usuarios agreguen o quiten determinados controles, como secciones opcionales.

Agregar una regla

Agregar reglas que muestran un cuadro de diálogo, establecer el valor de un campo, consultar o enviar a una conexión de datos, cambiar de vista o abrir o cerrar un formulario en respuesta a determinados eventos y condiciones que se producen en el formulario.

Agregar una fórmula a un control

Agregar fórmulas que calculen datos, Mostrar fechas y horas específicas en un control o mostrar los valores que los usuarios escriben en un control de otro control.

Ver la lógica empresarial en una plantilla de formulario

Use el cuadro de diálogo Inspector de lógica para revisar toda la configuración de validación de datos, valores predeterminados calculados, reglas y características de programación asociadas a la plantilla de formulario. Esto le ayuda a evitar el proceso lento de abrir cada control individualmente para revisar esta configuración.

Las características de lógica empresarial de InfoPath son todo lo que necesita para la mayoría de las plantillas de formulario. Sin embargo, si la plantilla de formulario requiere características adicionales que no están disponibles en InfoPath, puede usar código para crear características personalizadas. Si desea escribir una secuencia de comandos, puede usar el editor de secuencias de comandos de Microsoft (MSE) para crear, editar y depurar Microsoft JScript o el código de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Si desea escribir código administrado, puede usar Microsoft Visual Studio 2005 Tools para aplicaciones (VSTA) para crear, editar y depurar código de Visual Basic o Visual C#. Además, si tiene Microsoft Visual Studio 2005, puede integrar las características de modo de diseño de InfoPath en el entorno de desarrollo de Visual Studio 2005 descargando e instalando Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System en el equipo. Después, puede abrir Visual Studio 2005, crear un proyecto de plantilla de formulario de InfoPath y usar características de modo de diseño para diseñar la plantilla de formulario. Para obtener información sobre cómo descargar Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System, vea el portal para desarrolladores de InfoPath en el sitio web de Microsoft Developer Network (MSDN).

Paso 7: crear vistas personalizadas

Cada plantilla de formulario de InfoPath tiene una vista predeterminada, que se muestra cuando los usuarios abren por primera vez un formulario basado en la plantilla de formulario.

Puede usar el panel de tareas vistas para diseñar vistas adicionales de la plantilla de formulario:

Elemento del panel de tareas Vistas

Al diseñar una nueva vista, normalmente se repite el proceso de composición del formulario, la adición de controles y la validación de datos u otras características.

Al crear diferentes vistas de la plantilla de formulario, permite que los usuarios vean los datos del formulario de diferentes maneras. Esto le impide tener que diseñar varias plantillas de formulario para el mismo proceso empresarial. Por ejemplo, en una plantilla de formulario que se usa para procesar reclamaciones de seguros, puede crear una vista para los tomadores de seguros, una segunda vista para los agentes de seguros y una tercera para los tensores. Cada una de estas vistas se personaliza para dar cabida al tipo de usuario que está introduciendo información en ella. También puede diseñar vistas de impresión personalizadas que se usen únicamente para imprimir el formulario.

Las vistas deben ser sencillas y relativamente fáciles de entender. Sin embargo, si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, es posible que necesite crear asistencia en la vista. Por ejemplo, puede crear una vista de ayuda dedicada para la plantilla de formulario y, a continuación, agregar un botón a la vista predeterminada en la que los usuarios pueden hacer clic para obtener acceso a la vista de ayuda.

Los siguientes recursos proporcionan información adicional sobre las vistas.

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Agregar o eliminar una vista

Obtenga información sobre cómo agregar, administrar y eliminar vistas.

Crear una vista sólo para InfoPath de una plantilla de formulario compatible con el explorador

Aprenda a crear dos vistas de una plantilla de formulario compatible con el explorador para dos tipos de usuarios. Una vista será para los usuarios que abran la plantilla de formulario en un explorador Web. La otra vista la usarán exclusivamente los usuarios que tengan InfoPath instalado en sus equipos. Esta vista solo de InfoPath no se mostrará nunca en un explorador Web. Por consiguiente, puede usar las características de InfoPath en esta vista que no son compatibles con las plantillas de formulario compatibles con el explorador, como las funciones de usuario o los controles de maestro y detalles.

Diseñar una vista optimizada para impresión

Aprenda a diseñar una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas de formulario fáciles de imprimir.

Agregar texto de Ayuda personalizado a una plantilla de formulario

Aprenda a diseñar una vista de ayuda para la plantilla de formulario y otras técnicas para mostrar texto informativo personalizado a los usuarios.

Paso 8: habilitar el comportamiento de envío

Al diseñar plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial más amplio, esos datos normalmente no permanecen en los formularios que los usuarios rellenan. En su lugar, los datos del formulario se desplazan desde el formulario a la siguiente fase del proceso empresarial, generalmente a un origen de datos externo, como una base de datos o un servicio Web. Por ejemplo, un empleado podría usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, a continuación, enviar ese formulario a un servicio Web en el que se puede procesar el formulario.

Especificar dónde quiere que se envíen los datos en la plantilla de formulario puede aumentar la precisión y la eficiencia de los procesos empresariales, porque le permite ejercer más control sobre esos procesos. Para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath garantiza que los datos de los formularios son válidos y permite a los usuarios corregir los datos no válidos. Esta característica puede ayudar a garantizar que solo se envíen datos válidos al origen de datos externo.

Los recursos siguientes explican cómo diseñar la plantilla de formulario para que los datos del formulario se envíen a la ubicación que elija.

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Introducción al envío de los datos del formulario

Lea acerca del envío de datos del formulario a una ubicación específica, como una base de datos o un servicio Web.

Enviar los datos del formulario a varias ubicaciones

Diseñar conexiones de datos secundarias y reglas que envíen datos del formulario a varias ubicaciones cuando los usuarios hacen clic en el botón Enviar de su formulario.

Paso 9: habilitar las características de seguridad

Debe usar la Directiva de seguridad existente de su organización como la base de las opciones que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y los formularios relacionados.

Si va a crear plantillas de formulario compatibles con el explorador, tenga en cuenta que hay varios factores que afectan a la seguridad de la información almacenada en los servidores que ejecutan InfoPath Forms Services. Algunas las controla usted y otras las controla el administrador, que es la persona que configura y administra las cuentas de usuario, asigna permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso a redes o servidores. Es posible que deba coordinarse con el administrador para establecer las opciones adecuadas para la plantilla de formulario.

Los recursos siguientes explican cómo diseñar la plantilla de formulario teniendo en cuenta la seguridad.

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Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario

Obtenga información sobre los procedimientos recomendados para proteger las plantillas de formulario y los formularios, así como consideraciones sobre la seguridad del servidor.

Niveles de seguridad de formularios de InfoPath

Obtenga más información sobre los tres niveles de seguridad diferentes para los formularios: restringido, dominio y plena confianza. Los niveles de seguridad determinan si un formulario puede tener acceso a los datos de otros dominios o tener acceso a los archivos y la configuración del equipo de un usuario.

Establecer el nivel de seguridad requerido para una plantilla de formulario

InValide la configuración de seguridad predeterminada, que InfoPath selecciona automáticamente según las características de la plantilla de formulario.

Introducción a las firmas digitales

Obtenga más información sobre las firmas digitales en InfoPath y las consideraciones para usarlas en las plantillas de formulario habilitadas para el explorador. Firmar un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que rellenó el formulario y a garantizar que el contenido del formulario no se modifique.

Paso 10: Pruebe el aspecto y el comportamiento

El plan de prueba depende de la complejidad de la plantilla de formulario y de las directivas existentes dentro de la organización para implementar plantillas de formulario. El plan de prueba puede ser tan simple como obtener una vista previa de la plantilla de formulario para probar el comportamiento y la apariencia de los formularios basados en la plantilla de formulario. Al implementar una plantilla de formulario en una escala mayor, pueden ser necesarias pruebas más completas y formales. Por ejemplo, es posible que desee realizar pruebas de uso o programar implementaciones piloto con un muestreo de usuarios.

Normalmente, la prueba más básica implica la vista previa de la plantilla de formulario en la ventana de vista previa de InfoPath. La ventana de vista previa le permite ver el formulario tal como se mostrará a los usuarios y escribir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. También puede probar la funcionalidad de los controles en el formulario. Por ejemplo, puede especificar datos en los controles para asegurarse de que la validación de datos, las fórmulas, las reglas y las conexiones de datos funcionen de la manera esperada. En la ventana de vista previa, también debe asegurarse de que la plantilla de formulario esté libre de errores tipográficos y de las incoherencias editoriales, y comprobar que se ve bien desde un punto de vista visual.

Sugerencia: También puede usar la ventana de vista previa para realizar pruebas reiterativas y simples de controles y el comportamiento del formulario al diseñar la plantilla de formulario.

Aunque puede realizar muchas de las pruebas usted mismo, antes de publicar y distribuir la plantilla de formulario, debe probarla con los usuarios para asegurarse de que reúne sus expectativas. Idealmente, publicará una plantilla de formulario piloto y la distribuirá a un pequeño muestreo de usuarios. De esta manera, puede solicitar comentarios de usuarios reales sobre la facilidad de uso general de la plantilla de formulario. Después, puede realizar los cambios necesarios antes de publicar la plantilla de formulario a una audiencia más amplia.

En el siguiente recurso se explica cómo usar el panel de tareas Verificador de diseño para probar la plantilla de formulario.

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Introducción al panel de tareas Verificador de diseño

Obtenga más información sobre el panel de tareas Verificador de diseño y cómo puede usarlo para probar la funcionalidad de la plantilla de formulario.

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Fase 3: implementar

El proceso de implementación de una plantilla de formulario implica publicar la plantilla de formulario, habilitarla para su uso en la web (solo para plantillas de formulario compatibles con el explorador) y para que los usuarios tengan en cuenta la disponibilidad de la plantilla de formulario. Si planea instalar la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también puede implicar la creación de un archivo de instalación especial. Puede publicar plantillas de formulario en varias ubicaciones, incluidas listas de distribución de correo electrónico y servidores que ejecuten InfoPath Forms Services o Windows SharePoint Services.

Si está planeando publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. En muchos casos, puede realizar este paso durante el proceso de publicación activando una casilla en el Asistente para la publicación. Sin embargo, si la plantilla de formulario incluye ciertas características, como el código administrado, no podrá habilitar para el explorador la plantilla de formulario. En su lugar, debe guardar la plantilla de formulario en una ubicación compartida y, a continuación, permitir que el administrador de la granja de servidores sepa que está disponible para su revisión. El administrador de la granja de servidores puede comprobar que la plantilla de formulario esté libre de errores y advertencias, cargarla en una ubicación en la granja de servidores web y, a continuación, activarla en un colección de sitios en el servidor.

Los siguientes recursos describen el proceso de publicación y lo que conlleva.

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Introducción a la publicación de una plantilla de formulario

Determinar cómo y dónde publicar la plantilla de formulario.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services

Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador que se puede rellenar en InfoPath o en la Web. Al leer este artículo, también puede determinar si puede habilitar para el explorador una plantilla de formulario o si necesita un administrador del conjunto de servidores para realizar este paso.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. También puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, lo que le permite asignar varias plantillas de formulario a una sola biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios.

Publicar una plantilla de formulario en una lista de destinatarios de mensajes de correo electrónico

Distribuir la plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico a los usuarios. El Asistente para la publicación crea un mensaje de correo electrónico que incluye una copia de la plantilla de formulario y el formulario basado en la plantilla de formulario. Cuando los usuarios abran el mensaje de correo electrónico, podrán rellenar el formulario directamente en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Use el Asistente para la publicación para crear archivos de instalación, de modo que pueda instalar plantillas de formulario de plena confianza en los equipos de los usuarios. Un formulario puede ejecutarse con plena confianza solo si su plantilla de formulario asociada está firmada digitalmente con un certificado raíz de confianza o si la plantilla de formulario se ha instalado en el equipo del usuario mediante un programa de instalación como Microsoft Windows Installer (archivo. msi).

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Fase 4: mantener

El mantenimiento de una plantilla de formulario implica la actualización de la plantilla de formulario cuando sea necesario y la publicación de versiones nuevas. También es una buena idea solicitar periódicamente comentarios de los usuarios sobre la utilidad de su diseño. ¿La plantilla de formulario aún cumple con sus necesidades o ha cambiado esas necesidades?

Al publicar una plantilla de formulario que ha cambiado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo. xsn) y cualquier formulario existente (archivos. xml) que se basen en esa plantilla de formulario. Cuando los usuarios abran un formulario existente, descargarán automáticamente la copia más reciente de la plantilla de formulario y los datos del formulario se actualizarán para que coincidan con esa versión. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la última versión. Puede elegir el método de actualización que prefiera para actualizar formularios de usuario existentes.

Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services y necesita cargar una nueva versión de un plantilla de formulario aprobada por administrador, puede determinar cómo tendrá lugar la transición entre la versión existente y la actualizada. Por ejemplo, puede elegir reemplazar la plantilla de formulario con una versión posterior sin causar pérdida de datos para los usuarios que actualmente están rellenando el formulario en un explorador. Como alternativa, si tiene una razón convincente, como una corrección de seguridad, puede elegir sobrescribir inmediatamente la plantilla de formulario.

Si necesita actualizar un elemento de plantilla existente, ábralo, realice los cambios necesarios, guarde el elemento de plantilla y, a continuación, vuelva a distribuirlo a diseñadores de formularios. Después de que los diseñadores de formularios agreguen la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas controles , podrán usarlo en sus plantillas de formulario. Si abren una plantilla de formulario que contiene una versión anterior del elemento de plantilla, InfoPath le pedirá que actualice ese elemento de plantilla con la versión más reciente.

Los recursos siguientes describen con más detalle cómo modificar y actualizar las plantillas de formulario y los elementos de plantilla.

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Introducción a la actualización de plantillas de formulario existentes

Descubra cómo InfoPath actualiza una plantilla de formulario y los formularios de usuario correspondientes. Lea acerca de las consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador, así como técnicas para evitar la pérdida de datos en formularios de usuario existentes.

Modificar una plantilla de formulario Publicada

Obtenga información sobre cómo realizar cambios en una plantilla de formulario publicada, modificar una copia de trabajo de la plantilla de formulario y, a continuación, volver a publicar la copia de trabajo en la ubicación de publicación original.

Mover una plantilla de formulario publicada a una nueva biblioteca de documentos

Mover eficazmente una plantilla de formulario y los formularios existentes de una biblioteca a otra. Por ejemplo, después de implementar la plantilla de formulario, es posible que tenga que mover la plantilla de formulario a un servidor con más capacidad para que otros usuarios puedan rellenar formularios al mismo tiempo.

Cambiar o quitar una conexión de datos

Modificar o quitar conexiones de datos de la plantilla de formulario. Es posible que tenga que hacer esto si los orígenes de datos externos de la plantilla de formulario cambian.

Agregar, quitar o actualizar archivos de recursos en una plantilla de formulario

Administre los archivos que se agregan a una plantilla de formulario para admitir la funcionalidad de sus formularios asociados. Por ejemplo, es posible que tenga que agregar un archivo HTML que se use para mostrar información en un panel de tareas personalizado o modificar un archivo XML que se usa para mostrar elementos en una lista.

Cambiar un elemento de plantilla existente

Modificar el diseño de un elemento de plantilla existente.

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Fase 5: archivar

Las organizaciones a menudo archivan plantillas de formulario y formularios como el último paso del ciclo de vida del diseño de formularios. Si ya no necesita una plantilla de formulario determinada, es posible que desee retirarla de su uso y mantener una copia digital de la plantilla de formulario para sus registros. Además, es posible que desee conservar los datos recopilados en formularios basados en esa plantilla de formulario.

Muchas organizaciones siguen pautas estrictas en relación con el almacenamiento a largo plazo y la preservación de datos en archivos. Por ejemplo, es posible que se necesite una organización para mantener los registros de transacciones de los clientes en un archivo durante un número específico de años. Las directrices de archivo de su organización pueden ser controladas por directivas internas, cumplimiento normativo o ambas. Como parte del proceso de planeación, debe averiguar cuáles son sus directivas.

Archivar la plantilla de formulario

Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede retirar plantillas de formulario habilitadas para el explorador cuando estén obsoletas. Por ejemplo, es posible que desee retirar una plantilla de formulario de encuesta cuando se haya completado la encuesta. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no se usan y de que dispone de una directiva para auditar y actualizar las plantillas de formulario existentes.

Si planea retirar una plantilla de formulario habilitada para el explorador que aún se está usando, debe planear realizar una actualización gradual o poner en modo inactivo la plantilla de formulario para evitar que se terminen las sesiones actuales, lo que puede provocar la pérdida de datos y una interrupción abrupta para los usuarios que rellenan el formulario.

También es una buena idea archivar el archivo de origen de la plantilla de formulario (el archivo. xsn) en un programa de control de versiones u otro tipo de solución de administración de archivos que use su organización. Esto le ayudará a asegurarse de que usted y su organización tengan un registro de la plantilla de formulario que pueda usar al hacer referencia a archivos de formularios y datos de formulario, y en el caso de que desee restaurar o actualizar la plantilla de formulario.

Archivar formularios y datos de formularios

Si su organización usa Office SharePoint Server 2007, puede archivar formularios basados en el servidor (archivos. xml) convirtiéndolos en páginas Web. El formulario archivado se puede almacenar en la misma biblioteca en la que se encuentra el formulario original o puede moverse a otra ubicación según las directrices de la organización.

Nota: Cuando convierte un formulario en una página web, el archivo resultante puede ser ligeramente diferente del archivo original. Debe comprobar los resultados de la conversión para asegurarse de que cumple con sus necesidades. Por ejemplo, si se usó una conexión de datos a un origen de datos secundario para rellenar un cuadro de lista en el formulario, no verá todos los valores del cuadro de lista en el formulario archivado. En su lugar, solo verá el valor que el usuario especificó al rellenar el formulario.

En InfoPath, puede archivar un formulario si lo abre y lo exporta a uno de los siguientes formatos:

  • Formato de documento portátil (PDF)    PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF garantiza que cuando el archivo se visualiza en línea o se imprime, conserva el formato exacto que pretendía y los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.

  • Especificación de papel XML (XPS)    XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS garantiza que cuando el archivo se visualiza en línea o se imprime, conserva el formato exacto que pretendía y los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.

Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un programa de 2007 Microsoft Office system solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, consulte Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS.

También puede exportar un formulario completado como página web, en formato de página web de un solo archivo (MHTML). Este tipo de archivo permite a las personas ver (pero no modificar) el contenido del formulario en un explorador.

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