Comience con los grupos de Microsoft 365 en Outlook

Ha oído hablar sobre los grupos de Microsoft 365 y cómo puede usarlos en Outlook, pero es posible que no esté seguro de comenzar. En este artículo, le guiaremos a través de algunos pasos básicos sobre cómo usted y su equipo pueden empezar a trabajar con Microsoft 365 Groups en Outlook. También le daremos algunos vínculos a contenido más exhaustivo para cuando esté listo para hacer más.

Si no está seguro de qué son los grupos, es posible que desee consultar primero más información sobre los grupos de Microsoft 365 .

Para sacar el máximo provecho de los grupos de Microsoft 365 en Outlook, debe tener un plan de Microsoft 365 que sea compatible con Exchange Online y SharePoint Online, como Business Premium, E3 o E5.

Nota: Para poder usar los grupos de Microsoft 365 en Outlook en Windows, debe estar usando Outlook en el modo de intercambio en caché. Para más información, consulte activar el modo caché de Exchange.

Seleccione una de las siguientes pestañas para obtener más información sobre cómo comenzar a usar esa característica.

Lo primero que debes hacer es crear tu grupo. Crear un grupo en Outlook es un proceso muy sencillo. La versión corta de la historia es:

  1. Haga clic en nuevo grupo en la sección grupos de la cinta de opciones. Si está usando Outlook en la Web en lugar de la versión de escritorio, puede iniciar este proceso haciendo clic en la flecha situada junto a nuevo y seleccionar Grupo.

    Página de información Nuevo grupo en Outlook
  2. Asigne un nombre al grupo.

  3. Establecer la configuración de privacidad. Los grupos son privados de forma predeterminada. Esto significa que solo podrán verlo los miembros del grupo y exigir que el propietario del grupo tenga permiso para unirse. Cualquier persona de la organización puede ver y combinar grupos públicos. Ninguna de estas opciones expone los grupos a personas de fuera de la organización, a menos que usted los invite específicamente como invitados.

    Sugerencia: Los grupos son privados de forma predeterminada cuando se crean con Outlook en la Web. En los próximos meses, serán privados de forma predeterminada cuando se creen con cualquiera de las aplicaciones de Outlook.

  4. Decida si quiere que los nuevos miembros sigan el grupo (Opciones avanzadas). Los miembros que sigan el grupo recibirán copias de cada mensaje de grupo en su bandeja de entrada personal. Los miembros que solo se hayan Unido tendrán que ir a la bandeja de entrada compartida del grupo para participar en las conversaciones grupales.

Haz más:

Una vez que se crea tu grupo, puedes añadir miembros al grupo. Para agregar nuevos miembros:

  1. Vaya a su grupo en Outlook en el panel de navegación de la izquierda. Debe estar por debajo de su buzón en la sección grupos .

  2. Una vez que esté en su grupo, haga clic en Agregar miembros en la cinta de opciones. Si está usando Outlook en la Web haga clic en donde dice Cuántos miembros tiene el grupo, cerca de la parte superior derecha de la ventana y, a continuación, haga clic en Agregar miembros.

    Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar al grupo y haga clic en Aceptar.
  3. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona que desee agregar en el campo correspondiente. Cuando haya terminado, haga clic en aceptar y se agregarán. Cada una de ellas recibirá un mensaje de correo electrónico que les dará la bienvenida al grupo y les dará cómodos vínculos para acceder al contenido del grupo.

    Sugerencia: Si desea agregar todos los miembros de una lista de distribución existente, solo tiene que escribir el nombre de la lista de distribución y todos se agregarán en un solo paso.

Haz más:

Las conversaciones en Microsoft 365 grupos de Outlook se producen en la bandeja de entrada compartida del grupo. Los usuarios pueden leer y responder a los mensajes, y los miembros pueden buscar fácilmente o desplazarse por el historial de mensajes para ponerse al día sobre lo que se ha tratado antes. La bandeja de entrada compartida es muy similar a la bandeja de entrada personal con la que están familiarizados Outlook usuarios. Cada conversación aparece por separado en la lista de mensajes de la izquierda y al hacer clic en una, se abrirá en el panel de lectura.

La bandeja de entrada compartida de su grupo de Office 365 es el lugar donde se producen las conversaciones.

Sugerencia: Un cambio reciente en la forma en que se muestran los mensajes, y en cuenta, en es posible que se restablezca el número que aparece junto al nombre del grupo en el Outlook panel de navegación. Si desea restablecer ese número a cero, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el grupo y seleccionar marcar todos como leídos.

Ahora que ya tienes tu grupo creado, vamos a iniciar una nueva conversación. Puede publicar un mensaje nuevo abriendo la bandeja de entrada compartida del grupo y haciendo clic en nueva conversación en la cinta de opciones. O bien, simplemente puedes enviar un mensaje de correo electrónico al alias del grupo. Todos los miembros del grupo podrán leer el mensaje nuevo que ha publicado y todos los miembros que lo sigan, obtendrán una copia de su mensaje en su bandeja de entrada personal.

Haz más:

Cada grupo de Microsoft 365 obtiene una biblioteca de archivos compartidos en la que puede almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones o casi cualquier tipo de archivo.

Para acceder a la biblioteca de archivos, vaya a su grupo en Outlook (en el panel de navegación izquierdo) y haga clic en archivos en la cinta de opciones. La biblioteca de archivos se abrirá en un explorador y, desde aquí, podrá crear archivos nuevos, cargar archivos de su equipo y hacer casi cualquier cosa que una biblioteca de documentos de SharePoint pueda hacer. Piense en qué tipo de archivos sería útil compartir con su grupo y no se sienta limitado a los archivos de Microsoft Office. También puede compartir documentos PDF, fotos o cualquier otro tipo de archivo que su grupo le resulte útil.

Haga clic en archivos en el grupo de Office 365 para ver la lista de archivos y carpetas almacenadas en el grupo.

Para descargar o eliminar un archivo, selecciónelo y aparecerán las opciones en la barra de herramientas de la parte superior.

Haz más:

Cada grupo de Microsoft 365 obtiene su propio Bloc de notas de OneNote compartido, en el que puede recopilar ideas, colaborar y almacenar investigaciones.

Vaya a su grupo en Outlook en el panel de navegación izquierdo, o bienOutlook en la Web en el icono contactos. Una vez que esté allí, haga clic en Bloc de notas en la cinta para abrir el Bloc de notas compartido del grupo.

Recopilar y colaborar en notas e ideas en el Bloc de notas de OneNote compartido

La primera vez que abra el Bloc de notas compartido del grupo, este se abrirá en el explorador en OneNote para la Web. Puede realizar modificaciones allí, o si ha Outlook y prefiere usarlas, simplemente haga clic en Editar en OneNote desde la cinta de opciones. Una vez que la haya abierto en OneNote 2016 el Bloc de notas se sincronizará con la lista de blocs de notas abiertos en OneNote 2016 y podrá obtener acceso a él directamente desde OneNote sin tener que ir primero al grupo.

Intente ir al bloc de notas de OneNote de su grupo y piense en lo que puede ser útil para el grupo para recopilar ideas y colaborar en ellos. Por ejemplo, puede tener una sección que use para recopilar y comentar contenido web y artículos relevantes para su equipo.

Nota: Su bloc de notas de grupo también está disponible en su smartphone o tableta con OneNote para iOS o Android.

Haz más:

Es muy probable que su grupo tenga eventos, reuniones, hitos u otros elementos que se beneficien de un calendario compartido. Cada grupo de Microsoft 365 tiene un calendario compartido en el que todos los miembros pueden ver y colaborar.

Un calendario de grupo mostrado en la versión de escritorio de Outlook

Trabajar con el calendario de su grupo no es diferente de trabajar con su calendario personal. Si selecciona el botón calendario en el panel de navegación, verá su calendario personal, además de los calendarios compartidos de todos los grupos de los que es miembro. Puede activar las casillas situadas junto a cada calendario que desee ver y verlos en paralelo o superpuesto.

Agregar un elemento al calendario compartido funciona igual que en su calendario personal. Todas las reuniones que agregue al calendario compartido invitarán también a los demás miembros del grupo a ese evento, de modo que puedan tenerlos en sus propios calendarios. Las citas agregadas al calendario del grupo compartido no aparecen en los calendarios personales de otros miembros.

Ahora que tiene su calendario compartido, intente agregar las próximas reuniones o eventos en los que pueda estar participando el grupo.

Haz más:

Ahora que ya tienes tu grupo listo y ejecutándose, ¿desde dónde quieres ir?

Vea también

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Le escuchamos

Bernardo actualizó por última vez este artículo el 16 de octubre de 2020 como resultado de sus comentarios. Si le resultó útil, y especialmente si no lo hizo, haga clic en los siguientes controles de comentarios y déjenos comentarios constructivas para que podamos continuar mejorando. Gracias.

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