En este artículo se explica cómo compartir una lista o un elemento de lista con personas de su organización para que otros usuarios puedan verlo y editarlo. 

Puede administrar permisos en listas y elementos de lista en cualquier momento , igual que con los archivos. Para obtener más información sobre cómo compartir con personas de fuera de su organización, consulte Uso compartido de invitados o externos en OneDrive, SharePoint y Listas

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Notas: 

  • En unSharePoint, los elementos de listas y listas suelen estar disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio. Pero, en algunos casos, es posible que desee compartir la lista o los elementos de lista con personas que de otro modo no tienen acceso a la lista.

  • ¿La pantalla tiene un aspecto diferente a los ejemplos aquí? Es posible que el sitio esté configurado para usar la experiencia clásica de forma predeterminada o que esté usando una versión anterior de SharePoint. Si es propietario de una lista, propietario del sitio o administrador, consulte Cambiar la experiencia predeterminada para listas o bibliotecas de documentos de nuevo o clásico para ver los pasos para establecer la experiencia predeterminada.

Compartir una lista o un elemento de lista con personas específicas

  1. Vaya a la lista o seleccione el elemento de lista que desea compartir y, a continuación, seleccione Compartir El botón Compartir de la Listas Microsoft aplicación. .

    1. Para las listas, puede encontrar Compartir El botón Compartir de la Listas Microsoft aplicación. en la cinta de opciones superior.

    2. Para los elementos de lista, puede encontrar Compartir El botón Compartir de la Listas Microsoft aplicación. a la derecha de la columna Título o en la cinta de opciones superior.

  2. Seleccione Personas con acceso existente puede usar el vínculo.

  3. Seleccione Personas específicas y, a continuación, Aplicar.

  4. Escriba los nombres de las personas con las que desea compartir la lista o el elemento de lista.

  5. Seleccione el icono de lápiz a la derecha para establecer su acceso de nivel.

    1. Si está compartiendo una lista, tiene estas opciones de permisos:

      • Puede editar la lista permite a los usuarios editar toda la lista, incluida la edición, la adición o la eliminación de elementos, columnas o vistas. 

      • Puede editar elementos para que los usuarios solo puedan editar, agregar o quitar elementos.

      • Puede ver permite que los usuarios solo puedan ver la lista. No pueden editar ni compartir elementos ni la lista.

    2. Si está compartiendo un elemento de lista, tiene estas opciones de permisos:

      • Puede editar permite a los usuarios realizar cualquier cambio en un elemento. No pueden editar ningún otro elemento ni la lista.

      • Puede ver permite que los usuarios solo puedan ver el elemento. No pueden ver ningún otro elemento ni la lista.

  6. Incluya un mensaje, si lo desea.

  7. Seleccione Enviar.

Notas: 

  • Las listas de uso compartido requieren el permiso "administrar permisos" en SharePoint. De forma predeterminada, esto significa que solo los propietarios de sitios o listas pueden compartir listas.

  • Si un miembro del sitio o un visitante del sitio (o cualquier otro no propietario) intenta compartir la lista, SharePoint envía una solicitud de aprobación a los propietarios del sitio si el sitio permite solicitudes de acceso.

  • Si el sitio tiene las solicitudes de acceso desactivadas, los no propietarios recibirán un mensaje en el que se les indica que no tienen permisos para compartir.

  • El administrador corporativo puede restringir el uso compartido a usuarios externos a su organización.

  • Si los administradores del sitio no han restringido el uso compartido a los propietarios del sitio, cualquier persona con permisos de edición puede compartir esa lista o elemento de lista con otras personas seleccionando Compartir oCopiar vínculo. Las personas que no tienen permisos de edición pueden usar el vínculo Copiar para obtener un vínculo accesible para personas que ya tienen permisos para la lista o el elemento de lista.

Compartir una lista o un elemento de lista con "Copiar vínculo"

  1. Vaya a la lista o mantenga el puntero sobre el elemento de lista que desea compartir y, a continuación, seleccione Compartir El botón Compartir de la Listas Microsoft aplicación. .Captura de pantalla de la ventana emergente de uso compartido con opciones de permisos para compartir una lista.

  2. Use los permisos predeterminados o seleccione Personas en <su organización> con el vínculo puede editar para cambiar los permisos de vínculo.
    Captura de pantalla de la ventana emergente de uso compartido con opciones para quién conceder permiso de un vínculo.

  3. Para cambiar los permisos del vínculo, seleccione una opción a la que quiera conceder acceso con el vínculo:

    Nota: Si se ha desactivado una opción de uso compartido, puede que los administradores de la organización la hayan restringido. Por ejemplo, pueden optar por deshabilitar la opción Cualquiera para evitar que se envíen vínculos a otras personas fuera de la organización.

    •  Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Esto incluye personas de fuera de su organización.

      Nota: Esta opción no está disponible en SharePoint Server 2019.

    • Las personas < su organización>proporciona a cualquier persona de su organización que tenga acceso al vínculo, ya sea que lo reciba directamente de usted o reenviado de otra persona.

    • Las personas con acceso existente pueden usar las personas que ya tienen acceso. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso.

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo. Para compartir con personas específicas, consulte la sección anterior, Compartir una lista o un elemento de lista con personas específicas

  4. En Otras opciones de configuración, seleccione una de las siguientes opciones.

    1. Si está compartiendo una lista, tiene estas opciones de permisos:

      • Puede editar la lista permite a los usuarios editar toda la lista, incluida la edición, la adición o la eliminación de elementos, columnas o vistas. 

      • Puede editar elementos para que los usuarios solo puedan editar, agregar o quitar elementos.

      • Puede ver permite que los usuarios solo puedan ver la lista. No pueden editar ni compartir elementos ni la lista.

    2. Si está compartiendo un elemento de lista, tiene estas opciones de permisos:

      • Puede editar permite a los usuarios realizar cualquier cambio en un elemento. No pueden editar ningún otro elemento ni la lista.

      • Puede ver permite que los usuarios solo puedan ver el elemento. No pueden ver ningún otro elemento ni la lista.

  5. Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.

  6. Cuando esté listo para enviar el vínculo, seleccione Copiar y pegue el vínculo donde quiera enviarlo.

    Notas: 

    • Las listas que se guardan y almacenan en un SharePoint que SharePoint permisos de administrador del sitio para el uso compartido de vínculos. Las listas guardadas en Mis listas siguen los permisos de uso compartido OneDrive del perfil. Puede configurar ambos en el centro de SharePoint administración.

    • El permiso concedido por un vínculo compartido solo dura siempre que exista el vínculo. Por ejemplo, cuando un vínculo está deshabilitado, se revoca el acceso (aunque es posible que los usuarios aún tengan acceso al elemento de lista a través de otros medios).

    • Cuando Permitir edición está seleccionado (y después de que una persona inicia sesión) los usuarios de su organización pueden editar los valores de columna de los elementos de lista. Cuando Permitir edición no está seleccionado, los usuarios de su organización pueden ver el elemento y sus valores de columna, pero no pueden editarlos.

    • Los administradores del sitio pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios puedan compartir.

    • Si los administradores del sitio no han restringido el uso compartido a los propietarios del sitio, cualquier persona con permisos de edición para un elemento de lista puede compartir ese elemento de lista con otros usuarios seleccionando Compartir o Copiar vínculo. Las personas que no tienen permisos de edición pueden usar copiar vínculo para obtener un vínculo que sea accesible para las personas que ya tienen permisos para el elemento de lista.

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Compartir una lista abierta en la aplicación

  1. Seleccione Más (...) en la parte inferior derecha de la ventana de la aplicación.

  2. Seleccione Compartir lista.

  3. Pulse Para y, a continuación, escriba los nombres de las personas con las que desea compartir.

  4. Pulse el icono de lápiz y seleccione el nivel de acceso que desea dar al destinatario:

    el icono del lápiz indica que los destinatarios pueden editar el archivo

  5. Incluya un mensaje al destinatario, si lo desea.

  6. Pulse Enviar.

Compartir una lista desde la página principal de la aplicación Listas

  1. Abra la página principal de la aplicación Listas.

    (Si ya está en una lista, puede pulsar la flecha atrás en la esquina superior izquierda de la aplicación para ir a Inicio).

  2. En la lista que desea compartir, pulse los puntos suspensivos verticales: En la página Inicio de listas, pulse los puntos suspensivos verticales junto a una lista para ver opciones adicionales para la lista, como compartirla o cambiarle el nombre.

  3. Pulse Compartir.

  4. Pulse Para y, a continuación, escriba los nombres de las personas con las que desea compartir.

  5. Pulse el icono de lápiz y seleccione el nivel de acceso que desea dar al destinatario:

    el icono del lápiz indica que los destinatarios pueden editar el archivo

  6. Incluya un mensaje al destinatario, si lo desea.

Compartir una lista abierta en la aplicación

  1. Seleccione Más (...) en la parte inferior derecha de la ventana de la aplicación.

  2. Seleccione Compartir lista.

  3. Pulse Para y, a continuación, escriba los nombres de las personas con las que desea compartir.

  4. Pulse el icono de lápiz y seleccione el nivel de acceso que desea dar al destinatario:

    el icono del lápiz indica que los destinatarios pueden editar el archivo

  5. Incluya un mensaje al destinatario, si lo desea.

  6. Pulse Enviar.

Compartir una lista desde la página principal de la aplicación Listas

  1. Abra la página principal de la aplicación Listas.

    (Si ya está en una lista, puede pulsar la flecha atrás en la esquina superior izquierda de la aplicación para ir a Inicio).

  2. En la lista que desea compartir, pulse los puntos suspensivos verticales: En la página Inicio de listas, pulse los puntos suspensivos verticales junto a una lista para ver opciones adicionales para la lista, como compartirla o cambiarle el nombre.

  3. Pulse Compartir.

  4. Pulse Para y, a continuación, escriba los nombres de las personas con las que desea compartir.

  5. Pulse el icono de lápiz y seleccione el nivel de acceso que desea dar al destinatario:

    el icono del lápiz indica que los destinatarios pueden editar el archivo

  6. Incluya un mensaje al destinatario, si lo desea.

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