Control de errores de origen de datos (Power Query)

Hay dos tipos de errores que pueden producirse al actualizar los datos.

Local   Si se produce un error en el libro de Excel, al menos sus esfuerzos de solución de problemas son limitados y más manejables. Quizás los datos actualizados causaron un error con una función o los datos crearon una condición no válida en una lista desplegable. Estos errores son molestos, pero bastante fáciles de localizar, identificar y corregir. Excel también ha mejorado el control de errores con mensajes más claros y vínculos contextuales a temas de ayuda dirigidos para ayudarle a averiguar y solucionar el problema.

Remoto   Sin embargo, un error procedente de un origen de datos externo remoto es otra cuestión. Se ha producido un problema en un sistema que podría estar al otro lado de la calle, a mitad de camino por el mundo o en la nube. Estos tipos de errores requieren un enfoque diferente. Los errores remotos comunes incluyen:

• No se pudo conectar a un servicio o recurso. Compruebe la conexión.

• No se encuentra el archivo al que está intentando acceder.

• El servidor no responde y podría estar en mantenimiento. 

• Este contenido no está disponible. Es posible que se haya quitado o no esté disponible temporalmente.

• Espera... los datos se están cargando.

A continuación se indican algunas sugerencias que le ayudarán a solucionar los errores que pueden surgir.

Buscar y guardar el error específico    Examine primero el panel & Connections Consultas (& Connections Seleccionar consultas de> de datos , seleccione la conexión y, a continuación, muestre el control flotante). Vea qué errores de acceso a datos se produjeron y anote los detalles adicionales proporcionados. A continuación, abra la consulta para ver los errores específicos con cada paso de consulta. Todos los errores se muestran con un fondo amarillo para facilitar su identificación. Anota o captura en pantalla la información del mensaje de error, incluso si no la comprendes completamente. Es posible que un compañero, administrador o un servicio de soporte técnico de su organización pueda ayudarle a comprender lo que ha ocurrido y proponer una solución. Para obtener más información, vea Cómo tratar errores en Power Query.

Obtener información sobre la ayuda    Busque en el sitio de ayuda y aprendizaje de Office. Esto no solo contiene un amplio contenido de ayuda, sino también información de solución de problemas. Para obtener más información, vea Correcciones o soluciones alternativas para problemas recientes en Excel para Windows.

Aprovechar la comunidad técnica    Usa los sitios de Microsoft Community para buscar discusiones relacionadas específicamente con tu problema. Es muy probable que no seas la primera persona en experimentar el problema, que otros estén tratando con él y que incluso hayan encontrado una solución. Para obtener más información, vea Comunidad de Microsoft Excely Comunidad de respuestas de Office.

Buscar en la Web    Usa tu motor de búsqueda preferido para buscar sitios adicionales en la web que puedan proporcionar pistas o discusiones pertinentes. Esto puede llevar mucho tiempo, pero es una forma de lanzar una red más amplia para buscar respuestas a preguntas particularmente espinosas.

Ponerse en contacto con el soporte técnico de Office      En este punto, probablemente comprenda mucho mejor el problema. Esto puede ayudarle a centrar la conversación y minimizar el tiempo invertido con Soporte técnico de Microsoft. Para obtener más información, consulte Microsoft 365 y Asistencia al cliente de Office.

Aunque es posible que no puedas solucionar el problema, puedes averiguar con precisión cuál es el problema para ayudar a otros a comprender la situación y resolverla para ti.

Problemas con los servicios y servidores    Es probable que se culpe a los errores intermitentes de red y de comunicación. Lo mejor que puedes hacer es esperar y volver a intentarlo. A veces, el problema desaparece.

Cambios en la ubicación o la disponibilidad    Una base de datos o un archivo se ha movido, dañado, desconectado para mantenimiento o la base de datos se ha bloqueado. Los dispositivos de disco pueden dañarse y los archivos se pierden. Para obtener más información, vea Recuperar archivos perdidos en Windows 10.

Cambios en la autenticación y la privacidad   Puede ocurrir que un permiso ya no funcione o que se haya realizado un cambio en una configuración de privacidad. Ambos eventos pueden impedir el acceso a un origen de datos externo. Póngase en contacto con el administrador o el administrador del origen de datos externo para ver qué ha cambiado. Para obtener más información, vea Administrar los permisos y la configuración del origen de datosy Establecer niveles de privacidad.

Archivos abiertos o bloqueados   Si hay un texto, csv o libro abierto, los cambios que se realicen en el archivo no se incluirán en la actualización hasta que el archivo se haya guardado. Además, si el archivo está abierto, es posible que esté bloqueado y no se pueda acceder a él hasta que se cierre. Esto puede ocurrir cuando la otra persona usa una versión de Excel que no es de suscripción. Pídele que cierre el archivo o lo protegerá. Para obtener más información, vea Desbloquear un archivo que se ha bloqueado para su edición.

Cambios en los esquemas en el back-end   Alguien cambia un nombre de tabla, nombre de columna o tipo de datos. Esto casi nunca es sensato, puede tener un gran impacto y es especialmente peligroso con las bases de datos. Se espera que el equipo de administración de bases de datos haya puesto los controles adecuados para evitar que esto ocurra, pero se producen errores. 

Bloqueo de errores al doblar consultas    Power Query intenta mejorar el rendimiento siempre que puede. A menudo, es mejor ejecutar una consulta de base de datos en un servidor para aprovechar el mayor rendimiento y capacidad. Este proceso se denomina plegado de consultas. Sin embargo, Power Query bloquea una consulta si existe la posibilidad de que los datos se pongan en peligro. Por ejemplo, se define una combinación entre una tabla de libro y una tabla de SQL Server. La privacidad de los datos del libro se establece en Privacidad, pero los datos de SQL Server se establecen en Organizativo. Dado que la privacidad es más restrictiva que la organización, Power Query bloquea el intercambio de información entre los orígenes de datos. El doblado de consultas se produce en segundo plano, por lo que puede sorprenderte cuando se produce un error de bloqueo. Para obtener más información, consulte Doblado de consultas básicos, Plegado de consultas y Doblado con diagnósticos de consultas.

A menudo con Power Query, puede averiguar con precisión cuál es el problema y solucionarlo usted mismo.

Tablas y columnas cuyo nombre se ha cambiado    Los cambios en los nombres de tabla y columna originales o encabezados de columna casi con seguridad causarán problemas al actualizar los datos. Las consultas se basan en los nombres de tabla y columna para dar forma a los datos en casi todos los pasos. Evite cambiar o quitar nombres de tabla y columna originales, a menos que su propósito sea hacer que coincidan con el origen de datos. 

Cambios en los tipos de datos    Los cambios en los tipos de datos a veces pueden causar errores o resultados no deseados, especialmente en funciones que pueden requerir un tipo de datos específico en los argumentos. Entre los ejemplos se incluyen, reemplazar un tipo de datos de texto en una función numérica o intentar realizar un cálculo en un tipo de datos no numérico. Para obtener más información, vea Agregar o cambiar tipos de datos.

Errores de nivel de celda   Estos tipos de errores no impiden que se cargue una consulta, pero muestran Error en la celda. Para ver el mensaje, seleccione un espacio en blanco en una celda de tabla que contenga Error. Puede quitar, reemplazar o simplemente mantener los errores. Algunos ejemplos de errores de celda son: 

• Conversión    Intenta convertir una celda que contiene NA en un número entero.

• Matemático    Intenta multiplicar un valor de texto por un valor numérico.

• Concatenación    Intenta combinar cadenas, pero una de ellas es numérica.

Experimentar e iterar de forma segura    Si no está seguro de que una transformación pueda tener un impacto negativo, copie una consulta, pruebe los cambios e itera por las variaciones de un comando de Power Query. Si el comando no funciona, simplemente elimine el paso que ha creado y vuelva a intentarlo. Para crear rápidamente datos de ejemplo con el mismo esquema y estructura, cree una tabla de Excel de varias columnas y filas y, a continuación, impórtelo (seleccione Datos > De tabla o rango). Para obtener más información, vea Crear una tabla e Importar desde una tabla de Excel.

Es posible que te sientas como un niño en una tienda de dulces cuando comprendas por primera vez lo que puedes hacer con los datos de la Editor de Power Query. Pero resiste la tentación de comer todos los dulces. Desea evitar realizar transformaciones que puedan causar errores de actualización sin darse cuenta. Algunas operaciones son sencillas, como mover columnas a una posición diferente en la tabla, y no debería provocar errores de actualización en el camino, ya que Power Query realiza un seguimiento de las columnas por su nombre de columna.

Otras operaciones pueden producir errores de actualización. Una regla general puede ser la luz guía. Evite realizar cambios significativos en las columnas originales. Para reproducirla de forma segura, copie la columna original con un comando (Agregar una columna, Columna personalizada, Duplicar columna, etc.) y luego realice los cambios en la versión copiada de la columna original. Lo que sigue son las operaciones que a veces pueden llevar a errores de actualización y algunos procedimientos recomendados para ayudar a que las cosas funcionen sin problemas.

Operation	Pauta
Filtrado	Mejore la eficiencia filtrando los datos lo antes posible en la consulta y eliminando los datos innecesarios para reducir el procesamiento innecesario. Además, use el filtro automático para buscar o seleccionar valores específicos y aprovechar los filtros específicos de tipo disponibles en las columnas de zona horaria de fecha, fecha y hora (como Mes, Semana y Día).
Tipos de datos y encabezados de columna	Power Query agrega automáticamente dos pasos a la consulta inmediatamente después del primer paso origen: Encabezados promocionados, que promueve que la primera fila de la tabla sea el encabezado de columna, y Tipo cambiado, que convierte los valores del tipo de datos Cualquier en un tipo de datos según la inspección de los valores de cada columna. Esta es una comodidad útil, pero puede haber ocasiones en que desee controlar explícitamente este comportamiento para evitar errores de actualización involuntarios. Para obtener más información, vea Agregar o cambiar tipos de datos y Promover o disminuir el nivel de filas y encabezados de columna.
Cambiar el nombre de una columna	Evite cambiar el nombre de las columnas originales. Use el comando Cambiar nombre para las columnas que agreguen otros comandos o acciones. Para obtener más información, vea Cambiar el nombre de una columna.
División de columna	Divida copias de la columna original, no de la columna original. Para obtener más información, vea Dividir una columna de texto.
Combinar columnas	Combine copias de las columnas originales, no de las columnas originales. Para más información, consulte Combinar columnas.
Quitar una columna	Si tiene un número reducido de columnas que conservar, use Elegir columna para conservar las que desee.  Tenga en cuenta la diferencia entre quitar una columna y quitar otras columnas. Al elegir quitar otras columnas y actualizar los datos, las columnas nuevas agregadas al origen de datos desde la última actualización podrían no detectarse porque se considerarían otras columnas cuando el paso Quitar columna se ejecute de nuevo en la consulta. Esta situación no se producirá si quita explícitamente una columna. Sugerencia      No hay ningún comando para ocultar una columna (como en Excel). Sin embargo, si tiene una gran cantidad de columnas y desea ocultar muchas de ellas para ayudarle a centrar su trabajo, puede hacer lo siguiente: quitar las columnas, recordar el paso que se creó y, a continuación, quitar ese paso antes de cargar la consulta de nuevo en la hoja de cálculo. Para obtener más información, vea Quitar columnas.
Reemplazar un valor	Al reemplazar un valor, no está editando el origen de datos. En su lugar, está realizando un cambio en los valores de la consulta. La próxima vez que actualice los datos, es posible que el valor que ha buscado haya cambiado ligeramente o que ya no esté ahí, por lo que es posible que el comando Reemplazar no funcione como se esperaba originalmente. Para obtener más información, vea Reemplazar valores.
Dinamizar y anular dinamización	Al usar el comando Columna dinámica , se puede producir un error al dinamizar una columna, no agregar valores, pero se devuelve más de un valor único. Esta situación puede surgir después de una operación de actualización que cambia los datos de forma imprevable. Use el comando Anular dinamización de otras columnas cuando no se conozcan todas las columnas y quiera que también se voten las columnas nuevas que se agreguen durante una operación de actualización. Use el comando Anular dinamización solo de la columna seleccionadasi no conoce el número de columnas del origen de datos y quiere asegurarse de que las columnas seleccionadas siguen sin votarse después de una operación de actualización. Para obtener más información, vea Columnas dinámicas y Anular dinamización de columnas.

Evitar que se produzcan errores    Si otro grupo de la organización administra un origen de datos externo, debe ser consciente de su dependencia con ellos y evitar cambios en sus sistemas que puedan causar problemas aguas abajo. Mantenga un registro de impactos en datos, informes, gráficos y otros artefactos que dependan de los datos. Configure líneas de comunicación para asegurarse de que comprenden el impacto y tomen las medidas necesarias para que todo siga funcionando sin problemas. Encuentre formas de crear controles que minimicen los cambios innecesarios y anticipen las consecuencias de los cambios necesarios. Es cierto que esto es fácil de decir y a veces difícil de hacer.

Prueba de futuro con parámetros de consulta    Use parámetros de consulta para mitigar cambios en, por ejemplo, una ubicación de datos. Puede diseñar un parámetro de consulta para sustituir una nueva ubicación, como una ruta de acceso de carpeta, un nombre de archivo o una dirección URL. Hay otras formas de usar parámetros de consulta para mitigar problemas. Para obtener más información, vea Crear una consulta de parámetros.