Crear un espacio de colaboración de proyecto en SharePoint

SharePoint permite a las organizaciones encontrar soluciones a problemas empresariales comunes con aplicaciones y elementos web predefinidos. Los escenarios empresariales únicos determinarán el tipo de sitio y los elementos web que se usarán.

Revise el artículo de ejemplo siguiente para obtener más información sobre el proceso de creación de sitios. Use los artículos para ver cómo los distintos tipos de roles y departamentos de cualquier organización pueden colaborar para satisfacer las necesidades de sus usuarios y los objetivos empresariales. Comprender las fases de creación de sitios (planear, crear y administrar) y los tipos de tareas de cada fase. A continuación, empiece a crear su sitio de SharePoint.

Considere la posibilidad de usar y personalizar la plantilla del sitio de administración de proyectos para empezar rápidamente.

Más recursos inspiradores:

Ver lo que es posible con el libro de aspecto de SharePoint
Obtener instrucciones paso a paso sobre la creación de sitios con tutoriales guiados
Más historias sobre la creación de sitios de SharePoint

Escenario: un equipo de producto debe crear un espacio compartido y seguro para almacenar documentos, compartir actualizaciones de estado y comunicarse

Megan es un jefe de proyecto responsable de dirigir un equipo que está trabajando para lanzar un nuevo producto en los próximos 6 meses. Sabe que necesita un lugar para almacenar documentos del equipo, colaborar en contenido, compartir actualizaciones en noticias del proyecto y comunicarse con el equipo. Actualmente, el equipo de Megan usa el correo electrónico como forma principal de comunicación y algunos documentos del proyecto se almacenan en un lugar compartido, pero no se puede acceder de forma segura fuera de la oficina ni en un dispositivo móvil.

Nuevo sitio de grupo:

Imagen de un sitio de grupo con un temporizador de recuento, un artículo de noticias y Planner

Objetivos del escenario:

Establecer un lugar unificado para las noticias del proyecto, la colaboración en equipo y la comunicación del proyecto
Habilitar formas más eficientes de comunicación mediante chat en tiempo real y videoconferencia
Unificar recursos de equipo como un calendario de equipo, una dirección de correo electrónico, OneNote y una herramienta de administración de tareas
Almacene archivos y carpetas de forma segura en un solo lugar al que se pueda acceder de forma remota desde cualquier dispositivo

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio - 1/2 día

Megan comienza con una lluvia de ideas con otro jefe de proyecto que ha creado un sitio similar en el pasado. Aprende que la mejor forma de iniciar su sitio de proyecto es pedir a su equipo comentarios sobre cómo prefieren comunicarse, colaborar y los tipos de características que serán los más valiosos para el nuevo sitio de proyecto. Megan identifica las principales prioridades de sus equipos y empieza a recopilar documentos, imágenes y otro contenido.

Megan determina que un sitio de grupo de SharePoint se adaptará mejor a las necesidades de su equipo y proyecto. Sin embargo, un sitio de grupo de SharePoint no permite el chat en tiempo real a menos que integre Microsoft Teams. Megan trabaja junto con el administrador de inquilinos de SharePoint para asegurarse de que Microsoft Teams está disponible. Se entera de que su organización ya tiene permiso para usar Microsoft Teams y lo único que tiene que hacer es asegurarse de que su sitio de grupo está conectado a un grupo de Office 365.

Ahora, Megan está listo para empezar a crear su Office 365 espacio de proyecto conectado y sitio de grupo.

Crear el sitio - 1/2 día

Megan crea un sitio de grupo de SharePoint, conecta el sitio a un grupo de Office 365 y crea un equipo de Microsoft conectado. Al conectarse al grupo, automáticamente proporciona a su equipo acceso a recursos compartidos, como un calendario de grupo, OneNote , Planner y la dirección de correo electrónico.

Con el elemento web Planner, el equipo puede realizar un seguimiento de los detalles del progreso del proyecto y compartirlo
El elemento web Noticias le ayuda a comunicar las actualizaciones y los hitos del proyecto a la organización
El equipo tiene fácil acceso a la disponibilidad de los demás mediante el elemento web Calendario de grupo
Con el elemento web Vínculos rápidos, se resaltan los vínculos internos de uso frecuente para facilitar el acceso
La integración de los equipos de Microsoft permite nuevas formas de comunicarse y colaborar con chats en tiempo real, videoconferencias, opciones para grabar reuniones y almacenar recursos compartidos desde el sitio de grupo de SharePoint

Administrar el sitio: continuo

Semanalmente, Megan publica actualizaciones de estado del proyecto en forma de publicaciones de noticias que se pueden buscar, se muestran en el elemento web Noticias y se publican automáticamente en el canal de Teams
Megan revisa el sitio de grupo semestralmente para asegurarse de que las fechas límite y las noticias del proyecto estén actualizadas
Cuando se inicia el proyecto, Megan planea revisar partes del contenido y los elementos web del sitio para ajustarse al nuevo ritmo de negocio de soporte técnico del producto
Mensualmente, Megan hospeda sesiones de Q&A en directo hospedadas por Microsoft Stream y se sincronizan automáticamente con la pestaña Stream en el canal de Teams

Resultados:

Permite a los miembros del equipo mantenerse conectados en actualizaciones clave y ampliar las conversaciones a través del chat persistente y las videoconferencias
Mayor productividad del equipo al permitir que los miembros del equipo colaboren en el contenido de Teams o SharePoint donde puedan estar trabajando
Se ha reducido el volumen de reuniones y correos electrónicos antes del lanzamiento del sitio de grupo al aumentar el conocimiento de la información
Habilitar a los miembros remotos del equipo para trabajar de forma más eficaz