Enviar archivos grandes con Outlook

Incluso si el mensaje no supera los límites de tamaño de datos adjuntos de Outlook o Exchange Server, es posible que el proveedor de correo electrónico del destinatario bloquee mensajes que incluyan datos adjuntos grandes. Para ayudar a reducir el tamaño de los datos adjuntos que envía en Outlook, vea Reducir el tamaño de imágenes y datos adjuntos.

Además de los límites del proveedor de correo en el tamaño total del mensaje, enviar datos adjuntos grandes a través del correo electrónico no siempre es la mejor solución.

• El mensaje puede hacer que el buzón de los destinatarios supere la cuota de almacenamiento    Si los buzones de los destinatarios superan la cuota de almacenamiento, se podría impedir que los destinatarios reciban otros mensajes.

• El mensaje puede hacer que el buzón supere la cuota de almacenamiento    Cada mensaje que envíe se guardará en la carpeta Elementos enviados. El envío de datos adjuntos grandes a otras personas también cuenta con la cuota de tamaño del buzón. Cuando supera la cuota de almacenamiento, se le podría bloquear la recepción de mensajes adicionales.

• Bloat de datos adjuntos    Cuando un archivo se adjunta al mensaje, tiene que codificarse. El proceso de codificación hace que los archivos adjuntos sean 1,37 veces más grandes que en el equipo. Por ejemplo, si envía un archivo adjunto de 5 MB, el archivo adjunto se envía como 6,85 MB de datos.

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Hay varias formas de compartir archivos de gran tamaño y colaborar con otras personas sin enviar datos adjuntos.

• Bibliotecas de Microsoft SharePoint Server    Si tiene acceso a una biblioteca de SharePoint Server, los archivos se pueden guardar en la biblioteca. Para obtener más información, vea Guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint. Se puede acceder a las bibliotecas de SharePoint directamente en Outlook.

Si su organización usa SharePoint Server y le proporciona un Mi sitio,puede cargar los archivos en la biblioteca Documentos compartidos de Mi sitio y, a continuación, incluir un vínculo al archivo en el mensaje.

Al abrir la biblioteca de documentos de SharePoint en la que ha cargado el archivo, haga clic con el botón derecho en el vínculo al documento, haga clic en Copiar acceso directo y, después, pegue (CTRL+V) el acceso directo en el mensaje.

• OneDrive     OneDrive es un servicio gratuito de Microsoft que proporciona almacenamiento de archivos en línea protegido con contraseña que permite guardar, acceder y compartir archivos en línea con amigos o compañeros de trabajo, desde prácticamente cualquier lugar. Puede guardar Microsoft Office documentos directamente en OneDrive. Para obtener más información, vea Introducción a OneDrive.

• Ubicaciones de red compartidas    Guarde archivos en una carpeta a la que los destinatarios también puedan acceder. A continuación, puede enviar a los destinatarios un mensaje que contenga un vínculo a la ubicación compartida. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo. Si la ruta de acceso de ubicación compartida o el nombre de archivo contienen espacios, vea Agregar vínculos que contengan espacios a un mensaje de correo electrónico.

• Sitios de uso compartido de fotos    Si envía imágenes a alguien, considere cambiar el tamaño de esas imágenes antes de enviarlas. Vea Reducir el tamaño de imágenes y datos adjuntos. Con las cámaras digitales modernas, cada imagen puede tener 3 MB o más al transferirlas desde la cámara. Si no desea cambiar el tamaño de las imágenes, hay muchos sitios web para compartir fotos en los que puede cargar las imágenes y, a continuación, enviar un vínculo a las imágenes en un mensaje.

• Sitios de uso compartido de vídeo    Incluso un archivo de vídeo corto puede ser muy grande. Considere la posibilidad de compartir clips de vídeo con uno de los métodos descritos en este artículo o en un sitio web de uso compartido de vídeo.

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