Al usar la Office de productos, ¿debe usar Excel o debe usar Access para administrar los datos tabulares? Un artículo complementario, Usar Access o Excelpara administrar los datos, describe las ventajas de cada producto y lo que aportan a la tabla. Pero, ¿por qué elegir entre uno u otro? Si almacena los datos en Access y se conecta a ellos desde Excel, obtendrá las ventajas de ambos. Estas son diez razones por las que usar Excel Access juntos tiene mucho sentido.

Aunque Excel no es una base de datos, se usa ampliamente para almacenar datos y a menudo se usa para resolver problemas de base de datos simples. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional. Cuando las tablas simples necesitan evolucionar en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para que los trabajadores de la información creen rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido un excelente "panel de aterrizaje de datos" para recopilar y consolidar datos distintos en toda la empresa, gran parte de los cuales se encuentran dentro de Excel libros. Una vez que los datos están en Access, puede agregar más tablas y unirse a ellas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad de los datos, compartir y actualizar datos entre muchos usuarios y crear informes y formularios eficaces.

A diferencia Excel diseño simple de hoja de cálculo, Access se organiza de forma diferente con varios objetos interrelacionados que pueden parecer desalentador al principio. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todo tipo de usuarios y solo puede hacerlo hasta donde necesite ir.

Despegar Access una capa a la vez.

Capas de Access

1. Use Access de tres maneras: como usuario ocasional, usuario de power o desarrollador.

2. Las tablas, consultas, formularios e informes se crean entre sí y forman el corazón de una aplicación de base de datos.

3. En ocasiones, los usuarios tienen asistentes, generadores de propiedades, Office Fluent interfaz de usuario y Excel características de tipo Excel para realizar rápidamente un trabajo.

4. Los usuarios avanzados tienen macros, el panel de propiedades, expresiones y herramientas de diseño de base de datos para profundizar y hacer más.

5. Los desarrolladores pueden trabajar con módulos y desarrollar código vba para crear soluciones de base de datos personalizadas e implementar aplicaciones en tiempo de ejecución.

copiar datos de excel a access

Una buena manera de empezar es copiar datos de Excel en Access. Puede crear una tabla de Access y mostrarla en la vista hoja de datos, que se parece mucho a una hoja de Excel datos. Puede realizar tareas comunes de creación de tablas, como definir un tipo de datos, un nombre de campo o un campo nuevo, directamente en la vista hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, Access establece el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos Texto al campo. Si desea mover un campo, haga clic y arrástrelo.

Al copiar datos de Excel pegarlos en Access, ni siquiera necesita crear una tabla en primer lugar o abrir una tabla en la vista hoja de datos. Access le pregunta automáticamente si los datos tienen encabezados, hace buenas conjeturas al usar el tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No puede ser más sencillo.

Para obtener más información, vea Abrir una hoja de datos en blanco.

vincular datos de excel a access

Una de las formas más sencillas de obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo de Access cuando planee mantener los datos en Excel, pero también aproveche regularmente algunas de las muchas características de Access, como informes y consultas. Los datos se vinculan desde Access y no desde Excel.

Access admite dos formas fundamentalmente diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear nuevas tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access o pueden crear vínculos a datos existentes fuera de la base de datos de Access. Los datos de las tablas vinculadas aparecen y se comportan de muchas maneras, al igual que las tablas nativas. El Asistente para administrador de tablas vinculadas le ayuda a realizar un seguimiento, localizar y actualizar la hoja de cálculo Excel u otro origen de datos si se mueve y se rompe el vínculo.

Al vincular a una hoja de Excel o a un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está vinculada a los Excel datos. Si desea agregar, editar o eliminar datos, realice los cambios en Excel y actualice (o vuelva a consultar) los datos de la tabla de Access. Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla en Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de solo lectura en Access.

Para obtener más información, vea Importar o vincular a datos de un Excel libro.

importar datos de excel a access

Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos a Access. Tenga en cuenta que la palabra importar tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), se establece una conexión permanente a los datos que se pueden actualizar. En Access, al importar, los datos se llevan a Access una vez, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin alterar los datos en Excel. En Access, puede importar cualquiera o todas las hojas de cálculo de un libro Excel en una sola operación.

El Asistente para la importación le guiará por los pasos de importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si desea cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si se producen errores al importar los datos, Access le avisa y guarda los errores en una tabla para que pueda encontrarlos y corregirlos rápidamente. Por ejemplo, puede haber un código postal alfanumérico sepultado en el fondo en una columna que pensaba que era todo numérico, o se ha detectado un id. duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importar los datos, o bien realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Cuando complete la operación, puede guardar los pasos que ha usado e incluso crear una tarea Outlook recordarle cuándo realizar la operación de importación de forma periódica.

Una vez importados los datos, ahora es nativo de Access y puede usar hojas de datos y formularios para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Normalmente, es una buena idea tener solo una ubicación para actualizar los datos.

Nota: Importar datos de Excel a Access no importa fórmulas, solo los resultados de esas fórmulas.

Para obtener más información, vea:

conectarse a datos de acceso desde excel

También puede volver a conectar los datos de Access Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, a menudo almacenada en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), a la base de datos de Access y recupere todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, también puede actualizar (o actualizar) automáticamente los libros de Excel desde la base de datos original de Access siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Para obtener más información, vea:

Informe de empleados con formato de tabla

Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar la maravillosa matriz de herramientas de creación y personalización de informes. ¿Desea crear un informe con tan solo unos clics? Use el Asistente para informes. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del informe en tiempo real con datos en directo, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que lo crea? Use la vista Diseño. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos en directo? Use la vista Informe. ¿Desea agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de control en los grupos Controles y diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes sencillos, informes de grupo y resumen, etiquetas postales, informes gráficos y sub-informes.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir el informe de forma electrónica. Por ejemplo, puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, para agregarlo a una página web o SharePoint sitio.

Para obtener más información, vea:

formulario de ejemplo

Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar las muchas herramientas de creación y personalización de formularios. ¿Desea crear un formulario con tan solo unos clics? Use el Asistente para formularios. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con datos en directo, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que lo crea? Use la vista Diseño. ¿Desea agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de control en los grupos Controles y diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente formularios sencillos, formularios en pestañas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformulario.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de datos sincronizada y una vista de formulario para que pueda sacar el máximo partido de ambos. Una vez que crea un formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar e incluso buscar los datos detrás del formulario con los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del formulario.

Formulario dividido

Para obtener más información, vea:

Autofiltro

Sea cual sea el producto que use, filtre los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordene los datos para ordenarlo de la forma que desee. En Access, Excel usuarios pueden filtrar y ordenar datos en una vista hoja de datos sin tener que volver a aprender una interfaz de usuario completamente nueva. Los iconos, menús de comandos, comandos, criterios y cuadros de diálogo son muy similares, tanto si trabaja con texto, números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y ordenar junto con la vista hoja de datos.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber qué SQL significa. Cuatro asistentes de consulta le ayudan a crear consultas sencillas, buscar duplicados, buscar registros no coincidentes y crear consultas de tabla de referencias cruzadas. Ni siquiera tiene que crear una consulta; simplemente filtre y ordene los datos de la forma en que desea que se vean y se guardan con una hoja de datos.

Criterio PaísRegión

Para obtener más información, vea:

Primera página del Asistente para etiquetas

Ahora que su familia ha crecido, la lista de tarjetas de vacaciones se ha hecho más grande de repente y necesita realizar un seguimiento de muchos más cumpleaños y aniversarios. No es un problema. Puede usar una tabla o consulta de Access como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia de Word para cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si solo necesita crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas en Access para crear e imprimir las etiquetas desde un informe que cree. Incluso puede agregar automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección de cliente.

Para obtener más información, vea:

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de SharePoint listas. Excel proporciona una conexión de solo lectura (un solo sentido) a listas de SharePoint vinculadas; mientras que Access le permite leer y escribir datos (en dos direcciones) en listas de SharePoint vinculadas. Las listas SharePoint access y SharePoint funcionan muy bien juntas. Los tipos de datos de Access y SharePoint, como texto enriquecido, solo anexar (para admitir el seguimiento del historial de revisiones en un campo memo), datos adjuntos, Autonumeración, búsquedas y campos de varios valores, hacen que la integración sea fluida y pocas incoherencias de datos, si las hay.

Una vez que vincule los datos de la lista de SharePoint a una base de datos de Access, incluso puede desconectar los datos de la lista de SharePoint en una base de datos local de Access, trabajar con los datos de forma local y volver SharePoint conectarse al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios en los datos en conflicto realizados por otros usuarios se controlarán mediante un asistente para la resolución de conflictos. Los formularios e informes que creó en Access se basan en los mismos datos, pero están vinculados a SharePoint listas.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Realice una importación única de datos de una hoja de cálculo Excel una lista de SharePoint o exporte datos Excel una hoja de cálculo SharePoint una lista de SharePoint para crear una conexión de datos unía permanente.

2. Use la conexión de datos un solo sentido permanente para actualizar los datos de una hoja de Excel de la lista SharePoint usuario.

3. Publique Excel libros en Servicios de Excel y muestre e interactúe con los datos mediante el elemento web Excel Web Access en una página de elementos web.

4. Importe (conectar) datos en un libro Excel desde servidores OLAP, bases de datos SQL Server y Access y archivos sin formato.

Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Realice una importación o exportación de datos de una sola vez entre las vistas de Access y una SharePoint datos.

2. Vincule datos entre tablas de Access y SharePoint lista creando una conexión de dos direcciones permanente. (Los datos de lista actualizados se pueden ver en una tabla de Access; los datos actualizados de la tabla de Access se pueden ver en una lista).

3. Desconectar los datos de la lista, actualizar en Access, volver a poner en línea, sincronizar actualizaciones y resolver conflictos.

4. Mostrar y editar datos de lista en las vistas hoja de datos, formulario e informe de Access.

Para obtener más información, vea:

Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticadas sin escribir nunca una línea de código VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos fácilmente accesibles desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto tiene diseñadores detallados que revelan todas las características disponibles para usted. Hay plantillas de base de datos adicionales disponibles en Office Online. Las plantillas de campo y tabla le ayudan a crear y personalizar tablas nuevas rápidamente. Puede diseñar una nueva base de datos desde cero con herramientas de diseño de bases de datos integradas.

Las macros de Access usan un entorno declarativo que no requiere escribir ningún código de VBA, por lo que no es necesario que sea desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario, ejecutar una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede insertar macros en cualquier caso de un informe, formulario o control. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregarles lógica condicional para que puedan hacer lo que desee. Incluso puede definir variables y realizar la comprobación de errores, de nuevo sin escribir código vba.

Diseñar un prototipo y ejecutarlo por el departamento de TI. Cree una solución para su equipo cuando la necesite lo antes posible y pónla en un cadentero con un personal descalza. Realice un seguimiento de las entradas vendidas para una parte de la compañía, realice un seguimiento de la vida útil de los materiales de fabricación o imprima etiquetas de aceptación de partes. Realice un seguimiento de tareas, problemas y entregas en proyectos de equipo. Cree una base de datos de canalización de ventas para supervisar las ventas potenciales dentro de un pequeño grupo de profesionales de ventas.

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