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Nota: Microsoft Access no admite la importación de datos de Excel con una etiqueta de confidencialidad aplicada. Como solución alternativa, puede quitar la etiqueta antes de importarla y, después, volver a aplicarla después de importarla. Para obtener más información, vea Aplicar etiquetas de confidencialidad a los archivos y al correo electrónico en Office.

En este artículo se muestra cómo mover los datos de Excel a Access y convertir los datos en tablas relacionales para que pueda usar Microsoft Excel y Access juntos. En resumen, Access es mejor para capturar, almacenar, consultar y compartir datos, y Excel es la mejor opción para calcular, analizar y visualizar datos.

En dos artículos, Uso de Access o Excel para administrar los datos y Diez razones principales para usar Access con Excel, explican qué programa es más adecuado para una tarea en particular y cómo usar Excel y Access juntos para crear una solución práctica.

Al mover datos de Excel a Access, hay tres pasos básicos para el proceso.

tres pasos básicos

Nota: Para obtener información sobre el modelado de datos y las relaciones en Access, vea Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Paso 1: Importar datos de Excel a Access

Importar datos es una operación que puede resultar mucho más sencilla si se tarda algún tiempo en preparar y limpiar los datos. Importar datos es como mover a un nuevo hogar. Si usted limpia y organiza sus posesiones antes de mudarse, sentarse en su nuevo hogar es mucho más fácil.

Limpiar los datos antes de importar

Antes de importar datos a Access, en Excel es una buena idea:

  • Convierta las celdas que contienen datos no atómicos (es decir, varios valores en una celda) en varias columnas. Por ejemplo, una celda de una columna "Aptitudes" que contiene varios valores de aptitudes, como "Programación de C#", "Programación de VBA" y "Diseño web" debe dividirse para separar columnas que contengan solo un valor de aptitud.

  • Use el comando ESPACIOS para quitar espacios incrustados a la izquierda, finales y múltiples.

  • Quitar caracteres no imprimibles.

  • Busque y corrija errores ortográficos y de puntuación.

  • Quitar filas duplicadas o campos duplicados.

  • Asegúrese de que las columnas de datos no contienen formatos mixtos, especialmente números con formato de texto o fechas con formato de números.

Para obtener más información, consulte los siguientes temas de ayuda Excel:

Nota: Si sus necesidades de limpieza de datos son complejas o no tiene tiempo o recursos para automatizar el proceso por su cuenta, puede usar un proveedor de terceros. Para obtener más información, busca "software de limpieza de datos" o "calidad de datos" por tu motor de búsqueda favorito en el navegador web.

Elegir el mejor tipo de datos al importar

Durante la operación de importación en Access, desea tomar buenas decisiones para recibir pocos errores de conversión (si los hay) que requerirán intervención manual. En la tabla siguiente se resume cómo se convierten Excel formatos de número y tipos de datos de Access al importar datos de Excel a Access y se ofrecen algunas sugerencias sobre los mejores tipos de datos para elegir en el Asistente para importación de hojas de cálculo.

Excel formato de número

Tipo de datos de Access

Comentarios

Procedimiento recomendado

Texto

Texto, Memo

El tipo de datos Texto de Access almacena datos alfanuméricos de hasta 255 caracteres. El tipo de datos Memo de Access almacena datos alfanuméricos de hasta 65.535 caracteres.

Elija Memo para evitar truncar los datos.

Número, Porcentaje, Fracción, Científica

Número

Access tiene un tipo de datos Número que varía según una propiedad Tamaño del campo (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Elija Doble para evitar errores de conversión de datos.

Fecha

Fecha

Access y Excel usan el mismo número de fecha de serie para almacenar fechas. En Access, el intervalo de fechas es mayor: de -657.434 (1 de enero de 100 d.C.) a 2.958.465 (31 de diciembre de 9999 d.C.).

Como Access no reconoce el sistema de fechas de 1904 (usado en Excel para Macintosh), debe convertir las fechas en Excel o access para evitar confusiones.

Para obtener más información, vea Cambiar el sistema de fechas, el formato o la interpretación de los años de dos dígitos e Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Elija Fecha.

Hora

Hora

Access y Excel ambos valores de tiempo de almacenamiento con el mismo tipo de datos.

Elija Hora, que suele ser la predeterminada.

Moneda, Contabilidad

Moneda

En Access, el tipo de datos Moneda almacena los datos como números de 8 bytes con precisión a cuatro posiciones decimales y se usa para almacenar datos financieros y evitar el redondeo de valores.

Elija Moneda, que suele ser el valor predeterminado.

Boolean

Sí/No

Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No, mientras que Excel usa 1 para todos los valores VERDADERO y 0 para todos los valores FALSO.

Elija Sí/No, que convierte automáticamente los valores subyacentes.

Hipervínculo

Hipervínculo

Un hipervínculo de Excel y Access contiene una dirección URL o una dirección web en la que puede hacer clic y seguir.

Elija Hipervínculo; de lo contrario, Access puede usar el tipo de datos Texto de forma predeterminada.

Una vez que los datos están en Access, puede eliminar los datos de Excel. No olvide hacer una copia de seguridad del libro de Excel original antes de eliminarlo.

Para obtener más información, vea el tema de ayuda de Access Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Anexar datos automáticamente de la forma más fácil

Un problema común Excel que tienen los usuarios es anexar datos con las mismas columnas en una hoja de cálculo grande. Por ejemplo, es posible que tenga una solución de seguimiento de activos que se inició en Excel pero que ahora ha crecido hasta incluir archivos de muchos grupos de trabajo y departamentos. Estos datos pueden estar en hojas de cálculo y libros diferentes, o en archivos de texto que son fuentes de datos de otros sistemas. No hay ningún comando de interfaz de usuario o una forma fácil de anexar datos similares en Excel.

La mejor solución es usar Access, donde puede importar y anexar fácilmente datos en una tabla mediante el Asistente para importación de hojas de cálculo. Además, puede anexar una gran cantidad de datos en una tabla. Puede guardar las operaciones de importación, agregarlas como tareas programadas de Microsoft Outlook e incluso usar macros para automatizar el proceso.

Paso 2: Normalizar datos mediante el Asistente para analizar tablas

A primera vista, pasar por el proceso de normalización de los datos puede parecer una tarea desalentadora. Afortunadamente, normalizar las tablas en Access es un proceso mucho más sencillo, gracias al Asistente para analizar tablas.

el asistente del analizador de tablas

1. Arrastre las columnas seleccionadas a una nueva tabla y cree automáticamente relaciones

2. Usar comandos de botón para cambiar el nombre de una tabla, agregar una clave principal, convertir una columna existente en clave principal y deshacer la última acción

Puede usar este asistente para hacer lo siguiente:

  • Convierta una tabla en un conjunto de tablas más pequeñas y cree automáticamente una relación de clave principal y externa entre las tablas.

  • Agregue una clave principal a un campo existente que contenga valores únicos o cree un nuevo campo id. que use el tipo de datos Autonumeración.

  • Cree automáticamente relaciones para exigir la integridad referencial con actualizaciones en cascada. Las eliminaciones en cascada no se agregan automáticamente para evitar la eliminación accidental de datos, pero puede agregar fácilmente eliminaciones en cascada más adelante.

  • Busque datos redundantes o duplicados en las tablas nuevas (como el mismo cliente con dos números de teléfono diferentes) y actualícelos como desee.

  • Haga una copia de seguridad de la tabla original y cámbiele el nombre anexando "_OLD" a su nombre. Después, cree una consulta que reconstruye la tabla original, con el nombre de la tabla original, de modo que los formularios o informes existentes basados en la tabla original funcionen con la nueva estructura de tabla.

Para obtener más información, vea Normalizar los datos con el Analizador de tablas.

Paso 3: Conectar a los datos de Access desde Excel

Una vez que los datos se han normalizado en Access y se ha creado una consulta o tabla que reconstruye los datos originales, es una cuestión sencilla de conectarse a los datos de Access desde Excel. Los datos se encuentran ahora en Access como un origen de datos externo, por lo que se pueden conectar al libro a través de una conexión de datos, que es un contenedor de información que se usa para buscar, iniciar sesión en el origen de datos externo y obtener acceso a él. La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos Office (extensión de nombre de archivo .odc) o un archivo de nombre de origen de datos (extensión .dsn). Después de conectarse a datos externos, también puede actualizar automáticamente el Excel libro desde Access siempre que los datos se actualicen en Access.

Para obtener más información, vea Importar datos de orígenes de datos externos (Power Query).

Obtener los datos en Access

Esta sección le guiará por las siguientes fases de normalización de los datos: Dividir los valores de las columnas Vendedor y Dirección en sus partes más atómicas, separar temas relacionados en sus propias tablas, copiar y pegar esas tablas de Excel en Access, crear relaciones clave entre las tablas de Access recién creadas y crear y ejecutar una consulta sencilla en Access para devolver información.

Datos de ejemplo en forma no normalizada

La siguiente hoja de cálculo contiene valores no atómicos en la columna Vendedor y en la columna Dirección. Ambas columnas deben dividirse en dos o más columnas independientes. Esta hoja de cálculo también contiene información sobre vendedores, productos, clientes y pedidos. Esta información también debe dividirse, por asunto, en tablas independientes.

Vendedor

Id. de pedido

Fecha del pedido

Id. de producto

Qty

Precio

Nombre del cliente

Dirección

Teléfono

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

9,75 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

9,75 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Información en sus partes más pequeñas: datos atómicos

Al trabajar con los datos de este ejemplo, puede usar el comando Texto en columna de Excel para separar las partes "atómicas" de una celda (como dirección postal, ciudad, estado y código postal) en columnas discretas.

En la tabla siguiente se muestran las nuevas columnas en la misma hoja de cálculo después de que se hayan dividido para hacer que todos los valores sean atómicos. Tenga en cuenta que la información de la columna Vendedor se ha dividido en las columnas Apellidos y Nombre y que la información de la columna Dirección se ha dividido en las columnas Calle, Ciudad, Estado y Código postal. Estos datos están en "primer formulario normal".

Apellido

Nombre

 

Calle

Ciudad

Estado:

Código postal

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Santoña

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Hance

Javier

2302 Harvard Ave

Santoña

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Dividir datos en temas organizados en Excel

Las varias tablas de datos de ejemplo siguientes muestran la misma información de la hoja de cálculo de Excel después de que se haya dividido en tablas para vendedores, productos, clientes y pedidos. El diseño de la tabla no es final, pero va por el buen camino.

La tabla Vendedores contiene solo información sobre el personal de ventas. Tenga en cuenta que cada registro tiene un id. único (Id. del vendedor). El valor Id. de vendedor se usará en la tabla Pedidos para conectar pedidos con vendedores.

Vendedores

Id. de vendedor

Apellido

Nombre

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Javier

107

Koch

Reed

La tabla Productos contiene solo información sobre los productos. Tenga en cuenta que cada registro tiene un id. único (id. de producto). El valor de Id. de producto se usará para conectar la información del producto a la tabla Detalles de pedido.

Productos

Id. de producto

Precio

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

La tabla Clientes solo contiene información sobre los clientes. Tenga en cuenta que cada registro tiene un id. único (id. de cliente). El valor de Id. de cliente se usará para conectar la información del cliente a la tabla Pedidos.

Clientes

Id. de cliente

Nombre

Calle

Ciudad

Estado:

Código postal

Teléfono

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Santoña

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

La tabla Pedidos contiene información sobre pedidos, vendedores, clientes y productos. Tenga en cuenta que cada registro tiene un id. único (Id. de pedido). Parte de la información de esta tabla debe dividirse en una tabla adicional que contenga los detalles del pedido para que la tabla Pedidos contenga solo cuatro columnas: el id. de pedido único, la fecha del pedido, el id. del vendedor y el id. de cliente. La tabla que se muestra aquí aún no se ha dividido en la tabla Detalles de pedidos.

Pedidos

Id. de pedido

Fecha del pedido

Id. de vendedor

Id. de cliente

Id. de producto

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Los detalles del pedido, como el id. de producto y la cantidad, se mueven de la tabla Pedidos y se almacenan en una tabla denominada Detalles de pedidos. Tenga en cuenta que hay 9 pedidos, por lo que tiene sentido que haya 9 registros en esta tabla. Tenga en cuenta que la tabla Pedidos tiene un id. único (Id. de pedido), al que se hará referencia desde la tabla Detalles de pedidos.

El diseño final de la tabla Pedidos debería ser similar al siguiente:

Pedidos

Id. de pedido

Fecha del pedido

Id. de vendedor

Id. de cliente

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

La tabla Detalles de pedidos no contiene columnas que requieran valores únicos (es decir, no hay clave principal), por lo que es correcto que alguna o todas las columnas contengan datos "redundantes". Sin embargo, no hay dos registros en esta tabla que sean completamente idénticos (esta regla se aplica a cualquier tabla de una base de datos). En esta tabla, debe haber 17 registros, cada uno correspondiente a un producto en un pedido individual. Por ejemplo, en el orden 2349, tres productos C-789 comprenden una de las dos partes de todo el pedido.

Por lo tanto, la tabla Detalles de pedidos debe tener un aspecto similar al siguiente:

Detalles del pedido

Id. de pedido

Id. de producto

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copiar y pegar datos de Excel en Access

Ahora que la información sobre vendedores, clientes, productos, pedidos y detalles del pedido se ha dividido en temas independientes en Excel, puede copiar esos datos directamente en Access, donde se convertirán en tablas.

Crear relaciones entre las tablas de Access y ejecutar una consulta

Después de mover los datos a Access, puede crear relaciones entre tablas y, a continuación, crear consultas para devolver información sobre varios temas. Por ejemplo, puede crear una consulta que devuelva el Id. de pedido y los nombres de los vendedores de los pedidos introducidos entre el 05/03/09 y el 08/03/09.

Además, puede crear formularios e informes para facilitar la entrada de datos y el análisis de ventas.

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