Usar Access o Excel para administrar los datos

Datos planos frente a relacionales    Para ayudar a decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, pregúntese a sí mismo la siguiente pregunta: ¿es relacional o no los datos? Los datos que pueden contenerse de forma eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o norelationales . Por ejemplo, si desea crear una lista sencilla de clientes, con solo una dirección y una persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Sin embargo, si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío de cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En un base de datos relacional, puede organizar la información en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un solo tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de esos clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar las direcciones por separado de los nombres es una buena idea, ya que cada cliente puede tener más de una dirección y quiere poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.

Datos locales frente a externos    Puede usar Access para conectarse a los datos de una amplia variedad de orígenes de datos externos, de modo que pueda ver, consultar y editar esos datos sin tener que importarlos. Por ejemplo, Access proporciona comandos para conectarse a datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo dBASE o una carpeta de Outlook, junto con muchos otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, como bases de datos de Access, SQL Server y Analysis Services, archivos de texto y XML, y orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no puede editar los datos para cambiar los datos de origen a través de la interfaz de usuario de Excel.

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de Windows SharePoint Services listas. Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a las listas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad    Los identificadores únicos ayudan a conservar la integridad de los datos y se aseguran de que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también proporcionan la forma más rápida de recuperar datos al buscar u ordenar los datos. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después, puede usar estos identificadores para relacionar los registros de una tabla con uno o más registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede requerir que los registros nuevos de una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no querrá tener un pedido que no incluya información del cliente. Access puede requerir que cada nuevo registro de la tabla Pedidos tenga el valor de cliente correspondiente en la tabla Clientes. Esta correspondencia de valores necesaria se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para asegurarse aún más de que los datos se introducen correctamente. Excel le permite escribir datos de forma más libre, pero como Excel no admite datos relacionales, no admite integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Consulta    Si a menudo tiene que ver los datos de varias formas, dependiendo de condiciones o eventos cambiantes, Access podría ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le permite usar consultas de lenguaje de consulta estructurado (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, tanto si los datos están en una tabla como si hay muchas tablas. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. Usar una expresión en Access es similar al proceso de usar fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Modelado    En Excel, puede usar análisis y si herramientas para pronosticar el resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como el mejor caso y el peor de los casos, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay ninguna característica similar disponible en Access.

Tablas dinámicas y gráficos    En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel ofrece más características avanzadas de creación de informes y gráficos de tablas dinámicas que Access. Si tiene previsto crear extensos informes de tabla dinámica o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o gráficos de tablas dinámicas en Excel en lugar de las mismas características de Access.

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden acceder a los datos.

Acceso de varios usuarios a los datos    En funcionamiento normal, Access permite que varios usuarios abran una única base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque Access solo bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar diferentes registros sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero la colaboración entre varios usuarios funciona mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en momentos diferentes, en lugar de simultáneamente. En efecto, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para la colaboración    Ambos programas se integran con tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas y bibliotecas de documentos de SharePoint.

Access proporciona una variedad de formas de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, hacer que los formularios e informes estén disponibles como vistas de Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a los datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo ofrece una forma de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint Services. Puede cargar un libro en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios individuales pueden des echa un vistazo al libro para realizar cambios, lo que impide que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin desprotegerlo de la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Uso de carpetas de red para colaboración    Si almacena una base de datos de Access en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. Los registros individuales se bloquean cuando un usuario los edita. Si almacena un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Con fines de visualización, varios usuarios pueden abrir el libro mientras otro usuario lo está editando, pero esos usuarios no pueden realizar cambios en los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierre.

Ambos programas proporcionan funciones similares (contraseñas y cifrado) que pueden ayudarte a evitar la pérdida de datos y proteger tus datos del acceso no autorizado. Sin embargo, hay algunas diferencias entre Access y Excel en el funcionamiento de la protección de datos a nivel de usuario.

Prevención de pérdida de datos    En Access, su trabajo se guarda continuamente de modo que, en caso de un error inesperado, es poco probable que pierda mucho trabajo (si procede). Sin embargo, como Access guarda el trabajo de forma continua, también es posible realizar cambios que posteriormente decida que no desea confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos como desee, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos según una programación que se ajuste a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla u otro objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar la información de Autorrecuperación a intervalos establecidos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario    En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos y, a continuación, proteger toda la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente datos importantes.

Seguridad a nivel de archivo    En el nivel de archivo, puedes usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo o libro de base de datos. Además, puede ayudar a proteger un libro o archivo de base de datos empleando un firma digital.

Acceso restringido a los datos    En Excel, puede especificar permisos basados en usuarios para acceder a los datos o establecer derechos de solo lectura que impidan que otros usuarios realicen cambios en los datos a los que tienen acceso. Access no proporciona características de seguridad a nivel de usuario, pero access admite el modelo de seguridad de usuario de cualquier servidor de bases de datos al que se conecte. Por ejemplo, si vincula a una lista de SharePoint, Access hace caso a los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea mantener a los usuarios no autorizados fuera de sus datos de Access, puede cifrar la base de datos estableciendo una contraseña. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden a ella mediante otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, vea Establecer o cambiar la seguridad por usuarios de Access 2003 en Access 2007 o superior y Protección y seguridad en Excel.

• Administrar contactos    Puede administrar los contactos y las direcciones postales y, a continuación, crear informes en Access o combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas modelo, sobres o etiquetas postales.

• Inventario y seguimiento de activos    Puede crear un inventario de artículos en su hogar o empresa, y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.

• Seguimiento de pedidos    Puede especificar información sobre productos, clientes y pedidos y, a continuación, crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.

• Seguimiento de tareas    Puede realizar un seguimiento de las tareas de un grupo de personas e introducir tareas nuevas al mismo tiempo que otros usuarios actualizan sus tareas existentes en la misma base de datos.

• Organizar bibliotecas de préstamos    Puede usar Access para almacenar datos sobre sus libros y CD, y realizar un seguimiento de a quién les ha prestado.

• Planificación de eventos    Puede escribir información sobre fechas, ubicaciones y participantes del evento y, a continuación, imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.

• Seguimiento de nutrición    Realice un seguimiento de las recetas y registre las actividades de dieta y ejercicio.

• Contabilidad    Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos estados contables financieros, por ejemplo, un estado de flujo de efectivo, un estado de ingresos o un extracto de pérdidas y ganancias.

• Presupuesto    Tanto si sus necesidades están relacionadas con la empresa como si son personales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel, por ejemplo, un plan presupuestado de marketing, un presupuesto de evento o un presupuesto de jubilación.

• Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar los datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita, por ejemplo, facturas de ventas, albaranes de embalaje o pedidos de compra.

• Informes    Puede crear varios tipos de informes en Excel que reflejen el análisis de datos o resuman los datos( por ejemplo, informes que miden el rendimiento del proyecto, pronosticen datos, resuman datos o presenten datos de varianza).

• Planeación    Excel es una herramienta excelente para crear planes profesionales o planificadores útiles, por ejemplo, un plan de clase semanal, un plan de investigación de marketing, un plan fiscal de fin de año o planificadores que le ayudan a planear comidas, fiestas o vacaciones semanales.

• Seguimiento    Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos de una hoja de horas o lista, por ejemplo, una hoja de horas para realizar un seguimiento del trabajo o una lista de inventario que realiza un seguimiento del equipo.

• Usar calendarios    Debido a su naturaleza similar a la cuadrícula, Excel permite crear cualquier tipo de calendario, por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar o un calendario de año fiscal para realizar un seguimiento de eventos e hitos empresariales.

Para obtener plantillas útiles de Excel en cualquiera de estas categorías, vea Plantillas de Excel en Microsoft Office Online.