Utilice un lector de pantalla para llevar los datos de Excel a las bases de datos de escritorio de Access

Símbolo de lectura en voz alta con la etiqueta de contenido del lector de pantalla. Este tema trata sobre el uso de un lector de pantalla con Office

Este artículo va dirigido a usuarios con alguna deficiencia visual que usen un programa de lector de pantalla con los productos de Office y que forme parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Access con el teclado y un lector de pantalla para importar una hoja de cálculo de Excel para Access o vincular desde una base de datos de escritorio de Access a una Excel hoja de cálculo. Lo hemos probado con Narrador, JAWS y and NVDA, pero podría funcionar con otros lectores de pantalla siempre y cuando sigan las normas y técnicas de accesibilidad comunes.

Notas: 

Contenido

Preparar la hoja de cálculo de Excel para importar o vincular

Antes de llevar datos de una hoja Excel a Access, tómese un momento para revisar la hoja de cálculo y decidir cómo desea importar datos de ella.

  • Decida si desea vincular o importar toda la hoja de cálculo o solo una parte de ella. Si desea llevar solo una parte de una hoja de cálculo a Access, puede definir un rango con nombre que incluya solo las celdas que desea traer. Para obtener instrucciones, vaya a Usar un lector de pantalla para nombrar una celda o un rango de datos en Excel.

  • Asegúrese de que la Excel hoja de cálculo está en formato de archivo plano para que el asistente pueda controlar fácilmente los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, corrija posibles valores de error, quite filas y columnas en blanco innecesarias y compruebe que cada columna contiene el mismo tipo de datos en cada fila. Para obtener información más detallada sobre cómo prepararse para la importación o vinculación, consulte las secciones Preparar la hoja de cálculo, Preparar los datos de Excel y Solucionar problemas de valores que faltan o incorrectos en Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Preparar la base de datos de Access de destino para la importación

Antes de importar datos de una hoja de cálculo de Excel, tómese un momento para comprobar que la base de datos de destino Access esté lista para la importación y decida cómo desea almacenar los datos importados.

  • Asegúrese de que el Access base de datos no es de solo lectura y de que tiene permisos para realizar cambios en la base de datos.

  • Decida si desea almacenar los datos en una tabla nueva o existente:

    • Si elige almacenar los datos en una tabla nueva, Access una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

    • Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas de la hoja de cálculo Excel se anexan a la tabla especificada.

  • Si decide anexar los datos de Excel a una tabla de Access existente, asegúrese de que la configuración de estructura y campo de los datos de origen de Excel coincida con las de la tabla de destino en Access. Para abrir la tabla Access en la vista Diseño para inspección, presione Alt+H, W, D. Compruebe la tabla en la lista de comprobación en la sección Preparar la base de datos de destino, paso 2, en Importar o vincular a datos de un libro de Excel.

Importar los datos

Al importar datos, Access una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin cambiar el origen Excel hoja de cálculo.

Nota: Es posible que necesite un compañero que le ayude en el paso 9 para seleccionar el campo que desea editar.

  1. Cierre el libro de Excel de origen, si está abierto.

  2. Abra la base de Access de destino donde se almacenarán los datos importados.

    Sugerencia: Si desea crear una nueva base de datos en blanco, presione Alt+F, N, L.

  3. Para abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel, realice una de las siguientes acciones en función de Access versión que use:

    • En la Microsoft 365 de suscripción o Access 2019, presione Alt+X, N, 1, después F y X.

    • En Access 2016 oAccess 2013, presione Alt+X para ir a la pestaña Datos externos. Presione la tecla Tab hasta llegar al grupo Importar & Vínculo, presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga "Excel" y presione Entrar.

    Se abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel.

  4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel, realice una de las siguientes acciones para especificar el archivo Excel que contiene los datos que desea importar:

    • Para mover el foco al campo de texto Nombre de archivo, presione F y, después, pegue o escriba la ruta de acceso al Excel archivo.

    • Para buscar el archivo, presione R. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir archivo. Vaya al archivo que desee y, cuando esté en el archivo, presione Entrar para seleccionarlo.

  5. Para especificar cómo desea almacenar los datos importados, realice una de las siguientes acciones:

    • Si desea almacenar los datos en una tabla nueva, presione I para ir a y seleccione la opción Importar los datos de origen a una tabla nueva en la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

    • Si desea anexar los datos a una tabla existente, presione A para desplazarse y seleccione la opción Anexar una copia de los registros a la tabla. Para seleccionar la tabla, presione la tecla Tab una vez. El foco se mueve a la lista de tablas. Presione Alt+Tecla de dirección abajo para expandir la lista, presione la tecla de flecha arriba o abajo hasta que oiga la tabla que desee y presione Entrar para seleccionarla. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.

  6. Presione la tecla Tab hasta que llegue al botón Aceptar y presione Entrar. Se inicia el Asistente para importar hoja de cálculo.

    Sugerencia: Si el lector de pantalla no lee automáticamente las ventanas del asistente, presione la tecla SR+W.

  7. Si el libro de Excel solo tiene una hoja de cálculo y ningún rango, puede continuar con el paso siguiente. Si el libro contiene más de una hoja de cálculo o un rango con nombre, realice una de las siguientes acciones para seleccionar la hoja de cálculo o el rango que desea importar:

    • Para seleccionar una hoja de cálculo, presione Alt+W, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga la hoja de cálculo que desee y presione Entrar para seleccionarla.

    • Para seleccionar un rango con nombre, presione Alt+R, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el rango que desee y presione Entrar para seleccionarlo.

    Se abrirá la siguiente ventana del asistente.

  8. Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango de origen contiene los nombres de campo, presione I para desplazarse y seleccione la opción Primera fila contiene encabezados de columna. Presione Entrar para mover el foco a la siguiente ventana del asistente.

    Si va a anexar datos a una tabla existente, puede continuar con el paso 11.

  9. En la nueva ventana del asistente, puede especificar información sobre cada campo que va a importar, si es necesario. Se selecciona el primer campo de la hoja de cálculo o el rango. Puede hacer lo siguiente:

    • Para cambiar el nombre del campo actual, presione Alt+M y escriba el nuevo nombre.

    • Para cambiar el tipo de datos del campo, presione Alt+T. El foco se mueve a la lista Tipo de datos. Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el valor que desee y, después, presione la tecla Tab una vez.

    • Para cambiar si el campo está indexado o no, presione Alt+I. Escuchará el valor actual. Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el valor que desee y, después, presione la tecla Tab una vez.

    • Si no desea importar el campo actual, presione Alt+S para desplazarse y seleccione la opción No importar campo.

    Para seleccionar otro campo, presione F6 hasta que oiga "Panel" y pida a un compañero que le ayude a seleccionar el campo que desee. Modifique los campos como se describe anteriormente. Cuando haya terminado, presione Entrar para desplazarse a la siguiente ventana del asistente.

  10. Agregue una clave principal para la nueva tabla. La clave principal identifica los registros de la tabla para que pueda recuperar datos más rápidamente. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para permitir Access la tecla principal, presione A.

    • Para elegir su propia tecla principal, presione C. Para definir la tecla que se va a usar, presione la tecla Tab una vez. El foco se mueve a la lista de teclas. Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla de flecha arriba o abajo hasta que oiga la tecla que desee.

    • Si no desea usar las teclas principales, presione O.

    Para mover la última ventana del asistente, presione Entrar.

  11. Se abrirá la ventana final del asistente. El foco se encuentra en el cuadro Importar a tabla y escuchará el nombre actual de la tabla de destino. Si desea cambiar el nombre de la tabla, escriba un nombre nuevo y presione Entrar para finalizar la importación.

    Nota: Si oye una alerta de que la tabla ya existe y desea sobrescribir la tabla existente con los datos importados, presione Y. Si desea cambiar el nombre de la tabla, presione N. Presione Alt+I para volver a mover el foco al cuadro Importar a tabla, escriba otro nombre de tabla y presione Entrar.

  12. Si la importación se ha realizado correctamente total o parcialmente, Access muestra el estado de importación. Access también le pide que guarde los pasos de importación para repetirlos rápidamente sin el asistente de importación. Para seleccionar esta opción, presione Alt+V. Para dar un nombre a los pasos de importación, presione Alt+A y escriba un nombre para la operación de importación. Para guardar los pasos de importación, presione Alt+S.

    Si se produce un error en la importación, oirá "Se ha producido un error al intentar importar archivo", seguido del nombre de archivo. Presione Entrar para salir del mensaje de alerta.

Crear un vínculo a datos en Excel

Use el Asistente para vincular hoja de cálculo para crear un vínculo desde una base de datos de Access a los datos de Excel, de modo que pueda usar las herramientas de consulta e informes en Access sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos.

Al vincular a una hoja de Excel o a un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Los cambios que realice en las celdas de origen de Excel aparecerán en la tabla vinculada en Access. Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel origen.

Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

Iniciar el Asistente para vincular hoja de cálculo

En Access, hay dos maneras de seleccionar el libro Excel al que desea vincular e iniciar el Asistente para vincular hoja de cálculo. Puede abrir el libro de Excel en Access o usar el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel.

Abrir el libro de Excel en Access

  1. Abra la Access base de datos en la que desea crear el vínculo.

  2. Presione Alt+F, O para ir al menú Abrir.

  3. Para buscar el libro, presione O. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir de Windows.

  4. Para cambiar el tipo de archivo, presione la tecla Tab hasta que oiga "Archivos de tipo, Microsoft Access" y presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla de flecha arriba hasta que oiga "Todos los archivos" y presione Entrar.

  5. Busque el libro que desee y, a continuación, presione Entrar para seleccionarlo e inicie el Asistente para vincular hoja de cálculo.

Usar el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel

  1. Abra la Access base de datos en la que desea crear el vínculo.

    Sugerencia: Si no desea vincular a una base de datos existente, presione Alt+F, N, L para crear una nueva base de datos en blanco.

  2. Para abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel, realice una de las siguientes acciones en función de Access versión que use:

    • En la Microsoft 365 de suscripción o Access 2019, presione Alt+X, N, 1, después F y X.

    • En Access 2016 o Access 2013, presione Alt+X para ir a la pestaña Datos externos. Presione la tecla Tab hasta llegar al grupo Importar & Vínculo, presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga "Excel" y presione Entrar.

    Se abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel.

  3. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: hoja de cálculo de Excel, realice una de las siguientes acciones para especificar el archivo de Excel al que desea crear el vínculo:

    • Para mover el foco al campo de texto Nombre de archivo, presione F y, después, pegue o escriba la ruta de acceso al Excel archivo.

    • Para buscar el archivo, presione R. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir archivo. Vaya al archivo que desee y, cuando esté en el archivo, presione Entrar para seleccionarlo.

  4. Presione Alt+L para desplazarse y seleccione la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada ypresione Entrar. Se inicia el Asistente para vincular hoja de cálculo.

Usar el Asistente para vincular hoja de cálculo para crear un vínculo a datos de Excel

Las ventanas del Asistente para vincular hojas de cálculo le guiarán por el proceso de vinculación. Solo tiene que seleccionar las opciones que necesita y tener los Excel datos vinculados a la base de datos en poco tiempo.

Sugerencia: Si el lector de pantalla no lee automáticamente las ventanas del asistente, presione la tecla SR+W.

  1. Si el libro de Excel solo tiene una hoja de cálculo y ningún rango, puede continuar con el paso siguiente. Si el libro contiene más de una hoja de cálculo o un rango con nombre, realice una de las siguientes acciones para seleccionar la hoja de cálculo o el rango:

    • Para seleccionar una hoja de cálculo, presione Alt+W, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga la hoja de cálculo que desee y presione Entrar para seleccionarla.

    • Para seleccionar un rango, presione Alt+R, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el rango que desee y presione Entrar para seleccionarlo.

    Se abrirá la siguiente ventana del asistente.

  2. Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango de origen contiene los nombres de campo, presione I para desplazarse y seleccione la opción Primera fila contiene encabezados de columna. Presione Entrar para mover el foco a la siguiente ventana del asistente.

  3. Se abrirá la ventana final del asistente. El foco se encuentra en el cuadro Nombre de tabla vinculada y escuchará el nombre actual de la tabla vinculada. Si desea cambiar el nombre de la tabla, escriba un nuevo nombre de tabla y presione Entrar para finalizar la importación.

    Nota: Si oye una alerta de que la tabla ya existe y desea sobrescribir la tabla existente con los datos importados, presione Y. Si desea cambiar el nombre de la tabla de destino, presione N. Presione Alt+I para volver a mover el foco al cuadro Importar a tabla, escriba otro nombre de tabla y presione Entrar.

  4. Si la vinculación se ha realizado correctamente, oirá "Terminado de vincular tabla a archivo", seguido del nombre Excel archivo. Presione Entrar para salir de la notificación. Vaya a la tabla vinculada y revise su contenido. Para obtener información de solución de problemas, vaya a Solución de #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada en Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

    Si no se pudo vincular, vuelva Excel comprobar el archivo de origen de Excel en la lista de comprobación en la sección Preparar la base de datos de destino, paso 2, en Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Vea también

Usar un lector de pantalla para crear tablas en bases de datos de escritorio de Access

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