Tuntuu todella hyvältä, kun voit vihdoin määrittää tietolähteet ja muokata tietoja juuri haluamallasi tavalla. Toivottavasti toiminto sujuu ongelmitta, kun päivität tietoja ulkoisesta tietolähteestä. Näin ei kuitenkaan aina ole. Tiedonkulun muutokset matkan varrella voivat aiheuttaa ongelmia, jotka johtavat virheisiin, kun tietoja yritetään päivittää. Jotkin virheet voi olla helppo korjata, toiset tilapäisiä ja toiset vaikeita diagnosoida. Seuraavassa on joukko strategioita, joiden avulla voit käsitellä eteen tulevat virheet.
Kaksi virhetyyppiä
Tietojen päivittämisessä voi ilmetä kahdentyyppisiä virheitä.
Paikallinen Jos Excel-työkirjassa tapahtuu virhe, vianmääritystoimet ovat rajallisia ja helpommin hallittavissa. Ehkä päivitetyt tiedot aiheuttivat virheen funktiossa, tai tiedot loivat virheellisen ehdon avattavassa luettelossa. Nämä virheet ovat hankalia, mutta ne on melko helppo löytää, tunnistaa ja korjata. Excelissä on myös parannettu virheiden käsittelyä: selkeämmät viestit ja tilannekohtaiset linkit kohdennettuihin ohjeaiheisiin, joiden avulla voit selvittää ja korjata ongelman.
Etä Ulkoisesta etätietolähteestä tuleva virhe on kuitenkin kokonaan toinen asia. Jotain on tapahtunut järjestelmässä, joka saattaa olla kadun toisella puolella, toisella puolella maailmaa tai pilvessä. Tämäntyyppiset virheet edellyttävät erilaista toimintatapaa. Yleisiä etävirheitä ovat:
- Yhteyttä palveluun tai resurssiin ei voitu muodostaa. Tarkista yhteys.
- Tiedostoa, jota yrität käyttää, ei löytynyt.
- Palvelin ei vastaa, ja sille saatetaan olla suorittamassa ylläpitotoimenpiteitä.
- Tämä sisältö ei ole käytettävissä. Se on ehkä poistettu tai se ei ole tilapäisesti käytettävissä.
- Ole hyvä ja odota... Tietoja ladataan.
Virheiden tutkiminen
Seuraavassa on muutamia ehdotuksia, joiden avulla voit käsitellä mahdollisesti ilmeneviä virheitä.
Tietyn virheen etsiminen ja tallentaminen Tutki ensin Kyselyt & Yhteydet-ruutua (Valitse tietokyselyt>& Yhteydet, valitse yhteys ja näytä sitten pikaikkuna). Katso, mitä tietojen käyttövirheitä on ilmennyt, ja kirjoita muistiin annetut lisätiedot. Avaa sitten kysely, niin näet kunkin kyselyvaiheen mahdolliset virheet. Kaikki virheet näytetään keltaisella taustalla tunnistamisen helpottamiseksi. Kirjoita virhesanoman tiedot muistiin tai tee näyttökuva, vaikka et ymmärtäisikään niitä täysin. Työtoveriltasi, järjestelmänvalvojaltasi tai organisaatiosi tukipalveluista voi olla apua selvitettäessä tapahtunutta ja ehdottaa ratkaisua. Lisätietoja on artikkelissa Virheiden käsittely Power Queryssa.
Hae ohjeita Hae Officen Ohje ja koulutus -sivustosta. Se sisältää paitsi kattavaa ohjesisältöä myös vianmääritystietoja. Lisätietoja on artikkelissa Korjauksia tai vaihtoehtoisia menetelmiä Excel for Windowsin viimeaikaisiin ongelmiin.
Hyödynnä teknistä yhteisöä Microsoft Community -sivustojen avulla voit etsiä erityisesti ongelmaasi liittyviä keskusteluja. On erittäin todennäköistä, että et ole ensimmäinen henkilö, joka kohtaa ongelman, muut käsittelevät sitä ja ovat saattaneet jopa löytää ratkaisun. Lisätietoja on Microsoft Excel -yhteisössä ja Office Answers Communityssä.
Hae verkosta Etsi haluamasi hakukoneen avulla verkosta muita sivustoja, jotka voivat tarjota olennaisia keskusteluja tai vihjeitä. Tämä voi viedä aikaa, mutta se on tapa heittää laajempi verkko etsiäksesi vastauksia erityisen hankaliin kysymyksiin.
Ota yhteyttä Office-tukeen Tässä vaiheessa ymmärrät luultavasti paljon paremmin ongelman. Tämä voi auttaa keskittymään keskusteluun ja minimoimaan Microsoft-tuen kanssa käytettävän ajan. Lisätietoja on Microsoft 365- ja Office-asiakastuessa.
Tietoa tietolähteistä löytyvistä virheistä
Vaikka et välttämättä pysty korjaamaan ongelmaa, voit selvittää ongelman tarkalleen, jotta muut voivat ymmärtää tilanteen ja ratkaista sen puolestasi.
Palveluihin ja palvelimiin liittyvät ongelmat Ajoittaiset verkko- ja viestintävirheet ovat todennäköisiä syyllisiä. Paras mahdollinen vaihtoehto on odottaa ja yrittää uudelleen. Joskus ongelma vain häviää.
Sijainnin tai saatavuuden muutokset Tietokanta tai tiedosto on siirretty, vioittunut, siirretty offline-tilaan ylläpitoa varten tai tietokanta on kaatunut. Levylaitteet voivat vioittua ja tiedostoja kadota. Lisätietoja on ohjeaiheessa Kadonneiden tiedostojen palauttaminen Windows 10:ssä.
Todennukseen ja tietosuojaan tehdyt muutokset Voi yllättäen käydä niin, että jokin käyttöoikeus ei enää toimi tai tietosuoja-asetukseen on tehty muutos. Molemmat tapahtumat voivat estää ulkoisen tietolähteen käytön. Tarkista järjestelmänvalvojalta tai ulkoisen tietolähteen järjestelmänvalvojalta, mikä on muuttunut. Lisätietoja on artikkeleissa Tietolähteen asetusten ja käyttöoikeuksien hallinta ja Tietosuojatasojen määrittäminen.
Avatut tai lukitut tiedostot Jos teksti, CSV tai työkirja on avoinna, tiedostoon tehtyjä muutoksia ei päivitetä ennen kuin tiedosto on tallennettu. Jos tiedosto on auki, se voi myös olla lukittu, eikä sitä voi käyttää ennen kuin se on suljettu. Näin voi käydä, kun toinen henkilö käyttää Excelin muuta kuin tilausversiota. Pyydä häntä sulkemaan tiedosto tai kuittaamaan se sisään. Lisätietoja on artikkelissa Muokattavaksi lukitun tiedoston lukituksen poistaminen
Backendin rakenteiden muutokset Joku muuttaa taulukon nimeä, sarakkeen nimeä tai tietotyyppiä. Tämä ei ole koskaan viisasta, sillä voi olla valtava vaikutus ja se on erityisen vaarallista tietokantojen kohdalla. Toivotaan, että tietokannan hallintaryhmä on asettanut asianmukaiset valvontatoimet tämän estämiseksi, mutta lipsahduksia tapahtuu.
Kyselyn lähteeseen lähettämisen virheiden estäminen Power Query pyrkii parantamaan suorituskykyä aina kun mahdollista. Usein on parempi suorittaa tietokantakysely palvelimessa, jotta voit hyödyntää parempaa suorituskykyä ja kapasiteettia. Tätä menetelmää kutsutaan kyselyn lähteeksi (kyselyn lähteeksi). Power Query kuitenkin estää kyselyn, jos on mahdollista, että tiedot vaarantuvat. Yhdistäminen on esimerkiksi työkirjan taulukon ja SQL Server -taulukon välinen yhdistäminen. Työkirjan tietosuojan asetuksena on Tietosuoja, kun taas SQL Server -tietojen asetuksena on Organisaatio. Koska tietosuoja on rajoittavampaa kuin organisaation tietosuoja, Power Query estää tietolähteiden välisen tietojenvaihdon. Kyselyn taitto tapahtuu taustalla, joten estovirhe voi yllättää. Lisätietoja on artikkeleissa Kyselyn delegoinnin perusteet, kyselyn delegointi delegointi ja delegointi lähteeseen kyselyn diagnostiikan kanssa.
Tietoja Power Query -virheistä
Power Query tarjoaa usein tarkan tiedon mahdollisesta ongelmasta ja sen voi korjata itse.
Uudelleennimetyt taulukot ja sarakkeet Taulukon ja sarakkeiden alkuperäisten nimien tai sarakeotsikoiden muutokset aiheuttavat todennäköisesti ongelmia tietojen päivittämisen yhteydessä. Kyselyt käyttävät taulukon ja sarakkeiden nimiä tietojen muokkaamiseen lähes jokaisessa vaiheessa. Älä vaihda tai poista alkuperäisiä taulukon ja sarakkeiden nimiä, ellei tarkoituksesi ole varmistaa, että ne vastaavat tietolähdettä.
Tietotyyppien muutokset Tietotyypin vaihtaminen voi joskus aiheuttaa virheitä tai odottamattomia tuloksia, erityisesti funktioissa, jotka saattavat edellyttää tiettyä tietotyyppiä argumenteissa. Esimerkkejä tästä ovat tekstitietotyypin korvaaminen lukufunktiossa tai laskutoimituksen yrittäminen ei-numeerisella tietotyypillä. Lisätietoja on kohdassa Tietotyyppien lisääminen tai muuttaminen.
Solutason virheet Tämäntyyppiset virheet eivät estä kyselyn lataamista, mutta ne näyttävät solussa virheilmoituksen . Jos haluat nähdä sanoman, valitse välilyönti taulukon solussa, joka sisältää virheen. Voit poistaa tai korvata virheet tai vain säilyttää ne. Esimerkkejä soluvirheistä:
- Muunto Yrität muuntaa PUUTTUU-arvon sisältävän solun kokonaisluvuksi.
- Matemaattinen Tekstiarvo yritetään kertoa numeerisella arvolla.
- Ketjuttaminen Yrität yhdistää merkkijonoja, mutta yksi niistä on numeerinen.
Kokeile ja iteroi turvallisesti Jos et ole varma, voiko muunnoksella olla negatiivinen vaikutus, kopioi kysely, testaa tekemäsi muutokset ja käy läpi Power Query -komennon muunnelmia. Jos komento ei toimi, poista luomasi vaihe ja yritä uudelleen. Voit luoda nopeasti mallitietoja, joilla on sama rakenne ja rakenne, luomalla Excel-taulukon, jossa on useita sarakkeita ja rivejä, ja tuomalla sen sitten (Valitse tiedot>taulukosta/alueelta). Lisätietoja on artikkelissa Taulukon luominen ja Tuominen Excel-taulukosta.
Muunna viisaasti
Saatat tuntea itsesi karkkikaupan lapseksi, kun opit ensi kertaa, mitä tiedoilla voi tehdä Power Query -editorissa. Mutta vastusta kiusausta syödä kaikki karkit. Haluat välttää muunnoksia, jotka voivat tahattomasti aiheuttaa päivitysvirheitä. Jotkin toiminnot, kuten sarakkeiden siirtäminen eri paikkaan taulukossa, ovat yksinkertaisia, eikä niiden pitäisi aiheuttaa päivitysvirheitä myöhemmin, koska Power Query seuraa sarakkeita niiden sarakkeen nimen perusteella.
Muut toiminnot voivat aiheuttaa päivitysvirheitä. Yksi yleinen nyrkkisääntö voi olla ohjenuoruksesi. Vältä merkittävien muutosten tekemistä alkuperäisiin sarakkeisiin. Voit varmuuden vuoksi kopioida alkuperäisen sarakkeen komennolla (Lisää sarake, Mukautettu sarake, Monista sarake jne.) ja tehdä muutokset alkuperäisen sarakkeen kopioituun versioon. Seuraavassa on tietoja toiminnoista, jotka voivat joskus aiheuttaa päivitysvirheitä, ja joitakin parhaita käytäntöjä, jotka helpottavat asioiden sujumista.
| Toiminto | Ohjeet |
|---|---|
| Suodatus | Voit parantaa tehokkuutta suodattamalla tietoja kyselyn mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja poistamalla tarpeettomat tiedot tarpeettoman käsittelyn vähentämiseksi. Pikasuodattimen avulla voit myös etsiä tai valita tiettyjä arvoja ja hyödyntää päivämäärä-, päivämäärä- ja aikavyöhykesarakkeiden (kuten Kuukausi, Viikko, Päivä) tyyppikohtaisia suodattimia. |
| Tietotyypit ja sarakeotsikot | Power Query lisää automaattisesti kaksi vaihetta kyselyyn heti ensimmäisen lähdevaiheen jälkeen: Ylennetyt otsikot, joka ylentää taulukon ensimmäisen rivin sarakeotsikoksi, ja Muutettu tyyppi, joka muuntaa arvot Mikä tahansa tietotyypistä tietotyypiksi kunkin sarakkeen arvojen tarkastelun perusteella. Tämä on kätevää, mutta saatat joskus haluta hallita tätä toimintaa erikseen tahattomien päivitysvirheiden estämiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Tietotyyppien lisääminen tai muuttaminen ja Rivien ja sarakeotsikoiden siirtäminen ylemmälle tai alemmalle tasolle. |
| Sarakkeen nimeäminen uudelleen | Varo nimeämästä alkuperäisiä sarakkeita uudelleen. Käytä Nimeä uudelleen -komentoa sarakkeissa, jotka ovat lisätty muilla komennoilla tai toiminnoilla. Lisätietoja on artikkelissa Sarakkeen nimeäminen uudelleen. |
| Jaa sarake osiin | Jaa alkuperäisen sarakkeen kopiot, ei alkuperäistä saraketta. Lisätietoja on artikkelissa Tekstisarakkeen jakaminen. |
| Sarakkeiden yhdistäminen | Yhdistä alkuperäisten sarakkeiden kopiot, älä alkuperäisiä sarakkeita. Lisätietoa on ohjeaiheessa Sarakkeiden yhdistäminen. |
| Sarakkeen poistaminen | Jos säilytettäviä sarakkeita on vähän, voit pitää niistä haluamasi sarakkeet Valitse sarake -komennolla. Mieti yhden sarakkeen ja muiden sarakkeiden poistamisen eroa. Kun poistat muita sarakkeita ja päivität tiedot, viimeisimmän päivityksen jälkeen tietolähteeseen lisätyt sarakkeet voivat jäädä huomaamatta, koska niitä pidetään muina sarakkeina, kun kyselyssä suoritetaan uudelleen Sarakkeen poisto -vaihe. Näin ei tapahdu, jos poistat sarakkeen erikseen. Vinkki Sarakkeen piilottamiseen ei ole komentoa (kuten Excelissä). Jos sarakkeita on kuitenkin paljon ja haluat rajata työsi helpommaksi piilottaa monet niistä, voit toimia seuraavasti: Poista sarakkeet, muista luotu vaihe ja poista se vaihe, ennen kuin lataat kyselyn takaisin laskentataulukkoon. Lisätietoja on aiheessa Sarakkeiden poistaminen. |
| Arvon korvaaminen | Kun korvaat arvon, et muokkaa tietolähdettä. Pikemminkin muutat kyselyn arvoja. Kun päivität tiedot seuraavan kerran, hakemasi arvo on saattanut hieman muuttua tai sitä ei enää ole, joten Korvaa-komento ei ehkä toimi alkuperäisellä tavalla. Lisätietoja on artikkelissa Arvojen korvaaminen. |
| Pivot ja Poista pivot-asetus |
Kun käytät Pivot-sarakekomentoa, virhe voi ilmetä, kun käytät pivot-toimintoa sarakkeessa, arvoja ei koosteta, mutta ohjelma palauttaa enemmän kuin yhden arvon. Tilanne voi esiintyä päivitystoiminnon jälkeen, joka muuttaa tietoja odottamattomalla tavalla. Käytä Poista muiden sarakkeiden pivot-komento, kun kaikki sarakkeet eivät ole tiedossa ja haluat, että myös päivitystoiminnon aikana lisätyt uudet sarakkeet poistetaan pivot-toiminnosta. Käytä Poista vain valittujen sarakkeiden pivot-asetuss -komentoa, kun et tiedä tietolähteen sarakkeiden määrää ja haluat varmistaa, että valitut sarakkeet pysyvät ilman pivot-toimintoa päivittämisen jälkeen. Lisätietoja on artikkelissa Pivot-sarakkeet ja Sarakkeiden pivot-asetuksen poistaminen. |
Kehityksen edellä
Estä virheitä Jos ulkoista tietolähdettä hallinnoi organisaation toinen ryhmä, heidän on oltava tietoisia siitä, että olet riippuvainen ulkoisista tietolähteistä, ja välttättävä niiden järjestelmien muutokset, jotka voivat aiheuttaa ongelmia tuotantoketjun loppupäässä. Pidä kirjaa vaikutuksista tietoihin, raportteihin, kaavioihin ja muihin tiedoista riippuvaisiin artefakteihin. Määritä viestintäväyliä, jotta he ymmärtävät vaikutuksen ja ryhtyvät tarvittaviin toimiin, jotta kaikki sujuu ongelmitta. Löydä tapoja luoda ohjausobjekteja, jotka minimoivat tarpeettomat muutokset ja ennakoivat välttämättömien muutosten seuraukset. Myönnettäköön, että tämä on helppo sanoa ja joskus vaikea tehdä.
Tulevaisuuden vaatimukset kyselyparametrien avulla Kyselyparametrien avulla voit lieventää muutoksia esimerkiksi tietojen sijaintiin. Voit suunnitella kyselyparametrin, joka korvaa uuden sijainnin, kuten kansion polun, tiedostonimen tai URL-osoitteen. Kyselyparametrien avulla voidaan lieventää ongelmia myös muilla tavoilla. Lisätietoja on aiheessa Parametrikyselyn luominen.