Access-työpöytätietokannan jakamistapoja

Voit jakaa Access-tietokannan useilla tavoilla tarpeidesi ja käytettävissä olevien resurssiesi mukaan. Tässä artikkelissa käydään läpi eri vaihtoehdot, niiden edut ja kohdat, joista saat lisätietoja.

Artikkelin sisältö

• Yleiskatsaus Access-tietojen jakamistavoista
• Yksittäisen tietokannan jakaminen
• Osiin jaetun tietokannan jakaminen
• Tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa
• Tietojen jakaminen tietokantapalvelimen avulla

Yleiskatsaus Access-tietojen jakamistavoista

Tietokantasovellukset muuttuvat ja kasvavat ajan kuluessa. Monet tekijät vaikuttavat tarpeisiin ja suorituskykyyn, mukaan lukien samanaikaisten käyttäjien määrä, verkkoympäristö, siirtomäärä, viive, tietokannan koko, käyttöhuippujen ajat ja odotettu kasvu. Jos tietokantaratkaisusi onnistuu, sitä on todennäköisesti kehitettävä. Onneksi Access tarjoaa kehityspolun yksinkertaisesta edistyneeseen ratkaisuun, joten voit skaalata ratkaisuasi ajan kuluessa. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto Accessin skenaarioista ja kuormituksista, jotta voit valita kyseisen polun.

Sivun alkuun

Yksittäisen tietokannan jakaminen

Tämä vaihtoehto on yksinkertaisin ja sillä on vähiten vaatimuksia. Se tarjoaa myös vähiten toimintoja. Tässä menetelmässä tietokantatiedosto tallennetaan jaettuun verkkoasemaan ja kaikki käyttäjät jakavat tietokantatiedoston samanaikaisesti. Rajoituksiin kuuluvat luotettavuus ja käytettävyys, kun useat käyttäjät muuttavat tietoja samanaikaisesti, koska kaikki tietokantaobjektit ovat jaettuja. Tämä menetelmä voi myös heikentää suorituskykyä, koska kaikki tietokantaobjektit lähetetään verkon kautta.

Tämä vaihtoehto voi toimia, jos vain muutamat henkilöt käyttävät tietokantaa samanaikaisesti eikä käyttäjien tarvitse mukauttaa tietokannan rakennetta. Tämä menetelmä ei ole yhtä turvallinen kuin muut jakamismenetelmät, koska jokaisella käyttäjällä on kopio tietokantatiedostosta. Tämä lisää luvattoman käytön riskiä.

Tietokannan jakaminen jaetun kansion avulla:

1. Jaa kansio tietyille henkilöille kotona tai pienyrityksessä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiedostojen jakaminen verkon välityksellä Windowsissa.

2. Varmista, että Access on määritetty avautumaan jaetussa tilassa kaikkien käyttäjien tietokoneissa. Tämä on oletusasetus, mutta tarkista varmuuden vuoksi. Jos käyttäjä avaa tietokannan yksityiskäyttötilassa, se heikentää tietojen käytettävyyttä.

   1. Käynnistä Access ja valitse sitten Tiedoston>asetukset.
   2. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Asiakasasetukset.
   3. Valitse Lisäasetukset-osanOletusavaustila-kohdastaJaettu, valitse OK ja lopeta sitten Access.

3. Kopioi tietokantatiedosto jaettuun kansioon. Kun olet kopioinut tiedoston, varmista, että tiedoston määritteet sallivat tietokantatiedoston luku- ja kirjoitusoikeuden. Käyttäjillä on oltava tietokantaan luku- ja kirjoitusoikeudet.

4. Luo kunkin käyttäjän tietokoneeseen tietokantatiedoston pikakuvake. Lisätietoja on artikkelissa Office-ohjelman tai -tiedoston pikakuvakkeen luominen työpöydälle.

Sivun alkuun

Osiin jaetun tietokannan jakaminen

Tämä on hyvä vaihtoehto, jos käytössä ei ole SharePoint-sivustoa tai tietokantapalvelinta. Voit jakaa osiin jaetun tietokannan lähiverkossa (LAN). Tietokannan jakaminen osiin tarkoittaa sen järjestämistä kahteen tiedostoon: taustatietokantaan, joka sisältää arvotaulukot, ja edustatietokantaan, joka sisältää kaikki muut tietokantaobjektit, kuten kyselyt, lomakkeet ja raportit. Kukin käyttäjä käsittelee tietoja käyttämällä edustatietokannan paikallista kopiota.

Tietokannan osittamisesta on seuraavat edut:

• Parempi suorituskyky: Vain tiedot jaetaan verkossa, ei taulukoita, kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja tai moduuleja.
• Parempi käytettävyys: Tietokantatapahtumat, kuten tietueiden muokkaukset, valmistuvat nopeammin.
• Parannettu suojaus: Käyttäjät käyttävät taustatietokantaa linkitettyjen taulukoiden kautta. On epätodennäköistä, että tunkeilijat saisivat luvattoman pääsyn tietoihin edustatietokannan kautta.
• Parempi luotettavuus: Jos käyttäjä havaitsee ongelman ja tietokanta sulkeutuu odottamatta, yleensä vain auki oleva edustatietokannan kopio voi vahingoittua.
• Joustava kehitysympäristö: Kukin käyttäjä kehittää omia kyselyitä, lomakkeita, raportteja ja muita tietokantaobjekteja muista käyttäjistä erillään. Edustatietokannasta voidaan myös kehittää ja toimittaa uusi versio haittaamatta käyttäjien pääsyä taustatietokantaan tallennettuihin tietoihin.

Lisätietoja on artikkelissa Access-tietokannan jakaminen osiin.

Sivun alkuun

Tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Access-tietoja voi jakaa SharePoint-sivustossa usealla eri tavalla:

• Linkittäminen: Linkittäminen yhdistää toisessa ohjelmassa oleviin tietoihin, joten voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePointissa että Accessissa luomatta säännöllisesti päivitettävää kopiota tiedoista Accessissa. Jos et halua kopioida SharePoint-luetteloa Access-tietokantaan, mutta haluat suorittaa kyselyitä ja luoda raportteja kyseisen luettelon perusteella, voit linkittää tietoihin.
• Liikkuva: Kun siirrät tietoja Accessista SharePoint-sivustoon, luot SharePoint-sivustoon luetteloita, joihin jää edelleen linkki tietokannassa oleviin taulukoihin. Ohjattu taulukoiden vieminen SharePointiin auttaa sinua siirtämään tiedot kaikista taulukoista samanaikaisesti ja säilyttämään niiden väliset yhteydet.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin.

Sivun alkuun

Tietojen jakaminen tietokantapalvelimen avulla

Voit jakaa tietokannan myös käyttämällä Accessia ja tietokantapalvelinta, esimerkiksi SQL Serveriä. Tämä tapa tarjoaa monia etuja, mutta se edellyttää lisäohjelmistoa: tietokantapalvelintuotetta.

Tämä menetelmä muistuttaa tietokannan jakamista osiin, koska taulukot tallennetaan verkkoon ja jokaisella käyttäjällä on paikallinen kopio Access-tietokantatiedostosta, jossa on linkkejä taulukoihin sekä kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja muihin tietokantaobjekteihin. Tämän jakamismenetelmän edut vaihtelevat käytettävän tietokantapalvelinohjelmiston mukaan, mutta yleensä niitä ovat käyttäjätilit, valikoiva käyttöoikeus tietoihin, tietojen hyvä käytettävyys ja integroidut tietojen hallintatyökalut. Lisäksi useimmat tietokantapalvelinohjelmistot toimivat hyvin Accessin aiempien versioiden kanssa, joten kaikkien käyttäjien ei tarvitse käyttää samaa versiota. Vain taulukot jaetaan. Lisätietoja on artikkeleissa Access-tietokannan siirtäminen SQL Server,Tuo tai linkitä SQL Server-tietokannan tietoihin ja Linkittäminen Azure SQL Server-tietokannan tietoihin tai tietojen tuominen siitä.

Etuja, jotka tietokannan jakaminen tietokantapalvelimen kautta tarjoaa

• Korkea suorituskyky ja skaalautuvuus: Monissa tapauksissa tietokantapalvelimen suorituskyky on parempi kuin pelkän Access-tietokantatiedoston. Monet tietokantapalvelimet tukevat myös erittäin suuria, teratavukokoisia tietokantoja, joiden koko on noin 500 kertaa Access-tietokantatiedoston nykyinen raja (kaksi gigatavua). Tietokantapalvelimet toimivat yleensä tehokkaasti käsittelemällä kyselyjä rinnakkain, mikä minimoi lisämuistitarpeen käyttäjiä lisättäessä.
• Parempi saatavuus: Useimmat tietokantapalvelimet mahdollistavat tietokannan varmuuskopioimisen sen käytön aikana. Tällöin sinun ei tarvitse pakottaa käyttäjiä poistumaan tietokannasta varmuuskopioimisen ajaksi. Tietokantapalvelimet pystyvät yleensä käsittelemään myös samanaikaisia muokkaamisia ja tietueiden lukitsemista tehokkaasti.
• Parannettu suojaus: Mitään tietokantaa ei voi suojata täysin. Tietokantapalvelimissa on kuitenkin vahva suojaus, joka auttaa estämään tietojen luvatonta käyttöä. Useimmissa tietokantapalvelimissa käytetään käyttäjätileihin perustuvaa suojausta, jonka avulla voit määrittää, kuka voi nähdä mitäkin taulukoita. Vaikka joku saisi Access-edustan luvattomasti, tilipohjainen suojaus auttaa estämään tietojen luvattoman käytön.
• Automaattinen palautettavuus: Joissakin tietokantapalvelimissa on automaattinen palautusmekanismi, joka järjestelmävirheen, kuten käyttöjärjestelmän kaatumisen tai virtakatkoksen, jälkeen palauttaa tietokannan viimeiseen yhdenmukaiseen tilaan muutamassa minuutissa ilman tietokannan järjestelmänvalvojan toimia.
• Palvelinpohjainen tietojen käsittely: Accessin käyttäminen asiakas-palvelinympäristössä auttaa vähentämään verkkoliikennettä, sillä tietokantakyselyt käsitellään palvelimessa ennen tulosten lähettämistä asiakkaaseen. Kyselyiden käsitteleminen palvelimessa on yleensä tehokkaampaa kuin asiakkaassa, erityisesti suuria tietojoukkoja käsiteltäessä.
• Azure SQL Server: SQL Server etujen lisäksi se tarjoaa dynaamisen skaalautuvuuden ilman seisokkeja, älykkään optimoinnin, maailmanlaajuisen skaalautuvuuden ja käytettävyyden, ilman laitteistokustannuksia ja vähemmän hallintoa.

Sivun alkuun