Access-sovelluksen ottaminen käyttöön

Käytetään kohteeseen
Access for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Accessissa on monipuolinen ympäristö tietokantasovellusten kehittämiseen. Tietokantasovellus on tietokoneohjelma, joka on sekä tapa tallentaa ja hallita tietoja että käyttöliittymä, joka noudattaa liiketoimintatehtävien logiikkaa (sovelluslogiikka). Tässä artikkelissa käsitellään käyttöönoton suunnittelua, paketointia ja allekirjoittamista, tietokantasovellusten käyttöönottoa ja Access Runtime -ympäristöä.

Sisältö

Käyttöönoton suunnittelu

Ennen kuin aloitat, pohdi seuraavia seikkoja sovelluksen käyttöönottotavasta.

Erotetaanko tiedot ja logiikka toisistaan?

Voit luoda Access-sovelluksen, joka yhdistää tiedonhallinnan ja sovelluslogiikan yhteen tiedostoon. Tämä on Accessin oletussovellusrakenne. Tiedonhallinnan ja sovelluslogiikan yhdistäminen samaan tiedostoon on yksinkertaisin käyttöönottomenetelmä, mutta menetelmä toimii parhaiten vain, jos muutama käyttäjä käyttää sovellusta samanaikaisesti, ja se sisältää jonkin verran riskejä. Käyttäjä saattaa esimerkiksi menettää tietoja poistamalla sovellustiedoston tai vahingoittamalla sitä vahingossa. Useimmissa tapauksissa tiedonhallinta ja sovelluslogiikka kannattaa erottaa toisistaan. Tämä parantaa suorituskykyä ja luotettavuutta.

Yksi tapa erottaa tiedot ja logiikka on käyttää Access-tietokanta-komentoa (Tietokantatyökalut-välilehden Siirrä tiedot -ryhmässä). Tämä komento jakaa tietokantasovelluksen kahteen Access-tiedostoon: yksi logiikkaa (edusta) ja toinen tietoja (taustatietokanta). Esimerkiksi OmaRatkaisu.accdb-niminen tietokanta on jaettu kahdeksi tiedostoksi, joiden nimet ovat MySolution_fe.accdb ja MySolution_be.accdb. Taustatietokanta sijoitetaan jaettuun sijaintiin, kuten verkkokansioon. Jaat edustatiedoston (yksi kopio kullekin käyttäjälle) heidän tietokoneisiinsa. Voit myös jakaa eri edustatiedostoja eri käyttäjille. Lisätietoja on artikkelissa Access-tietokannan jakaminen osiin.

Voit erottaa tiedonhallinnan ja sovelluslogiikan myös käyttämällä tietokantapalvelinohjelmaa (esimerkiksi Microsoft SQL Serveriä) tiedonhallintaan ja Accessia sovelluslogiikkaan. Lisätietoja on artikkelissa Access-tietokannan siirtäminen SQL Server.

Muita syitä tietojen ja logiikan erottamiseen ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Tietojen eheys ja tietoturva Jos yhdistät tiedot ja logiikan yhteen tiedostoon, tiedot altistuvat samoille riskeille kuin sovelluslogiikka. Access-sovellus, joka käyttää toisistaan logiikkaa ja datatiedostoja, voi auttaa suojaamaan tietojen eheyttä ja suojausta hyödyntämällä verkkokansioiden NTFS-suojausominaisuuksia .
    Accessin käyttäjillä on oltava edustatiedoston sisältävän kansion luku-, kirjoitus-, luonti- ja poisto-oikeudet. Voit kuitenkin määrittää erilaiset käyttöoikeudet itse edustatiedostolle. Voit esimerkiksi määrittää vain luku -oikeudet joillekin käyttäjille ja luku- ja kirjoitusoikeudet toisille käyttäjille.
    Sovelluksesi saattaa vaatia enemmän suojausasetuksia, esimerkiksi mahdollisuutta määrittää, millä käyttäjillä on käyttöoikeudet tiettyihin tietoihin. Tässä tapauksessa voit tallentaa ja hallita sovellustietoja SQL Server:n tai SharePointin avulla ja tarjota sovelluslogiikan Accessin avulla.
  • Skaalautuvuus Access-tiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua (Gt). Vaikka 2 Gt on suuri määrä tekstimuotoiselle tiedolle, se saattaa olla liian vähän joillekin sovelluksille, erityisesti jos ne tallentavat liitteitä tietokannan tietueisiin. Jos erotat tiedot ja logiikan, sovellukseen mahtuu tallentamaan enemmän tietoa. Jos ennakoit, että käyttäjät tulevat tallentamaan suuria tietomääriä, kannattaa käyttää useita Access-datatiedostoja.
    Tarkista myös muut skaalautuvuustiedot Access-ohjelman määrityksistä. Lisätietoja Accessin teknisistä tiedoista on artikkelissa Accessin tekniset tiedot.
  • Verkon kapasiteetti Jos useiden käyttäjien täytyy käyttää sovellusta verkon kautta samanaikaisesti, tietojen vioittuminen on todennäköisempää, jos tiedot ja logiikka on yhdistetty samaan tiedostoon. Jos yhdistät tiedot ja logiikan yhteen tiedostoon, et myöskään pysty optimoimaan Accessin luomaa verkkoliikennettä. Jos useat käyttäjät käyttävät sovellusta verkon kautta samanaikaisesti, tiedot ja logiikka kannattaa erottaa toisistaan. Sen voi tehdä käyttämällä kahta tai useampaa Access-tiedostoa tai käyttämällä palvelintuotetta tietojen hallintaan ja Accessia sovelluslogiikan hallintaan.

Millainen verkkoympäristö tulee olemaan?

Verkkoympäristöäsi sopivan Access-tietokantaratkaisun valitseminen on tärkeä vaihe sen onnistumisen kannalta. Seuraavien ohjeiden avulla voit tehdä tarpeitasi parhaiten vastaavan valinnan.

Kotiverkko

Jos sinulla on vain muutama käyttäjä, joiden kanssa jaat Access-tietokannan, voit käyttää yhtä tietokantaa, jonka kukin henkilö avaa ja jota he käyttävät kotiverkossaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiedostojen jakaminen verkon välityksellä Windows 10:ssä.

Lähiverkko (LAN)

Lähiverkko on sisäinen verkko, jonka suorituskyky on yleensä erinomainen, mutta joka rajoittuu pieneen maantieteelliseen alueeseen, kuten yhteen huoneeseen, rakennukseen tai rakennusryhmään. Jos lähiverkossa on useita käyttäjiä, tietokanta kannattaa jakaa osiin, taustatietokanta kannattaa tallentaa verkkokansioon ja edustatietokannan kopio ottaa käyttöön kullekin käyttäjälle.

Suuralueverkko (WAN)

WAN-järjestelmälle, joka kattaa laajan maantieteellisen alueen, on monia mahdollisia kokoonpanoja. Kaupungissa voi olla useita toimistoja, jotka on yhdistetty julkiseen verkkoon, kiinteään yhteyteen tai jopa satelliitteihin. Usein näennäistä yksityisverkkoa (VPN) käytetään suojattuun etäkäyttöön kotoa tai tien päältä. Yksinkertainen tapa ymmärtää WAN-verkko on se, että aina kun olet lähiverkon ulkopuolella, mutta olet yhteydessä siihen, käytät WAN-yhteyttä.

Azure-tiedostoresurssit

Azure:n jaetut tiedostoresurssit eivät ole erillisiä verkkotyyppejä, vaan ne mahdollistavat jaettujen tiedostoresurssien käyttämisen verkon kautta ilman tiedostopalvelinta. Azure-tiedostoresurssin käyttö voi kuitenkin aiheuttaa samanlaisia ongelmia kuin käytettäessä jaettua Access-tietokantaa WAN-verkossa.

Varoitus Vältä jaetun Access-tietokannan käyttöä WAN-verkossa tai jaettujen Azure-tiedostojen kanssa, koska suorituskyky voi olla hidasta ja tietokannat voivat vioittua.

Tuetut vaihtoehdot jaetun tietokannan käyttämiselle WAN-verkossa tai jaetuissa Azure-tiedostoresursseissa ovat seuraavat:

  • Tallenna tiedot ulkoiseen tallennustilaan ja luo linkitettyjä taulukoita seuraavia toimintoja varten:

    • SharePoint-luettelo
    • SQL Server tai Azure SQL
    • Dataverse
  • Etätyöpöytä Services (RDS) (tunnettiin aiemmin nimellä Terminal Server), joka luo virtuaalisen Windows-työpöytäympäristön käyttäjän asiakastietokoneeseen. RDS:llä on useita etuja:

    • Accessia tai Access-tietokantaa ei tarvitse asentaa, koska käyttäjät käyttävät etätyöpöytäasiakasohjelmaa, joka on käytettävissä useissa laitteissa.
    • Tiedonsiirto asiakkaan ja palvelimen välillä on minimaalista, koska RD on ohut asiakasohjelma, joka virtauttaa tehokkaasti vain käyttöliittymän.
    • Käyttäjät voivat edelleen kopioida ja liittää tietoja sekä tulostaa raportteja paikallisesti asiakastietokoneesta.
    • RemoteApp voi suorittaa vain yhden ohjelman, kuten toimittajille tai eturivin työntekijöille tarkoitetun avaimet käteen -sovelluksen.

    Lisätietoja on artikkelissa Tervetuloa käyttämään Etätyöpöytäpalveluita.

Onko käyttäjillä käyttöoikeus?

Jos kaikilla käyttäjillä on Access asennettuna tietokoneeseensa, he voivat avata sovelluksen ja käyttää sitä kuin mitä tahansa Access-tietokantatiedostoa.

Jos joillakin tai kaikilla käyttäjillä ei ole Accessia asennettuna tietokoneeseensa, voit myös ottaa Access Runtime -ohjelmiston käyttöön näille käyttäjille sovelluksen käyttöönoton yhteydessä. Lisätietoja on artikkelissa Tietoja Access Runtimesta ja sen lataamisesta.

Sivun alkuun

Access-sovelluksen ottaminen käyttöön

Kun haluat ottaa Access-sovelluksen käyttöön, tee seuraavat toimet.

Tietokannan valmisteleminen sovellusratkaisuksi

Jos haluat lukita ratkaisun, hallita siirtymistä ja käynnistystä sekä määrittää muita tärkeitä asetuksia, toimi seuraavasti:

Tehtävä Lisätietoja
Päätä, miten käyttäjät siirtyvät käyttöliittymässä: käytä oletuslomaketta, luo valikkonäyttö, käytä siirtymislomaketta tai käytä hyperlinkkejä ja komentopainikkeita. Access-tietokantaa avattaessa esiin tulevan oletuslomakkeen määrittäminen
Siirtymislomakkeen luominen
Siirtymisruudun mukauttaminen
Objektivälilehtien näyttäminen tai piilottaminen
Esittelyssä olevat Access-mallit
Mihin valikkonäytöt ovat kadonneet?
Päätä, haluatko mukauttaa Officen valintanauhaa ja komentovalikkoja Mukautetun valintanauhan luominen Accessissa
Mukautettujen valikkojen ja pikavalikkojen luominen makrojen avulla
Accessin aiempien versioiden mukautettujen työkalurivien ja käynnistysasetusten käyttäminen
Yhtenäisen Office-teeman ja -taustan käyttäminen Office-taustan lisääminen
Office-teeman muuttaminen
Tietokannan käynnistyksen hallinta Mukautetun otsikon tai kuvakkeen lisääminen tietokantaan
Käynnistysasetusten ohittaminen tietokantaa avattaessa
Tietokannan avaamisen yhteydessä suoritettavan makron luominen
Microsoft Office -tuotteiden komentorivivalitsimet
Tärkeiden ominaisuuksien ja asetusten määrittäminen Käynnistysominaisuuksien ja -asetusten määrittäminen koodissa
Office-tiedoston ominaisuuksien tarkasteleminen tai muuttaminen
Aluekohtaisten asetusten muokkaaminen Windowsin alueasetusten muuttaminen tiettyjen tietotyyppien ulkoasun muokkaamiseksi

Vinkki Voit olla perusteellinen selaamalla Accessin asetukset -valintaikkunaa (Tiedoston>asetukset) ja valitsemalla sitten kunkin välilehden ohjeen. Sovellusratkaisussa voi olla muitakin asetuksia, joita haluat hallita.

Ennen käyttöönottoa

Ennen kuin otat edustatietokannan käyttöön, ota huomioon seuraavat parhaat käytännöt:

Tiedostomuodon valitseminen

Sovelluksen käyttöönotossa voi käyttää neljää Access-tiedostomuotoa:

  • .accdb Tämä on Accessin oletustiedostomuoto. Kun otat sovelluksen käyttöön tässä muodossa, käyttäjillä on eniten mahdollisuuksia mukauttaa sitä ja siirtyä sovelluksessa haluamallaan tavalla. Jos haluat varmistaa, että käyttäjät eivät muuta sovelluksen rakennetta, käytä .accde-tiedostomuotoa. Käyttäjä ei myöskään voi helposti määrittää, onko .accdb-tiedostoa muutettu sen jälkeen, kun olet pakannut sen. Jos haluat tämän näkyvän, käytä .accdc-tiedostomuotoa.
  • .accdc Tämä muoto tunnetaan myös Access Deployment -tiedostona. Access Deployment -tiedosto sisältää sovellustiedoston ja tiedostoon liittyvän digitaalisen allekirjoituksen. Tämä tiedostomuoto vahvistaa käyttäjille, ettei kukaan ole muuttanut sovellustiedostoa sen jälkeen, kun olet pakannut sen. Voit käyttää tätä muotoa oletusmuotoiseen Access-tiedostoon (.accdb) tai käännettyyn Accessin binaaritiedostoon (.accde). Lisätietoja on artikkelissa Luotettavuuden lisääminen digitaalisella allekirjoituksella.
    Access Deployment -tiedostoon voi laittaa vain yhden sovellustiedoston. Jos sovelluksessa on erilliset tiedostot tiedoille ja logiikalle, voit pakata ne erikseen.
  • .accde Tämä muoto tunnetaan myös käännettynä binaaritiedostona. Käännetty binaaritiedosto on Accessissa tietokantasovellustiedosto, joka on tallennettu niin, että kaikki VBA-koodit käännettyinä. Accessin käännetyissä binaaritiedostoissa ei ole ollenkaan VBA-lähdekoodia. .accde-tiedosto estää rakenteen ja koodin muuttamisen, pienentää tietokannan kokoa ja parantaa suorituskykyä. Lisätietoja on artikkelissa VBA-koodin piilottaminen käyttäjiltä.
    Voit avata käännetyn Access-binaaritiedoston käyttämällä Access Runtimea. Jos Runtime ei tunnista .accde-tiedostotunnistetta, avaa binaaritiedosto luomalla Runtimeen osoittava pikakuvake ja sisällytä polku käännettyyn binaaritiedostoon, jonka haluat avata pikakuvakkeella.
    Tärkeää Käyttäjät eivät voi avata käännettyä binaaritiedostoa aiemmassa Access-versiossa kuin versiossa, jossa tiedosto on käännetty, jos aiempi versio ei tue uudempaan versioon lisättyä ominaisuutta. Voit ratkaista ongelman kääntämällä binaaritiedoston käyttäjien asentamassa Access-versiossa.
  • .accdr Tämän muodon avulla voit ottaa käyttöön sovelluksen, joka avautuu runtime-tilassa. Runtime-sovelluksen käyttöönotto auttaa hallitsemaan, miten sovellusta käytetään, vaikka se ei olekaan keino suojata sovellus. Katso lisätietoja runtime-tilasta osasta Tietoja Access Runtimesta.

Access-edustatietokannan asentaminen ja päivittäminen

Kun otat käyttöön osiin jaetun tietokannan rakenteen, edustatietokanta on jaettava jokaiselle käyttäjälle. Jotta kaikki sujuisi ongelmitta, ota huomioon seuraavat parhaat käytännöt:

  • Varmista, että jokaisella käyttäjällä on oikea Access-versio ja että edustatietokanta avautuu oikeassa versiossa. Accessista on saatavilla myös 32- ja 64-bittiset versiot. Virheellisen "bittimäärän" suorittaminen voi vaikuttaa Windowsin ohjelmointirajapinnan kutsuihin, DLL-kirjastoviittauksiin ja ActiveX-komponentteihin. Lisätietoja on artikkelissa Officen 64-bittisen tai 32-bittisen version valitseminen.
  • Luo asennuspaketti muille mahdollisesti tarvittaville tiedostoille, kuten tietokantaohjaimille, asennuksen ja määrityksen erätiedostoille sekä sovelluksiin liittyville tiedostoille. Lisätietoja on aiheessa Asennuspaketin luominen.
  • Tarjoa Windowsin työpöydälle pikakuvake, jotta käyttäjä voi suorittaa Access-ratkaisun nopeasti. Sisällytä pikakuvakkeeseen kansion sijainti, kuvaava pikakuvakkeen nimi, kuvaus ja kuvake. Lisätietoja on artikkelissa Office-ohjelman tai -tiedoston pikakuvakkeen luominen työpöydälle.
    Vinkki Kerro käyttäjille, miten sovelluksia voi kiinnittää aloitusvalikkoon.
  • Määritä tehokas tapa ottaa edustatietokanta käyttöön uudelleen ja korvata se, kun päivityksiä tarvitaan, ja ylläpitää tiedostoversioita, jotta voit seurata muutoksia. Voit esimerkiksi lisätä VBA-koodin, joka tarkistaa uudet versiot ja päivittää automaattisesti jo ennen kuin käyttäjät käynnistävät sovelluksen.
  • Kun luot ODBC-yhteyden käyttämällä yhteysmerkkijonon sisältävää DSN-tiedostoa, myös kyseinen DSN-tiedosto on asennettava jokaiseen asiakaskoneeseen. Toinen tapa on luoda "DSN-vapaa" yhteys VBA-koodiin, jotta DSN-tiedostoa ei tarvita. Lisätietoja on ohjeaiheessa DSN-Less Connectionsin käyttäminen.

Sivun alkuun

Access Runtimen ymmärtäminen ja lataaminen

Jos haluat ottaa käyttöön sellaisia Access-sovelluksia, jotka voidaan suorittaa asentamatta Accessia käyttäjän tietokoneeseen, voit jakaa niitä yhdessä Access Runtimen kanssa, joka on saatavilla maksutta Microsoft Download Centeristä. Kun avaat Access-tietokannan Access Runtimen avulla, tietokanta avautuu runtime-tilassa.

Runtime-tila on Access-käyttötila, jossa tietyt Access-ominaisuudet eivät ole oletusarvoisesti käytettävissä. Jotkin näistä toiminnoista voidaan kuitenkin ottaa käyttöön runtime-tilassa.

Mitkä toiminnot eivät ole käytettävissä runtime-tilassa?

Seuraavat Access-ominaisuudet eivät ole käytettävissä runtime-tilassa:

  • Erikoisnäppäimet Ctrl+Break, Ctrl+G ja vaihtonäppäin ohittavat tietokannan käynnistysasetukset.
  • Siirtymisruutu Siirtymisruutu ei ole käytettävissä runtime-tilassa. Näin estetään käyttäjiä käyttämästä tietokantasovelluksen satunnaisia kohteita. Runtime-tilassa voidaan avata vain objekteja, jotka näytät käyttäjille esimerkiksi antamalla siirtymislomakkeen. Siirtymisruutua ei voi ottaa käyttöön runtime-tilassa.
  • Valintanauha Valintanauha ei ole oletusarvoisesti käytettävissä runtime-tilassa. Tämä estää käyttäjiä luomasta tai muokkaamasta tietokannan objekteja sekä suorittamasta muita mahdollisesti vahingollisia toimia, esimerkiksi yhdistämästä uusiin tietolähteisiin tai viemästä tietoja muilla kuin tarkoittamillasi tavoilla. Valintanauhan oletusvälilehtiä ei voi käyttää runtime-tilassa. Voit kuitenkin luoda mukautetun valintanauhan ja liittää sitten valintanauhan lomakkeeseen tai raporttiin. Lisätietoja on artikkelissa Mukautetun valintanauhan luominen Accessissa.
  • Rakennenäkymä ja asettelunäkymä Rakennenäkymä ja asettelunäkymä eivät ole käytettävissä millekään tietokannan objektille runtime-tilassa. Näin estetään käyttäjiä muuttamasta tietokantasovelluksen objektien rakennetta. Asettelunäkymää ja rakennenäkymää ei voi ottaa käyttöön runtime-tilassa.
  • Apua Integroitu ohje ei ole oletusarvoisesti käytettävissä runtime-tilassa. Koska voit hallita, mitä toimintoja runtime-tilassa olevassa sovelluksessasi on käytettävissä, osa integroidun Accessin perusohjeesta voi olla epäolennainen sovellustasi käyttäville henkilöille ja saattaisi hämmentää tai turhauttaa käyttäjiä. Voit luoda oman mukautetun ohjetiedoston täydentämään runtime-tilassa olevaa sovellustasi.

Miten voin simuloida runtime-tilaa?

Voit suorittaa minkä tahansa Access-tietokannan runtime-tilassa tietokoneessa, johon on asennettu Accessin täysi versio. Jos haluat suorittaa Access-tietokannan runtime-tilassa, tee jompikumpi seuraavista:

  • Muuta tietokantatiedoston tiedostonimen .accdb-tunniste muotoon .accdr.

  • Luo tietokantaan pikakuvake / Runtime-komentorivivalitsimella.

    1. Napsauta Windowsin työpöydällä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi>pikakuvake.

    2. Kirjoita MSAccess.exe sijainti, tietokannan sijainti ja /runtime-komentotarkenne . Esimerkki:

      "C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE" "C:\MyDB.accdb" /runtime
      

    Lisätietoja on artikkelissa Office-ohjelman tai -tiedoston pikakuvakkeen luominen työpöydälle.

Onko tietokanta suojatumpi runtime-tilassa?

Vaikka runtime-tila rajoittaa siirtymä- ja rakenneominaisuuksien käyttöä, runtime-tilaa ei tule käyttää tietokantasovelluksen ensisijaisena suojakeinona. Tietokoneessa, johon on asennettu Accessin täysi versio, käyttäjä voi ehkä avata runtime-tietokantasovelluksen tavallisena tietokantasovelluksena (siten, että kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä) ja muuttaa rakennetta tai suorittaa muita ei-toivottuja toimintoja.

Vaikka ottaisit tietokantasovelluksen käyttöön vain tietokoneissa, joihin ei ole asennettu Accessin täyttä versiota, käyttäjä voi silti siirtää sovelluksen tietokoneeseen, johon on asennettu Accessin täysi versio, ja avata Runtime-tietokantasovelluksen tavallisena tietokantasovelluksena.

Sivun alkuun

Access Runtimen lataaminen

Huomautus

Jos kyseessä on Access 2019 Enterprise, älä lataa ja asenna runtimea, sillä tämä korvaa Accessin täyden version pelkällä runtimella. Määritä sen sijaan Officen käyttöönottotyökalun avulla, että AccessRuntimeRetail-tuote on asennettu.

Voit ladata Access Runtimen Microsoft Download Centeristä napsauttamalla versiotasi vastaavaa linkkiä.

Access Runtimen lataaminen, käyttäminen tai edelleenjakaminen ei edellytä ostoa, eikä Runtimen käyttäjille ole enimmäismäärää rajoitettu.

Sivun alkuun

Asennuspaketin luominen

Access-versiosta riippuen sinulla on useita eri tapoja.

Yleisen asennuspaketin käyttäminen

Accessin uudemmissa versioissa voit käyttää Windows Installeria tai etsiä asennuspaketteja luovan kolmannen osapuolen ohjelman.

Sivun alkuun