Voit varmistaa, että Microsoft 365 -tiedostosi ovat helppokäyttöisiä, käyttämällä Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalua, joka on käytettävissä Windowsin, Officen verkkoversio tai Macin Word, Excelissä, Outlookissa, OneNotessa ja PowerPointissa sekä Visiossa Windowsissa. Se löytää useimmat helppokäyttöisyysongelmat ja selittää, miksi jokainen niistä voi olla mahdollinen ongelma toimintarajoitteiselle henkilölle. Se myös tarjoaa ehdotuksia kunkin ongelman ratkaisemiseksi.
Vaikka helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee useimmat helppokäyttöisyysongelmat, on joitakin ongelmia, joita se ei pysty havaitsemaan. Siksi on tärkeää, että tarkistat työsi aina visuaalisesti, jotta löydät helppokäyttöisyyden tarkistuksen piilossa olevat ongelmat. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen rajoitukset.
Sisältö
- Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
- Helppokäyttöisyyden tarkistuksen virheet, varoitukset ja vihjeet
- Helppokäyttöisyyden tarkistuksen rajoitukset
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Helppokäyttöisyyden tarkistus tarkistaa tiedoston ja vertaa sitä sääntöihin, jotka paikallistavat toimintarajoitteisille käyttäjille ongelmalliset kohdat. Helppokäyttöisyyden tarkistus luokittelee ongelman virheeksi, varoitukseksi tai vinkiksi sen mukaan, miten vakava ongelma on.
- Virhe. Sisältöä, joka tekee tiedoston lukemisesta ja ymmärtämisestä vaikeaa tai mahdotonta toimintarajoitteisille henkilöille.
- Varoitus. Sisältöä, joka useimmissa (muttei välttämättä kaikissa) tapauksissa tekee asiakirjan ymmärtämisestä vaikeaa toimintarajoitteisille henkilöille.
- Vihje. Sisältöä, jonka toimintarajoitteiset voivat ymmärtää mutta joka voisi toisin esitettynä parantaa käyttökokemusta
- Älykkäät palvelut. Sisältö, joka on automaattisesti tekoälyn käytettävissä ja joka kannattaa tarkistaa tarkkuuden ja kontekstin perusteella
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen virheet, varoitukset ja vihjeet
Seuraavissa taulukoissa on esitelty helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt: mitä ne tarkistavat, mistä saat tietoa kunkin ongelman korjaamiseen sekä syyt kunkin korjaamiseen.
Huomautus
Jos haluat varmistaa, että tiedostot ovat mahdollisimman helppokäyttöisiä, käytä taulukoita vain silloin, kun ne ovat tarpeen tietojen esittämiseen. Vältä taulukoita, joilla on vain asettelun tarkoitus.
Virheet
Jos tiedoston sisältö tekee sen käyttämisestä erittäin vaikeaa tai mahdotonta toimintarajoitteiselle henkilölle, helppokäyttöisyyden tarkistus luokittelee sen virheeksi.
| Sääntö | Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset | Miksi korjaus kannattaa? | Koskee seuraavia sovelluksia |
|---|---|---|---|
| Kaikella muussa kuin tekstimuodossa olevalla sisällöllä on vaihtoehtoinen teksti (alt-teksti). | Kaikissa objekteissa on vaihtoehtoinen teksti, eikä vaihtoehtoinen teksti sisällä kuvien nimiä tai tiedostotunnisteita. | Lukemalla vaihtoehtoisen tekstin näytönlukuohjelmat kuvailevat kuvat ja muussa kuin tekstimuodossa olevan sisällön, jota käyttäjät eivät näe. Vaihtoehtoisen tekstin perusteella käyttäjät voivat ymmärtää kuvatun sisällön tarkoituksen ja merkityksen. | Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote, Visio |
| Taulukoissa on määritetty sarakkeen otsikkotiedot. | Taulukoiden ja/tai solualueiden otsikko-valintaruutu on valittuna tai otsikkorivi merkittynä. | Käyttäjät käyttävät taulukon otsikoita ymmärtääkseen sisällön, jonka näytönlukuohjelma myöhemmin lukee. Taulukon otsikkorivin avulla käyttöä helpottavat toiminnot myös usein kertovat käyttäjälle kohdistimen senhetkisen sijainnin taulukossa sekä tietoa, jonka avulla käyttäjä pystyy siirtymään taulukossa. | Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote |
| Kaikilla osilla on kuvaavat nimet. | Kaikissa osissa on nimiä, jotka eivät ole oletusnimiä tai paikkamerkkien nimiä, kuten "Oletusosa", "Nimetön osa" tai "Osa 3". | Osien nimien avulla käyttäjät voivat siirtyä helpommin suuressa esityksessä pikkukuvaruudussa, dialajittelunäkymässä ja ruudukkonäkymässä. | PowerPoint |
| Kaikilla dioilla on otsikot. | Dioilla on otsikot. | Diojen otsikkojen avulla käyttäjät voivat siirtyä esityksessä, kuten etsiä ja valita tietyn dian ja siirtyä siihen välittömästi. | PowerPoint |
| Excel-laskentataulukon soluissa ei käytetä vain punaisella muotoiltuja negatiivisia lukuja. | Solut, joiden arvona on Lukumuotoilu ja joissa käytetään vain negatiivisten lukujen punaista väriä (esim. 1000 näkyy punaisena -1000:n sijaan). | Käyttäjät, joilla on vaikeuksia erottaa väriä, eivät pysty erottamaan positiivisia ja negatiivisia arvoja toisistaan. | Excel |
| Tiedostojen käyttöä ei rajoiteta. | Mikä tahansa asiakirja, joka on poistanut Access-sisällön ohjelmallisesti käytöstä tiedoston käyttöoikeusasetuksissa: Tarkista>Rajoita muokkaamisen rajoittamista>-käyttöoikeus.... Valitse Rajoita käyttöoikeuksia tähän asiakirjaan>Lisää asetuksia. | Sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) suojaus voi estää näytönlukuohjelmien kaltaisia laitteita käyttämästä tätä asiakirjaa. Lisätietoja on artikkelissa Salli muutokset suojatun asiakirjan osiin. | Excel, PowerPoint, Word |
| Kaikilla sisältöohjausobjektikentillä on otsikot. | Kaikissa lomakkeissa on otsikot kullekin kentälle. | Lomakkeen otsikot antavat käyttäjille tietoja kentän sisällöstä ja pyydetyistä tiedoista. | Word |
Varoitukset
Helppokäyttöisyyden tarkistus näyttää varoituksen, jos sisältö on toimintarajoitteisille henkilöille useimmissa, mutta ei välttämättä kaikissa tapauksissa vaikeaa ymmärtää.
| Sääntö | Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset | Miksi korjaus kannattaa? | Koskee seuraavia sovelluksia |
|---|---|---|---|
| Taulukon rakenne on yksinkertainen. | Taulukot ovat yksinkertaisia suorakulmioita. Niissä ei ole jaettuja tai yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. | Käyttäjät siirtyvät taulukoissa pikanäppäimillä ja helppokäyttötoiminnoilla, jotka perustuvat yksinkertaisiin taulukkorakenteisiin. | Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote |
| Taulukon välilehdillä on merkitykselliset nimet. | Työkirjan taulukoissa on kuvaavia tietoja, ja tyhjiä taulukoita ei ole. | Kuvaavat nimet, kuten ”Lokakuun myyntiluvut”, ovat käytettävyyden kannalta parempia kuin oletusarvoiset laskentataulukoiden nimet, kuten ”Taul1”. | Excel |
| Tekstin ja taustan välinen kontrasti on riittävä. | Tekstin ja taustan värit ovat niin erilaisia, että teksti on helppo nähdä. | Heikkonäköisten on usein vaikea lukea tekstiä, jolla ei ole riittävää kontrastia taustaväriin. Jos asiakirjassa on suuri kontrasti tekstin ja taustan välillä, yhä useammat käyttäjät voivat tarkastella ja käyttää sisältöä. | Excel, PowerPoint, Word, Outlook |
| Tekstitys sisältyy lisättyä ääntä ja videota varten. | Kaikissa ääni- ja video-objekteissa on tekstitys. | Ilman tekstitystä video- tai äänisegmentin tiedot voidaan menettää kokonaan toimintarajoitteisille henkilöille. | PowerPoint, OneNote |
| Diaesityksen objektien lukujärjestys on looginen. | Dian objektit ovat loogisesti järjestyksessä. | Helppokäyttötoiminto lukee diat ja niiden sisältämät elementit määritetyssä järjestyksessä. Jos lukusuunta on epälooginen, sisällöstä ei saa selvää. | PowerPoint |
Vihjeitä
Näkyviin tulee vihje, kun sisältö, jonka toimintarajoitteiset henkilöt voivat ymmärtää, voidaan ehkä järjestää tai esittää paremmin siten, että he kokevat sen parempana.
| Sääntö | Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset | Miksi korjaus kannattaa? | Koskee seuraavia sovelluksia |
|---|---|---|---|
| Esityksen osien nimet ovat yksilöllisiä. | Osilla on yksilölliset nimet. | Osien nimien avulla käyttäjät voivat siirtyä helpommin suuressa esityksessä pikkukuvaruudussa, dialajittelunäkymässä ja ruudukkonäkymässä. | PowerPoint |
| Dian otsikot ovat yksilöllisiä. | Muilla kuin tyhjillä dioilla on yksilölliset otsikot. | Otsikoiden avulla käyttäjät tietävät, missä kohtaa pinoa ovat ja miten voivat siinä siirtyä. | PowerPoint |
| Asiakirjoissa käytetään otsikkotyylejä. | Otsikoita ja/tai sisällysluetteloa käytetään sivun sisällön järjestämiseen. | Otsikot ja sisällysluettelot kertovat käyttäjälle tiedoston rakenteesta sekä mahdollistavat siirtymisen ja helpottavat tietojen hakemista tiedostosta. | Word, Outlook, OneNote |
Älykkäät palvelut
Helppokäyttöisyyden tarkistus näyttää kaikki kuvat, joissa on älykkäiden palveluiden luoma vaihtoehtoinen teksti.
| Sääntö | Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset | Miksi korjaus kannattaa? | Koskee seuraavia sovelluksia |
|---|---|---|---|
| Ehdotettu vaihtoehtoinen teksti. | Kaikki kuvat, joiden vaihtoehtoisen tekstin on luonut Officen kuvantunnistuspalvelu. | Älykkäät palvelut luo asiakirjaan automaattisesti vaihtoehtoisen tekstin (kun toiminto on käytössä). Tarkista jokainen ehdotus huolellisesti varmistaaksesi, että se kuvaa kuvaa kuvaasi tarkasti. Jos haluat muokata ehdotusta, kirjoita ehdotettu teksti Kuvaus-ruutuun . Lisätietoja tämän ominaisuuden käyttöön ottaminen on kohdassa "Ota automaattinen vaihtoehtoinen teksti käyttöön" kohdassa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä. |
PowerPoint, Word, Outlook |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen rajoitukset
On joitakin helppokäyttöisyysongelmia, joita helppokäyttöisyyden tarkistus ei pysty havaitsemaan. Lisäksi jotkin helppokäyttöisyyden tarkistuksen havainnoissa luetellut ongelmat eivät välttämättä ole helppokäyttöisyysongelmia, jotka on korjattava.
- Väri: Tiedot välitetään pelkällä värillä.
- Tekstitys: Helppokäyttöisyyden tarkistus ilmoittaa, että videosta puuttuu tekstitys, mutta jos videossa on jo tekstitys, avoin tekstitys tai ei valintaikkunaa, videossa ei ehkä ole helppokäyttöisyysongelmaa.
Katso myös
Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttötoiminnon avulla
Helppokäyttöisyysavustajan avulla voit tehdä Word asiakirjoista helppokäyttöisiä kaikille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttötoiminnoista, ota yhteyttä Microsoft disability Answer Deskiin teknisen avun kysymyksiksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnon, kaupallisen yrityksen tai yrityksen käyttäjä, ota yhteyttä yrityksen aputoimintojen Answer Deskiin.