Ulkoisen tietoyhteyden päivittäminen Excelissä

Lisätietoja tietojen päivittämisestä Excel-sovelluksessa

Päivitysnäppäimen ja komennon yhteenveto

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto päivitystoiminnoista, pikanäppäimistä ja komennoista.

Toiminto	Näppäin	Tai
Päivitä laskentataulukon valitut tiedot	Alt + F5	Valitse tiedot>Päivitä kaikki>päivitykset -kohdan vieressä olevan avattavan valikon nuoli
Työkirjan kaikkien tietojen päivittäminen	Ctrl + Alt + F5	Valitse Tietojen>päivittäminen
Päivitystilan tarkistaminen		Kaksoisnapsauta Noudetaan tietoja -ilmoitusta tilarivillä.
Keskeytä päivitys	Esc
Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys		Kaksoisnapsauta tilarivillä näkyvää viestiä. Valitse sitten Lopeta päivitys Ulkoistentietojen päivitys -valintaikkunassa.

Tietoja tietojen päivittämisestä ja tietoturvasta

Työkirjan tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tekstitiedostoon, tietokantaan tai pilveen. Kun tuot ulkoisia tietoja ensimmäisen kerran, Excel luo yhteystiedot. Ne tallennetaan joskus Officen tietoyhteystiedostoon (ODC). Tiedot sisältävät ulkoisen tietolähteen paikantamisen, sisäänkirjautumisen, sen käyttämisen ja sen käyttämisen.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen, voit noutaa päivitetyt tiedot suorittamalla päivitystoiminnon. Aina kun päivität tietoja, näet tietojen uusimman version, mukaan lukien muutokset, jotka tietoihin on tehty viimeisen päivityksen jälkeen.

Lisätietoja tietojen päivittämisestä

Lisätietoja tietoturvaongelmista

Kun olet yhteydessä ulkoiseen tietolähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää olla tietoinen mahdollisista tietoturvaongelmista ja tietää, mitä voit tehdä mahdollisille tietoturvaongelmille.

Luottamusyhteydet – Ulkoiset tiedot on ehkä poistettu käytöstä tietokoneessa. Jos haluat päivittää tiedot työkirjan avaamisen yhteydessä, ota tietoyhteydet käyttöön Luottamuskeskus-palkin avulla tai tallenna työkirja luotettuun sijaintiin. Lisätietoja on näissä artikkeleissa:

• Tiedostojen luotetun sijainnin lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen
• Luotetut tiedostot
• Luotettavan julkaisijan lisääminen, poistaminen ja näyttäminen
• Omien asetusten tarkasteleminen Valvontakeskuksessa

ODC-tiedosto – Tietoyhteystiedosto (.odc) sisältää usein yhden tai useamman kyselyn, jota käytetään ulkoisten tietojen päivittämiseen. Korvaamalla tiedoston käyttäjä, jonka tarkoituksena on tuottaa vahinkoa, voi suunnitella kyselyn, jonka tarkoituksena on käyttää luottamuksellisia tietoja ja jakaa niitä muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että yhteystiedoston on luonut luotettava henkilö ja että yhteystiedosto on suojattu ja peräisin luotettavasta tietoyhteyskirjastosta (DCL).

Tunnistetiedot – Ulkoisen tietolähteen käyttö edellyttää yleensä tunnistetietoja (kuten käyttäjänimeä ja salasanaa), joilla käyttäjä todennetaan. Varmista, että saat nämä tunnistetiedot turvallisesti ja varmistavasti, ettet vahingossa paljasta niitä muille. Jos ulkoinen tietolähde vaatii salasanan käyttöä varten, voit vaatia, että salasana kirjoitetaan aina, kun ulkoinen tietoalue päivitetään.

Jakaminen – Oletko jakanut työkirjan muiden henkilöiden kanssa, jotka saattavat haluta päivittää tietoja? Auta työtovereitasi välttämään tietojen päivitysvirheet muistuttamalla, että heidän on pyydettävä käyttöoikeudet tietoa tarjoaviin tietolähteisiin.

Lisätietoja on kohdassa Tietolähteen asetusten ja käyttöoikeuksien hallinta.

Päivitysasetusten määrittäminen työkirjaa avattaessa tai suljettaessa

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Voit myös tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja, jolloin tiedoston koko pienenee.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.
2. Valitsetietokyselyt> & Yhteydet-välilehti>, napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyä luettelossa ja valitse sitten Ominaisuudet.
3. Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunan Käyttö-välilehdenPäivitysasetukset-kohdassaPäivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu.
4. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

Tietojen päivittäminen automaattisesti säännöllisin väliajoin

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.
2. Valitsetietokyselyt> & Yhteydet-välilehti>, napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyä luettelossa ja valitse sitten Ominaisuudet.
3. Valitse Käyttö-välilehti.
4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Kyselyn suorittaminen taustalla tai odotettaessa

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Harkitse taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.

2. Valitsetietokyselyt> & Yhteydet-välilehti>, napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyä luettelossa ja valitse sitten Ominaisuudet.

3. Valitse Käyttö-välilehti .

4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

   Vihje

   Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editorissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Salasanan vaatiminen ulkoisen tietoalueen päivittämiseen

Tallennetut salasanat eivät ole salattuja, joten emme suosittele niiden käyttöä. Jos tietolähde vaatii salasanan yhteyden muodostamista varten, voit pyytää käyttäjiä kirjoittamaan salasanan, ennen kuin he voivat päivittää ulkoisen tietoalueen. Seuraava toiminto ei koske tietoja, jotka ovat peräisin tekstitiedostosta (.txt) tai verkkokyselystä (.iqy).

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.
2. Valitsetietokyselyt> & Yhteydet-välilehti>, napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyä luettelossa ja valitse sitten Ominaisuudet.
3. Valitse Määritelmä-välilehti ja poista sitten Tallenna salasana -valintaruudun valinta.

Yksityiskohtaiset ohjeet tietojen päivittämiseen

Tietojen päivittäminen Power Queryssa

Kun muokkaat tietoja Power Query:ssä, yleensä lataat muutokset laskentataulukkoon tai tietomalliin. On tärkeää ymmärtää tietojen päivittämisen ja päivittämisen välinen ero.

Useimmat kyselyt perustuvat jonkinlaisiin ulkoisiin tietoresursseihin. Excelin ja Power Query välillä on kuitenkin keskeinen ero. Power Query tallentaa ulkoiset tiedot välimuistiin paikallisesti suorituskyvyn parantamiseksi. Lisäksi Power Query ei päivitä automaattisesti paikallista välimuistia, jotta Azure-tietolähteistä ei koidu kustannuksia.

Kyselyn päivittäminen Power Query -editorissa

Kun päivität kyselyn Power Query -editorista, päivitetyt tiedot eivät ainoastaan lue päivitettyjä tietoja ulkoisesta tietolähteestä, vaan päivität myös paikallista välimuistia. Tämä päivitystoiminto ei kuitenkaan päivitä kyselyä laskentataulukossa tai tietomallissa.

1. Valitse Power Query -editori aloitus
2. Valitse Päivitä esikatselu > , Päivitä esikatselu (nykyinen kysely Esikatsele tietoja) tai Päivitä kaikki (kaikki Kyselyt-ruudussa avatut kyselyt).
3. Power Query -editorin oikeassa alareunassa näkyy seuraava viesti: "Esikatselu ladattu osoitteesta <hh:mm> AM/PM". Tämä viesti tulee näkyviin ensimmäisen tuonnin yhteydessä ja jokaisen sitä seuraavan päivitystoiminnon jälkeen Power Query -editorissa.

Laskentataulukon kyselyn päivittäminen

1. Valitse Excelissä laskentataulukon kyselyn solu.
2. Valitse valintanauhasta Kysely-välilehti ja valitse sitten Päivitä > päivitys.
3. Laskentataulukko ja kysely päivittyvät ulkoisesta tietolähteestä ja Power Query -välimuistista.

Pivot-taulukon tietojen päivittäminen

Voit milloin tahansa päivittää työkirjan Pivot-taulukoiden tiedot valitsemalla Päivitä . Voit päivittää ulkoisiin tietoihin yhdistettyjen Pivot-taulukoiden tiedot, kuten tietokantaan (SQL Server, Oracle, Access tai muu), Analysis Services -kuutioon, tietosyötteeseen sekä samassa tai eri työkirjassa olevan lähdetaulukon tietoihin. Pivot-taulukot voidaan päivittää manuaalisesti tai automaattisesti, kun avaat työkirjan.

Päivitä manuaalisesti

1. Näytä valintanauhan Pivot-taulukon Analysoi-välilehti valitsemalla mikä tahansa Pivot-taulukon kohta.

   Huomautus

   Voit päivittää Pivot-taulukon Excelin verkkoversiossa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa Pivot-taulukon kohtaa ja valitsemalla sitten Päivitä.

2. Valitse Päivitä tai Päivitä kaikki.
   

3. Jos päivitys kestää odotettua kauemmin, voit tarkistaa päivitystilan valitsemalla Päivitä>päivitystila -kohdan alla olevaa nuolta.

4. Lopeta päivitys valitsemalla Peruuta päivitys tai painamalla Esc-näppäintä.

Sarakeleveyden ja solujen muotoilun säätämisen estäminen

Jos tietojen sarakkeleveys ja solujen muotoilu muuttuvat, kun päivität Pivot-taulukon tietoja, etkä halua, että näin tapahtuu, varmista, että seuraavat asetukset on valittu:

1. Näytä valintanauhan Pivot-taulukon Analysoi-välilehti valitsemalla mikä tahansa Pivot-taulukon kohta.
2. Valitse Pivot-taulukon Analysoi-välilehden> Pivot-taulukko-ryhmässä Asetukset.
   
3. Valitse Asettelu & Muotoile -välilehdessä Sovita sarakeleveys päivityksen yhteydessä jaSäilytä solujen muotoilu päivityksen yhteydessä -valintaruudut>.

Tietojen päivittäminen automaattisesti työkirjaa avattaessa

1. Näytä valintanauhan Pivot-taulukon Analysoi-välilehti valitsemalla mikä tahansa Pivot-taulukon kohta.
2. Valitse Pivot-taulukon Analysoi-välilehden> Pivot-taulukko-ryhmässä Asetukset.
   
3. Valitse Tiedot-välilehdessäPäivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

Offline-kuutiotiedoston tietojen päivittäminen

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

1. Valitse offline-kuutiotiedostoon yhdistetty Pivot-taulukko.
2. Napsauta Tiedot-välilehdenKyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki -kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

Lisätietoja on artikkelissa Offline-kuutiotiedostojen käsitteleminen.

Tuodun XML-tiedoston tietojen päivittäminen

1. Napsauta työkirjan yhdistettyä solua ja valitse päivitettävät XML-määritykset.

2. Jos Kehitystyökalut-välilehti ei ole käytettävissä, tuo se näyttöön seuraavasti:

   1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Muokkaa valintanauhaa.
   2. Valitse Päävälilehdet-kohdan Kehitystyökalut-valintaruutu ja valitse sitten OK.

3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Päivitä tiedot.

Lisätietoja on artikkelissa XML:n yleiskatsaus Excelissä.

Tietomallin tietojen päivittäminen PowerPivotissa

Kun päivität tietomallin Power Pivotissa, näet myös, onnistuuko päivitys, epäonnistuuko se tai peruutetaanko se. Lisätietoja on artikkelissa Power Pivot: tehokas tietojen analysointi ja tietomallien luominen Excelissä.

Päivitä ja tarkastele päivityksen tilaa

1. Päivitä nykyinen taulukko tai kaikki tietomallin taulukot valitsemalla PowerPivotissa Aloitus>Hae ulkoiset tiedot > tai Päivitä kaikki.
2. Päivityksen tila näkyy jokaisen tietomallissa käytetyn yhteyden kohdalla. Mahdollisia lopputuloksia on kolme:

• Onnistuminen – Laskee kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrän.
• Virhe – Tapahtuu, jos tietokanta on offline-tilassa, sinulla ei enää ole käyttöoikeuksia tai taulukko tai sarake poistetaan tai nimetään uudelleen lähteessä. Tarkista, että tietokanta on käytettävissä, esimerkiksi luomalla uusi yhteys toisesta työkirjasta.
• Peruutettu – Excel ei lähettänyt päivityspyyntöä, luultavasti siksi, että yhteyden päivitys on poistettu käytöstä.

Tietojen päivityksessä käytettyjen kyselyjen näyttäminen taulukon ominaisuuksien avulla

Tietojen päivittäminen tarkoittaa saman kyselyn suorittamista uudelleen, jolla tiedot alun perin noudettiin. Voit tarkastella ja joskus muokata kyselyä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot -ikkunassa.

1. Jos haluat tarkastella tietojen päivityksen aikana käytettyä kyselyä, avaa PowerPivot-ikkuna valitsemalla Power Pivot>Manage .
2. Valitse Taulukon>ominaisuudet.
3. Tarkastele pohjana olevaa kyselyä siirtymällä Kyselyeditoriin.

Kyselyt eivät ole näkyvissä kaikissa tietolähdetyypeissä. Esimerkiksi kyselyitä ei näytetä tietosyötteiden tuonnissa.

Tietojen päivityksen peruuttaminen yhteyden ominaisuuksien määrittäminen

Excelissä voit määrittää yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivitysvälin. Jos päivittämistä ei sallita tietyssä yhteydessä, saat peruutusilmoituksen, kun suoritat Päivitä kaikki -komennon tai yrität päivittää tietyn taulukon, joka käyttää yhteyttä.

1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia Excelissä, valitse Tietokyselyt>& Yhteydet . Näin saat näkyviin luettelon kaikista työkirjassa käytetyistä yhteyksistä.
2. Valitse Yhteydet-välilehti , napsauta yhteyttä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.
3. Jos Käyttö hallinta -välilehden Päivitä kaikki -kohdan valintaruutu ei ole valittuna, toiminto peruutetaan, kun yrität Päivitä kaikki -toimintoa PowerPivot-ikkunassa.

3D Maps -karttojen tietojen päivittäminen

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Tee näin:

• Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus>Päivitä tiedot.

  

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavasti:

1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.

2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki.

3. Valitse Excelissä laskentataulukon tiedot, jotka haluat lisätä.

4. Napsauta Excelin valintanauhassa Lisää>kartta -nuolta>. Lisää valitut tiedot Power Mapiin. Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti. Lisätietoja on artikkelissa Power Map -tietojen hankkiminen ja valmisteleminen.

   

Tietojen päivittäminen Excel Services -palvelussa

Ulkoisten tietojen päivittämiseen liittyy Excel Services -palvelussa erityisvaatimuksia.

Tietojen päivitystavan hallinta

Voit hallita tietojen päivittämistä ulkoisesta tietolähteestä tekemällä joitain seuraavista.

Päivitä avattaessa Excel Services -palvelussa

Excelissä voit luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun tiedosto avataan. Tässä tapauksessa Excel Services päivittää tiedot aina ennen työkirjan näyttämistä ja uuden istunnon luomista. Tämän vaihtoehdon avulla voit varmistaa, että ajan tasalla olevat tiedot näkyvät aina, kun työkirja avataan Excel Services -palvelussa.

1. Valitse ulkoisia tietoyhteyksiä sisältävässä työkirjassa Tiedot-välilehti .

2. Valitse Yhteydet-ryhmässäYhteydet> ja valitse yhteyden >ominaisuudet.

3. Valitse Käyttö-välilehti ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

   Varoitus

   Jos poistat Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan - valintaruudun valinnan, työkirjan välimuistiin tallennetut tiedot tulevat näkyviin. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjän päivittäessä tiedot manuaalisesti hän näkee ajantasaiset tiedot nykyisen istunnon aikana, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan.

Päivittäminen .odc-tiedoston avulla

Jos käytät Officen tietoyhteystiedostoa (.odc), varmista, että olet myös määrittänyt Käytä yhteystiedostoa aina -valintaruudun:

1. Valitse ulkoisia tietoyhteyksiä sisältävässä työkirjassa Tiedot-välilehti .
2. Valitse Yhteydet-ryhmässäYhteydet> ja valitse yhteyden >ominaisuudet.
3. Valitse Määritelmä-välilehti ja valitse sitten Käytä yhteystiedostoa aina.

Luotetun tiedostosijainnin asetukset (lyhyt istunnon aikakatkaisu) - ja ulkoisen tietovälimuistin käyttöikä voivat myös vaikuttaa päivitystoimintoihin. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta tai ohjejärjestelmästä.

Manuaalinen päivitys

1. Valitse Pivot-taulukkoraportin solu.

2. Valitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikossaPäivitä valittu yhteys.

   Huomautus

   • Jos tämä Päivitä-komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys, Päivitä kaikki yhteydet -ominaisuuden valinnan. Lisätietoja on artikkelissa Excel Web Access -WWW-osan mukautetut ominaisuudet.
   • Vuorovaikutteiset toiminnot, jotka aiheuttavat OLAP-tietolähteen uudelleenkyselyn, käynnistävät manuaalisen päivitystoiminnon.

• Päivitä kaikki yhteydet – Valitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikossa Päivitä kaikki yhteydet.
• Säännöllinen päivitys – Voit määrittää, että työkirjan kunkin yhteyden tiedot päivittyvät automaattisesti tietyin väliajoin, kun työkirja avataan. Varastotietokanta saatetaan esimerkiksi päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.
  WWW-osan tekijä voi valita Salli Excel Web Access säännöllinen tietojen päivitys -ominaisuuden tai poistaa sen käytöstä, jos haluat sallia tai estää säännöllisten päivitysten käytön. Kun ajanjakso kuluu, Excel Web Access -verkko-osan alaosassa näkyy oletusarvoisesti päivitysvaroitus.
  Excel Web Access -WWW-osan tekijä voi myös määrittää Näytä säännöllisen tietojen päivittämisen kehote -ominaisuuden, joka ohjaa sen sanoman toimintaa, joka näytetään, kun Excel Services päivittää tiedot säännöllisesti istunnon aikana:
  Lisätietoja on artikkelissa Excel Web Access -WWW-osan mukautetut ominaisuudet.
• Aina – tarkoittaa, että viesti näytetään kehotteella jokaisen aikavälin välein.
• Valinnainen – tarkoittaa, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivitystä näyttämättä sanomaa.
• Ei koskaan tarkoittaa sitä, että Excel Web Access suorittaa säännöllisen päivityksen näyttämättä sanomaa tai kehotetta.
• Päivityksen peruuttaminen – Kun työkirja päivitetään, Excel Services näyttää ilmoituksen ja kehotteen, koska päivityksessä voi kestää odotettua kauemmin. Voit lopettaa päivittämisen valitsemalla Peruuta , jolloin voit suorittaa päivityksen loppuun myöhemmin sopivampaan aikaan. Kyselyjen ennen päivityksen peruuttamista palauttamat tiedot näytetään.

Excelissä on Power Query (jota kutsutaan myös haku- & muunto-tekniikaksi), joka tarjoaa paremmat toiminnot tietolähteiden tuontiin, päivittämiseen ja todentamiseen, Power Query tietolähteiden hallintaan ja tietojen muokkaamiseen tarpeitasi vastaavaksi taulukoksi.  

Lisätietoja on tällä sivulla: Power Query:n käyttäminen Excelin verkkoversiossa – Microsoft-tuki

Jos kyseessä on SharePoint Server, tutustu tähän sivuun: Työkirjan tietojen päivittäminen SharePoint Serverissä – Microsoft-tuki

Useimmissa yhteyksissä napsauta mitä tahansa alueen tai taulukon solua, joka käyttää yhteyttä, ja tee sitten jokin seuraavista:

• Päivitä vain valitut tiedotPaina näppäinyhdistelmää ALT+F5 tai napsauta Tiedot-välilehdenYhteydet-ryhmässä Päivitä kaikki -kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.
  
• Työkirjan kaikkien tietojen päivittäminenPaina CTRL+ALT+F5 tai valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässäPäivitä kaikki.
  
• Määritä, miten ja milloin yhteys päivitetäänNapsauta Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Päivitä kaikki -kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
  
  Valitse avautuvassa valintaikkunassa haluamasi asetukset Käyttö-välilehdenPäivityshallinta-kohdassa.

Jotkin päivitystoiminnot vaativat lisätoimia, jotka on kuvattu seuraavissa osioissa. Jos näet tietolähteen luettelossa, tarkista vastaava osio.

Tietojen päivittäminen automaattisesti työkirjaa avattaessa

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja tiedoston koon pienentämiseksi.

1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.
2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
   

1. Valitse Käyttö-välilehti.
2. Valitse Päivitysasetukset-kohdan Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu.
3. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

Tietojen päivittäminen automaattisesti säännöllisin väliajoin

1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.
2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
   
3. Valitse Käyttö-välilehti.
4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Salasanan vaatiminen ulkoisen tietoalueen päivittämiseen

Tallennetut salasanat eivät ole salattuja, joten emme suosittele niiden käyttöä. Jos tietolähde vaatii salasanan yhteyden muodostamista varten, voit pyytää käyttäjiä kirjoittamaan salasanan, ennen kuin he voivat päivittää ulkoisen tietoalueen. Seuraava toiminto ei koske tietoja, jotka ovat peräisin tekstitiedostosta (.txt) tai verkkokyselystä (.iqy).

Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä osia. Esimerkki vahvasta salasanasta: Y6dh!et5. Heikko salasana: Talo27. Salasanassa on hyvä olla vähintään kahdeksan merkkiä. Vielä parempi on käyttää vähintään 14 merkin pituista tunnuslausetta.

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.
2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
   
3. Valitse Määritys-välilehti ja poista sitten Tallenna salasana -valintaruudun valinta.

Kyselyn suorittaminen taustalla tai odotettaessa

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
   

   Huomautus

   OLAP-kyselyä ei voi suorittaa taustalla.

   Huomautus

   Et voi suorittaa kyselyä sellaisen tietoyhteyden kohdalla, joka noutaa tietomallin tiedot.

3. Valitse Käyttö-välilehti.

4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

   Vihje

   Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editorissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Päivityksen etenemisen tarkistaminen tai päivityksen peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

• Kyselyn tilan tarkistaminen Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Kaksoisnapsauta sanomaa tarkistaaksesi kyselyn tilan.
• Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.
• Lopeta kysely Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä .

Tietojen päivittäminen tuodun tekstitiedoston avulla

Jos käytit Hae & muunna -toimintoa tekstitiedoston kyselyyn, muita toimenpiteitä ei tarvita. Jos toit tekstitiedoston, päivitys suoritetaan seuraavasti:

1. Napsauta mitä tahansa alueen tai taulukon solua, joka sisältää linkin tuotuun tekstitiedostoon.
2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Päivitä kaikki.
   
   Jos haluat päivittää vain valitut tiedot, valitse Päivitä.
   Voit myös napsauttaa alueen tai taulukon solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Päivitä.
3. Etsi tekstitiedosto Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa ja valitse sitten Tuo.

Offline-kuutiotiedoston päivittäminen

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

1. Napsauta Pivot-taulukkoa, joka on yhdistetty offline-kuutiotiedostoon.
2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Päivitä kaikki ja valitse sitten Päivitä.
   

Tuodun XML-tiedoston tietojen päivittäminen

1. Napsauta työkirjan yhdistettyä solua ja valitse päivitettävät XML-määritykset.

2. Jos Kehitystyökalut-välilehti ei ole käytettävissä, tuo se näyttöön seuraavasti:

   1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Muokkaa valintanauhaa.
   2. Valitse Päävälilehdet-kohdan Kehitystyökalut-valintaruutu ja valitse sitten OK.

3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Päivitä tiedot.
   

Toiseen työkirjaan yhdistettyjen tietojen päivittäminen

• Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Päivitä kaikki.

Jos yhteyksiä on useita ja haluat päivittää vain tietyn yhteyden, valitse mikä tahansa tietoalueen solu, napsauta Päivitä kaikki -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Päivitä.

Määritä, miten ja milloin yhteys päivitetään

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää yhdistetyt tiedot.
2. Napsauta Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Päivitä kaikki -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.
   
3. Määritä Käyttö-välilehdessä asetukset, joita haluat muuttaa.
   Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla kannattaa harkita Ota taustapäivitys käyttöön -asetuksen valintaa. Näin voit hallita Exceliä heti, kun päivitys alkaa, eikä sinun tarvitse odottaa päivityksen päättymistä.

Päivityksen peruuttaminen tai päivityksen tilan tarkistaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

• Kyselyn tilan tarkistaminen Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Kaksoisnapsauta sanomaa tarkistaaksesi kyselyn tilan.
• Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.
• Lopeta kysely Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Tuotujen tietojen päivittäminen PowerPivotissa

Kun päivität aiemmin tuotuja tietoja Power Pivot -apuohjelmalla, näet, onnistuuko päivitys, epäonnistuuko se tai peruutetaanko se.

Tuo nykyinen taulukko tai kaikki tietomallin taulukot uudelleen valitsemalla PowerPivotissa Aloitus>,Hae ulkoiset tiedot>taiPäivitä kaikki.

Päivityksen tila näkyy jokaisen tietomallissa käytetyn yhteyden kohdalla. Mahdollisia lopputuloksia on kolme.

"Onnistui" näyttää kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrän.

"Virhe" voi ilmetä, jos tietokanta on offline-tilassa, sinulla ei ole enää käyttöoikeuksia tai jos taulukko tai sarake poistetaan tai nimetään uudelleen lähteessä. Tarkista, että tietokanta on käytettävissä, esimerkiksi luomalla uusi yhteys toisesta työkirjasta.

Peruutettu tarkoittaa, että Excel ei lähettänyt päivityspyyntöä luultavasti siksi, että yhteyden päivitys on poistettu käytöstä.

Taulukon ominaisuudet näyttävät tietojen päivityksessä käytetyt kyselyt

Tietojen päivittäminen tarkoittaa saman kyselyn suorittamista uudelleen, jolla tiedot alun perin noudettiin. Voit tarkastella ja joskus muokata kyselyä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot -ikkunassa.

1. Jos haluat tarkastella tietojen päivityksen aikana käytettyä kyselyä, avaa PowerPivot-ikkuna valitsemalla Power Pivotin>hallinta .
2. Valitse Taulukon>ominaisuudet.
3. Tarkastele pohjana olevaa kyselyä siirtymällä Kyselyeditoriin.

Kyselyt eivät ole näkyvissä kaikissa tietolähdetyypeissä. Esimerkiksi kyselyitä ei näytetä tietosyötteiden tuonnissa.

Yhteyden ominaisuudet, jotka peruuttavat tietojen päivityksen

Excelissä voit määrittää yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivitysvälin. Jos päivittämistä ei sallita tietyssä yhteydessä, saat peruutusilmoituksen, kun suoritat Päivitä kaikki -komennon tai yrität päivittää tietyn taulukon, joka käyttää yhteyttä.

1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia Excelissä, valitse Tietoyhteydet>, jolloin näet luettelon kaikista työkirjassa käytetyistä yhteyksistä.
2. Valitse yhteys ja valitse Ominaisuudet.
3. Jos Käyttö ja hallinta -kohdan Päivitätämä yhteys Päivitä kaikki -kohdan valintaruudun valinta on poistettu, toiminto peruutetaan, kun yrität Päivitä kaikki -toimintoa PowerPivot-ikkunassa.

Kyselyn päivittäminen (Power Query -editori)

Power Query -editorin avulla voit päivittää kyselyn tuodaksesi uusimmat tiedot taulukkoon ilman, että sinun tarvitsee luoda kyselyä uudelleen.

Kyselyn päivittäminen:

1. Valitse Hae & muunna>Näytä kyselyt.
2. Valitse Työkirjakyselyt-ruudussa kysely, jonka haluat päivittää.
3. Valitse Power Query -editori -valintanauhassaAloituskyselyn>>päivityksen esikatselu.

3D Maps -tietojen päivittäminen tai lisääminen

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Tee näin:

• Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus>Päivitä tiedot.

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavasti:

1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.
2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki, napsauta Excelissä ja valitse lisättävät laskentataulukon tiedot.
3. Napsauta Excelin valintanauhassa Lisää>kartta -nuolta>. Lisää valitut tiedot Power Mapiin.

Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti.

Ulkoisten tietojen päivittäminen Excel Services -palveluissa

Microsoft Office Excel -työkirjan tiedot, jotka on näytetty Excel Services -palvelussa, voivat olla peräisin kahdesta eri sijainnista. Tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ne voidaan tallentaa ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tietokantaan tai Online Analytical Processing (OLAP) -kuutioon.

Jos tiedot tulevat ulkoisesta tietolähteestä, työkirjan tekijä tai järjestelmänvalvoja on määrittänyt yhteystiedot usein Officen tietoyhteystiedostoon (.odc), jossa kuvataan ulkoisen tietolähteen paikantaminen, sisäänkirjautuminen, kyselyjen tekeminen ja käyttäminen.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen, voit noutaa päivitetyt tiedot suorittamalla päivitystoiminnon. Aina kun päivität tietoja, näet tietojen uusimman version, mukaan lukien muutokset, jotka tietoihin on tehty viimeisen päivityksen jälkeen.

Lisätietoja tietojen päivittämisestä

Seuraavassa kuvassa selitetään ulkoiseen tietolähteeseen yhteydessä olevien tietojen päivittämisen perusprosessi.

1. Päivitystoiminto noutaa ajan tasalla olevat tiedot.
2. Yhteys, joka tallennetaan usein yhteystiedostoon, määrittää kaikki tiedot, joita tarvitaan tietojen käyttämiseen ja noutamiseen ulkoisesta tietolähteestä.
3. Voit käyttää useita tietolähteitä, kuten OLAP, SQL Server, OLEDB-palveluntarjoajat ja ODBC-ohjaimet.
4. Ajantasaiset tiedot lisätään nykyiseen työkirjaan.

Lisätietoja tietoturvaongelmista

Kun olet yhteydessä ulkoiseen tietolähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää olla tietoinen mahdollisista tietoturvaongelmista ja tietää, mitä voit tehdä mahdollisille tietoturvaongelmille.

Tietoyhteystiedosto sisältää usein yhden tai useamman kyselyn, jota käytetään ulkoisten tietojen päivittämiseen. Korvaamalla tiedoston käyttäjä, jonka tarkoituksena on tuottaa vahinkoa, voi suunnitella kyselyn, jonka tarkoituksena on käyttää luottamuksellisia tietoja ja jakaa niitä muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että yhteystiedoston on luonut luotettava henkilö ja että yhteystiedosto on suojattu ja peräisin luotettavasta tietoyhteyskirjastosta (DCL).

Lisätietoja siitä, miten järjestelmänvalvoja voi luoda yhteystiedostoja, luoda luotettuja sijainteja ja suojata yhteystiedostoja, on Microsoft Office Excelin ohjeessa ja Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohjeessa.

Tietojen päivitystavan hallinta

Voit hallita tietojen päivitystapaa ulkoisesta tietolähteestä tekemällä jonkin seuraavista:

• Päivitä avattaessaExcelissä työkirjan tekijä voi luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun työkirja avataan. Hän voi valita Excelissä Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan - valintaruudun Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa. (Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, napsauta Käyttö-välilehteä ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.) Tässä tapauksessa Excel Services päivittää tiedot aina ennen työkirjan näyttämistä ja uuden istunnon luomista. Jos työkirjan tekijä poistaa Päivitä tiedot tiedostoa avattaessa -valintaruudun valinnan, työkirjan välimuistiin tallennetut tiedot näytetään. Kun käyttäjä päivittää tiedot manuaalisesti, hän näkee päivitetyt ja ajantasaiset tiedot nykyisen istunnon aikana, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan. Jos haluat varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla, kun näytät työkirjan Excel Services -ohjelmassa, valitse Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu Office Excelissä.
  Jos käytät Officen tietoyhteystiedostoa (.odc), varmista, että olet myös määrittänyt Käytä yhteystiedostoa aina -valintaruudun Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa (valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, napsauta Määritelmä-välilehteä ja valitse sitten Käytä aina yhteystiedostoa).
  Luotetun tiedostosijainnin asetukset (lyhyt istunnon aikakatkaisu) - ja ulkoisen tietovälimuistin käyttöikä voivat myös vaikuttaa päivitystoimintoihin. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta tai Microsoft Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohjeesta.

• Manuaalinen päivitys

  Huomautus

  Voit päivittää manuaalisesti vain Pivot-taulukkoraportin.

  1. Valitse Pivot-taulukkoraportin solu.

  2. Valitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikossaPäivitä valittu yhteys.

     Huomautus

     • Vuorovaikutteiset toiminnot, jotka aiheuttavat OLAP-tietolähteestä uuden kyselyn, käynnistävät manuaalisen päivitystoiminnon.
     • Jos tämä Päivitä-komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys, Päivitä kaikki yhteydet -ominaisuuden valinnan. Lisätietoja on artikkelissa Excel Web Access -WWW-osan mukautetut ominaisuudet.

• Päivitä kaikki yhteydetValitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikossaPäivitä kaikki yhteydet.

• Säännöllinen päivitysExcelissä työkirjan tekijä voi määrittää, että tiedot päivittyvät automaattisesti tietyin väliajoin työkirjan avaamisen jälkeen kutakin työkirjan yhteyttä kohden. Varastotietokanta saatetaan esimerkiksi päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.
  WWW-osan tekijä voi ottaa tämän säännöllisen päivityksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä valitsemalla Salli Excel Web Access säännöllinen tietojen päivitys -ominaisuuden tai poistaa sen käytöstä, jos työkirjan tekijä on määrittänyt ominaisuuden. Kun ajanjakso kuluu, Excel Web Access -verkko-osan alaosassa näkyy oletusarvoisesti seuraava päivitysvaroituskehote:
  Päivitetäänkö yhteysluettelon> tiedot<? (Nyt) (Aina) (Älä kysy minulta uudelleen)
  Excel Web Access -WWW-osan tekijä voi myös määrittää Näytä säännöllisen tietojen päivittämisen kehote -ominaisuuden, joka ohjaa sen sanoman toimintaa, joka näytetään, kun Excel Services päivittää tiedot säännöllisesti istunnon aikana:

  • Aina tarkoittaa, että sanoma näytetään kehotteella kutakin väliajoin.
  • Vaihtoehtoisesti tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivitystä näyttämättä sanomaa.
  • Ei koskaan tarkoita, että Excel Web Access suorittaa säännöllisen päivityksen näyttämättä sanomaa tai kehotetta.

  Lisätietoja on artikkelissa Excel Web Access -WWW-osan mukautetut ominaisuudet.

• Päivityksen peruuttaminenKoska päivitystoiminto voi kestää odotettua kauemmin, voit peruuttaa sen. Päivitystoiminnon aikana Excel Services näyttää viestin ja kehotteen. Keskeytä päivitystoiminto valitsemalla Peruuta , jotta voit suorittaa päivitystoiminnon loppuun sopivampaan aikaan. Kyselyjen ennen päivityksen peruuttamista palauttamat tiedot näytetään.