Kriisiviestinnän ryhmäsivustomallin käyttäminen

Noudata ensin ohjeita sivustomallin lisäämisestä uuteen tai olemassa olevaan SharePoint-sivustoon.

Tutustu valmiiksi täytettyyn sivuston sisältöön, verkko-osiin ja sivuihin ja päätä, mitä sivuston mukautuksia tarvitaan organisaatiosi brändin, äänen ja yleisen liiketoimintatavoitteen mukaisesti. 

Valmiiksi täytetyt sivuston sivut:

• Aloitussivu – Tarjoaa vierailijoille paikan, jossa he voivat tarkastella uutisia meneillään olevista kriiseistä, vastauspäivityksistä, käytännöistä ja menettelyistä sekä hyödyllisistä resursseista.

• Uusin päivitys – Tällä sivulla voit jakaa ajankohtaisia uutisia ja päivityksiä, jotka liittyvät kriiseihin ja organisaatioosi.

• Projektisuunnitelma – Seuraa kaikkia tuleviin projekteihin liittyviä työn edistymistä. Mukauta tätä luettelomallia muokkaamalla luettelon tekstikenttiä.

• Sisällön ajoitus – Järjestää sisällön, joka jaetaan tuleviin tapahtumiin liittyen. Mukauta luetteloa muokkaamalla luettelomallia.

• Keskustelut – Muodostaa yhteyden jaettuun tiimin aliakseen ja tiimin kalenteriin Outlookissa. Yhdistämällä tämän sivuston Microsoft 365 -ryhmään voit lisätä reaaliaikaisen keskustelun Microsoft Teamsissa.

• Tiedostot – Muodostaa yhteyden jaettuun tiimin aliakseen ja ryhmäkalenteriin Outlookissa. Yhdistämällä tämän sivuston Microsoft 365 -ryhmään voit lisätä reaaliaikaisen keskustelun Microsoft Teamsissa.

• Roskakori – Tarjoaa käyttöoikeudet äskettäin hylättyyn tiimin sisältöön.

Kun olet lisännyt Kriisiviestintäryhmäsivuston mallin, on aika mukauttaa sitä ja tehdä siitä omasi. 

Tärkeiden uutisten ja ilmoitusten esittely - Hero-verkko-osan avulla voit korostaa kriisiprotokollia, tilannepäivityksiä ja hyödyllisiä resursseja. Anna hyödyllisiä tietoja – Käytä Teksti-verkko-osaa ja anna tiimille hyödyllisiä tietoja. Korosta linkit usein käytettyihin resursseihin – Pikalinkit-verkko-osan avulla voit helposti käyttää kriisiresursseja. Tärkeiden yhteystietojen käyttäminen – Ihmiset-verkko-osan avulla voit luetella kriisiryhmän tärkeimmät yhteystiedot. Tiedostojen helppo käyttö – Voit käyttää nopeasti osaston resursseja ja tiedostoja Tiedostokirjasto-verkko-osan avulla. Tarkista ryhmäsivuston viimeaikainen toiminta – Sivuston toiminta -verkko-osan avulla voit tarkastella muiden ryhmän jäsenten äskettäin käyttämää sisältöä. Oppimismateriaalin ja muiden resurssien käyttäminen – Pikalinkit-verkko-osan avulla voit kuratoida luettelon sisäisistä ja ulkoisista viraston resursseista.

Mukauta sivuston ulkoasua, sivuston siirtymistä, verkko-osia ja sisältöä katsojien ja organisaation tarpeiden mukaan. Kun teet mukautuksia, varmista, että sivusto on muokkaustilassa, valitsemalla Muokkaa sivuston oikeassa yläkulmassa. Kun työskentelet, Tallenna luonnoksena tai Julkaise muutokset uudelleen , jotta muokkaukset näkyvät katsojille.

1. Hero-verkko-osan avulla voit korostaa kriisiprotokollia, tilannepäivityksiä ja hyödyllisiä resursseja

1. Aloita valitsemalla Hero-verkko-osa ja valitsemalla Muokkaa verkko-osaa .

2. Valitse sitten kerros- ja ruutuasetukset, jotka sopivat parhaiten organisaation tarpeisiin.

Tutustu erilaisiin asetteluihin ja lue lisää Hero-verkko-osan muokkaamisesta.

2. Teksti-verkko-osan avulla voit antaa työryhmälle hyödyllisiä tietoja

1. Aloita valitsemalla Teksti-verkko-osa ja valitsemalla Muokkaa verkko-osaa .

2. Muokkaa tekstiä suoraan verkko-osassa. 

Lisätietoja Teksti-verkko-osan muokkaamisesta.

3.  Pikalinkit-verkko-osan avulla voit helposti käyttää kriisiresursseja

1. Siirry Pikalinkit-verkko-osaan, valitse linkki ja valitse sitten Muokkaa verkko-osaa .

2. Muokkaa linkkiä, otsikkoa, kuvaketta ja kuvausta tarvittaessa.

3. Lisää linkki valitsemalla + Lisää linkkejä.

Tutustu erilaisiin asetteluihin ja lue lisätietoja Pikalinkit-verkko-osan muokkaamisesta.

4.  Ihmiset-verkko-osan avulla voit luetella kriisiryhmän tärkeimmät yhteyshenkilöt

1. Aloita poistamalla paikkamerkki Ihmiset verkko-osa.

2. Lisää sitten Ihmiset verkko-osa paikalleen valitsemalla viiva, jossa on ympyröity +:

3. Valitse Muokkaa verkko-osaa .

4. Säädä asettelua ja kirjoita henkilön tai ryhmän nimi ja valitse sitten Tallenna.

Lisätietoja Ihmiset-verkko-osasta.

5.  Osastoresurssien ja asiakirjojen nopea käyttö tiedostokirjaston verkko-osan avulla

1. Jos haluat muuttaa tiedostokirjaston verkko-osan näkymää tai kansiolähdettä, valitse Muokkaa verkko-osaa .

2. Jos haluat muokata tiedostokirjaston kansioita, tarroja ja sisältöä, siirry sivuston sisällön kirjastoon, tee muokkaukset ja näet sitten sisältöpäivityksen verkko-osassa.

Lisätietoja Tiedostokirjasto-verkko-osan muokkaamisesta.

6.  Sivuston toiminta -verkko-osan avulla pysyt ajan tasalla ryhmän toiminnasta

1. Aloita valitsemalla Sivuston toiminta -verkko-osa ja valitsemalla Muokkaa verkko-osaa .

2. Kirjoita numero Työkaluryhmä-kohdan Näytä näin monta kohdetta kerrallaan -kohtaan.

Lisätietoja Sivuston toiminta -verkko-osan käyttämisestä.

7.  Luettelo sisäisistä ja ulkoisista viraston resursseista Pikalinkit-verkko-osan avulla

1. Aloita valitsemalla Pikalinkit-verkko-osa ja valitsemalla Muokkaa verkko-osaa .

2. Muokkaa linkkiä, otsikkoa, kuvaketta ja kuvausta tarvittaessa.

3. Lisää linkki valitsemalla + Lisää linkkejä.

Lue lisätietoja Pikalinkit-osan käyttämisestä.

Sivuston seuraavien sivujen mukauttaminen 

• Uusin päivitys – Päivitysten tarjoaminen nykyisistä kriiseistä ja työryhmäsi vastauksesta. Mukauta tätä sivua muokkaamalla Teksti ja kutsu toimintoon - verkko-osia.

• Projektisuunnitelma – Seuraa projektin tiellä mahdollisesti olevia ongelmia. Mukauta tätä luettelomallia muokkaamalla luettelon tekstikenttiä.

• Sisällön ajoitus – Järjestää sisältöä, joka jaetaan ennen tapahtumia. Mukauta luetteloa muokkaamalla luettelomallia.

Ulkoasun ja sivuston siirtymisen mukauttaminen

Ennen kuin jaat sivustosi muiden kanssa, viimeistele sivustosi varmistamalla, että käyttäjät löytävät sivuston, selaavat linkkejä ja sivuja helposti ja käyttävät nopeasti sivuston sisältöä.

• Muokkaa tiedostokirjastoja päivittämällä kansioiden nimet ja lataamalla resursseja.

• Muokkaa ja mukauta sivustossa siirtymistä.

• Voit muuttaa sivuston ulkoasua mukauttamalla teemaa, logoa, otsikkoasetteluja ja sivuston ulkoasua.

• Voit lisätä tai poistaa sivuja tähän sivustoon tai sivustossa siirtymiseen olemassa olevan sisällön mukaan.

• Valitse , haluatko liittää tämän sivuston organisaatiosi keskussivustoon , tai lisää tämä sivusto aiemmin luotuun keskussivuston siirtymisnäkymään tarvittaessa.

Jaa sivusto muiden kanssa, kun olet mukauttanut sivustoa, tarkistanut sen ja julkaissut lopullisen luonnoksen. 

1. Valitse Asetukset ja sitten Sivuston käyttöoikeudet.

2. Valitse sitten Kutsu henkilöitä ja valitse sitten Lisää jäseniä ryhmään ja myönnä sitten ryhmäsivuston sisällön täydet käyttöoikeudet, jaetut resurssit, kuten työryhmän Outlook-kalenteri ja sivuston muokkausoikeudet.

3. Valitse sitten Kutsu henkilöitä ja jaa sitten vain sivusto ja sitten Tallenna , jos haluat jakaa sivuston, mutta et jaettuja resursseja tai sivuston muokkausoikeuksia.

Lisätietoja ryhmäsivuston asetusten, sivuston tietojen ja käyttöoikeuksien hallinnasta.

Kun olet luonut ja käynnistänyt sivuston, seuraava tärkeä vaihe on sivuston sisällön ylläpito. Varmista, että sinulla on suunnitelma sisällön ja verkko-osien pitämiseksi ajan tasalla. 

Sivuston ylläpidon parhaat käytännöt:

• Sivuston ylläpidon suunnittelu – Luo aikataulu sivuston sisällön tarkistamista varten niin usein kuin on tarpeen, jotta sisältö on edelleen tarkkaa ja olennaista.

• Julkaise säännöllisesti uutisia – Jaa uusimmat ilmoitukset, tiedot ja tila koko organisaatiossa.  Opi lisäämään uutisviesti ryhmäsivustoon tai viestintäsivustoon ja näyttämään muille, jotka julkaisevat ilmoituksia, miten he voivat käyttää SharePoint-uutisia.

• Tarkista linkit ja verkko-osat – Pidä linkit ja verkko-osat päivitettyinä varmistaaksesi, että hyödynnät sivuston koko arvoa.

• Käytä analytiikkaa välityksen parantamiseen – Tarkastele sivuston käyttöä käyttämällä sisäänrakennettua käyttötietoraporttiasaadaksesi tietoa suositusta sisällöstä, sivustokäynneistä ja muusta.

• Tarkista sivuston asetukset säännöllisesti – Kun olet luonut sivuston SharePointissa, voit tehdä muutoksia sivuston asetuksiin, sivuston tietoihin ja käyttöoikeuksiin .