Projektinhallinnan suunnittelu

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Projektinhallinta on harvoin helppoa. Tämän oppaan avulla voit kuitenkin ymmärtää projektin hallinnan, kun käytät Project. Alla olevat linkit vievät sivuille, joilla voit tarkastella kyseistä projektinhallinnan asiaa artikkelien ja lyhyiden opetusohjelmien avulla.

Projektin suunnittelu

Projektisuunnitelman aloittaminen

Mitä monimutkaisempaa projektia on, sitä enemmän sinun on suunniteltava ennen kuin aloitat Project-toiminnon käytön. Käytä projektin alkuvaiheessa ajattelun apuna sovelluksia kuten Word, Excel ja SharePoint.

Projektin tavoite

KUVAUS

Projektisuunnitelman aloittaminen

Projektit epäonnistuvat usein, kun alkuvaiheessa asioita ei mietitä tarpeeksi. Mieti, keitä sidosryhmiin ja rahoittajiin kuuluu, ja laadi samalla perustamisasiakirjan kohtia, alustavia tuloslaskelmia ja ehkä budjetti.

Pienemmissä projekteissa voit tehdä suuren osan tästä työstä Microsoft Projectissa. Käytä isommissa projekteissa Wordia, SharePointia tai vaikka puhelinta ajatustesi tallentamiseen.

Suunnitelmista keskusteleminen sidosryhmien kanssa

Viestintäyhteyden säilyttäminen sidosryhmien kanssa ei ole helppoa. Mutta se on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta.

Projektiraporttien luominen ja jakaminen

Projectissa on helposti saatavilla useita raporttivaihtoehtoja, jotka auttavat viestinnän aikaa vievässä osassa. Voit määrittää alustavia suunnitelmia, kuten projektin tärkeimpiä välitavoitteita, budjetointivaatimuksia ja henkilöstön tarpeita.

Sivun alkuun

Projektin aikataulun luominen

Projektin aikataulun luominen voi viedä aikaa. Projektin luominen on helpompaa, jos jaat vaiheet neljään luokkaan:

  1. Tehtävien lisääminen

  2. Tehtävien järjestäminen

  3. Henkilöiden lisääminen

  4. Viestintä työryhmän kanssa

Projektin tavoite

KUVAUS

Uuden projektin aikataulun luominen

Kun alkuvaiheen suunnittelu on valmis, voit käynnistää Projectin ja luoda uuden aikataulun. Voit aloittaa tyhjän projektin tai käyttää malleja, joita ovat luoneet muut projektipäälliköt, jotka voivat olla projektinhallinnan asiantuntijoita tai toimia kanssasi samalla alalla.

Tehtävien lisääminen

Tehtävät ovat projektin suoritettavia toimintoja. Opettele lisäämään tehtäviä, muuttamaan niiden ominaisuuksia ja arvioimaan niiden kestoa.

Tehtävien järjestäminen

Kun lisäät tehtäviä, ne eivät välttämättä ole parhaassa mahdollisessa järjestyksessä hallinnan kannalta. Opettele järjestämään niitä yhteenvetotehtävien, alitehtävien ja linkityksen avulla.

Henkilöiden lisääminen ja varaaminen tehtäviin

Kun olet lisännyt projektiisi tehtäviä, mieti keiden haluat työskentelevän niiden parissa. Pidä mielessä, että henkilöiden lisääminen ja heidän määrittämisensä tehtäviin ovat eri asioita Projectissa.

Resurssien jakaminen resurssivarantojen ja pääprojektien avulla

Eri projekteissa olevien henkilöiden hallinnoimista helpottaa, kun keräät kaikkien projektiesi henkilöt yhteen projektitiedostoon. Tiedosto toimii resurssivarantona. Resurssivarantotiedostosta voit jakaa resursseja useisiin projekteihin (ilman Project Serveriä).

Projektin kustannusten määrittäminen

Projektin kustannusten hallinta voi olla pelottavaa projektipäällikölle. Projectin avulla se saattaa olla odotettua helpompaa. Vihjeitä budjetissa pysymiseen.

Sivun alkuun

Projektin hallinta

Työsi ei lopu aikataulun luomiseen. Projektin hallinta vie enemmän aikaa kuin sen luominen. Esimerkiksi tehtävät muuttuvat, ihmisiä lisätään, päättymispäivää pitää siirtää taaksepäin ja niin edelleen. Project tarjoaa sinulle edistymisen tarkkailuun ja muutosten tekemiseen tarvittavat työkalut, jotka takaavat onnistuneen lopputuloksen.

TAVOITE

KUVAUS

Aikataulun oikean näkymän valitseminen

Selkeytä aikatauluasi valitsemalla oikea näkymä. Gantt-kaavio tarjoaa yhden näkökulman projektin edistymiseen. Voit käyttää myös Kalenteri-näkymää, verkkokaaviota tai aikajanaa, joilla näet tietojen eri tasot.

Aikataulun etenemisen seuranta

Kun olet luonut alus tavan aika taulusi, on aika ryhtyä näkemään, miten asiat menevät. Luo perusaikataulu ja käytä oikeita näkymiä, joiden avulla voit seurata projektin edistymistä.

Tehtävien valmistumisprosentin seuranta

Edistymisen seuranta voi tuntua monimutkaiselta, mutta voit nopeasti näyttää Valmistumis prosentin käyttämällä Gantt-kaavion tilanne palkkia.

Resurssien jakamis ongelmien ratkaiseminen

Parhaan suoritus kyvyn ja tulosten saamiseksi resurssit:ssa sinun on hallittava resurssien työmääriä, jotta vältät ylivaraukset ja alivaraukset.

Projektin päättymispäivämäärän aikaistaminen

Projektipäällikön pahin pelko on päättymispäivämäärästä myöhästyminen aikataulun muuttamisen myötä. Opettele hallitsemaan projektin päättymispäivämäärää.

Projektin tilasta raportointi

Viestintä on usein hankalaa, erityisesti jos joudut raportoimaan ikävistä asioista. Sidosryhmien ja johdon kanssa viestimistä helpottavat Projectin tyylikkäät ja ammattimaiset raportit, jotka voit luoda ja lähettää muutaman helpon vaiheen kautta.

Projektin kustannusten hallinta

Ylittyykö budjetti? Onko kustannuksia muokattava? Opettele ratkaisemaan kustannusongelmat aikataulussasi.

Ansaitun arvon analyysiraporttien tarkasteleminen

Ansaittu arvo on edistynyt seurantamenetelmä. Se on tarkoitettu muillekin kuin asiantuntijoille. Voit käyttää sitä projektisi seuraamiseen.

Riskien hallinta

Projektissasi on monenlaisia riskejä. Tunnista ongelmakohdat ajoissa ja reagoi niihin, ennen kuin niistä tulee isoja ongelmia.

Useiden projektien käsitteleminen

Projectissa on työkaluja, joiden avulla voit hallita projektien välisiä riippuvuuksia, jopa yhden projektin tehtäviä, jotka riippuvat toisen projektin valmistumisesta.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×