Raportin jakaminen

Vapauta Access-raportit ja jaa ne laajalle ja laajalle. Voit esimerkiksi lähettää heille sähköpostia yhdelle tai yhdelle käyttäjälle, viedä ne SharePoint-tiedostokirjastoihin ja arkistoida ne verkkokansioihin. Kun jaat Access-raportin, luot staattisen raportin tiedoista tiettynä hetkenä, kuten päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Näin toimimalla sinulla on yksi totuuspiste, jonka avulla tietotyöntekijät voivat tehdä hyviä liiketoimintapäätöksiä, vastata kysymyksiin, etsiä vaihtoehtoja, määrittää parhaat suunnitelmat, arvioida riskejä ja parantaa laatua.

Raporttien jakaminen

Vinkki    Kun luot raportin, lisää julkaisupäivämäärä. Tämä auttaa käyttäjiä varmistamaan, milloin raportti luotiin oikein. Lisätietoja on kohdassa Päivämäärän ja ajan lisääminen raporttiin tai lomakkeeseen.

Sisältö

Raportin lähettäminen Sähköposti-komennolla

Yksi nopeimmista tavoista jakaa raportti on käyttää Sähköposti-komentoa. Access vie raportin muutamalla hiiren napsautuksella ja luo sitten uuden sähköpostiviestin, jonka liitteenä on tiedosto.

  1. Valitse siirtymisruudussa raportti, jonka haluat lähettää.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot > sähköpostiohjelma.

  3. Valitse Lähetä objekti nimellä -valintaikkunassa haluamasi tulostusmuoto, kuten PDF,ja valitse sitten OK.

    Huomautus    Vaikka voit valita useista eri muodoista, kannattaa harkita PDF(Portable Document Format) -muotoa, josta on tullut defacto-standardi, säilyttää alkuperäisen Access-raportin asettelun ja muotoilun ja mukauttaa sivuja tarkastelua ja tulostamista varten valmiilla tavoilla. Lisätietoja on kohdassa Adobe Readerin asentaminen jaPDF-tiedoston tulostaminen.

    Access avaa uuden sähköpostiviestin Outlookissa, ja tiedosto on liitettynä.

  4. Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet Vastaanottaja- ja Kopio-ruutuihin, kuvaus Aihe-ruutuun ja viesti viestialueelle.

    Vinkki    Tällä tavalla lähetettävää tiedostoa ei oletusarvoisesti tallenneta tietokoneeseen. Jos haluat tallentaa tiedostosta kopion tietokoneeseen, napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella Liitetty-ruudussa ja valitse sitten Tallenna nimellä.

  5. Valitse Lähetä.

Huomautus    Voit automatisoida prosessin Käyttämällä SähköpostinTietokantaobjekti-makrotoimintoa. Voit esimerkiksi luoda makron, jossa on näiden toimintojen sarja, ja lähettää eri raportit sähköpostitse eri käyttäjille.

Sivun alkuun

Raportin vieminen kansioon tai SharePoint-tiedostokirjastoon

  1. Valitse siirtymisruudussa raportti, jonka haluat viedä.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot > PDF- tai XPS-tiedostossa, jos haluat avata Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -valintaikkunan.

  3. Tee jokin seuraavista:

    • Etsi kansio siirtymisruudun avulla.

    • Etsi SharePoint-sivusto valitsemalla SharePoint siirtymisruudussa tai kirjoittamalla sivuston URL-osoite yläreunan osoiteruutuun. Esimerkki:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Lisätietoja on ohjeaiheessa Sisällön etsiminen SharePointin aloitussivulla.

  4. Varmista Tallennusmuoto-ruudussa, että PDF-tiedostotyyppi on valittuna.

  5. Jos haluat muuttaa raportin oletusnimeä, kirjoita uusi tiedostonimi Tiedostonimi-ruutuun.

  6. Jos haluat avata raportin heti viennin jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.

  7. Tee Optimoi-kohdassajokin seuraavista:

    • Jos haluat optimoida raportin suuremmalle, tarkemmalle tiedostolle (suositellaan tulostamista varten), valitse Vakio.

    • Jos haluat optimoida raportin pienempää, pienitarkkuustiedostoa varten (suositellaan online-julkaisemista varten), valitse Vähimmäiskoko.

  8. Valitse Julkaise. Access luo tiedoston. Jos valitsit Accessin avaamaan tiedoston julkaisemisen jälkeen, Adobe Reader näyttää tiedoston.

  9. Jos haluat tallentaa toiminnon vaiheet, jotta voit suorittaa ja ajoittaa saman toiminnon, valitse Tallenna vientivaiheet -valintaruutu:

    • Kirjoita vaiheiden nimi ja kuvaus.

    • Jos haluat luoda Outlook-tehtävän, joka ajoittaa vientitoiminnon tulevana päivänä, valitse Luo Outlook-tehtävä -valintaruutu.

    Lisätietoja on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.

    Huomautus    Toinen tapa automatisoida prosessi on käyttää ExportWithFormatting-makrotoimintoa. Voit esimerkiksi luoda kuvaavan tiedostonimen raportin otsikon ja vientipäivämäärän perusteella. Näin käyttäjät voivat etsiä oikean raportin usean raportin SharePoint-kirjastosta tai -kansiosta. Voit tehdä tämän määrittämällä kohdetiedostoargumentissa seuraavan lausekkeen:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Jossa RptQC5 on raporttiobjektin nimi, Auto_Header0 on raportin ylätunnisteosa ja Kuvateksti-ominaisuus on raportin otsikko.

Sivun alkuun

Lisätietoja raporttikeskuksen luomisesta SharePointissa

Harkitse oman raporttikeskuksen luomista SharePoint-tiedostokirjastoon, jotta käyttäjät voivat helpommin etsiä ja tarkastella tarvitsemiaan raportteja. Lisäämällä sarakkeita, linkittämällä kirjastoon Accessista ja mukauttamalla tiedostokirjastoa näkymillä voit tarjota käyttäjillesi ensimmäisen luokan käyttökokemuksen. Seuraavassa on perusvaiheet, jotka voit tehdä.

Tiedostokirjaston luominen    Tiedostokirjasto on suojattu tiedostosijainti, joka yksinkertaistaa yhteistyötä. Voit lisätä kirjastoon sarakkeita, kuten luokkia, henkilöitä tai ryhmiä sekä laskettuja sarakkeita, joiden avulla voit luoda näkymiä ja suodattimia.

Pikkukuvanäkymä tiedostokirjastosta, jossa ei ole mitään valittuna.

Lisätietoja on tiedostokirjastossa

Kirjaston sarakkeiden päivittäminen Accessista    Linkimällä kirjaston Accessin voit päivittää tiedostokirjaston sarakkeet Accessista, jotta käyttäjät löytävät haluansa raportit ja voivat antaa lisätietoja.

Lisätietoja on kohdassa Tietojen tuominen, linkitäminen tai siirtäminen SharePointiin.

Lajiteltujen ja suodatettamien näkymien luominen    Sen sijaan, että lähettäisit raportin Accessista sähköpostitse, lähetä linkki tiedostokirjaston asianomaiseen näkymään. Esimerkki:

  • Lajittele näkymä nousevaan järjestykseen Muokattu-sarakkeen mukaan niin, että viimeisin raportti näkyy ensimmäisenä. Lisätietoja on kohdassa SharePoint-näkymän muokkaaminen lajittelun avulla.

  • Jos kirjastossa on Tehtäväfunktio-niminen Vaihtoehto-sarake, jossa on kolme arvoa: Rivityöntekijä, Foreman ja Supervisor, luo erilliset näkymät kullekin työroolille suodatinlausekkeen perusteella:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Kun lähetät linkin Valvoja-näkymään ja käyttäjä napsauttaa sitä, näkymä näyttää valvontavaltuutettujen tarkat raportit. Saat kirjastonäkymän linkin tuomalla näkymän näkyviin ja kopioimalla sitten URL-osoitteen osoiteriviltä.

  • Jos kirjastossa on Henkilö-sarake nimeltä OurEmployees, luo suodatinlausekkeeseen perustuva näkymä, joka käyttää Minä-funktiota näyttämään vain nykyisen käyttäjän raportit:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Kun lähetät näkymän linkin ja käyttäjä napsauttaa sitä, näkymä näyttää tietyn käyttäjän raportit.

Lisätietoja on ruudussa SharePoint-näkymän muokkaaminen ja luettelonäkymän muokkaaminen SharePointissa suodatuksen avulla.

Verkko-osien yhdistäminen nykyaikaisella sivulla   Voit myös luoda nykyaikaisen sivun, joka näyttää tiedoston sen perusteella, mitä käyttäjä valitsee tiedostokirjastossa, yhdistämällä Tiedoston katselu -verkko-osan tiedostokirjaston verkko-osaan. Käyttäjät voivat etsiä haluamallaan raportilla.

Esimerkki Luettelon ominaisuudet -verkko-osaan yhdistetystä luettelosta

Lisätietoja on kohdassa Verkko-osien käyttäminen SharePoint-sivuilla jaVerkko-osien yhdistäminen SharePoint Onlinessa.

Hyödynnä Microsoft Flow'ta    Voit automatisoida kirjaston käytön ja hallinnan Microsoft Flow'n avulla. Voit esimerkiksi lähettää ilmoituksia, lähettää päivittäisiä muistutuksia, luoda planner-tehtävän ja arkistoida vanhentuneet tiedostot kansioon.

Luo valitulle SharePoint-kohteelle Planner-tehtävä, jossa on linkki SharePoint-kohteeseen.

SharePointin ja Plannerin Microsoft Flow -malli

Lisätietoja on kohdassa Työnkulun luominen luettelolle tai kirjastolle SharePoint Onlinessa tai OneDrive for Businessissa.

Sivun alkuun

Katso myös

Johdanto raporttien suunnitteluun

Access-oppaassa

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

×