Microsoft 365 -ryhmät Outlookissa tarjoavat tehokkaan ratkaisun viestintään ja yhteistyöhön sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Luo ryhmä, jonka avulla voit jakaa esimerkiksi Saapuneet-kansion, kalenterin, OneDriven, SharePoint-sivuston ja OneNote-muistikirjan. Voit myös kutsua vieraita yrityksesi ulkopuolelta, jotta he voivat tehdä yhteistyötä samoilla resursseilla.
Kun luot Microsoft 365 -ryhmä, Outlook luo automaattisesti jaetun Outlook Saapuneet-kansion, jaetun kalenterin ja tiedostokirjaston tiedostojen yhteiskäyttöä varten. Voit myös luoda Microsoft-tiimin ja integroida tehtäviä Planner kanssa Teamsissa. Sinun ei tarvitse huolehtia käyttöoikeuksien määrittämisestä manuaalisesti kaikkiin näihin resursseihin, koska jäsenten lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti heidän tarvitsemansa käyttöoikeudet ryhmän tarjoamien työkalujen kanssa.
Microsoft 365 -ryhmät tarjota jäsenille:
-
Jaettu Saapuneet-kansio – Keskustelut, jotka aikaisemmin löytyivät jakeluluetteloista. Jaetussa Saapuneet-kansiossa voi suorittaa hakuja, joten se on ryhmän viestien elävä arkisto. Ryhmän uudet jäsenet voivat hakea tai selata vanhoja viestejä ja siten päästä nopeasti selville ryhmän aikaisemmista julkaisuista. Katso: Sähköpostiviestin lähettäminen ryhmälle Outlookissa.
-
Jaettu tiedostokirjasto – Ryhmälläsi on SharePoint-tiedostokirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja työstää yhdessä tiedostoja, työkirjoja, esityksiä, kuvia tai muita tiedostoja, joita he tarvitsevat käsitelläkseen. Katso: Tiedostojen jakaminen ryhmän kanssa Outlookissa.
-
Jaettu kalenteri – Ryhmä saa jaetun kalenterin ryhmään liittyvien tapahtumien julkaisemista. Jokainen ryhmän tilannut jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta kyseiset tapahtumat näkyvät halutessaan myös henkilökohtaisissa kalentereissa. Katso: Outlookin ryhmäkalenterin käyttäminen tapahtumien ajoittamiseen ja muokkaamiseen.
-
Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jonne ryhmän jäsenet voivat kerätä ja käsitellä tietoja yhdessä. Monet ryhmät luovat muistikirjan avulla elävän wikin, joka sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja.
-
Vieraskäyttö – Aikaisemmin pystyit lisäämään ulkoisia yhteyshenkilöitä jakeluryhmiin, mutta he saivat käyttöönsä vain sähköpostin. Ryhmien avulla voit tarjota vieraiden käyttöön sähköpostikeskustelut, tiedostot ja jopa jaetun OneNote-muistikirjan. Katso: Ryhmien käyttäminen Outlookissa vieraana.
-
Sisältö on löydettävissä - Outlook-ryhmät ovat oletusarvoisesti julkiset, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation muiden henkilöiden on helppo löytää ryhmät ja liittyä niihin tai tarkastella ryhmän materiaaleja. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellista, voit muuttaa ryhmän yksityiseksi, mikä piilottaa sisällön muilta kuin jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään ryhmään liittymisen pyynnöt.
-
Omatoiminen luominen – IT:n ei tarvitse juuttua käyttäjien pyyntöihin luoda ryhmiä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiään tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaatiosi käyttäjät voivat luoda ryhmiä, katso: Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.
Ryhmien hallinta
Microsoft 365 tarjoaa useita hyödyllisiä työkaluja ja ominaisuuksia ryhmien hallintaan ja hallintaan.
Vihje: Kirjanmerkki Microsoft 365 -ryhmät – yleisiä tehtäviä, joiden avulla järjestelmänvalvojan tiedot ovat helposti käytettävissä ryhmän luomisessa, delegoinnissa, sähköpostin hallinnassa, postinkulussa, palauttamisessa ja hyödyllisissä komentosarjoissa.
Hakemiston pitäminen hallinnassa on jokaisen järjestelmänvalvojan ongelma. Seuraavassa on joitakin työkaluja, joita Microsoft 365 tarjoaa helpottaakseen tätä:
-
Nimeämiskäytännöt – Nimeämiskäytäntöjen avulla voit määrittää, mitkä nimet ovat hyväksyttäviä nimiä ryhmille ja mitkä eivät ole hyväksyttäviä nimiä. Tämä estää loukkaavien tai kiellettyjen nimien antamisen ryhmille. Voit myös pakottaa käyttämään ryhmien nimissä yrityksen vakioetu- tai jälkiliitteitä.
Dynaaminen jäsenyys – Dynaamisen jäsenyyden avulla voit määrittää ryhmän jäsenyyden käyttämällä sääntöä, joka lisää (tai poistaa) ryhmän jäsenet aktiivisen hakemiston metatietojen (kuten osaston tai roolin) perusteella. Lisätietoja dynaamisen jäsenyyden luomisesta on artikkelissa Määritteiden käyttäminen lisäsääntöjen luomiseen .
-
Piilotettu jäsenyys – Jos haluat ryhmän jäsenyyden olevan luottamuksellista, esimerkiksi jos jäsenet ovat opiskelijoita, voit piilottaa jäsenyystiedot ulkopuolisilta osapuolilta.
-
Luomisen käyttöoikeudet – Organisaatiossasi voi olla henkilöitä, joiden et halua voivan luoda uusia ryhmiä. Hakemiston luontioikeuksien hallintaan on useita tekniikoita. Katso Microsoft 365 -ryhmän luomisen hallinta.
-
Valvontalokit – Voit luottaa siihen, että käyttäjät voivat luoda ryhmiä ja hallita ryhmän jäsenyyttä, koska Microsoft 365 Ryhmien valvontalokien avulla voit jäljittää, kuka on luonut tai poistanut tietyn ryhmän tai tehnyt muutoksia ryhmän jäsenyyteen. Katso: Tarkista valvontaloki Microsoft 365 Security & Compliance Centeristä.
Toimituksenhallinta antaa menetelmiä siihen, miten ryhmän viestit on lähetettävä tai vastaanotettava. Lisäksi käytettävissä on työkaluja, joiden avulla voit valvoa viestien kulkua. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
-
Lähetä käyttäjänä tai Lähetä puolesta – Näiden asetusten avulla määritetyt käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä ikään kuin niiden lähettäjä olisi ryhmä tai ne lähetetään ryhmän puolesta.
-
Lähettäjän rajoitukset – Näiden asetusten avulla voit määrittää, kuka voi lähettää viestejä ryhmälle. Ryhmä voidaan määrittää sallimaan sähköpostiviestit ulkopuolisilta osapuolilta, mutta voit halutessasi rajoittaa oikeuden vain tietyille ulkopuolisille osapuolille.
-
Ulkoisten käyttäjien tuki – Kutsumalla ryhmään vieraita voit valita, sisällytetäänkö heidät ryhmän sähköpostikeskusteluihin. Lisätietoja vieraiden lisäämisestä on artikkelissa Vieraiden lisääminen Outlookin ryhmiin.
-
Siirtosäännöt – Siirtosääntöjä voidaan käyttää ryhmille samalla tavalla kuin Exchange-palvelimelle. Säännöt voivat etsiä viestejä, jotka täyttävät tietyt ehdot, ja sitten käsitellä kyseiset viestit.
-
Postivihjeet – Postivihjeet ovat informatiivisia viestejä, jotka näytetään käyttäjille, kun he ovat luomassa uutta viestiä. Ne voivat vähentää NDR-toimitusongelmaraporttien määrää varoittamalla käyttäjää, jos viesti on todennäköisesti siirtymässä ulkopuolisille osapuolille tai ylittää sanomakiintiöt.
-
Useita välityspalvelimen osoitteita – Ryhmällä voi olla aliaksia samalla tavoin kuin käyttäjän postilaatikolla. Välityspalvelimen lisäosoitteet voivat olla kätevät sellaisten viestin hyväksymiseen, jotka on lähetetty muihin aliaksiin, tai helpottamaan sellaisen ryhmän käyttöä, jonka nimi on pitkä tai vaikea kirjoittaa. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien luomisessa käytettävän toimialueen valitseminen
-
Lähetettävien/vastaanotettavien viestien enimmäiskoko - Nämä kiintiöt voivat auttaa vähentämään ongelmia ryhmän vastaanottaessa (tai lähettäessä) erittäin suuria viestejä, jotta voidaan paremmin hallita ryhmän tallennustilaa ja kaistanleveysvaatimuksia.
Microsoft 365 sisältää myös työkaluja ryhmään jaetun sisällön hallintaan. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
-
Käyttöohjeet – voit määrittää Microsoft 365 ryhmien käyttöohjeet ja valistaa käyttäjiä parhaista käytännöistä, joiden avulla he voivat pitää ryhmänsä tehokkaina ja valistaa heitä sisäisistä sisältökäytännöistä.
-
Tietojen luokittelu – Voit luoda Microsoft 365 ryhmille mukautettavan tietojen luokittelujärjestelmän, joka mahdollistaa ryhmien erottamisen käytäntötyypin mukaan (esim. "luokittelematon", "yrityksen luottamuksellinen" tai "huippusalainen"). Tällä tavoin ryhmät voivat esitellä organisaatiosi muun sisällön käytäntöjä. Laajennettavan käytännön avulla organisaatiosi voi määrittää päätepisteen, jota kutsutaan aina, kun ryhmää luodaan tai muutetaan. Sen jälkeen voit toteuttaa omia käytäntöjä ryhmän luomista tai muuttamista varten.
Mikä tahansa Microsoft 365 -tilaus, johon sisältyy Exchange Online ja SharePoint Online, tukee ryhmiä. Tämä pitää sisällään Business Essentials- ja Business Premium -palvelupaketit sekä Enterprise E1-, E3- ja E5-palvelupaketit.
Jos sinulla on vain Exchange-palvelupaketti, voit silti saada käyttöösi Outlook-ryhmien jaetun Saapuneet-kansion ja jaetun kalenterin ominaisuudet, mutta et saa tiedostokirjastoa, Planneria etkä muita ominaisuuksia.
Käyttäjät suhtautuvat joskus epäileväisesti muutokseen, joten on tärkeää tiedottaa jakeluluetteloiden nykyisiä jäseniä, jotta he tietävät tulevasta muutoksesta. Tässä on joitakin tietoja sekä hyödyllisiä vastauksia, jotka sinun pitäisi sisällyttää viestiin:
Mitä Outlookin ryhmät ovat?
Microsoft 365 ryhmät Outlookissa ovat yksi yhteiskäyttöratkaisu tiimeille tai ryhmille, jotka haluavat paikan, jossa keskustelut, tiedostot, kalenterit ja muistiinpanot voidaan jakaa yhtenäisellä tavalla, joka on helppo löytää. Todennäköisesti paras yksittäinen ominaisuus on se, että ryhmän Saapuneet-kansio säilyttää keskustelujen historian, jolloin aikaisempia keskusteluja on helppo hakea.
Lisätietoja on artikkelissa Outlookin Ryhmät-käyttökokemus.
Miksi teemme tämän muutoksen?
Käyttäjät ovat usein pyytäneet ominaisuutta, jonka avulla voi tehdä hakuja jakeluluetteloissa julkaistuista viesteistä sellaisten tietojen löytämiseksi, joista on aikaisemmin keskusteltu. Jakeluluetteloiden päivittäminen ryhmäksi tarkoittaa sitä, että samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä eikä niihin tarvitse vastata aina uudelleen.
Uusi ryhmä myös sisältää kalenterin ryhmän tapahtumia varten, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan, jossa voidaan työskennellä yhdessä ja kerätä tietoja myöhempää käyttöä varten.
Onko minun tehtävä jotain ryhmään liittymistä varten, jos olin jo jakeluluettelon jäsen?
Ei, jos olit jo jakeluluettelon jäsen, olet automaattisesti uuden ryhmän jäsen.
Miten voin käyttää uutta ryhmää Outlookissa? Entä Outlookin verkkoversio?
Voit käyttää uutta ryhmää Outlookissa siirtymällä Ryhmät-luokkaan vasemmalla puolella olevan siirtymisruudun alaosassa. Jos käytät usein tätä ryhmää, se kannattaa kiinnittää suosikkeihin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä suosikkina.
Lisäksi jokaisessa mobiiliympäristössä (iOS, Android jne.) on saatavilla ilmaisia mobiiliasiakkaita Microsoft 365-ryhmille, jotta voit käyttää ryhmää helposti missä vain.
Enkö voi edelleen lähettää sähköpostia?
Ilman muuta. Samat sähköpostitunnukset, joita käytit jakeluluettelossa, toimivat edelleen hyvin ryhmälle Outlookissa.
Lisäksi...
Muista kertoa käyttäjille, kun tämä muutos on toteutumassa, ja kehen käyttäjät voivat ottaa yhteyttä, jos heillä on kysyttävää.
Microsoft ei tarjoa työkalua jaetun postilaatikon muuntamiseen Microsoft 365 -ryhmäksi tai päinvastoin. Voit kuitenkin päivittää jakeluluettelot Microsoft 365 -ryhmiin. Se on erinomainen tapa antaa organisaatiosi jakeluluetteloille kaikki Microsoft 365 -ryhmien ominaisuudet ja toiminnot. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
Mitä jakeluluetteloita ei voi päivittää Microsoft 365 -ryhmiin?
Voit päivittää vain pilvihallitut, yksinkertaiset, ei-sisäkkäiset jakeluluettelot Microsoft 365 -ryhmiin. Lisätietoja on artikkelissa Jakeluluetteloiden päivittäminen Microsoft 365 -ryhmiin ei onnistu.
Kun olet päivittänyt jakeluryhmänMicrosoft 365-ryhmään, sinun kannattaa ehkä tehdä muutamia seurantatehtäviä, jotta se sujuu ongelmitta.
-
Seuranta käyttäjien kanssa – Tarkista tilanne käyttäjien kanssa heti, kun päivitys on valmis, ja uudelleen muutamaa päivää myöhemmin. Kun osoitat käyttäjille, että kuuntelet heitä, ja vastaat mahdollisiin kysymyksiin, se auttaa pitämään heidät tyytyväisinä ja hyväksymään muutoksen.
-
Seuraa välitysraportteja – Microsoft 365 Hallinta-portaalissa on hyviä raportteja, jotka osoittavat, kuinka monta käyttäjää käyttää ryhmää, kuinka usein ja mitä ominaisuuksia he käyttävät. Kyseisten raporttien avulla voit suunnitella seurannan ja käyttäjäkoulutuksen sekä korostaa niitä asioita, joista käyttäjät saavat eniten hyötyä uudesta ryhmästä. Katso: toimintaraportit Microsoft 365 -hallintakeskus.
-
Jaa kokemuksesi – Ilmoita yrityksesi muille ryhmille, että olet päivittänyt jakeluryhmän, ja kerro suorittamasi vaiheet. Kyseisten tietojen jakaminen voi auttaa muita ryhmiä seuraamaan esimerkkiäsi ja suorittamaan oman päivityksen onnistuneesti.
Onko sinulla kysyttävää Microsoft 365 -ryhmät? Vieraile Microsoft 365 -ryhmät Tech Community -yhteisössä.
Vihje: Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät voivat luoda Microsoft 365 -ryhmiä. Lisätietoja on artikkelissa Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.
Voit luoda Microsoft 365 -ryhmät erilaisilla työkaluilla, kuten Outlook, Outlookin verkkoversio, Outlook Mobilessa, SharePointissa, Planner ja Teamsissa. Se, mistä työkalusta haluat aloittaa, määräytyy sen mukaan, minkä ryhmän kanssa työskentelet. Esimerkiksi Microsoftissa aloitamme yleensä Outlook luodessamme ryhmää, joka on järjestetty sähköpostin ja kalenterin ympärille. Jos ryhmä on tarkoitettu koko yrityksen laajuiseen viestintään, aloitamme yleensä Viva Engage. Keskustelupohjaista yhteistyötä varten käynnistäisimme ryhmämme Microsoft Teamsista.
Organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt eivät näe eivätkä voi käyttää julkisia eivätkä yksityisiä ryhmiä, ellei heitä ole erikseen kutsuttu vieraiksi. Lisätietoja on artikkelissa Vieraiden lisääminen ryhmiin Outlookissa.
Omistajien, jäsenten ja vieraiden hallinta
Ryhmän omistaja on sen valvoja. Hän voi lisätä tai poistaa jäseniä ja hänellä on yksilöllisiä käyttöoikeuksia. Hän voi esimerkiksi poistaa keskustelun jaetusta Saapuneet-kansiosta tai muuttaa ryhmän asetuksia. Ryhmän omistajat voivat nimetä ryhmän uudelleen, päivittää kuvauksen tai kuvan ja paljon muuta. Jos sharepoint-roolit ovat sinulle tuttuja, ryhmän omistaja on sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.
Vihje: Parhaan käytännön mukaan ryhmällä on oltava vähintään kaksi omistajaa, jos mahdollista. Näin yksi omistaja voi tehdä muutoksia ryhmään, jos toinen omistaja ei ole käytettävissä.
Ryhmän jäsenet ovat tavallisia käyttäjiä organisaatiossasi, jotka käyttävät ryhmää yhteistyön tekemiseen. He voivat käyttää ryhmän kaikkea, mutta eivät ryhmän asetuksia. SharePoint-maailmassa he ovat sivuston jäseniä. Lisätietoja ryhmän jäsenten lisäämisestä tai poistamisesta on artikkelissa Ryhmien jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa.
Vieraat ovat kuin ryhmän jäsenet, mutta he ovat organisaatiosi ulkopuolisia käyttäjiä. Käyttäjät voivat oletusarvoisesti kutsua vieraita liittymään ryhmään, ja voit hallita tätä asetusta. Lisätietoja on artikkelissa Vieraiden lisääminen ryhmiin Outlookissa.
Microsoft Teamsin käyttäminen jatkuvassa keskustelupohjaisessa työtilassa
Erinomainen tapa pitää yhteyttä ryhmään on Microsoft Teams. Microsoft Teams on työryhmäsi sisäpiiri – pysyvä keskustelualue, jonka avulla voitte käydä epämuodollisia ja reaaliaikaisia keskusteluja hyvin rajatuista aiheista tai tietyissä ryhmän aliryhmissä. Vaikka Teams-integrointi ei tule automaattisesti, voit helposti luoda Microsoft 365 -ryhmään perustuvan Teams-ryhmän.
Kun ryhmä ei enää täytä alkuperäistä tarkoitustaan, voit vapauttaa järjestelmän resursseja poistamalla ryhmän. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmän muokkaaminen tai poistaminen Outlookissa. Katso: Ryhmän poistaminen Jos et halua joutua poistamaan vanhentuneita ryhmiä manuaalisesti, järjestelmänvalvoja voi määrittää tietyn aikarajan, jonka umpeuduttua vanhentuneet ryhmät poistetaan automaattisesti. Katso myös: Microsoft 365 -ryhmän vanhenemiskäytäntö.
Microsoft 365 -ryhmät valmisteluun on kolme ensisijaista mallia: Avoin, IT-johtoinen tai Hallittu. Jokaisella on omat etunsa.
|
Malli |
Hyvät puolet |
|---|---|
|
Avoin (oletus) |
Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan ilman IT-tukea. |
|
IT-johtoinen |
Käyttäjät pyytävät ryhmän luomista IT-tuelta. IT-tuki voi auttaa heitä valitsemaan sopivimmat yhteiskäyttötyökalut. |
|
Valvottu |
Ryhmien luominen on rajoitettu vain tiettyihin henkilöihin, tiimeihin tai palveluihin (Katso: Microsoft 365 -ryhmät luovien henkilöiden hallinta) |
Jos haluat määrittää, miten Microsoft 365 -ryhmät nimetään, voit käyttää nimeämiskäytäntöä pakottaaksesi ryhmien nimet noudattamaan tiettyjä standardeja, kuten etu- tai jälkiliitteitä, sekä estämään vastenmieliset nimet. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien nimeämiskäytäntö.
Jokaisella ryhmällä on vähintään yksi omistaja, joka voi lisätä tai poistaa jäseniä ja suorittaa joitakin ryhmää ja sen sisältöä koskevia perushallintatoimintoja. Jos ryhmän omistaja (tai omistajat) lähtee organisaatiosta mistä tahansa syystä, järjestelmänvalvoja voi määrittää ryhmälle uuden omistajan . Lisätietoja on artikkelissa Uuden omistajan määrittäminen orporyhmään.
Lisäksi jos sinulla on Exchange Online järjestelmänvalvojan oikeudet, voit hallita ryhmiä Microsoft 365 Hallinta-keskuksesta (katso Ryhmän jäsenyyden hallinta Microsoft 365 -hallintakeskus) tai PowerShellistä (katso Microsoft 365 -ryhmät PowerShellin kanssa.
Saatat haluta poistaa ryhmän vuokraajasta. Lisätietoja ryhmän poistamisesta on artikkelissa Ryhmän poistaminen Outlookissa. Jos ryhmä poistetaan vahingossa, järjestelmänvalvojat voivat palauttaa ryhmän enintään 30 päivän ajan. Katso: Poistetun Microsoft 365 -ryhmän palauttaminen.
Jos haluat automatisoidumman tavan hallita Microsoft 365 -ryhmät elinkaarta, voit vanhentumiskäytäntöjen avulla vanhentua tietyllä aikavälillä. Ryhmän omistajat saavat sähköpostia 30, 15 ja 1 päivä ennen ryhmän vanhenemista, jotta he voivat helposti uusia ryhmän, jos sitä vielä tarvitaan. Katso: Microsoft 365 -ryhmän vanhenemiskäytäntö.
-
Salli jäsenten lähettää Microsoft 365 -ryhmänä tai sen puolesta
-
Sivuston otsikon, kuvauksen, logon ja sivuston tietojen asetusten muuttaminen
Microsoft 365 -ryhmärajoitukset
Etsi ryhmärajoitukset kohdasta Yleiskatsaus Microsoft 365 -ryhmät järjestelmänvalvojille.
Jos aiot käyttää ryhmän takaisinkirjoitusominaisuutta Azure Active Directory Connect -työkalussa, enimmäispituus on 448 kuvausmääritteeseen liittyvää merkkiä.
Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilasta on artikkelissa SharePoint Onlinen rajoitukset.
Microsoft 365 -ryhmät -ryhmien hallinta on tehokkaampaa, kun saat tietoja ryhmien käytöstä. Microsoft 365 Hallinta-keskuksessa on raportointityökalu, jonka avulla voit nähdä tietoja, kuten tallennustilan käytön, aktiivisten ryhmien määrän ja jopa sen, miten käyttäjät käyttävät ryhmiä. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 :n raportit hallintakeskuksessa .
Microsoft 365 -ryhmät tarjoaa useita työkaluja yhteensopivuuteen, tietojen suojaamiseen ja eDiscoveryyn.
