Créer des documents Office accessibles

Utilisation des couleurs

Ne comptez jamais sur la couleur seule pour transmettre des informations, au cas où votre public ne peut pas la voir correctement. S’il est important de connaître la couleur exacte, mentionnez la couleur (par exemple, dans l’étiquette de l’image).

Évitez d’utiliser la couleur bleu pâle, car il s’agit de la première couleur qui provoque des problèmes en raison du vieillissement des yeux et de leur perte de réceptivité.

Utilisation du son

Si vous utilisez des sons dans un document, vérifiez que les informations sont accessibles, même si vous ne pouvez pas les entendre.

Pour rendre les vidéos et fichiers audio accessibles, vous pouvez ajouter des sous-titres ou des légendes à votre document. Ils rendent votre document adapté à un public plus large, y compris les personnes atteintes d’un handicap auditif et celles parlant des langues autres que celle de votre clip multimédia.

Textes de remplacement manquants dans des éléments visuels

Si vous utilisez un lecteur d’écran, le texte de remplacement (Alt) décrit un élément visuel aux personnes qui ne peuvent pas le voir. Appliquez toujours des textes de remplacement à des formes, images, graphiques, tableaux et graphiques SmartArt pour améliorer l’accessibilité de votre document. Pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation correcte du texte de remplacement, voir Texte de remplacement.

Style de rédaction complexe

Si votre public ne vous comprend pas, votre document perd automatiquement sa raison d’être.

Utilisez des phrases courtes et une grammaire simple. Si le contenu se prête à une liste à puces, présentez-le de cette manière. Une liste à puces permet très simplement d’appliquer des phrases courtes.

Lorsque des options s’offrent à vous, choisissez toujours le mot disponible le plus simple, plutôt que d’impressionner votre public avec votre vocabulaire.

Tableaux dans des documents

Évitez si possible d’utiliser des tableaux dans vos documents, car le suivi du contenu d’un tableau via un lecteur d’écran peut être difficile. Si vous devez utiliser un tableau, concevez-le minutieusement de façon à ce qu’il soit le plus simple possible. Toujours utiliser un titre pour présenter le tableau.

Si vous créez un tableau au format HTML pour une page web, utilisez le balisage approprié pour permettre au lecteur d’écran ou à l’afficheur braille de fournir les informations d’en-tête du tableau et des données en contexte. Utilisez les balises <TH> pour les en-têtes et les balises <TD> pour les cellules de données. N’oubliez pas d’inclure une synthèse du tableau dans la balise <tableau> pour expliquer l’objet du tableau.

Dispositions de documents basées sur des tableaux

Les dispositions basées sur des tableaux sont très courantes, notamment dans les bulletins d’informations créés avec Word et Outlook. En créant un tableau avec des bordures invisibles et en plaçant les différents articles du bulletin d’informations dans des cellules individuelles, vous pouvez facilement créer un document de qualité remarquable. Vos lecteurs souffrant de problèmes d’accessibilité, en revanche, ne vous remercieront pas. Ne jamais utiliser de tableau en tant qu’outil de disposition.

Lors de la navigation dans un document avec une disposition de tableau, les lecteurs d’écran et les afficheurs braille affichent les tableaux ligne par ligne dans les colonnes : si votre bulletin d’informations est conçu pour être lu de haut en bas colonne par colonne, votre lecteur sera perdu.

Ayez pour objectif de mettre en page votre document sans utiliser de tableaux. Pour obtenir des idées et une collection de modèles accessibles que vous pouvez utiliser avec différentes applications Office , voir Rendre vos modèles plus accessibles et Obtenir des modèles accessibles pour Office. Si vous devez utiliser une mise en forme de tableau, veillez à ce qu’elle soit conçue pour être lue ligne par ligne dans les colonnes et essayez de réduire le nombre d’enfoncements de touche Tab ou de balayages requis pour atteindre la fin du tableau.

Navigation et organisation du focus

Les utilisateurs de lecteurs d’écran utilisent la touche Tab ou les balayages pour naviguer dans votre document. Lorsque vous appuyez sur la touche Tab ou effectuez un mouvement de balayage, le focus est déplacé dans la partie suivante du document et le lecteur d’écran peut lire le contenu de cette section.

Pour implémenter une navigation accessible, assurez-vous que les parties du contenu dans le document sont dans un ordre logique. Ceci est particulièrement important s’il existe dans le document une séparation de texte avec des fragments d’images placées à côté ou au-dessus l’une de l’autre, comme sur une diapositive PowerPoint. Si les parties ne sont pas organisées de façon logique, le lecteur d’écran les lit dans un ordre incorrect, ne permettant pas à l’utilisateur de comprendre le contenu. Pour tester la navigation, activez le lecteur d’écran et parcourez le document en appuyant sur la touche Tab ou en effectuant un mouvement de balayage vers la gauche ou vers la droite sur l’écran. Vérifiez que le focus se déplace dans le document comme prévu.