מסדי נתונים של Access יכולים לעזור לך לאחסן ולעקוב אחר כמעט כל סוג של מידע, כגון מלאי, אנשי קשר או תהליכים עסקיים. נעיין בדרכים שבהן ניתן ליצור מסד נתונים שולחני של Access, להוסיף לו נתונים ולאחר מכן ללמוד על השלבים הבאים להתאמה אישית של מסד הנתונים החדש ושימוש בו.
במאמר זה
- בחירת תבנית
- יצירת מסד נתונים מאפס
- הוספת טבלה
- העתקה והדבקה של נתונים
- ייבוא נתונים או יצירת קישור אליהם
- ארגון נתונים באמצעות מנתח הטבלאות
- השלבים הבאים
בחירת תבנית
תבניות Access כוללות טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות מוכללים המוכנים לשימוש. תבניות הן אחד הדברים הראשונים שאתה רואה בעת הפעלת Access, ובאפשרותך לחפש תבניות נוספות באופן מקוון.
- ב- Access, בחר קובץ>חדש.
- בחר תבנית מסד נתונים של שולחן עבודה ולאחר מכן הזן שם עבור מסד הנתונים תחת שם קובץ. אם אינך רואה תבנית שמתאימה לך, השתמש בתיבה חפש בתבניות מקוונות .
- באפשרותך להשתמש במיקום ברירת המחדל ש- Access מציג מתחת לתיבה שם הקובץ , או לבחור את סמל התיקיה כדי לבחור מיקום.
- בחר באפשרות צור.
בהתאם לתבנית, ייתכן שיהיה עליך לבצע אחת מהפעולות הבאות כדי להתחיל בעבודה:
אם Access מציג תיבת דו-שיח של כניסה עם רשימה ריקה של משתמשים:
- בחר משתמש חדש.
- מלא את הטופס פרטי משתמש.
- בחר שמור & סגור.
- בחר את שם המשתמש שהזנת זה עתה ולאחר מכן בחר כניסה.
אם Access מציג הודעת אזהרת אבטחה בסרגל ההודעות ואתה נותן אמון במקור התבנית, בחר הפוך תוכן לזמין. אם מסד הנתונים דורש כניסה, היכנס שוב.
לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת מסד נתונים שולחני של Access מתבנית.
יצירת מסד נתונים מאפס
אם אף אחת מהתבניות אינה מתאימה לצרכים שלך, באפשרותך להתחיל ממסד נתונים ריק של שולחן העבודה.
- ב- Access, בחר מסד נתונים>חדש של שולחן עבודה ריק.
- הקלד שם עבור מסד הנתונים בתיבה שם הקובץ.
- באפשרותך להשתמש במיקום ברירת המחדל ש- Access מציג מתחת לתיבה שם הקובץ , או לבחור את סמל התיקיה כדי לבחור מיקום.
- בחר באפשרות צור.
הוספת טבלה
במסד נתונים, המידע שלך מאוחסן בטבלאות קשורות מרובות. כדי ליצור טבלה:
בעת פתיחת מסד הנתונים בפעם הראשונה, תראה טבלה ריקה בתצוגת גליון נתונים שבה תוכל להוסיף נתונים. כדי להוסיף טבלה נוספת, בחר צור>טבלה. באפשרותך להתחיל להזין נתונים בשדה הריק (תא), או להדביק נתונים ממקור אחר, כגון חוברת עבודה של Excel.
כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.
עצה
שמות בעלי משמעות עוזרים לך לדעת מה כל שדה מכיל מבלי לראות את תוכנו.
בחר שמור>קובץ.
- כדי להוסיף שדות נוספים, הקלד בעמודה לחץ כדי להוסיף.
- כדי להזיז עמודה, בחר אותה על-ידי לחיצה על כותרת העמודה שלה ולאחר מכן גרור אותה למיקום הרצוי. באפשרותך גם לבחור עמודות סמוכות ולגרור אותן יחד למיקום חדש.
לקבלת מידע נוסף, ראה מבוא לטבלאות.
העתקה והדבקה של נתונים
באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מתוכנית אחרת, כגון Excel או Word בטבלת Access. פעולה זו פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר הנתונים מופרדים לעמודות. אם הנתונים הם בתוכנית עיבוד מילים כגון Word, השתמש בתגיות כדי להפריד בין העמודות או להמיר את הנתונים לתבנית טבלה לפני העתקתם.
אם הנתונים דורשים עריכה, כגון הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושם משפחה, עשה זאת תחילה בתוכנית המקור.
פתח את המקור והעתק את הנתונים על-ידי הקשה על Ctrl+C.
פתח את טבלת Access שבה ברצונך להוסיף את הנתונים בתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן הדבק אותם על-ידי הקשה על Ctrl+V.
לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם בעל משמעות.
בחר שמור>קובץ ולאחר מכן תן שם לטבלה החדשה.
הערה
Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתבסס על המידע שאתה מדביק בשורה הראשונה של כל עמודה, לכן ודא שהמידע בשורות הבאות תואם לשורה הראשונה.
ייבוא נתונים או יצירת קישור אליהם
באפשרותך לייבא נתונים ממקורות אחרים, או לקשר לנתונים מ- Access מבלי להעביר את המידע מהמיקום שבו הוא מאוחסן. קישור יכול להיות אפשרות טובה אם משתמשים מרובים מעדכנים את הנתונים וברצונך לוודא שאתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר, או אם ברצונך לחסוך בשטח אחסון. עבור רוב התבניות, באפשרותך לבחור אם לקשר לנתונים או לייבא אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא נתונים או קישור לנתונים במסד נתונים אחר של Access.
התהליך משתנה במקצת בהתאם למקור הנתונים, אך הוראות אלה יעזרו לך להתחיל בעבודה:
בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה יבא קישור & , בחר מקור נתונים חדש ולאחר מכן בחר את תבנית הנתונים שאתה מייבא או מקשר אל מתוך אפשרויות תפריט המשנה המפורטות.
הערה
אם עדיין אינך מצליח למצוא את התבנית הנכונה, ייתכן שיהיה עליך לייצא תחילה את הנתונים לתבנית קובץ שבה Access תומך, כגון קובץ טקסט מופרד.
בצע את ההוראות בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים.
בעת קישור, חלק מהתבניות זמינות לקריאה בלבד. להלן המקורות החיצוניים שבאפשרותך לייבא נתונים או לקשר אל:
| מקור | ייבוא | קישור |
|---|---|---|
| Excel | כן | כן (לקריאה בלבד) |
| Access | כן | כן |
| מסדי נתונים של ODBC, כגון SQL Server | כן | כן |
| קבצי טקסט או קבצי ערכים המופרדים באמצעות פסיק (CSV) | כן | כן (הוספת רשומות חדשות בלבד) |
| רשימה של SharePoint | כן | כן |
| XML | כן | |
| שירותי נתונים | כן (לקריאה בלבד) | |
| מסמך HTML | כן | כן |
| תיקיית Outlook | כן | כן |
לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא נתונים או קישור לנתונים במסד נתונים אחר של Access.
ארגון נתונים באמצעות מנתח הטבלאות
באפשרותך להשתמש באשף מנתח הטבלאות כדי לזהות במהירות נתונים מיותרים. האשף מספק דרך פשוטה לארגון הנתונים בטבלאות נפרדות. Access שומר את הטבלה המקורית כגיבוי.
- פתח את מסד הנתונים של Access המכיל את הטבלה שברצונך לנתח.
- בחר כלי מסד נתונים ניתוח>טבלה. שני העמודים הראשונים של האשף מכילים ערכת לימוד קצרה עם דוגמאות. אם אתה רואה תיבת סימון עם התווית הצג דפי מבוא ?, בחר אותה ולאחר מכן בחר הקודם פעמיים כדי לראות את המבוא. אם אינך מעוניין לראות את דפי המבוא שוב, נקה את הצג דפי מבוא?.
לקבלת מידע נוסף, ראה נרמול הנתונים שלך באמצעות מנתח הטבלאות.
השלבים הבאים
שאר תהליך העיצוב משתנה בהתאם לפעולות שברצונך לבצע, אך קרוב לוודאי שתרצה לשקול ליצור שאילתות, טפסים, דוחות ופקודות מאקרו. מאמרים אלה יכולים לעזור: