תבניות מותאמות אישית Microsoft Planner מאפשרות לך להפוך תוכנית קיימת לתבנית הניתנת לשימוש חוזר עבור הקבוצה שלך. תבניות עוזרות לתתקנים את העבודה, לזרז את יצירת התוכנית ולהקל עליך לשתף זרימות עבודה של שיטות עבודה מומלצות.
באמצעות תבניות מותאמות אישית, באפשרותך:
- צור תבנית הניתנת לשימוש חוזר מתוכנית Planner קיימת.
- בחר אילו שדות יועתקו לתוכניות חדשות.
- שתף תבניות עם קבוצה של Microsoft 365 כדי שאחרים יוכלו לעשות בהן שימוש חוזר. תבניות מותאמות אישית מתאימות ביותר לעבודה חוזרת, כגון התחלת פרוייקטים, זרימות עבודה של צירוף, תכנון קמפיינים או רשימות פעולות לביצוע תפעוליות.
לפני שתתחיל
לפני השימוש בתבניות מותאמות אישית, בדוק את האפשרויות הבאות:
- יש לך גישה Microsoft Planner.
- התוכנית שברצונך להפוך לתבנית מחוברת בקיבוץ.
- אתה חבר בקבוצה של Microsoft 365 שברצונך לשתף את התוכנית עםה. תבניות מאוחסנות עם הקבוצה שעתה אתה משתף אותן, והגישה קשורה לחברות בקבוצה.
יצירת תבנית מותאמת אישית מתוכנית קיימת
התחל על-ידי שימוש בתוכנית שכבר הגדרת או צור תוכנית בסיסית חדשה כדי להפוך אותה לתבנית מותאמת אישית.
כדי ליצור תבנית:
- פתח את התוכנית שבה ברצונך לעשות שימוש חוזר ב- Planner.
- בפינה השמאלית העליונה, בחר שתף.
- בחר פרסם כתבנית.
- הזן שם ותיאור של תבנית.
- בחר את הקבוצה של Microsoft 365 שברצונך לשתף את התבנית עםה.
- בחר אילו שדות של התוכנית ברצונך לכלול; כברירת מחדל, כל המשימות כלולות.
- בחר פרסם. לאחר פרסומנו, התבנית תהיה זמינה לחברים בקבוצה שנבחרה.
בחר מה יועתק
בעת פרסום תבנית, באפשרותך להחליט אילו רכיבים יועתקו לתוכניות חדשות שנוצרו מתבנית זו. האפשרויות הזמינות עשויות לכלול:
- מטרות
- דליים
- משימות
- תוויות פעילות
- הערות משימה
- רשימות פעולות לביצוע של פעילויות
- קבצים מצורפים למשימה
רק הפריטים שתבחר יועתקו כאשר חבר ייצור תוכנית חדשה מהתבנית. מצב הפעילות וההתקדמות מאופסים בתוכנית החדשה.
הערה: קבצים מצורפים למשימה מועתקים כקישורים.
יצירת תוכנית חדשה מתבנית מותאמת אישית
לאחר פרסום תבנית, כל אחד בקבוצה המשותפת יכול להשתמש בה כדי ליצור תוכנית חדשה.
כדי ליצור תוכנית באמצעות תבנית מותאמת אישית:
- פתח את Planner.
- התחל ליצור תוכנית חדשה.
- תחת הקטגוריה "בחר תבנית", נווט אל משותף או נוצר על-ידי, המפרט תבניות ששותפו איתך או שנוצרו על-ידיך.
- בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.
- אשר וקבע את התצורה של פרטי התוכנית. Planner יוצר תוכנית חדשה באמצעות המבנה המוגדר בתבנית.
שיתוף וניהול של תבניות
תבניות מותאמות אישית משותפות ברמת הקבוצה:
- כל החברים בקבוצה יכולים לראות את התבנית ולהשתמש בה.
- תבניות נשארות זמינות כל עוד הקבוצה קיימת. אם יש צורך לשנות תבנית, עדכן את התוכנית המשמשת כתבנית בסיסית ופרסם גירסת תבנית חדשה. תוכניות קיימות שנוצרו מתבנית אינן מושפעות משינויים עתידיים בתבנית.
מחיקת תבנית מותאמת אישית
לאחר פרסום תבנית, כל אחד בקבוצה המשותפת יכול למחוק את התבנית.
כדי למחוק תבנית:
- פתח את Planner.
- נווט אל יצירת תוכנית.
- תחת הקטגוריה "בחר תבנית", נווט אל משותף או **נוצר על-ידי ** וזהה את התבנית שברצונך למחוק.
- לחץ על ... כדי לפתוח את האפשרות **מחק תבנית **.
- לחץ על מחק כדי לאשר את מחיקת התבנית. התבנית המעודכנת זמינה לחברי הקבוצה. תוכניות שכבר נוצרו מהתבנית אינן משתנות.
תרחישים נפוצים
תבניות מותאמות אישית שימושיות כאשר ברצונך:
- ודא הגדרה עקבית לעבודה חוזרת.
- הפחת את הזמן המושקע ביצירת תוכניות מאפס.
- שתף זרימות עבודה מוכחות עם הצוות שלך. דוגמאות לכך כוללות השקות שיווקיות, תכנון סבבים, תוכניות צירוף וספרי הפעלות תפעוליים.