שדרגת לגירסה חדשה של Excel, וגילית שתשתף חוברות עבודה עם אנשים שעדיין לא שדרגו. הפעלת בודק התאימות יכולה לעזור לך לזהות תכונות או מידע שייתכן שאינם זמינים בגירסה קודמת, כך שתוכל לפתור חלק מבעיות אלה לפני שיתוף חוברת העבודה שלך.
שמירת קובץ בתבנית .xls וסקירת בעיות בבודק התאימות
בצע שלבים אלה:
לחץ על 'קובץ>', 'ייצוא'>, 'שינוי סוג קובץ'.
תחת סוגי קבצים של חוברות עבודה, לחץ פעמיים על Excel 97-2003 Workbook (*.xls).
בחלון המוקפץ 'שמור בשם ', בחר מיקום תיקיה עבור חוברת העבודה.
בתיבה שם הקובץ , הקלד שם קובץ חדש (או השתמש בשם הקובץ הקיים).
לחץ על שמירה.
אם בודק התאימות מופיע, סקור את בעיות התאימות שנמצאו.
הקישור ' חיפוש ' מוביל אותך למקום זה בגליון העבודה, וקישור העזרה מוביל אותך למידע על הבעיה ופתרונות אפשריים.
הערה
- בגירסה החדשה של Excel, חוברת העבודה שזה עתה שמרת בתבנית .xls נפתחת במצב תאימות. המשך לעבוד במצב זה כשאתה מתכנן לשלוח חוברת עבודה זו הלוך ושוב לאנשים שפותחים אותה בגירסה הקודמת של Excel.
- כשאין לך עוד צורך בתאימות לאחור, לחץ על'המרפרטי>קובץ>' כדי להמיר את חוברת העבודה לתבנית הקובץ העדכנית כדי שתוכל ליהנות מהיתרונות של התכונות החדשות ב- Excel.
הפעלת בודק התאימות עבור Excel 2007 ואילך
כדי לוודא שחוברת עבודה תואמת ל- Excel 2013, Excel 2010 או Excel 2007, הפעל את בודק התאימות באופן ידני בפעם הראשונה שתשמור את חוברת העבודה. לאחר מכן הגדר את בודק התאימות להפעלה אוטומטית בכל פעם שתשמור חוברת עבודה זו.
בצע שלבים אלה:
לחץ על 'בדוקפרטי>קובץ>' אם יש בעיות.
בחר 'בדוק תאימות'.
כדי לבדוק תאימות באופן אוטומטי מעתה והלאה, סמן את התיבה בדוק תאימות בעת שמירת חוברת עבודה זו .
עצה
באפשרותך גם לציין את גירסאות Excel שברצונך לכלול כשאתה בודק תאימות. כל הגירסאות מסומנות כברירת מחדל, לכן פשוט בטל את הסימון של גירסאות שאינך מעוניין לכלול.
אם יתגלו בעיות, הקישור ' חיפוש ' יוביל אותך למקום זה בגליון העבודה, והקישור 'עזרה ' יוביל אותך למידע על הבעיה ופתרונות אפשריים.
שימוש ב- Access כדי לשלב מקורות נתונים עבור תכונות נתונים המשתמשות בטבלאות מרובות
הערה
באפשרותך גם להשתמש בפונקציה VLOOKUP ב- Excel כדי לטפל בבעיה זו, אולם התהליך מורכב מעט והופך להיות מסובך יותר ככל שמספר מקורות הנתונים המשולבים גדל.
Excel 2010 וגירסאות קודמות אינן תומכות בתכונות נתונים המנתחות טבלאות מרובות, מכיוון שגירסאות אלה של Excel אינן כוללות מודל נתונים. אם חוברת העבודה שלך מכילה תכונות כאלה, ייתכן שתוכל להכין אותן לשימוש בגירסאות קודמות על-ידי שילוב מקורות הנתונים של התכונה לטבלה אחת ולאחר מכן שימוש בטבלה חדשה זו כמקור הנתונים.
דרך אחת לעשות זאת היא להשתמש ב- Access כדי לשלב את מקורות הנתונים ולשכפל אותם כשאילתה, שלאחר מכן תוכל לייבא לחוברת העבודה שלך. התהליך מתנהל כך:
- ב- Access, ייבא כל מקור נתונים מקורי כטבלה חדשה.
- ב- Excel, פתח את תיבת הדו-שיח 'קשרי גומלין' על-ידי לחיצה על > 'כלי > נתונים קשרי גומלין' ורשום את קשרי הגומלין בין מקורות הנתונים המקוריים.
- ב- Access, צור מחדש כל אחד מקשרי הגומלין.
- ב- Access, צור שאילתה המכילה את כל השדות הדרושים לתכונת הנתונים של Excel.
- ב- Excel, ייבא את השאילתה לגליון עבודה חדש כטבלה.
לאחר שהנתונים נמצאים בטבלה אחת ב- Excel, בחר טבלה זו כמקור הנתונים עבור תכונות הנתונים שהשתמשו בטבלאות מרובות, או צור מחדש את תכונות הנתונים ובחר את הטבלה החדשה כמקור הנתונים שלהן.
זקוק לעזרה נוספת?
תמיד תוכל לשאול מומחה בקהילה הטכנולוגית של Excel או לקבל תמיכה בקהילות.