תכנון ספריות מסמכים ב-SharePoint Server

קביעת סוג הספריה

כאשר תזהה אילו ספריות מסמכים יתאימו בצורה הטובה ביותר לצרכי הארגון שלך, ייתכן שתקבע גם שאתה מעוניין באתרים או באוספי אתרים מרובים. לדוגמה, אם אתה מחבר תוכן עבור פרסום ללקוחות חיצוניים, ייתכן שתזדקק לאתר אחד שבו ברצונך לחבר ולסקור תוכן ואתר נפרד, אולי בהתקנה נפרדת של SharePoint Server 2016, שבו תוכל לפרסם את התוכן שלך.

בעת תכנון ספריות מסמכים עבור אתרים מרובים, ייתכן שתצטרך גם לתכנן כיצד תוכן זורם מאתר אחד לאחר-על-ידי תהליכים ידניים, זרימות עבודה או פתרונות מותאמים אישית. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון זרימת התוכן, בהמשך מאמר זה.

הטבלה הבאה מפרטת שימושים אופייניים בספריות מסמכים.

הדוגמה הבאה מראה כיצד להשתמש בניתוח שהשלמת במקטע ניתוח שימוש במסמכיםבזיהוי משתמשים וניתוח שימוש במסמכים (SharePoint Server 2010) כדי לעזור לך לתכנן את הארגון של ספריית מסמכים עבור הארגון שלך. בדוגמה זו, Contoso Ltd. מספק תוכן ללקוחות בהתבסס על מחקר השוק. התוכן נוצר בעיקר על-ידי יועצים שפועלים באופן מרוחק. פעולה זו מתבצעת במחזור שבו מתרחשים השלבים הבאים:

1. שותף מעריך רעיונות של התקשרויות ובקשות להצעות.

2. לאחר שנוצר חוזה, מנהל פרוייקט מחבר צוות של יועצים ויוצר אתר עבודה ספציפי להתקשרות שבו התוצאות של המחקר נרשמות והפרוייקט מושלם.

3. לאחר השלמת הפרוייקט, מסמכי התוצר מתפרסמים באתר אינטרנט מאובטח, שבו לקוחות יש גישה אליהם.

4. הצוות כותב שיטות עבודה מומלצות לגבי מסמכים ומחקרים המבוססים על הפרוייקט.

5. מנהלי ידע אוספים, מארגנים ומאוחסנים בארכיון את שיטות העבודה המומלצות ומסמכים אחרים.

6. תוצרים, חוזים ומסמכים אחרים נשמרים כרשומות של החברה.

7. באמצעות התוכן המתוחזק על-ידי מנהלי הידע, השותפים מעריכים הזדמנויות ויוצרים הצעות חדשות.

הטבלה הבאה מציגה ניתוח שימוש במסמכים עבור תרחיש זה.

ניתוח שימוש במסמכים זה מציע את הדרישות הבאות:

• מנהלי פרוייקטים זקוקים לספריות באתרי צוות לאחסון רעיונות התקשרויות, בקשות להתקשרות וטיוטות הצעות.

• עורכי דין זקוקים לספריות בפורטל או באתר ניהול מסמכים מרוכז לאחסון תבניות חוזים וחוזים פעילים.

• מנהלי פרוייקטים ומשתתפים זקוקים לספריות באתרי צוות לצורך עריכה של תוצאות מחקר, תוצרים ולימודי מקרה.

• הלקוחות זקוקים לספריות באתר אינטרנט להצגת תוצרים סופיים. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• כל החברים בארגון זקוקים לגישה לאתר מרכז המסמכים להצגת שיטות עבודה מומלצות ומסמכי לימוד מקרה. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• מנהלי רשומות של תאגיד ועורכי דין זקוקים לגישה למרכז הרשומות הארגוניות כדי לשמור רשומות של חברה. (SharePoint Server 2016 בלבד).

האיור הבא מראה כיצד ספריות אלה עשויות להיות מופצות. האתרים מתארחים בשלושה אוספי אתרים: אוסף אתרים באינטרנט עבור גישת לקוח, אוסף אתרים של אקסטרא-נט לעריכה מרחוק לפי חברי צוות ואוסף אתרים באינטרא-נט לצורך תחזוקה מאובטחת של אתר ניהול הרשומות. (SharePoint Server 2016 בלבד).

תכנון זרימת התוכן

תוכן בפתרון ניהול מסמכים הוא לעתים קרובות דינמי, מעבר מאתר אחד לאחר בהתאם לצורך כדי לענות על צרכי המשתמשים. כאשר אתה מתכנן ספריות מסמכים, משום כך, אתה מתכנן לעתים קרובות את זרימת התוכן מספריה או אתר אחת לאחרת. SharePoint Server 2016 כולל את הדרכים הבאות להעברת תוכן, באופן ידני או דינאמי:

• באפשרותך ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית שיעתיקו או יעבירו תוכן מאתר אחד או ספריה אחת לאחרת. זרימת עבודה מדריכה מסמך באמצעות תהליך עסקי ומקצה משימות למשתתפים כאשר תפקידם במחזור החיים של המסמך הופך לפעיל. ניתן לתכנן זרימת עבודה כדי להעביר מסמך מאתר אחד או ספריה אחת לאחרת. לקבלת מידע אודות אופן התכנון של זרימות עבודה, ראה סוג תוכן ותכנון זרימת עבודה (SharePoint Server 2010).

• מחברים יכולים להעתיק מסמך לספריה בכל אתר שבו יש להם הרשאות עריכה. קשר הגומלין בין המקור לבין מסמך היעד נשמר כדי שניתן יהיה לרענן את העותק בהתאם לצורך.

• ניתן לביים דפי אינטרנט ואתרי אינטרנט שלמים ולפרסם אותם מאתר אחד לאחר, באופן ידני או באופן אוטומטי בהתבסס על לוח זמנים. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• ניתן לשלוח תוכן לאתר ניהול הרשומות באמצעות ממשק המשתמש SharePoint Server 2016, באמצעות זרימת עבודה, או באמצעות פתרון מותאם אישית המבוסס על מודל האובייקטים של SharePoint Server 2016. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• על-ידי שימוש בתיקיות אינטרנט או במיקומי רשת, מחבר יכול להעתיק או להעביר באופן ידני את התוכן של ספריית מסמכים מספריה או מאתר אחד לאחר.

בחזרה לדוגמה, האיור הבא מראה כיצד להחיל חלק מהשיטות הבאות של זרימת תוכן. שים לב שאתר האינטרנט המבוים נוסף לאתר הפורטל לעריכה. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• על-ידי שימוש בתכונות פרסום, מחבר יכול לפרסם דפי אינטרנט באתר האינטרנט. (SharePoint Server 2016 בלבד).

• באמצעות הפקודה ' העתק ', מחבר יכול להעתיק מסמכים לאתר מרכז המסמכים.

• באמצעות זרימת עבודה מותאמת אישית, מחבר יכול להעתיק מסמכים לספריות מסמכים באתר האינטרנט.

• באמצעות הפקודה שלח אל , מחבר יכול לשלוח חוזים למאגר הרשומות enterprise. (SharePoint Server 2016 בלבד).

קידום ספריות מסמכים מיישומי לקוח של Office

באפשרותך להתאים אישית את תיבת הדו Office Professional 2013Open ואת תיבת הדו שמירה כדי לעודד חברי ארגון להשתמש בספריות מסמכים כמיקומי אחסון. על-ידי הוספת אתרים לסרגל המיקומים שלי לצד תיבת הדו פתיחה ותיבת הדו שמירה , באפשרותך לספק גישה בלחיצה אחת למיקומים שבהם משתמשים צריכים לאחסן את המסמכים שלהם. פעולה זו מאפשרת לחברי צוות לקיים אינטראקציה עם ספריות המסמכים כאשר הם משתמשים באפשרות שמור מתוך Office Professional 2013 יישומי לקוח, במקום לעבור ישירות לשרת כדי להעלות את המסמכים שלהם.

כדי לקדם שימוש באתרים בתיבת הדו פתיחה ובתיבת הדו שמירה , באפשרותך לפרסם אותם באמצעות שירות אינטרנט. שירות זה מספק רשימה של אתרים המיועדים למשתמשים ספציפיים בהתבסס על התפקידים שלהם או על האתרים שהם חברים בהם. יישום לקוח Office Professional 2013 יכול לגלות באופן אוטומטי שירות אינטרנט זה באמצעות האתרים שלי. מוצרי שרת אחרים יכולים גם ליישם שירות אינטרנט זה ולספק את מיקום השירות ליישום Office לקוח. לאחר קביעת התצורה של שירות האינטרנט, Office Professional 2013 מוסיף ערך לסרגל המיקומים שלי ומאכלס אותו עם המיקומים המוגדרים על-ידי שירות האינטרנט. לקבלת מידע נוסף אודות שירות האינטרנט ' קישורים שפורסמו ', ראה שירות אינטרנט של קישורים שפורסמו בספריית MSDN.

לחלופין, מנהלי מערכת יכולים להגדיר מפתחות רישום כדי להוסיף אתרים ספציפיים לסרגל ' המיקומים שלי ' בתיבת הדו ' פתיחת Office ' ובתיבת הדו ' שמירה '. מפתחות רישום נפרסים באמצעות מדיניות קבוצתית ותבנית שירות מדריכי כתובות של Active Directory המוצגת בOffice 2013 Resource Kit.

באפשרותך להגביל את המיקומים שחברי הארגון יכולים לשמור תוכן באמצעות תיבת הדו שמירה של Office. לדוגמה, באפשרותך להגביל את היכולת לשמור קבצים במחשבים שולחניים ולאלץ משתמשים לשמור תוכן בספריית מסמכים. ב- Office Professional 2013, באפשרותך לשלוט במקום שבו משתמשים יכולים לנווט כדי לשמור את המסמכים שלהם. פעולה זו מדריכה משתמשים לשמירה במיקומים שאושרו. שים לב שהדבר אינו מבטיח שמשתמשים לא יחסכו קבצים במחשבים המקומיים שלהם או במיקומים לא מאושרים אחרים. קיימות דרכים רבות להעברת קבצים למחשב, ואנשים מוטיבציה יכולים לעקוף את רוב ההגבלות. עם זאת, על-ידי הגבלת הגישה למיקומים אלה דרך תיבת הדו שמירה של Office, באפשרותך להקטין באופן משמעותי את מספר חברי הצוות המשתמשים במיקומים לא מאושרים אלה.

כדי להגביל את המיקומים הזמינים בתיבת הדו שמירה של Office, השתמש במדיניות קבוצתית כדי להגדיר את מפתחות הרישום המתאימים כדי להפוך הגדרה זו לזמינה ולהגדיר את המיקום המקומי, הרשת או השרת המאושרים. כאשר הגדרה זו זמינה, כל מיקום שאינו מוגדר באופן זה — כולל קישורים רגילים לשולחן העבודה ותיקיות ' מיקומי הרשת שלי ' – יוסרו מסרגל המיקומים שלי.

ניתן להגביל את רשימת המיקומים המאושרים ליישום Office אחד או יותר. לדוגמה, מנהל מערכת יכול להגביל את שמירת מיקומים ב- Access תוך מתן אפשרות ליישומי Office אחרים לשמור בשום מקום.