מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

יצירת קשר עם הצוות שלך

לעתים קרובות קשה להעביר מידע אודות פרוייקט, בין אם מדובר ב קבלת פרטי מצב מהצוות שלך, או העברת מצב פרוייקט למנהלים.

למד מתי ואופן התקשורת וההתנהלות הדוח הפרוייקט. אחרת, שיתוף פעולה יעיל יסבול וההצלחה של הפרוייקט שלך עלולה להיות בסיכון.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

  • רשימת בעלי העניין שלך    לפני תחילת פרוייקט, גלה מי בעלי העניין שלך. דרך בטוחה אחת לעכב פרוייקט היא לשכוח בעל עניין קריטי שיש לו השפעה על הפרוייקט שלך.

  • קבל תוכנית תקשורת מוקדם יותר    עצב אסטרטגיות ותהליכים של תקשורת בפרוייקט שלך לפני תחילת הפרוייקט. אפילו טוב יותר, תעדיף שתהליכי תקשורת יופיעו כפעילות בשורות הראשונות של הפרוייקט שלך כך שחלק קריטי זה של שיתוף פעולה יהפוך למחויבות של כולם.

  • תקשורת לעתים קרובות    איסוף מידע אודות מצב הפעילות פעם בשבוע עומד לתסכם את הבעיות לפני שהם מסלים. אם אתה מקיים תקשורת בתדירות גבוהה יותר, חברי צוות עשויים להפסיק לשלוח עדכונים עקב הזמן הנוסף בהכנתם.

  • חיפוש בעיות    אם הכל נראה בסדר מכיוון שלא שמעת שום דבר שלילי, סביר להניח שאתה מתקדם לקראת בעיות. גם הפרוייקטים המנוהים ביותר נתקלים בבעיות. התפקיד שלך הוא למצוא אותם לפני שהם גדלים לבעיות גדולות יותר.

  • השתמש בטכנולוגיה המתאימה    הבן את צרכי התקשורת של חבר הצוות ואת בעלי העניין שלך. לדוגמה, חברי צוות המדווחים על מצב פעילות עשויים לרצות להשתמש בדואר אלקטרוני או Project Online, בעוד שההנהלה עשויה להעדיף תרשים או PivotTable מוצגים היטב. להלן רשימה של תוכניות שבהן תוכל להשתמש כדי לעזור בתקשורת.

אפליקציה

יתרונות

חסרונות

Project

  • כולל כלי מצגת מוכללים עבור כל רמת בעלי העניין.

  • הבין בקלות את ציר הזמן ותצוגות מתכנן הצוות.

  • ייצוא נתונים Excel נתונים Visio תקשורת של נתונים מורכבים.

  • ייתכן שהחברה שלך לא תשתמש Project.

  • הפרוייקטים שהחברה שלך עובדת על עשויים להיות קטנים מדי כדי לנצל את תוכנת התזמון רבת העוצמה.

Project Online

  • מיטבי עבור מידע מתקדם אודות תקשורת ודיווח על פרוייקטים ברחבי ארגון.

  • יכול להשוות את המצב של פרוייקטים מרובים או עבור תיק פרוייקטים.

  • חברות קטנות יותר עשויים ל זקוקות לעזרה של יועצים כדי להתקין ולהשתמש Project Online.

Excel

  • Project לייצא נתונים לצורך Excel מתקדם, כגון ANOVA וניתוח ערך מזוכה.

  • אידיאלי לתכנון מוקדם של פרוייקטים או לתוצרים ברמה גבוהה שניתן להוסיף מאוחר יותר ל- Project.

  • Excel תכונות תזמון אוטומטיות עבור פרוייקטים מורכבים יותר.

Word

  • אידיאלי במהלך שלב ההתחלה כאשר עליך לשתף מסמכי תכנון, כמו תקציבים ותוצרים.

  • לא אידיאלי עבור מצגות חזותיות עבור בעלי עניין מנהליים. השתמש Excel, Visio, PowerPoint או Project הפונקציונליות של הדוח שלך במקום זאת.

SharePoint

  • מציע תכונות סינכרון ללא Project Server. שינוי ברשימת משימות אחת ישתקף ברשימת המשימות השניה.

PowerPoint

  • אידיאלי עבור מצגות משפיעות לבעלי עניין בכירים.

  • אנליסטים ומהנדסים עשויים לרצות תרשימים מפורטים יותר לניתוח תקציב מורכב.

Visio

  • עשוי להציג מידע רב מדי עבור קהל מנהל. השתמש Project תכונות הדיווח של עצמם במקום זאת.

Microsoft Teams

  • אידיאלי עבור צוותים ב מיקומים שונים. באפשרותך לשתף מידע אודות פרוייקט באמצעות העברת הודעות מיידיות, קול, וידאו או במהלך פגישות מקוונות.

  • עשוי לדרוש פריסת מחלקת IT.

העברת מידע אודות פרוייקט

בדיקת עדכוני מצב מתוך Project Online

אם הצוות שלך משתמש ב- Project Online, הורד עדכוני מצב פעילות מהשרת לפני שאתה מקיים תקשורת עם הצוות שלך לגבי התקדמות הפרוייקט.

מעקב אחר התקדמות לוח הזמנים שלך, החל מפשוט ועד מומחה

ישנן דרכים פשוטות למעקב אחר התקדמות, וישנן דרכים מורכבות יותר. מצא את הדרך הטובה ביותר עבור הפרוייקט שלך והצוות שלך.

העברת פרטי ערך מזוכה

לכידת פרטי ערך מזוכה היא צעד מתקדם יותר, אך רב עוצמה יותר, לקראת גילוי הביצועים הטובים והרעים של הפרוייקט. העובדות ברמה הגבוהה שאתה רוכש מזה הן מה ש בעלי העניין שלך רוצים לראות.

יצירת דוח פרוייקט

באמצעות Project, באפשרותך ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים בולטים של נתוני הפרוייקט הרצויים, מבלי להשתמש בתוכנה אחרת. במהלך העבודה על הפרוייקט, הדוחות משתנים כדי לשקף את המידע העדכני ביותר - ללא צורך בעדכונים ידניים!

סינכרון עם רשימת משימות של SharePoint

חברי צוות יכולים להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם SharePoint, ואתה תראה את השינויים ב- Project. ולהיפך.

שימוש ב- Microsoft 365

העברת פרטי פרוייקט באמצעות Microsoft 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.

פרסום שינויים בפעילויות בשרת

בעת ביצוע שינויים בפעילויות, פרסם שינויים אלה Project Online כך שלכולם יש את המידע הנכון כדי להמשיך את עבודתם.

תקשורת עם Microsoft Teams

אם אנשים לא יכולים להגיע לפגישה, השתמש ב- Teams כדי לשתף פרטי פרוייקט. שתף PowerPoint, Excel גליונות או מחברת OneNote כדי לשתף תוכניות פרוייקט. אנשים יכולים להשתתף בפגישות מקוונות במשרד שלהם, בבית או באמצעות המכשיר הנייד שלהם.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

×