פרסום רשימות משימות כדי ליצור ולעקוב אחר עבודה בארגון שלך

פרסום רשימת משימות הוא האופן שבו מנהלי תפעול ולוחות תכנון ארגוניים אחרים מפיצים משימות לצוותים שמבצעים את העבודה. כל צוות מקבל עותק אחד של הרשימה, כך שמנהלים מקומיים יכולים להקצות משימות לעובדים שלהם. מנהלים שהם חלק מהקבוצות בהירארכיה בין המנהל המקומי למפרסם רשימת המשימות יכולים לעקוב אחר הקצאה והשלמה של משימות, אך אינם יכולים לשנות דבר. 

לדוגמה, נניח שאנה היא מנהל תפעול במטה של Contoso Markets, רשת חנויות ב- 250 חנויות, המאורגנת ב- Teams לפי אזור. לכל אזור יש לפחות חנות אחת, והעובדים של כל חנות מקבלים הוראות משימה באמצעות משימות באפליקציה Teams. אנה תתכנון מכירת קיץ, וה הכינה רשימת משימות שהיא תפרסם בשרשרת כולה. 

• אנה עוברת לאפליקציה 'משימות' ב- Teams יוצרת רשימה של משימות להגדרת המכירה, ומגדירה את השם 'מכירת קיץ'. היא מצרף כמה סידורי מוצרים חזותיים כדי להדריך את רשימת המשימות שלה לאחר מכן לכל 250 החנויות.

• Srina מנהלת את האזור המערבי, שלחנויות שלו יש קטגוריה נוספת של מוצרים: מוצרי ספורט. היא מחליטה לשכפל את רשימת המשימות 'מכירת קיץ', להוסיף משימות לענף ספורט ולפרסם אותה בחנויות האזור שלה כמערב מכירת קיץ.

• פרנק מנהל את החנות 004, החנות הגדולה ביותר באזור המערבי. הוא פותח את Teams במחשב שלו יום לפני תחילת הכנת המכירות. הוא רואה את שתי הרשימות החדשות שפורסמו ויש לו מראה. הוא מקצה משימות לעובדים בחזית העסק שלו ועוד כמה לעצמו.  

• וויל, פקיד מניות בחנות 004, פותח את Teams בטלפון שלו כדי לראות מה מאחסן אותו. הוא סוקר את סידורי המוצרים החזותיים שאנה צורף למשימה שלו, והוא מתחיל ליישם זאת בחנות שלו.

בעת פרסום רשימה, מנהלים יכולים לערוך כל אחד משדות הפעילויות למעט כותרת המשימה וההערות. למנהלים אין אפשרות למחוק משימות שפורסמו. 

1. בחלק הימני התחתון של הכרטיסיה רשימות שפורסמו, בחר רשימה חדשה.

2. תן שם לרשימה שלך.

3. בחר כיצד לבחור את צוותי הנמענים. באפשרותך לבחור את הצוותים מתוך הירארכיה או להעלות רשימה מותאמת אישית של צוותים. קבל מידע נוסף על אפשרויות אלה כאן. השלבים הבאים מציגים בחירה מהירארכיה.

4. אם אתה שייך ליותר צוות אחד ב'משימות', בחר את הצוות ממנו ברצונך לפרסם. הצוותים שיקבלו את פרסום רשימת המשימות יוכלו לראות באיזה צוות פורסמה רשימת המשימות.

5. בחר צור. הרשימה החדשה מופיעה תחת טיוטות, מימין.

6. תחת כותרת משימה, תן לפעילות הראשונה כותרת ובחר Enter.

7. בחר את כותרת המשימה כדי לפתוח את המשימה ולהוסיף או לערוך כל אחת מהאפשרויות הבאות.   

   • הכותרת

   • Bucket (משמש לסווג משימות – לדוגמה מיכלי מחסן או מחלקת מכירות יכולים לשמש לזיהוי קבוצת העבודה שתבצע את המשימה)

   • עדיפות (דחוף, חשוב, בינוני או נמוך)

   • תאריך התחלה או תאריך יעד

   • פתקים

   • רשימת פעולות לביצוע של עד 20 פריטים (אתה שולט בפריטים וב הסדר, נמעני המשימות שולטים בלסמן אותם כפריטים שהושלמו) 

   • קובץ מצורף 

8. כדי להוסיף פעילות נוספת, הזן שם פעילות בשדה פעילות חדשה. 

   הערה: אם זה עתה נכנסת לרשימת המשימות לאחר ביצוע פעולה אחרת, לפני הזנת שם במשימה חדשה, ייתכן שתצטרך תחילה לבחור הוסף משימה.

   עצה: לאחר שיצרת משימות, תוכל לערוך בצובר את העדיפות, תאריך היעד או הדלי עבור כל המשימות שנבחרו. לקבלת הוראות, ראה שינוי משימות רבות בו-זמנית. 

באפשרותך להעתיק רשימת טיוטה או רשימה שפ פורסמה. לאחר מכן, תוכל לערוך את העותק כדי להכין אותו לפרסום בנפרד. 

1. בכרטיסיה רשימות שפורסמו, בחר את רשימת המשימות שברצונך לשכפל, בחר אפשרויות ולאחר מכן בחר שכפל. העותק של רשימת המשימות מופיע תחת טיוטות.
   
    

   הערה: בעת קבלת רשימת משימות שפורסמו, אם באפשרותך גם לפרסם רשימות משימות, הרשימה החדשה מופיעה בכרטיסיה רשימות שפורסמו, בחלונית הימנית, תחת התקבל.  
   
   

2. לאחר שהרשימה משוכפלת, באפשרותך לקיים אינטראקציה עם הרשימה בדיוק כמו רשימות טיוטות אחרות.  

ייתכן שתרצה לשנות שם של רשימת טיוטה לפני פרסומה. באפשרותך לשנות את השם של כל רשימת משימות במצב טיוטה.

1. בכרטיסיה רשימות שפורסמו, תחת טיוטות, רחף מעל הרשימה שברצונך לשנות את שמה.

2. בחר אפשרויות נוספות ולאחר מכן בחר שנה שם רשימה.
   
   

3. הזן את השם החדש בתיבה כותרת. Teams בודק את השם כדי לוודא שאין התנגשויות. אם סימן ביקורת מופיע בקצה התיבה כותרת , השם יפעל. בחר שמור כדי להחיל את שינוי השם.

1. בכרטיסיה טיוטות, בחר את רשימת המשימות שברצונך לערוך. 

2. כדי לשנות משימה, בחר את הכותרת שלה כדי לפתוח את המשימה ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • כדי לשנות כל אחד משדות הפעילויות, בחר את השדה וערוך לפי הצורך. באפשרותך גם להוסיף הערות וקבצים מצורפים.  

   • כדי למחוק את הפעילות, משמאל לשם הפעילות, בחר אפשרויות נוספות ולאחר מכן בחר מחק.

באפשרותך למחוק כל רשימת משימות תחת טיוטותוביטול פרסום.

1. בכרטיסיה רשימות שפורסמו , תחת טיוטות או לא פורסם, רחף מעל רשימת המשימות שברצונך למחוק.

2. בחר אפשרויות ולאחר מכן בחר מחק.

כאשר רשימת המשימות שלך מוכנה, פרסם אותה לצוותים שהמשתתפים שלהם יבצעו את העבודה. 

1. באפליקציה 'משימות', בחר רשימות שפורסמו.
    

2. ברשימה טיוטות , בחר רשימת משימות ולאחר מכן בחר פרסם בפינה השמאלית העליונה.

3. בחר את הצוותים שיקבלו את רשימת המשימות. השתמש ברשימת Teams הראשית ו/או בכל המסננים הזמינים כדי לאתר את הצוותים שברצונך לכלול.
   
   

   • כדי לבחור את כל הקבוצות בקטגוריה, בחר את תיבת הסימון עבור כותרת הקטגוריה. במקרה הבא, בחירה באפשרות "אזור 1" בוחרת את כל החנויות באזור זה. 

   • כדי לפרסם רק בחנויות באזור 1 הכוללות מחלקת בגדים, בחר את המסנן "ביגוד" בנוסף לכותרת האזור.
      

4. בחר הבא כדי לסקור את תוכנית הפרסום שלך. כדי לבצע שינויים, בחר הקודם.  

5. בחר מוכן, הכל נראה טוב כאן ולאחר מכן בחר פרסם. 

   הערות: 

   • ברגע שתהליך הפרסום יתחיל, רשימת המשימות תעבור מ'טיוטות' ל'פורסם ' כדי לציין שמשימות נשלחות ואינן גלויות לנמענים. 

   • בנקודות שונות בתהליך הפרסום, Teams בודק את הוראות הפרסום שלך ומעדכן אותך לגבי בעיות שהוא נתקל בהן.

   • פרסום משימות עשוי להימשך זמן מה אם קיימות מספר רב של משימות ברשימת המשימות שלך או אם אתה בוחר מספר גדול של צוותי נמענים. זה בסדר לצאת ממסך הפרסום אשוב מאוחר יותר - המשימות ימשיכו לפרסם ברקע. 

6. לאחר סיום הפרסום, בחלק העליון של הכרטיסיה רשימות שפורסמו, הודעה המציינת שהמשימות שלך נמסרו בהצלחה.

   חשוב: אם מופיעים סמלי התראה, בחר הצג פרטים כדי לעזור בפתרון הבעיות.

באפשרותך לערוך משימות ברשימה שפ פורסמה על-ידי הצבת הרשימה במצב עריכה. לאחר שהרשימה נמצאת במצב עריכה, באפשרותך לעדכן משימות ברשימה, למחוק משימות מהרשימה או להוסיף משימות חדשות לרשימה. השינויים לא יפורסמו בצוותי נמענים עד שתבחר את לחצן פרסם שינויים ותאשר את הסיכום. 

בעת פרסום שינויים במשימה ברשימה שפפורסם, הערכים בשדות הפעילות במשימה המעודכנת יחליפו את הערכים של שדות פעילות אלה בכל צוות נמען, למעט מצב המשימה אינו מאופס. מומלץ לערוך משימה ברשימה שפ פורסמה כאשר ברצונך להבהיר מה עליך לעשות.  אם קיים תיקון הדורש שהמשימה תושלם שוב גם אם היא הושלמה לפי פרטי הפעילות הקודמים, מומלץ למחוק את המשימה המקורית וליצור משימה חדשה.

1. במקטע פורסם , בחר את הרשימה שברצונך לערוך.

2. בחר ערוך רשימה כפי שמוצג בתמונה.

3. לאחר שהרשימה נמצאת במצב עריכה, באפשרותך ללחוץ על משימה כדי לערוך אותה. באפשרותך גם להוסיף משימה חדשה או ללחוץ על התפריט ... לצד פעילות קיימת כדי למחוק אותה.

4. אם תחליט שלא לבצע שינויים, תוכל לבחור בטל עריכה באותו מקום שבו מצאת את לחצן ערוך רשימה, ולא יפורסמו שינויים בצוותי הנמענים.

5. אם אתה מוכן לפרסם שינויים, באפשרותך לבחור פרסם שינויים בפינה השמאלית העליונה כדי לפרסם את השינויים בכל צוותי הנמענים המקוריים.  
   
   

   הערה: לחלופין, באפשרותך לבחור לבטל את שינויי העריכה שביצעת והרשימה תחזור למצבה שפורסם בעבר.

אם עליך לבטל את הפרסום, מומלץ לעשות זאת בהקדם האפשרי כדי להפחית את ההקצאה וההשלמה של משימות שנמחקות. רשימה שלא פורסם עוברת למקטע 'לא פורסם' ובאפשרותך לשכפל אותה, אך לא ניתן לפרסם אותה מחדש.  

1. לצד הרשימה שברצונך לבטל את הפרסום שלה, בחר אפשרויות מכן בחר בטל פרסום.

2. לאחר שהרשימה נמצאת במקטע שלא פורסם, באפשרותך להעתיק אותה, לערוך את העותק ולפרסם את העותק הערוך.

לאחר שפרסמת רשימת משימות, מומלץ לעקוב אחר התקדמות הצוותים בהקצאה והשלמה של המשימות ששלחת להם. באפשרותך להציג פרטים עבור המשימות שפורסמו בכמה דרכים שונות. 

התצוגה פעילויות מציגה את ההתקדמות המתבצעת לפי פעילות. באפשרותך לבחור פעילות כדי לראות פרטים נוספים עבור המטלה והשלמתה של משימה זו בכל הצוותים שקיבלו אותה. 

• בחר משמאל לפעילות כדי לסקור את פרטי הפעילות.

התצוגה Teams מאפשרת לך לראות את התקדמות הצוות לפי צוות עבור כל הפעילויות ברשימה. באפשרותך לבחור קבץ כגון אזורים או מחוזות כדי להרחיב אותם, ובאפשרותך לבחור צוות בודד שקיבל את רשימת המשימות כדי לראות את הפרטים של צוות זה.. 

כדי לראות כיצד צוות פועל בכל משימה, בחר את שם הצוות. 

כדי לחזור לתצוגה ברמה גבוהה לאחר שהסתכלת בפרטים, לחץ על שם רשימת המשימות מימין לשם הצוות.