אם הצוות שלך משתמש ברשימות תפוצה, בשיתוף קבצים וברשימות הערות שיתופיות כדי לעשות דברים, תוכל קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook. קבוצות Microsoft 365 היא פלטפורמה רבת עוצמה ופרודוקטיבית שמאחדת שיחות ולוח שנה מ- Outlook, קבצים מ- SharePoint, משימות מ- Planner ומחברת OneNote משותפת בשטח שיתוף פעולה יחיד עבור הצוות שלך.
בעת מעקב אחר קבוצה, כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות לפגישה נשלחות ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך. אך הם מאוחסנים גם בתיקיית הקבוצה שלך. לכן, אל דאגה לגבי מחיקת משהו בטעות או יצירת כלל כדי להעביר דואר מתיבת הדואר הנכנס לתיקיה פרטית. מחק אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר קריאתו ו יודע שעדיין יש עותק המאוחסן בבטחה בתיקיית הקבוצה הניתנת לחיפוש; למעשה, כל ההודעות מאז תחילת הקבוצה מאוחסנות בתיקיית הקבוצה. גם אם לא היית חבר בהתחלה, תוכל לראות את ההיסטוריה המלאה לאחר שתצטרף.
עצה: אם עדיין לא התחלת עם קבוצות Microsoft 365, ייתכן שתרצה לקרוא את תחילת העבודה עם Microsoft 365 קבוצות Outlook תחילה.
עצות על כך שהינם קבוצות Microsoft 365 ביותר Outlook
-
שימוש בקבוצות בדיוק כמו רשימות תפוצה הודעות דואר אלקטרוני חדשות ובקשות לפגישה יישלחו לתיבת הדואר הנכנס שלך, וכל דבר שתשלח לקבוצה יועבר לכל האנשים בקבוצה, בדיוק כמו עם רשימת תפוצה. כל גירסה של Outlook או Outlook באינטרנט תעבד. פשוט הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של הקבוצה בשורה אל של הודעת הדואר האלקטרוני שלך כדי להתחיל לקיים תקשורת.
הערה: בעת יצירת קבוצה,בדוק את תיבת הסימון שלח את כל השיחות הקבוצתיות כך שכל החברים יקבלו עותקים של הודעות הדואר האלקטרוני של הקבוצה בתיבת הדואר הנכנס שלהם.
-
"Favorite" הקבוצה שלך לגישה מהירה ב Outlook, הקבוצות בבעלותך ו/או חברות הרשומות בחלק התחתון של חלונית הניווט. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קבוצה ובחר הוסף למועדפים כדי להעביר אותה לראש חלונית הניווט לגישה נוחה.
הוספה למועדפים גם מאפשרת לך לגשת לתוכן במצב לא מקוון.
-
אין צורך להעביר הודעות לתיקיה פרטית בעת מעקב אחר קבוצה, כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות לפגישה נשלחות ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך. אך הם מאוחסנים גם בתיקיית הקבוצה שלך. לכן, אל דאגה לגבי מחיקת משהו בטעות או יצירת כלל כדי להעביר דואר מתיבת הדואר הנכנס לתיקיה פרטית. מחק אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר קריאתו ו יודע שעדיין יש עותק המאוחסן בבטחה בתיקיית הקבוצה הניתנת לחיפוש; למעשה, כל ההודעות מאז תחילת הקבוצה מאוחסנות בתיקיית הקבוצה. לכן, גם אם לא היית חבר בהתחלה, תוכל לראות את ההיסטוריה המלאה לאחר שתצטרף.
אם אינך מעוניין שההודעות יתונו לתיבת הדואר הנכנס שלך, פשוט הפסק לעקוב מהקבוצה (אך הישאר מחובר). דואר ימשיך להישלח לתיקיה הקבוצתית שלך, אך לא לתיבת הדואר הנכנס שלך.
-
תזמון פגישות קבוצתיות בקלות בכל פעם שתבחר אחת מהקבוצות שלך בחלונית הניווט, תראה רצועת כלים מיוחדת של קבוצות בחלק העליון של המסך. פתח את לוח השנה כדי לראות את כל פגישות הקבוצה המתוזמנות לחודש. כדי לפתוח את לוח השנה של הקבוצה שלך ב:
-
Outlook, בחר בית >לוח שנה.
כדי לתזמן פגישה חדשה מכאן, ראה: תזמון פגישה בלוח שנה של קבוצה.
-
Outlook באינטרנט, בחר לוח שנה.
כדי לתזמן פגישה חדשה מכאן, ראה: תזמון פגישה בלוח שנה של קבוצה.
-
-
שיתוף קבצים בקלות עם כל האנשים בקבוצה באפשרותך להעלות בקלות קבצים משותפים או לצרף קבצים מהספריה להודעות הדואר האלקטרוני שלך. מאחר שההרשאות הנכונות כבר מוגדרות וחולות על כל חברי הקבוצה, אין צורך לנהל הרשאות בקבצים המשותפים. כדי לפתוח את שטח הקובץ של הקבוצה ברצועת הכלים של הקבוצות ב:
-
Outlook, בחר בית > קבצים. ראה שיתוף קבצים קבוצתיים.
-
Outlook באינטרנט, בחר קבצים. ראה שיתוף קבצים קבוצתיים.
-
-
גישה מהירה למחברת הצוות השתמש בו כדי ללכוד הערות עבור דיוני הצוות, הפגישות, התוכניות והפעילויות שלך. כדי לפתוח את המחברת של הקבוצה ברצועת הכלים של הקבוצות ב:
-
Outlook, בחר בית > מחברת.
-
Outlook באינטרנט, בחר מחברת.
-
-
מצא את מה שאתה מחפש מחפש את כל הפגישות בנושא מסוים? רוצה למצוא את ההערות מהשק החום של השבוע שעבר? שיחות קבוצתיות, לוח שנה, קבצים ומחברת ניתנים לחיפוש, והרשאות מוגדרות באופן אוטומטי כך שכל חברי הקבוצה יכולים לחפש את כל מה שהם מחפשים.
-
קבל חברתי עם 'אהבתי' ו'@mentions כמו רעיון של חבר בקבוצה? אמור זאת. היא מהירה וקלה (ואתה יכול לומר שלום ל"+1" הישן). רוצה למשוך תשומת לב של מישהו? השתמש בתיבת @mention בהודעת דואר אלקטרוני והודעה זו תישלח לתיבת הדואר הנכנס של חבר הקבוצה כדי שהוא יוכל להמשיך לעקוב אחריו.
