שליחת דואר אלקטרוני בזרימת עבודה

שליחת דואר אלקטרוני בזרימת עבודה

שליחת הודעת דואר אלקטרוני כאשר פריט רשימה נוסף בגירסאות מסוימות של SharePoint מחייב שלבים רבים שבהם הפרטים שלהם מתבצעים. עם זאת, אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של SharePoint, באפשרותך להוסיף זרימה ישירות מתוך הרשימה. תבנית זרימה כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כאשר פריט רשימה נוסף כולל את השלבים הבסיסיים הדרושים כדי להתחיל בעבודה במהירות.

הערה: זרימות עבודה של SharePoint 2010 פרשו מאז ה-1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מדיירים קיימים ב-1 בנובמבר 2020.  אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לבצע העברה ל-Power אוטומטיות או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישה של זרימת עבודה של SharePoint 2010.

שליחת דואר אלקטרוני מתוך זרימת עבודה

שליחת הודעת דואר אלקטרוני בסיסית מזרימת עבודה

בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות שיקבלו את ההודעה

הכללת מידע לגבי הפריט הנוכחי

הכללת היפר-קישור סטטי

הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי

הכללת תמונה

זיהוי אפשרויות שאינן נתמכות

שליחת הודעת דואר אלקטרוני בסיסית מזרימת עבודה

פריט חדש גורם לזרימת עבודה לשלוח הודעת דואר אלקטרוני

באמצעות הפעולה שלח הודעת דואר אלקטרוני במעצב זרימת העבודה, באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה המותאמת אישית שלך לשליחת הודעות דואר אלקטרוני או למשתמש או לקבוצה מסוימים אחרים. השדות הזמינים עבור דואר אלקטרוני הם אל, CC, נושאוגוף. שדות אלה עשויים להכיל גם טקסט סטטי וגם טקסט שנוצר באופן דינאמי מבדיקות מידע של זרימת העבודה.

באפשרותך להשתמש בפעולה שלח דואר אלקטרוני כדי ליצור סוגים רבים של הודעות דואר אלקטרוני, כולל הודעות כאשר זרימת העבודה מגיעה לשלבים שצוינו או מבצעת פעולות שצוינו (כולל ההתחלה והעצירה הכוללת של זרימת העבודה) ותזכורות לגבי משימות שאינן מושלמו לפי תאריך היעד

הערה: יש לקבוע את התצורה של הגדרות דואר אלקטרוני יוצאות בשרת לפני שזרימת העבודה תוכל לשלוח הודעות דואר אלקטרוני. אם אינך בטוח לגבי הגדרות הדואר האלקטרוני הנוכחיות של השרת, פנה למנהל השרת. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרות דואר אלקטרוני יוצאות, עיין בסעיף למידע נוסף .

בדוגמה זו, תגדיר את זרימת העבודה שלך לשליחת הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שהוא יתחיל לפעול על פריט חדש. השתמש בגירסה של SharePoint Designer שתואמת לגירסה של שרת SharePoint. לדוגמה, עבור SharePoint Server 2010, השתמש ב- SharePoint Designer 2010. ועבור כל גירסה לאחר SharePoint Server 2010, כולל SharePoint Server 2016 ו- SharePoint ב- Microsoft 365, השתמש ב- SharePoint Designer 2013. הורד את _z0z_ ממרכז ההורדות של Microsoft.SharePoint Designer 2013לקבלת מידע נוסף, ראה ראה גם.

פתיחת SharePoint Designer 2013 והתחברות אל אתר SharePoint

SharePoint designer 2013 מותקן כיישום של Office 2013. כדי לפתוח את SharePoint Designer 2013 ולהתחבר לאתר SharePoint, בצע את הפעולות הבאות:

  1. כדי לפתוח את SharePoint Designer 2013, בחר אותו בתפריט התחל . בחר התחל icon>כל התוכניות>Microsoft Office 2013>SharePoint designer 2013.

  2. בדף הפתיחה של SharePoint designer 2013, בחר פתח אתר.

  3. הזן את אתר SharePoint שאליו ברצונך להתחבר, לדוגמה, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. כדי לפתוח את האתר, בחר פתח.

  5. אם תתבקש, הזן את האישורים שלך. (אם האבטחה אינה משולבת עם המחשב שבו נכנסת, אתה מתבקש להזין את האישורים שלך.) הקפד להשתמש באישורים שיש להם גישה לאתר SharePoint.

יצירת זרימת עבודה של רשימה על בסיס הפלטפורמה של 'זרימת עבודה של SharePoint'

  1. בחלונית הניווט, בחר צומת זרימות עבודה.

  2. במקטע החדש של הכרטיסיה זרימות עבודה , בחר את הרשימה הנפתחת של זרימת העבודה רשימה . טקסט חלופי

  3. בחר את הרשימה שברצונך לשייך לזרימת העבודה החדשה.

  4. בתיבת הדו יצירת זרימת עבודה של רשימה , הזן שם ותיאור עבור זרימת העבודה ולאחר מכן הקפד להגדיר את סוג הפלטפורמהלזרימת עבודה של SharePoint 2013. טקסט חלופי

  5. כדי ליצור את זרימת העבודה, בחר אישור.

כעת, לאחר יצירת זרימת העבודה, באפשרותך להוסיף פעולות, תנאים, שלבים, צעדים ולולאות כדי לבנות את זרימת העבודה. רכיבי זרימת עבודה אלה זמינים ברצועת הכלים של SharePoint Designer 2013.

טקסט חלופי

הערה: אם אינך רואה את זרימת העבודה של SharePoint 2013 כסוג פלטפורמה זמין, מנהל זרימת העבודה אינו מוגדר לעבודה עם חוות SharePoint. כדי לפתור את הבעיה, ראה קביעת תצורה של מנהל זרימת העבודה כך שיפעל עם חוות SharePoint Server 2013.

לקבלת מידע נוסף אודות הרשימה הזמינה של פעולות זרימת עבודה, ראה גם למידע נוסף.

יצירת הפעולה שתשלח את הודעת הדואר האלקטרוני 

  1. בחר פעולותולאחר מכן בחר שלח הודעת דואר אלקטרוני.

  2. בפעולה, בחר משתמשים אלה. טקסט חלופי

  3. בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , בחר משתמשים מתוך המשתמשים והקבוצות הקיימים או הזן את כתובת הדואר האלקטרוני שלך בשדה אל .

    הערות: 

    • כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לכתובת דואר אלקטרוני חיצונית, עליך להיות מסוגל לאחזר מידע משרת הדואר האלקטרוני המתאים.

    • כתובת הדואר האלקטרוני של הודעת דוא"ל יכולה להיות כתובת סטטית ספציפית (לדוגמה, NORTHWINDTRADERS\junmin או junmin@northwindtraders.com), או בדיקת מידע של זרימת עבודה למידע משתנה. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי לטפל באופן דינאמי בהודעות דואר אלקטרוני שנשלחות מזרימת העבודה במקום להשתמש בכתובות סטטיות, ראה בחירה דינמית של משתמשים או קבוצות לקבלת ההודעה.

    • כתובת השולח של הודעת הדואר האלקטרוני המעובדת תהיה תמיד כתובת הדואר האלקטרוני של מנהל השרת, אלא אם מנהל השרת משנה את כתובת השולח עבור יישום האינטרנט הנוכחי או את כל יישומי האינטרנט. לקבלת מידע נוסף, קרא את המאמר קביעת התצורה של דואר אלקטרוני יוצא עבור יישום אינטרנט ספציפי.

  4. בשדה נושא , הזן נושא עבור הודעת הדואר האלקטרוני או כדי להגדיר בדיקת מידע של זרימת עבודה לטקסט הרצוי כאן, בחר הצג תמונת לחצן איגוד נתונים.

    הערה: כדי שזרימת העבודה תתבצע קומפילציה כראוי, עליך ליצור ערך כלשהו בשדה נושא .

  5. בתיבה הגדולה תחת השדה נושא , הזן או הדבק את גוף הטקסט של הודעת הדואר האלקטרוני.

    טקסט חלופי

  6. בחר אישור.

  7. בחר פעולה>עבור לשלב.

  8. בחר סיום זרימת העבודה. טקסט חלופי

  9. בחר פרסם. טקסט חלופי

לקבלת אפשרויות מתקדמות יותר כדי לשנות את התוכן של הודעת הדואר האלקטרוני, עיין בסעיפים הבאים.

לראש הדף

בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות שיקבלו את ההודעה

אם אתה מספק כתובות סטטיות בשדות ' אל ' ו'עותק ' של הדואר האלקטרוני שלך, ולאחר מכן, בכל פעם שעליך לשנות את הנמענים, עליך לפתוח את זרימת העבודה במעצב זרימת העבודה ולבצע את השינויים באופן ידני. אם הכתובות ישתנו לעתים קרובות, מומלץ להשתמש בבדיקות מידע של זרימת עבודה בשדות אל ועותק. בדיקות מידע יכולות להפנות אל כתובות מתוך שדה בפריט הנוכחי, מתוך שדה בפריט שנמצא ברשימה או בספריה אחרת, או מתוך משתני זרימת העבודה.

שימוש ברשימה מותאמת אישית כדי לאחסן את כתובות הנמענים

אם הנמענים משתנים מעת לעת, אך לא מספיק לציין אותם בטופס אתחול בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, באפשרותך ליצור רשימת נמענים מותאמת אישית המכילה פריט רשימה אחד עבור כל זרימת עבודה המפנה אליה ולאחר מכן ליצור עמודות שבהן באפשרותך לאחסן את הכתובות שאליהן כל אחת מהודעות הדואר האלקטרוני מתבצע כאשר הנמענים של הודעת זרימת עבודה ישתנו, תצטרך רק לשנות את הכתובות בשדה המתאים בפריט רשימת הנמענים עבור זרימת עבודה זו.

חשוב: העמודות שבהן אתה מאחסן כתובות עבור הודעות דואר אלקטרוני של זרימת עבודה יכולות להיות שורת טקסט אחת, שורות מרובות של טקסט או עמודות מסוג אדם או קבוצה. אם אתה משתמש בעמודת אדם או קבוצה, ניתן לבצע רק ערך אחד בכל שדה שבו זרימת העבודה תופעל עבור כתובות דואר אלקטרוני. בעת יצירת העמודה, הקפד לבחור לא תחת אפשר בחירת פריטים מרובים. אם ברצונך להשתמש בסוג עמודה זה כדי לציין נמענים מרובים, באפשרותך ליצור קבוצת SharePoint הכוללת את האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תפנה אל הדואר האלקטרוני ולאחר מכן ציין את הקבוצה בשדה. בעת יצירת העמודה, הקפד לבחור אנשים וקבוצות תחת אפשר בחירה של. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת רשימות והוספת עמודות, ראה למידע נוסף.

הערה: בעת יצירת קבוצות SharePoint, ודא שכל קבוצה כוללת לפחות הרשאות קריאה עבור האתר, ושבאזור הגדרות קבוצה של דף הקבוצה החדש , תחת מי יכול להציג את החברות בקבוצה, בחר כולם.

כדי להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה עבור רשימת נמענים מותאמת אישית:

  1. בדפדפן, צור רשימה מותאמת אישית בשם 'נמענים' עם שלוש העמודות הבאות:

    • שנה את השם של עמודת ברירת המחדל כותרת לשם זרימת עבודה. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהן. לקבלת מידע נוסף אודות שינוי עמודה ברשימה או בספריה, ראה למידע נוסף.

    • הוסף עמודה מסוג 'משתמש או קבוצה' בשם אל. בעמודה זו, אפשר בחירה של אנשים וקבוצות, אך אל תאפשר בחירת פריטים מרובים. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהן. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת עמודה ברשימה או בספריה, ראה למידע נוסף.

    • הוסף 'שורת טקסט יחידה' בשם עותק. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהן.

  2. ברשימה נמענים, צור פריט חדש ולאחר מכן בצע את הפעולות הבאות:

    • בשדה שם זרימת העבודה , הזן סקירה מסמכים שהיא השם של זרימת העבודה לדוגמה המשמשת כאן.

    • בשדה אל , בחר פנקס כתובות תמונת לחצן ולאחר מכן, בתיבת הדו בחירת אנשים וקבוצות , בחר אדם או קבוצה בודדים כדי לטפל בהודעות דואר אלקטרוני.

    • בשדה עותק , הזן את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים שאליהם יש לטפל בעותקים והפרד בין כתובות מרובות באמצעות נקודה-פסיק.

  3. יצירת זרימת עבודה חדשה.

  4. בחר פעולותולאחר מכן בחר שלח הודעת דואר אלקטרוני.

  5. בפעולה, בחר משתמשים אלה.

  6. בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , בסוף התיבה אל , לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן .

  7. בתיבת הדו בחירת משתמשים , ברשימה או בחר מתוך משתמשים וקבוצות קיימים , בחר בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמשולאחר מכן בחר הוסף.

  8. בתיבת הדו בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה , בחר את האפשרויות הבאות:

    • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

    • שדה ממקור: אל, או את השדה המכיל את הכתובת הרצויה בשורה ' אל '.

    • החזר שדה בשם: שם כניסה. פעולה זו קובעת את תבנית השדה ' אל ' בהודעת הדואר האלקטרוני.

    • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

    • Value: הזן את סקירת המסמךאו את שם זרימת העבודה הנוכחית.

      טקסט חלופי

      בדיקת מידע זו מציינת "מהרשימה נמענים, בחר את הערך של השדה ' אל ' שבו שם זרימת העבודה שווה לסקירת המסמך."

      החלק העליון של תיבת הדו מציין את הרשימה ואת העמודה; החלק התחתון של תיבת הדו מציין את השורה.

  9. בתיבת הדו בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה , בחר אישור.

  10. בהודעת הדואר האלקטרוני אודות הבטחת בדיקותמידע ייחודיות, בחר אישור.

  11. כדי לסגור את תיבת הדו בחירת משתמשים , בחר שוב אישור .

  12. בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , בסוף השדה עותק , בחר פנקס כתובות תמונת לחצן .

  13. בתיבת הדו בחירת משתמשים , ברשימה או בחר מתוך משתמשים וקבוצות קיימים , בחר בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמשולאחר מכן בחר הוסף.

  14. בתיבת הדו הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה , בחר את האפשרויות הבאות:

    • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

    • שדה ממקור: עותק, או השדה המכיל את הכתובת הרצויה בשורה עותק.

    • החזר שדה בשם: שם כניסה. פעולה זו קובעת את תבנית השדה ' אל ' בהודעת הדואר האלקטרוני.

    • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

    • Value: הזן את סקירת המסמךאו את שם זרימת העבודה הנוכחית.

      טקסט חלופי

      בדיקת מידע זו מציינת "מהרשימה נמענים, בחר את הערך של השדה ' עותק ' שבו שם זרימת העבודה שווה לסקירת המסמך."

  15. בחר אישור, ובהודעת האזהרה, בחר שוב אישור .

  16. כדי לסגור את תיבת הדו בחירת משתמשים , בחר אישור.

כעת, כאשר זרימת העבודה שולחת הודעת דואר אלקטרוני זו, היא שולחת אותה לכתובות המפורטות בשדות ' אל ' ו'עותק ' של פריט ' סקירת מסמך ' ברשימת הנמענים המותאמים אישית. כדי לשנות את הנמענים, פשוט בצע את השינויים הרצויים בפריט הרשימה.

זרימת עבודה יחידה עשויה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני מרובות, וייתכן שהודעות הדואר האלקטרוני לא יישלחו לאותם נמענים. כדי לאחסן כתובות אחרות עבור הודעות דואר אלקטרוני נוספות שנשלחו על-ידי זרימת עבודה זו, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה כדי לאחסן את הכתובות האחרות. במקרה זה, מומלץ לבחור עבור העמודות את השמות "אל - הודעה ראשונה", "אל - הודעה שניה" וכן הלאה.

לחלופין, באפשרותך לעצב את הרשימה כך שתיצור פריט אחד עבור כל דואר אלקטרוני שזרימת העבודה תשלח, במקום פריט אחד עבור כל זרימת עבודה. במקרה זה, ודא שהשם המשמש לזיהוי כל הודעת דואר אלקטרוני ייחודי, כך שבדיקת המידע שמאחזרת את הכתובות מחזירה את הערך הייחודי הרצוי.

שימוש בטופס האתחול של זרימת העבודה כדי לציין נמענים

אם ברצונך לציין את הנמענים בכל פעם שזרימת עבודה מופעלת באופן ידני, באפשרותך להתאים אישית את טופס האתחול של זרימת העבודה כדי לאסוף את הכתובות מהאדם שמפעיל את זרימת העבודה. לאחר מכן, זרימת העבודה תוכל פשוט להשתמש בכתובות שהוזנו ישירות או להעתיק אותן לתוך שדות בפריט הנוכחי – שבו הן עדיין יהיו זמינות להפניה לאחר שזרימת העבודה תשלים את המופע הנוכחי שלה. אם זרימת העבודה מוגדרת גם להפעלה אוטומטית, באפשרותך לציין כתובות ברירת מחדל בטופס האתחול עבור כל פעם שמתרחשת הפעלה אוטומטית.

לראש הדף

הכללת מידע לגבי הפריט הנוכחי

עד כה, גוף הטקסט בדואר האלקטרוני לדוגמה הוא סטטי: בכל פעם שזרימת העבודה יוצרת מופע של הודעת הדואר האלקטרוני, הטקסט יהיה בדיוק זהה.

עם זאת, ייתכן שתעדיף לכלול טקסט שמשתנה ביחס לפריט שעליו פועלת כעת זרימת העבודה. לדוגמה, ייתכן שיהיה זה שימושי לכלול את הכותרת של המסמך הזקוק לסקירה בגוף הדואר האלקטרוני שלך. כדי לכלול מידע דינאמי מסוג זה, עליך להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה. בדיקות מידע מאחזרות נתונים ממקורות נתונים שונים, כגון רשימות, ספריות ונתוני זרימת עבודה.

כדי להוסיף את כותרת המסמך לטקסט הדואר האלקטרוני:

  1. הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבתוכו ברצונך שפרטי בדיקת המידע יופיעו.

    טקסט חלופי

  2. מקם את נקודת הכניסה במקום שבו ברצונך למקם את בדיקת המידע.

    עצה: לאחר הוספת בדיקת מידע, אין באפשרותך לגרור אותו למיקום חדש. (עם זאת, ניתן "למקם מחדש" בדיקת מידע על-ידי גרירת הטקסט שנמצא מסביבה). בדומה לכך, לא ניתן לגזור, להעתיק או להדביק בדיקת מידע או טקסט שכולל בדיקת מידע.

  3. בחר הוספה או שינוי של בדיקתמידע.

  4. בתיבת הדו בדיקתמידעעבור מחרוזת , בשדה מקור הנתונים , בחר את הפריט הנוכחיובשדה שדה ממקור , בחר שם.

    טקסט חלופי

  5. בחר אישור.

  6. בדיקת המידע שנוספה מופיעה בגוף הדואר האלקטרוני. טקסט חלופי

  7. כדי לפרסם את זרימת העבודה, בחר פרסם.

כאשר זרימת העבודה מופעלת והודעת הדואר האלקטרוני נוצרת, בדיקת המידע מוחלפת על-ידי הכותרת של המסמך.

הוספת כותרת 5

הכללת כותרת המסמך היא שימושית, אך ייתכן שתעדיף לכלול היפר-קישור שמעביר את המשתמש ישירות למסמך עצמו. לשם כך, עליך לכלול בדיקת מידע בהיפר-קישור.

לראש הדף

הכללת היפר-קישור סטטי

כדי לכלול היפר-קישור סטטי — שתמיד מקושר לאותה כתובת או מיקום — בגוף הדואר האלקטרוני של זרימת העבודה, בפינה השמאלית העליונה של לוח כלי העיצוב בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , בחר בלחצן ערוך היפר-קישור .

  1. הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבתוכו ברצונך שהקישור יופיע.

  2. בחר את הטקסט ובחר ערוך היפר-קישור.

    טקסט חלופי
  3. בתיבת הדו עריכת היפר-קישור , הזן את כתובת אתר האינטרנט. טקסט חלופי

  4. בחר אישור.

    ההיפר-קישור שנוסף מופיע בגוף הדואר האלקטרוני. טקסט חלופי

הערה: תוכניות דואר אלקטרוני המבוססות על טקסט אינן מבצעות את ההיפר-קישור.

כדי ללמוד כיצד להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי ליצור היפר-קישור דינאמי המצביע על כתובות שונות, בהתאם לפריט שבו זרימת העבודה פועלת כעת, ראה הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי.

לראש הדף

הכללת היפר-קישור לפריט הנוכחי

במקטע הקודם, כלול היפר-קישור סטטי, הכתובת בהיפר-קישור לדוגמה אינה כוללת מידע משתנה: בכל פעם שזרימת העבודה שולחת את הדואר האלקטרוני, ההיפר-קישור מצביע על אותו עמוד.

עם זאת, באמצעות בדיקת מידע של זרימת עבודה, באפשרותך ליצור קישור דינאמי שמשתמש במידע לגבי הפריט הנוכחי כדי להחליט על איזו כתובת URL יש להצביע.

אם הפריט הנוכחי הוא מסמך בספריית מסמכים

בהודעת האתחול של זרימת העבודה, ייתכן שתרצה לספק קישור למסמך החדש עצמו:

  1. הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבתוכו ברצונך שהקישור יופיע.

  2. בחר את הטקסט ובחר ערוך היפר-קישור.

  3. בתיבת הדו עריכת היפר-קישור , בחר function (fx).

    עצה: לאחר הוספת בדיקת מידע, אין באפשרותך לגרור אותו למיקום חדש. (עם זאת, ניתן "למקם מחדש" בדיקת מידע על-ידי גרירת הטקסט שנמצא מסביבה). בדומה לכך, לא ניתן לגזור, להעתיק או להדביק בדיקת מידע או טקסט שכולל בדיקת מידע.

  4. בתיבת הדו בדיקת מידעעבור מחרוזת , בשדהמקור נתונים, בחר את הפריט הנוכחי.

  5. בשדה ' שדה ממקור ', בחר כתובת URL מוחלטת מקודדתולאחר מכן בחר אישור.

    הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 1 הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 2 הוספת היפר-קישור עבור הפריט הנוכחי 3

כאשר נמען הודעת הדואר האלקטרוני בוחר את הקישור, המסמך נפתח להצגה או עריכה.

אם הפריט הנוכחי הוא פריט רשימה

בעת יצירת קישור לפריט רשימה — לדוגמה, הכרזה או אירוע בלוח השנה — באפשרותך לבחור שהקישור יפתח את טופס התצוגה (DispForm. aspx), או את טופס העריכה (EditForm. aspx) של פריט הרשימה.

כדי ליצור קישור שפותח את פריט הרשימה:

  1. בדפדפן, נווט אל הרשימה שבה ברצונך ליצור זרימת עבודה זו.

  2. פתח את פריט הרשימה עבור כל מסמך קיים בספריה, תוך שימוש בפריט התצוגה אם ברצונך לפתוח את הקישור כדי לפתוח את טופס התצוגה, או לערוך פריט אם ברצונך שהקישור יפתח את טופס העריכה.

  3. העתק את הכתובת בשורת הכתובת מההתחלה http: או https: עד לסימן השוויון הראשון (=).

    הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 1

  4. הטקסט של ‎?ID=‎ הוא פרמטר מחרוזת שאילתה שמנחה את הדף להציג את הטופס עבור הפריט ברשימה או בספריה הנוכחית שכולל את מזהה הרשימה שמופיע לאחר סימן השוויון (=) – בדוגמה זו, מדובר במזהה הרשימה של הפריט הנוכחי, כפי שהוא מזוהה על-ידי בדיקת המידע של זרימת העבודה.

    הערה: אם הפריט הנוכחי הוא משימה שנוצרת על-ידי אחת משלוש פעולות המשימה של זרימת העבודה, ואם ברצונך שהקישור יפתח את טופס המשימה המותאם אישית (ולא את טופס התצוגה או העריכה המהווה ברירת מחדל עבור רשימת המשימות), ראה אם הפריט הנוכחי הוא טופס משימה מותאם אישית. עבור משימות שלא שנוצרו על-ידי פעולת משימה של זרימת עבודה, ואפילו עבור טפסי התצוגה של המשימות שנוצרו על-ידי אחת מפעולות המשימה של זרימת העבודה, תזדקק להליך הנוכחי בלבד.

  5. בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבתוכו ברצונך שהקישור יופיע, לדוגמה-כדי להציג את פריט הרשימה, לחץ כאן.

  6. בחר את הטקסט ובחר ערוך היפר-קישור.

  7. בתיבה עריכת היפר-קישור , עבור השדה address , בחר בונה מחרוזות.

  8. בתיבת הדו מחרוזת בונה , הדבק את הכתובת.

  9. הצב את נקודת הכניסה ישירות לאחר סימן השוויון (=) ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקתמידע.

  10. בתיבת הדו בדיקת מידע עבור מחרוזת , בשדה מקור , בחר את הפריט הנוכחי ובשדה שדהממקור , בחר מזהה.

    הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 3

  11. בחר אישור.

    המחרוזת הסופית בבונה המחרוזות אמורה להתחיל בhttp:// או https:// ולהסתיים ב[%Current Item:ID%]. הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 4

    חשוב: כאשר בדיקת המידע הנוכחית של מזהה הפריט שימושית בבניית קישורים לפריט הרשימה הנוכחי, בדיקת המידע הבאה יכולה להציג שגיאות בנתיב המעובד, ואנו לא ממליצים עליהם להכללה בקישורי דואר אלקטרוני: נתיב, כתובת URL יחסית של שרת, כתובת URL של מקור ונתיב כתובת URL.

  12. בחר אישור פעמיים.

הקישורים יופיעו בטקסט כחול עם קו תחתון בהודעת הדואר האלקטרוני.

הוספת היפר-קישור עבור פריט רשימה 5

אם בכוונתך להשתמש בקישור יותר מפעם אחת, המשך לסעיף הבא.

אחסון כתובת של פריט רשימה כמשתנה זרימת עבודה

באפשרותך לאחסן את כתובת ה- URL עבור טופס התצוגה או טופס העריכה של פריט רשימה במשתנה זרימת עבודה, כך שתוכל להשתמש בה בכמה מיקומים באותה זרימת עבודה.

  1. בחלון ' מעצב זרימת העבודה ', בחר פעולותולאחר מכן בחר באפשרות חלץ מחרוזת מתוך אינדקס של מחרוזת.

    משתנה 1

  2. בשלב, בחר מחרוזת ובחר בלחצן שלוש נקודות [...].

  3. בתיבת הדו מחרוזת בונה , הדבק את חלק הטקסט הסטטי של כתובת ה-URL (אך לא את בדיקת המידע עבור מזהה הפריט הנוכחי).

    משתנה 2

  4. הצב את נקודת הכניסה לאחר סימן השוויון (=) ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקת מידע.

  5. בתיבת הדו בדיקת מידעעבור מחרוזת , בשדהמקור נתונים, בחר את הפריט הנוכחי ובשדה שדה ממקור , בחר מזהה.

    משתנה 3

  6. בחר אישור.

    בדיקת המידע מתווספת לטקסט בתיבת הדו.

    משתנה 4

  7. כדי לסגור את תיבת הדו של בונה המחרוזות , בחר אישור.

  8. בחר 0 ב-החל מ- 0 והחלף אותו באמצעות 1.

    הערה: כאשר הערך ההתחלתי מכיל ערך גדול מ-1, המחרוזת הסופית כוללת תווים שהוסרו.

  9. בחר משתנה: מחרוזת משנה או משתנה: substring1בפלט למשתנה: מחרוזת משנה.

  10. ברשימה, בחר צור משתנה חדש ולאחר מכן, בתיבת הדו עריכת משתנה , הזן שם עבור המשתנה החדש.

  11. ודא שהסוג מוגדר למחרוזתולאחר מכן בחר אישור. משתנה 5

  12. בחר מתחת לפעולה שיצרת זה עתה והוסף את הפעולה שלח הודעת דואר אלקטרוני לפעולות ולאחר מכן בחר משתמשים אלה בפעולה. משתנה 6

  13. כדי להשתמש במשתנה החדש בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , הזן או הדבק את הטקסט שאליו ברצונך שהקישור יופיע בתוך גוף הדואר האלקטרוני. בחר את הטקסט, ובתפריט עיצוב, בחר ערוך היפר-קישור. בחר [fx] button, או בחר בלחצן שלוש נקודות [...], ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקת מידע.

  14. בתיבת הדו בדיקת מידע עבור מחרוזת , ברשימה תיבת מקור נתונים, בחר משתני זרימת עבודה ופרמטרים.

  15. ברשימה שדהממקור , בחר משתנה: שם המשתנהולאחר מכן בחר אישור ולאחר מכן בחר אישור in בתיבה הבאה.

    משתנה 7 המסך 'הגדרת הודעת דואר אלקטרוני' לאחר הוספת משתנה

כעת באפשרותך להוסיף משתנה זה בכל מקום שבו ברצונך שהוא יופיע בזרימת העבודה הנוכחית.

לראש הדף

הכללת תמונה

באפשרותך לכלול גרפיקה בהודעת הדואר האלקטרוני שלך על-ידי יצירת משתנה ושימוש בתג תמונת HTML <img/> לקישור לתמונה המאוחסנת כקובץ JPEG (. jpg) ולהעלאה לספריית תמונות באתר שלך.

  1. בחלון ' מעצב זרימת העבודה ', בחר פעולותולאחר מכן בחר באפשרות הגדר משתנה של זרימת עבודה.

  2. בחר משתנה של זרימת עבודה ולאחר מכן בחר צור משתנה חדש.

  3. בתיבת הדו עריכת משתנה , הזן שם עבור המשתנה החדש וודא שהסוג מוגדר למחרוזתולאחר מכן בחר אישור.

  4. בחר ערך ולאחר מכן בחר את לחצן שלוש הנקודות [...]. בחלון ' בונה מחרוזות ', הזן או הדבק את כתובת ה-URL של קובץ התמונה JPEG בתבנית תג HTML- <img src ="URL"/> בונה מחרוזות עבור תמונה

  5. בחר אישור.

  6. הפעולה שהוספת תופיע באופן הבא. הגדרת משתנה כדי להוסיף תמונה

  7. בחר מתחת לפעולה שיצרת זה עתה והוסף את הפעולה שלח הודעת דואר אלקטרוני לפעולה ולאחר מכן בחר ב-these users בפעולה. הוספת הפעולה 'שליחת דואר אלקטרוני'

  8. בתיבת הדו הגדרת הודעת דואר אלקטרוני , בחר הוספה או שינוי של בדיקת מידע.

  9. בתיבת הדו בדיקת מידע עבור מחרוזת , ברשימה מקור נתונים , בחר משתני זרימת עבודה ופרמטרים.

  10. ברשימה שדה ממקור , בחר משתנה: שם המשתנה ולאחר מכן בחר אישור. זרימת עבודה - מחרוזת דואר אלקטרוני - תמונה זרימת עבודה - גוף הודעת דואר אלקטרוני עם תמונה

  11. כדי לסגור את החלון הגדרת הודעת דואר אלקטרוני ולפרסם את זרימת העבודה, בחר שוב באפשרות אישור .

 כאשר הודעת הדואר האלקטרוני נשלחת, התמונה מקובץ ה-JPEG מופיעה במקום בתג הקישור.

לראש הדף

זיהוי אפשרויות שאינן נתמכות

אנו לא תומכים באפשרויות הבאות על-ידי הגירסה הנוכחית של פעולת ' שלח דואר אלקטרוני ':

  • ציון כתובת בשורה מאת (הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו על-ידי זרימת העבודה מציגות תמיד את כתובת הדואר האלקטרוני שצוינה על-ידי מנהל השרת בשורה מאת . רק מנהל השרת יכול לשנות זאת, וניתן לשנות אותו רק עבור כל ההודעות ביישום האינטרנט הנוכחי, ולא בכל זרימת עבודה.)

  • שימוש בגליון סגנונות מדורג (CSS) מוטבע כדי לעצב את תוכן ההודעה. ניתן לעצב טקסט באמצעות התכונה ' סגנון ', אך אנו לא תומכים בשיעורי התגים וה<style> של CSS.

  • שימוש בבדיקת מידע של זרימת עבודה בתיבה אל או עותק אשר מפנה לעמודה מסוג 'משתמש או קבוצה' שמכילה ערכים מרובים.

  • ציון נמען עותק מוסתר עבור הודעת דואר אלקטרוני.

  • הכללת קובץ אחר בהודעה כקובץ מצורף.

  • הטבעת תמונה או קבצי גרפיקה בהודעה. עליך לכלול תמונה במקום זאת.

לראש הדף

למידע נוסף

מדריך מפורט של SharePoint 2013: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא

היכרות עם SharePoint designer

קביעת התצורה של דואר אלקטרוני יוצא עבור יישום אינטרנט ספציפי

קביעת התצורה של מנהל זרימות העבודה לפעולה עם חוות SharePoint Server 2013

מדריך לעיון מהיר בנושא פעולות זרימת עבודה

יצירת רשימה ב- SharePoint

יצירת עמודה ברשימה או בספריה של SharePoint

שינוי עמודה ברשימה או בספריה

יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS ב- SharePoint Online‏, SharePoint 2016 ו- SharePoint 2013

יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS ב- SharePoint 2010

עצות בסיסיות לפתרון בעיות 

רשימת השאלות הבאה עשויה לעזור לך למצוא את הגורם לבעיה ביצירת זרימת עבודה:

  1. האם אתה מצליח ליצור זרימת עבודה מסוג אחר על אותה רשימה? לדוגמה, נסה ליצור זרימת עבודה של אישור.

  2. האם אתה מצליח ליצור את אותה זרימת עבודה:

    • על רשימה אחרת באותו אתר?

    • על אתר אחר באותו אוסף אתרים?

    • על אוסף אתרים אחר באותו יישום אינטרנט?

    • על יישום אינטרנט אחר?

    • כאשר אתה נכנס באמצעות חשבון אחר?

    • באמצעות מחשב אחר?

 עצות מתקדמות לפתרון בעיות

אם אף אחת מעצות לפתרון בעיות בסיסיות אינה מסייעת לקבוע את הגורם לבעיה בזרימת עבודה, השתמש בשלבים הבאים:

  1. ודא שברשותך ההרשאות הנדרשות ברמת האתר וברמת זרימת העבודה. עבור אל אתר Settings>Site Permissions>Check הרשאות/רשימה Settings>Permissions עבור רשימה זו, וודא שתוצאות בדיקת ההרשאות תואמות לבאות:

    1. הרשאות מינימליות לעיצוב זרימת עבודה (שמירה ופרסום):

      1. באתר SharePoint: עיצוב

      2. ברשימת SharePoint: עריכה

    2. הרשאות מינימליות להפעלת זרימת עבודה:

      1. באתר SharePoint: הצגה בלבד/קריאה

      2. ברשימת SharePoint: השתתפות

  2. ודא שהגדרות הדואר האלקטרוני היוצא מוגדרות לשרת Exchange הנכון.

    1. פתח שורת פקודה כמנהל מערכת.

    2. הפעל את nslookup <Exchange כתובת השרת>. לדוגמה: nslookup exch.contoso.com.

    3. אתה אמור לראות בפלט את כתובת ה- IP המפוענחת בשרת Exchange. אם מידע זה לא מופיע, פנה אל מנהל המערכת של Exchange ובקש ממנו את שם התחום המלא (FDQN) הנכון של Exchange.

  3. שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו אדם באמצעות הפונקציה SendEmail של הכיתה SPUtility עם מעטפת ניהול SharePoint באמצעות השלבים הבאים.

    1. פתח את מעטפת הניהול של SharePoint כמנהל מערכת (לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על SharePoint ניהולשל l> פעול כמנהל מערכת)

    2. הפעל את קובץ ה- Script הבא. אם קובץ ה-script מגיב עם True, והמשתמש מקבל הודעת דואר אלקטרוני מ- SharePoint, SMTP מוגדר כראוי בSharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. באמצעות פונקציונליות SMTP, שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו משתמש משרת הSharePoint. בצע את השלבים המפורטים במאמר שימוש ב- Telnet כדי לבדוק תקשורת SMTP.

הערה: כברירת מחדל, SharePoint אינו יוצר ערכי יומן רישום עבור הודעות דואר יוצאות. SharePoint לעולם אינו שולח דואר אלקטרוני ישירות. הודעות הדואר האלקטרוני מועברות דרך שרת SMTP (Exchange ) שתצורתו נקבעה בניהול מרכזי. לפתרון בעיות בסוג זה של זרימת עבודה, בצע את השלבים הקודמים.

הישאר צעד אחד לפניי באמצעות Microsoft 365

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×