"אתה יכול לקבל את זה טוב, מהיר או זול. תבחר שתיים."
מהנדסים אומרים את זה למנהלי פרויקטים כבר עשרות שנים.
במונחים שונים במקצת, כל פרוייקט מאזן "משולש" של זמן, כסףוהיקף - אי אפשר לשנות אחד מהם מבלי להשפיע על לפחות אחד מהאחרים. תפקיד מנהל הפרוייקט הוא למנוע מהמשולש להתפרק.
כיצד? תחילה, כאשר צצה בעיה, אתר אותה במשולש הפרוייקט - האם מדובר בזמן (לוח זמנים), בכסף (תקציב) או בהיקף? שנית, גלה אילו צלעות של המשולש באפשרותך לשנות ואילו "קבועות" במקום. שלישית, התאם מה שאתה יכול כדי לתקן את הבעיה ולייעל את הפרויקט. רביעית, סיימו את הפרויקט וחגגו!
במאמר זה
- זמן + כסף + היקף = איכות
- לדעת מה לא ניתן לשנות
- מטב את לוח הזמנים
- מטב את התקציב
- מטב את הטווח
- מידע נוסף על ניהול פרוייקטים
זמן + כסף + היקף = איכות
משולש הפרויקט ידוע גם בשם "משולש הברזל", ובאופן פחות פואטי, "האילוצים המשולשים". איך שלא תקרא לזה, המשמעות היא אותו הדבר: לא ניתן לשנות את התקציב, לוח הזמנים או ההיקף של פרוייקט מבלי להשפיע על לפחות אחד משני החלקים האחרים
להלן כמה דוגמאות לאופן הפעולה של פעולה זו:
- כדי להקדים את תאריך הסיום (שעה), תוכל להשקיע יותר במשאבים (כסף) כדי לסיים את העבודה מהר יותר או לקצץ בתכונות (טווח), כך שיהיה פחות עבודה לפני תאריך היעד החדש.
- כדי לסיים את הפרוייקט במסגרת התקציב (עלות), ניתן היה להיפטר משעות נוספות ולסיים את הפרוייקט מאוחר יותר (זמן) או לחתוך תכונות (טווח).
- כדי להוסיף תכונות למוצר (טווח), ניתן להאריך את תאריך היעד כדי לפנות זמן לעבודה החדשה (זמן) או להוסיף אנשים כדי שיסיימו אותה מהר יותר (עלות). אתה יכול גם לעשות את שניהם!
איכות היא החלק הרביעי במשולש הפרויקט. הוא יושב במרכז, שם כל שינוי בכל צד משפיע עליו.
לדוגמה, אם אתה מקדים את לוח הזמנים, ייתכן שתוכל להחליף תכונות חיתוך או לאפשר זמן רב יותר לפעילויות קיימות. עם תוספת זמן והיקף אלה, התוצאה הסופית עשויה להיות מוצר טוב יותר.
נקודת מפתח אחת: אין תקן אוניברסלי לאיכות. עבור כל פרויקט נתון, האיכות מוגדרת בתוך הפרויקט עצמו. עבור חברות מסוימות, שמירה על פרויקט במסגרת התקציב היא המדד החשוב ביותר לאיכות. עבור אחרים, הוצאתו לשוק בזמן חשובה יותר. מנהל פרוייקט צריך לדעת כיצד מוגדרת האיכות עבור הארגון והפרוייקט הספציפי.
בדוגמה הקודמת, אתה יכול פשוט לסיים את המוצר מוקדם עם פחות תכונות, ולהכניס אותו לשוק לפני המתחרים שלך. זו עשויה להיות ההגדרה של איכות עבור אותו פרויקט בחברה שלך.
לדעת מה לא ניתן לשנות
ברוב הפרוייקטים, לפחות צלע אחת של המשולש קבועה במקומה. לא ניתן לשנות אותה.
אולי התקציב אינו נתון למשא ומתן. (נשמע מוכר?) או שאולי המוצר בהחלט צריך לצאת למכירה עד תאריך מסוים. אולי שניהם נכונים.
לעתים קרובות, הרכיבים הקבועים בפרוייקט מוכתבים מראש מנהל הפרוייקט, אך לא תמיד. לפעמים על כתפיך עליך להחליט איזה אלמנט הוא החשוב ביותר להצלחת הפרוייקט. ואתה באמת צריך להיות ברור לגבי זה כשבעיות מופיעות (והן תמיד קורות).
כאשר הבעיה מתרחשת בצד הקבוע, דרך הפעולה לרוב ברורה. לדוגמה, אם אתה מגלה שהשלמת תכונת תוכנה מסוימת עשויה להימשך זמן רב יותר מהתחזית, וחתמת על חוזה המציין שתספק את אותה תכונה (טווח), עליך להזיז את תאריך הסיום או להוסיף משאבים כדי לסיים אותה בזמן.
אם הצד הקבוע והצד הבעייתי שונים, אל תוותרו. זה היופי במשולש הפרויקט; תמיד יש מקום לביצוע שינויים לדוגמה, אם הפרוייקט שלך צריך להסתיים בזמן והיקפו גדל, עדיין תוכל לשנות את העלות על-ידי הוספת משאבים.
אם כל שלושת הצלעות של המשולש תקועות, אל תיבהל. הפרוייקט אולי בבעיה, אבל לפחות אתה יודע שהוא בצרות ויש לך נקודת התחלה טובה לשקול מחדש את מטרות הפרויקט או את תקני האיכות.
מטב את לוח הזמנים
במוקדם או במאוחר, תתמודדו עם פרויקט שעומד לחרוג מתאריך יעד לא גמיש.
דרך בטוחה לקצר את לוח הזמנים היא לקצר את הנתיב הקריטי, סדרת פעילויות שהפעילות האחרונה שלהן מסתיימת בתאריך הסיום של הפרוייקט. ייתכן ששינוי פעילויות אחרות לא יקצר את לוח הזמנים, אך שינוי פעילויות נתיב קריטי כן יקצר. כדי לקצר את הנתיב הקריטי, באפשרותך:
- קצר את משכי הזמן של פעילויות (הקטן את הטווח או הוסף משאבים).
- "מסלול מהיר" של לוח הזמנים: חפיפה בין פעילויות כדי שאנשים יוכלו לעבוד עליהן בו-זמנית (הוספת משאבים). מומלץ להשתמש בטקטיקה זו קרוב יותר לתחילת הפרוייקט.
- "קריסה" של לוח הזמנים: הוסף משאבים כדי לסיים פעילויות מהר יותר (כסף).
- הסרת פעילויות (הקטנת טווח).
כמובן, לתיקון לוח הזמנים בדרך זו יכולה להיות השפעה דרמטית על התקציב, ההיקף והאיכות של הפרוייקט.
מטב את התקציב
ברוב הפרוייקטים, הנתח הגדול ביותר של התקציב מורכב מעלויות משאבים: עלויות מבוססות-תעריף ועלויות קבועות של אנשים, ציוד וחומרים. שמירה על תקציב יכולה לדרוש בחירות קשות מאוד:
- צמצם את טווח הפרוייקט כך שיהיו פחות פעילויות קצרות יותר שזקוקות למשאבים.
- הסר משאבים.
- ודא שהתעריפים, העמלות והשעות הנוספות מתאימים.
- ודא שהמשאבים מתאימים ביותר למשימה.
- החלף משאב יקר במשאב פחות יקר.
שליטה בעלויות עלולה לכפות את הדד-ליין או לדרוש קיצוצים בהיקף הפרויקט. לדוגמה, אם אינך מאפשר שעות נוספות בפעילויות, ייתכן שתגלה שתאריך הסיום הוא חודש מאוחר יותר. לחלופין, אם תחתוך את הטווח, תאריך הסיום עשוי למעשה לעבור אליו.
מטב את הטווח
האם תשקול לחסוך כסף על ידי יצירת גשר קצר בכמה מטרים מהנהר שהוא משתרע עליו? ברור שלא. לפעמים טווח הפרוייקט אינו יכול להשתנות, ולכן עליך לבצע פעולות אחרות:
- הוסף משאבים כדי לוודא שכל הפעילויות הושלמו (עלות).
- חתוך פעילויות שאינן בנתיב הקריטי, אם קיימות (עלות).
- הוסף פעילויות או הוסף משך לפעילויות (עלות).
- הארך את תאריך היעד כדי לאפשר זמן עבור כל הפעילויות ברמת המשאבים (זמן) הנוכחית.